DHL EXPRESS. 1 DHL IntraShip User Guide

Transcriptie

1 DHL EXPRESS 1 DHL IntraShip User Guide

2 INLOGGEN Gebruik uw login & wachtwoord om in te loggen op DHL INTRASHIP via Via de MyDHL portaal via kan u ook op DHL Intraship geraken. Via registratie op MyDHL heeft u toegang tot alle DHL applicaties, van opvolging tot facturatie van uw zendingen en dit met slechts één login & wachtwoord. (Voor meer informatie kan u contact opnemen met onze Helpdesk) 2 DHL IntraShip User Guide

3 APPLICATIE STRUCTUUR Help & Advies: biedt nuttige informatie, zoals uw unieke klant-id en gebruikersnaam voor het contact opnemen met onze Helpdesk. Relevante contactgegevens zoals e- mail en telefoonnummer zullen hier beschikbaar zijn. Hoofdmenu: kan geraadpleegd worden via de snelle links in het linker menu. Informatie: eenmaal ingelogd, kan hier informatie vermeld worden over de diensten van DHL. Het scherm is ook te vinden via Handige Links Algemene informatie. Taal: hier kan U uw taal aanpassen. Handige Links: verschillende diensten en middelen zijn hier beschikbaar. 3 DHL IntraShip User Guide

4 HOOFDMENU - KENMERKEN Overzicht Verzendlijst Selecteer Overzicht Verzendlijst om zendingen die u hebt aangemaakt te bekijken. U kan zendingen met verschillende zoekcriteria's filteren. Zending aanmaken Selecteer Zending aanmaken om een nieuwe zending te maken, een label af te drukken en / of een afhaling te regelen. Adresboek Selecteer Adresboek om opgeslagen adressen toe te voegen, bij te werken of te verwijderen. Dagafsluiting Selecteer Dagafsluiting om uw zendingsgegeven door te sturen, uw dagafsluiting (opnieuw) af te drukken. Pick-up Selecteer 'Pick-up' om een afhaling te regelen. U kan deze ook aanvragen tijdens het aanmaken van een zending via zending aanmaken. Bereken Tarief Selecteer Bereken Tarief voor een berekening met uw persoonlijke tarieven. Overige Functies Selecteer Overige Functies voor bijkomende functies voor grotere verzenders. Deze functies omvatten bijvoorbeeld rapporten, defaults,... 4 DHL IntraShip User Guide

5 HANDIGE LINKS Global Track & Trace Selecteer 'Global Track & Trace' om de DHL tracking pagina te openen om uw zendingen op te volgen. De resultaten zullen worden weergegeven in een nieuwe browser tab / venster. DHL Website Selecteer DHL Website om te surfen naar onze DHL webpagina waar u bijkomende informatie kan vinden over DHL. Klant Informatie Selecteer Klant Informatie om uw intraship administrator te kennen. Algemene Informatie Selecteer General Information om het algemeen informatievenster te raadplegen. Order Supplies Selecteer Order Supplies om uw verzending benodigdheden te bestellen. 5 DHL IntraShip User Guide

6 NAVIGATIE BIJ ZENDING AANMAKEN Navigatie met de voortgangsbalk. Hiermee kan u de voortgang van uw zending, die u hier aan het voorbereiden bent, opvolgen. Voltooide stappen zijn gemarkeerd met een -teken. Aan de onderkant van het scherm, kan u ook tussen de schermen navigeren door op Vorige of Volgende te klikken. Verzender/Ontvanger tab U kan navigeren tussen de verzender en de ontvanger gegevens met behulp van de verzender / ontvanger tabbladen. De laatste 10 gebruikte adressen kunnen hier onmiddellijk worden geselecteerd. Adres opzoeken Zoek een reeds opgeslagen adres op. Velden leegmaken Verwijder alle adresvelden op het scherm. Optionele Informatie Optionele ontvanger gegevens. Adres opslaan Het opslaan en bijwerken van adresgegevens. 6 DHL IntraShip User Guide

7 ZENDING AANMAKEN VERZENDER/ONTVANGER Vul de verzender en de ontvanger adresgegevens in. Het verzendersadres zal automatisch ingevuld worden met de laatst gebruikte verzender. Verzender Gelieve het verzendersadres in te vullen. De verplichte velden zijn gemarkeerd met een *. Ontvanger Gelieve het ontvangersadres in te vullen. De verplichte velden zijn gemarkeerd met een *. U kan ook Vind postcode & plaats gebruiken om de juiste combinatie te vinden tussen de postcode & de plaats. Notificaties naar Verzender/Ontvanger Selecteer dit veld om de verzender/ontvanger op de hoogte te brengen via . Instellen notificaties Biedt u de mogelijkheid om extra tekst en adressen toe te voegen. 7 DHL IntraShip User Guide

8 ZENDING AANMAKEN ITEM Vul het zendingsreferentie, omschrijving en de hoeveelheid stuks in voor uw zending. Verpakkingstype Kies een verpakkingstype : Nietdouaneplichtig / Douaneplichtig. Deze selectie is niet nodig voor binnenlandse en intra-eu-zendingen. Hulp bij bepalen U kan de 'Hulp bij bepalen -functie gebruiken om na te kijken of de inhoud, die u wenst op te sturen, belastbaar/nietbelastbaar, verboden of beperkt is. Zendingsreferentie Voer uw eigen zendingreferentie in. Deze referentie zal ook zichtbaar zijn op uw DHL factuur. Omschrijving Vul de omschrijving van uw goederen in. Douaneplichtige waarde Voer de waarde van de zending in. Gelieve te noteren dat de waarde van de zending verplicht is voor douaneplichtige / Non- Documentzendingen. Pakket/Stuk Details Voeg een stuk toe aan uw zending. U kan ook een voorgedefinieerde standaard verpakking toevoegen (indien u dit op voorhand heeft ingesteld). 8 DHL IntraShip User Guide

9 ZENDING AANMAKEN SERVICES Selecteer de gewenste / beschikbare DHL Service. Beschikbare Services Selecteer een DHL Service. Additionele Opties Selecteer een additionele optie voor uw zending. Betaalopties wijzigen Selecteer wie de transportkosten zal betalen en voer een geldig DHL klantnummer in. Als Duties and Taxes Paid -service geselecteerd is, kan u een DHL-klantnummer definiëren om de douanekosten te betalen.. Opslaan en printen Zodra u alle verplichte velden heeft ingevuld, wordt de mogelijkheid om de zending af te drukken geactiveerd. 9 DHL IntraShip User Guide

10 ZENDING AANMAKEN PICK-UP Boek een afhaling voor uw zending(en). (alleen nodig indien er nog geen afhaling geregeld is voor dezelfde dag). f Pick-up datum Selecteer of vul de Pick-up datum in. Klaar om Gelieve de tijd aan te geven wanneer uw zendingen klaar staan voor afhaling. Sluitingstijd Gelieve uw sluitingstijd aan te geven. Speciale instructies voor DHL U kan hier speciale instructies meedelen voor uw DHL-koerier (indien nodig). Pick-up locatie Definieer de locatie van uw zendingen. Bv: receptie Selecteer pick-up adres Selecteer een afhaaladres uit het adresboek, indien deze verschillend is dan het verzenderadres. Pick-up boeken Boek een afhaling of ga verder zonder er één aan te vragen. 10 DHL IntraShip User Guide

11 ZENDINGEN BUITEN DE EU - DOUANEPLICHTIG Bij het verzenden van een duaneplichtige zending (voormalige: non-documents ) buiten de EU, wordt de hele zending als belastbaar beschouwd en zal het veld Douaneplichtige waarde verplicht worden. U kan de 'Hulp bij bepalen -functie gebruiken om na te gaan of de inhoud, die u wenst op te versturen, belastbaar/niet belastbaar, verboden of beperkt is. Voor douaneplichtige zendingen, zullen er douanedocumenten moet worden voorbereid. U kunt deze douanedocumenten in DHL IntraShip aanmaken of u kunt uw eigen papierwerk gebruiken. Bij het aanmaken van een douaneplichtige zending, verschijnt het tabblad 'Export Document in de voortgangsbalk. 11 DHL IntraShip User Guide

12 ZENDING AANMAKEN EXPORT DOCUMENT Maak een export documenten aan voor uw zending. Invoice Type Selecteer type factuur (proforma/commercial invoice). Export type Selecteer type export (Permanent / Repair/Return / Tijdelijk). Reden van export Geef de reden voor de export. Functie in bedrijf Positie ondertekenaar binnen het bedrijf. Opmerkingen U kan hier opmerkingen, indien nodig, vermelden Export Incoterm Definieer de export incoterm Invoice adres wijzigen Hier kunt u het facturatieadres wijzigen, indien deze verschillend is dan het ontvangersadres Item toevoegen Selecteer Item toevoegen om een extra lijn in uw factuur toe te voegen. 12 DHL IntraShip User Guide

13 OVERZICHT VERZENDLIJST Selecteer Overzicht Verzendlijst om zendingen die u hebt aangemaakt te bekijken. U kan zendingen met verschillende zoekcriteria's filteren, deze zendingen kunnen simultaan afdrukt en opgevolgd worden. Tevens kan u ook zendingen kopiëren en het papierwerk hiervan rechstreeks, per , doorsturen naar uw verzender(s). Deze pictogrammen zijn te vinden onder Opties. 13 DHL IntraShip User Guide

14 DAGAFSLUITING ZENDINGSDATA NAAR DHL De zendingsgegevens of elektronische zendingsdata dienen steeds naar DHL verzonden te worden voor het einde van de dag (voor onze koerier langskomt). Kies Dagafsluiting in het linkse hoofdmenu en kies vervolgen Dagafsluiting rapport + data verzenden TD om uw zendingsdata door te sturen. Kies Herprint dagafsluiting rapport TD om uw dagafsluiting opnieuw af te printen. Gelieve alle zendingen te selecteren die gemanifesteerd moeten worden en klik hierna op dagafsluiting aanmaken om uw zendingsdata door te sturen naar DHL. Alvast bedankt om dit document ook af te printen en aan onze koerier te overhandigen. Indien er geen zendingen zichtbaar zijn in deze lijst, is de dagafsluiting reeds gebeurd is. Gebruik dan eenvoudig de optie herprint dagafsluiting rapport TD. 14 DHL IntraShip User Guide

15 TECHNISCHE ONDERSTEUNING Voor technische ondersteuning over DHL Intraship, neem aub contact op met onze Helpdesk. DHL IntraShip Technische ondersteuning Ma - Do : 08:30-18:00 Vrijdag : 08:30-17:00 Telefoon: 02/ (optie 3) [email protected] 15 DHL IntraShip User Guide