0. Inhoudstafel. Inhoudstafel. Help Cards. 1. Inloggen en Securex Portaal. 2. Prestaties beheren. 3. Doorsturen van loonberekening

Transcriptie

1 0. Inhoudstafel Inhoudstafel. Inloggen en Securex Portaal. Prestaties beheren 3. Doorsturen van loonberekening 4. Werknemersgegevens beheren 5. Toevoegen Nieuwe Werknemer 6. Vorige Prestaties Raadplegen of Wijzigen 7. Mijn Documenten

2 Inloggen op het Securex Portaal 3 4 Inloggen op het Securex Portaal. Inloggen Navigeer naar en klik op AANMELDEN.. Inloggegevens aanvragen Als u nog geen inloggegevens hebt, kunt u die via deze weg aanvragen. 3. User name en Password Indien u reeds een gebruikersnaam en paswoord hebt, kunt u die hier invullen. Vul USER name en Password in en klik op LOGIN. 4. Wachtwoord Klik op de link onder LOGIN om uw wachtwoord te wijzigen of om een nieuw wachtwoord via e- mail te ontvangen indien u het vorige bent vergeten.

3 Inloggen op het Securex Portaal Het Securex Portaal: de verschillende tools. Favoriete tools: HRonline : Hier kunt u eenvoudig de prestaties van uw werknemers ingeven en doorsturen naar uw Client Advisor. Zie ook de andere help cards over HRonline. Juridische informatie Op Lex4You vindt u alle nodige sociale, sectorale en fiscale informatie terug. Mijn documenten Hier kunt u alle nodige informatie voor uw loonadministratie terugvinden (loonbrieven, loonsynthese, belastingfiches, ).. Alle tools: Via deze weg kunt u meerdere tools raadplegen. Zie ook de volgende slide, 3

4 Inloggen op het Securex Portaal Het Securex Portaal: de verschillende tools 3. Andere tools: Dimona Hiermee kunt u online aan uw Dimonaverplichtingen voldoen en de status van de diverse aangiftes opvolgen. Kinderbijslag Met deze handige tool kunt u snel en eenvoudig de kinderbijslag en de geboortepremie van uw medewerker(s) berekenen. Tijdelijke werkloosheid Dien hier uw aanvragen eerste dag tijdelijke werkloosheid in. 4

5 Prestaties beheren Prestaties beheren. Selecteer de contracten die u wenst te behandelen in Overzicht werknemers. Klik op Aanpassen 3. U kunt nu de prestaties van de geselecteerde contracten beheren 3 5

6 Prestaties beheren Meest frequente afwezigheden. Selecteer een afwezigheid uit de lijst aan de linker kant en sleep deze naar de gewenste dag. Laat uw keuze los op deze dag en de afwezigheid wordt toegevoegd Om een code te wijzigen of te verwijderen, kunt u eenvoudigweg op een dag klikken en via de pop-up eventuele wijzigingen aanbrengen. 6

7 Prestaties beheren Andere afwezigheden. Klik op de te wijzigen dag. Een pop-up verschijnt. Selecteer een afwezigheid uit de voorgestelde lijst. 7

8 Prestaties beheren Een halve dag afwezigheid of meerdere prestaties op één dag toevoegen. Klik op de te wijzigen dag. Een pop-up verschijnt. U kunt nu: de voorgestelde uren wijzigen (in honderdsten) een extra afwezigheid op deze dag aanmaken via + overuren toevoegen via + een afwezigheid kiezen uit de lijst 8

9 Prestaties beheren Ingave afwezigheid voor een langere periode. Selecteer de te wijzigen dagen. Een pop-up verschijnt. Kies een afwezigheid voor de geselecteerde periode uit de lijst. 9

10 Opdracht tot loonberekening doorsturen Opdracht tot loonberekening doorsturen. Selecteer de contracten die u wenst te behandelen in Overzicht werknemers. Klik op Aanpassen 0

11 Opdracht tot loonberekening doorsturen Opdracht tot loonberekening doorsturen. U kunt nu de prestaties van de geselecteerde contracten één per één behandelen Hanteer hiervoor de help card Prestaties beheren.. Via Volgende gaat u naar de volgende werknemer U kunt dit doen tot de knop Volgende verandert in Voltooien. Klik vervolgens op Voltooien om terug te keren naar het overzicht van uw werknemers. 3. Klik nu op Versturen in het Overzicht werknemers 3

12 Opdracht tot loonberekening doorsturen Opdracht tot loonberekening doorsturen. Vervolgens krijgt u een overzicht van wat u zult versturen. Via de i naast de naam van de werknemer krijgt u een meer gedetailleerd overzicht.. Klik op het potlood naast Memo om een bericht mee te sturen voor uw Client Advisor. Opgelet! Voeg zeker een memo toe wanneer er zaken zijn waar uw Client Advisor rekening mee moet houden alvorens de lonen definitief te verwerken. Zo vermijdt u correcties achteraf.. Klik op Doorsturen gegevens naar het Sociaal Secretariaat om de kalenders naar uw Client Advisor te versturen Opgelet! Eenmaal u de gegevens heeft verstuurd, zijn er geen wijzigingen meer mogelijk voor de periode. Indien er nog zaken moeten worden aangepast, dient u contact op te nemen met uw Client Advisor. Zie ook de help card Vorige prestaties raadplegen of wijzigen.

13 Werknemersgegevens Werknemersgegevens. Ga naar Overzicht werknemers Hier vindt u een overzicht van alle werknemers, hun statuut en ziet u of u hun prestaties al verzonden heeft of niet.. Selecteer de werknemer die u wenst te raadplegen 3. Klik op Aanpassen 3 4

14 Werknemersgegevens Werknemersgegevens. Klik op het icoon om de gegevens van deze werknemer te bekijken.. Op het volgende scherm kunt u een beperkt aantal (signalitieke) gegevens van deze werknemer bekijken. 3. Sluit dit scherm door opnieuw op te klikken. 5

15 Werknemersgegevens Werknemersgegevens wijzigen U kunt geen gegevens van werknemers wijzigen of toevoegen in HRonline. Wijzigingen kunt u wel aan de hand van een memo-bericht doorgeven aan uw dossierbeheerder.. Klik op.. Geef de gewenste wijzigingen in. 3. Klik opnieuw op en uw bericht wordt opgeslagen. Opgelet! uw memo-bericht wordt pas verstuurd wanneer u de prestatiegegevens doorstuurt naar het sociaal secretariaat. 6

16 Werknemersgegevens Toevoegen van een nieuwe werknemer. Ga naar Overzicht werknemers. Klik op Werknemerfiche nieuwe werknemer Vul de fiche voor de nieuwe werknemer in. 7

17 Werknemersgegevens Toevoegen van een nieuwe werknemer De gegevens van uw nieuwe werknemer zullen automatisch naar uw Client Advisor worden gestuurd. De velden met een sterretje zijn verplicht in te vullen. Opgelet! dit betekent niet dat de Dimona-aangifte werd gedaan! Hiervoor moet uw Client Advisor eerst de nieuwe gegevens verwerken. U dient zelf tijdig de Dimona-verplichting te respecteren. Om deze reden is het belangrijk uw nieuwe werknemer minstens 4 uur op voorhand in HRonline in te voeren! Zie ook help card 5 Toevoegen Nieuwe Werknemer. 8

18 Prestaties vorige periodes Raadplegen verstuurde aan- en afwezigheden vorige periodes. Ga naar overzicht werknemers. Klik op Overzicht aangiftes vorige loonperiodes 3. Selecteer de periode die u in detail wenst te bekijken Hoe prestaties wijzigen voor een periode die reeds verstuurd werd? Correcties zijn niet mogelijk in HRonline! 3 opties: - U contacteert uw Client Advisor om de wijziging uit te voeren - U geeft een memo-bericht in om de wijziging samen met de nieuwe loonberekening uit te laten voeren

19 Mijn Documenten Mijn Documenten. Log in op het Portaal Zie help card Inloggen en Securex Portaal.. Mijn documenten Hier kunt u alle nodige informatie voor uw loonadministratie terugvinden (loonbrieven, loonsynthese, belastingfiches, ). 0

20 Mijn Documenten Mijn Documenten. Documenten Sociaal Secretariaat Open via het kruisje de map Producten. U komt bij de documenten van het Sociaal Secretariaat terecht. Een aantal voorbeelden van documenten: - De loonbrieven en loonsynthese vindt u onder Loondocumenten. - Onder Loondocumenten > Documenten per berekening kunt u in één keer alle loondocumenten opvragen. - De fiche 8 vindt u onder Fiscale documenten. - De Banklijst kunt u terugvinden onder Financiële documenten.. Documenten andere diensten Indien u ook aangesloten bent bij andere diensten van Securex, kunt u ook hier ook meer documentatie terugvinden.

21 Mijn Documenten Mijn Documenten. Favorieten Onder Favorieten Sociaal Secretariaat kunt u uw favoriete documenten terugvinden. Deze kunt u selecteren in de onderliggende mappen door het sterretje naast de betreffende map aan te klikken.. U kunt uw loondocumenten terugvinden in de map Documenten per berekening. Deze staan normaal gezien standaard onder uw favorieten.