Handleiding Club.Opleidingen

Transcriptie

1 Dit document is automatisch gegenereerd. We raden u aan de handleiding online te raadplegen via

2 1. Club.Opleidingen Aanmaken van een opleiding Inplannen van een opleiding Deelnemers toevoegen aan een opleiding Deelnamekosten en vergoedingen Uitnodigingen versturen Deelnemerslijst opmaken Dilploma's toekennen

3 Club.Opleidingen Club.Opleidingen Met Club.Opleidingen kunt u eenvoudig opleidingen aanmaken, opleidingsdagen inplannen, deelnemers uitnodigen en inschrijven. Vervolgens kunt u ook nog diploma's toekennen. U vindt hier de benodigde handleidingen van Club.Opleidingen. Op de website van Sportlink Club vindt u meer informatie over De mogelijkheden van de Club.Opleidingen De tarieven van Club.Opleidingen Het bestellen van Club.Opleidingen Handleiding printen? De handleidingen van Sportlink Club en de extra modules zijn hier volledig online te raadplegen. Mocht u het prettig vinden om de handleiding te printen dan is dat mogelijk. Klik hier om handleidingen te printen Club.Opleidingen Gebruikershandleiding Aanmaken van een opleiding Inplannen van een opleiding Deelnemers toevoegen aan een opleiding Vraag ons om hulp! Indien u in het Support Center niet de informatie kunt vinden waar u naar op zoek bent, dan staat u er niet alleen voor. Heeft u vragen, problemen of wensen m.b.t. de Sportlink Club producten, neem dan contact op met de Sportlink Servicedesk: Stuur ons een bericht via het Online Helpdesksysteem bereikbaar op werkdagen van (lokaal tarief) Deelnamekosten en vergoedingen Uitnodigingen versturen Deelnemerslijst opmaken Dilploma's toekennen Heeft u vragen over specifieke bondsregels, uw leden of competitie, neem dan contact op met uw bond. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 3

4 Aanmaken van een opleiding In de Opleidingsmodule kunt u uw opleiding volledig naar eigen wens vormgeven. Allerlei verschillende kenmerken van de opleiding kunt u in de Opleidingsmodule vastleggen. Hieronder leest u hoe u een opleiding in Sportlink Club kunt aanmaken en welke mogelijkheden u hiervoor heeft. 1. Ga naar Opleidingen 2. Kies voor Onderhoud/inrichting opleidingen Het volgende scherm wordt geopend: Hier ziet u de opleidingen die vanuit uw vereniging worden georganiseerd. Voor het aanmaken van een nieuwe opleiding: 3. Klik op Het onderstaande scherm wordt geopend: In dit scherm kunt u alle kenmerken van de opleiding vastleggen. Zoals u in de afbeelding hierboven ziet, hebben we in dit voorbeeld de velden al ingevuld. Zodra u de benodigde en verplichte velden heeft ingevuld neemt u de laatste stap om de opleiding in Sportlink Club vast te leggen: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 4

5 4. Klik op We lichten alle velden hieronder toe: Let op: De velden met een * zijn verplicht om in te vullen. Veld Code Naam Aantal lessen Type Lesduur Man/Vrouw Minimum leeftijd Persoonstype Prijs deelname Grootboekrekening Kosten Onkostenvergoeding Grootboekrekening Onkosten Min. aantal deelnemers Gewenste vooropleiding Max. aantal deelnemers Te behalen diploma Vereist diploma Omschrijving Toelichting Als vereniging kunt u naar eigen inzicht een code toekennen aan de opleiding. De codes hoeven niet opeenvolgend te zijn, maar u kunt niet meerdere malen dezelfde code gebruiken voor verschillende opleidingen. Een korte omschrijving van de opleiding. Over het algemeen bestaat een opleiding uit meerdere lessen. U geeft in dit veld aan uit hoeveel lessen de opleiding bestaat. Hier kan worden aangegeven wat voor type of soort opleiding het betreft. Hierbij worden de volgende begrippen gehanteerd: Cursus, Opleiding, Seminars en Overig. Hierin wordt de tijdsduur van één enkele les bedoeld. De standaard waarde is 1 uur. Het is mogelijk dat voor bepaalde opleidingen het geslacht bepalend is voor deelname. Voor bepaalde opleidingen kan een minimum leeftijd vereist zijn. Dit vult u hier in. U kunt in dit veld aangeven voor welk type leden en relaties de opleiding toegankelijk is; Bondsleden, Verenigingsleden en Relaties. U leest bij Lidsoort wijzigen wat het verschil is tussen deze drie typen leden en relaties. Hier geeft u aan hoe hoog de kosten voor deelname per deelnemer zijn voor de gehele opleiding. Als een deelnemer wordt ingeschreven, wordt er voor hem/haar een eenmalig contributie-product aangemaakt. Hierna kan de penningmeester hiervoor een factuur genereren. Dit betreft de grootboekrekening waarop de opbrengsten in het kader van deelname aan opleiding worden geboekt. Deze boeking vindt plaats als de betreffende facturen worden aangemaakt. Met name bij verplichte opleidingen kan het voorkomen dat de vereniging een reiskostenvergoeding verstrekt i.p.v. dat een deelnamevergoeding wordt doorbelast. In dat geval wordt er een éénmalig contributie-product aangemaakt. De penningmeester kan dan aan de hand hiervan creditnota's aanmaken. Dit betreft de grootboekrekening waarop de onkostenvergoedingen worden geboekt. Deze boeking vindt plaats als de betreffende creditnota's worden aangemaakt. Hier kan worden aangegeven hoeveel deelnemers zich minimaal moeten inschrijven om de opleiding te laten starten. Hier kan een indicatie worden gegeven van de gewenste vooropleiding van de deelnemer, bijvoorbeeld lager, middelbaar of hoger onderwijs. Hier kan een indicatie worden gegeven van het maximum aantal deelnemers. Sportlink Club zal een waarschuwing geven als het maximum wordt overschreden en adviseren om een wachtlijst aan te maken. Het weerhoudt de vereniging er echter niet van om meer dan het maximum aantal deelnemers in te schrijven. Uit de lijst van diploma s kan hier het diploma worden gekozen dat kan worden behaald bij het afsluiten van de opleiding. Zodra de opleiding is afgerond en de deelnemers het diploma hebben gehaald, dan wordt dit diploma automatisch gekoppeld aan het betreffende lid. Hier kunnen de noodzakelijke diploma's worden geselecteerd om met de betreffende opleiding te mogen starten. Indien de deelnemer niet aan deze eis voldoet verschijnt er bij het inschrijven een melding, maar het is aan de organisator om te besluiten of deze persoon alsnog aan de opleiding mag beginnen. Dit betreft een vrij veld van maximaal 1024 posities waarin een uitgebreide omschrijving van de opleiding kan worden gegeven. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 5

6 Inplannen van een opleiding Zodra u een opleiding heeft aangemaakt, kunt u de opleidingsdagen inroosteren. Voor het inplannen van een opleiding neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar Opleidingen 2. Klik op Inschrijvingen/Roosteroverzicht Het volgende scherm wordt geopend; 3. Klik vervolgens op Het volgende scherm wordt geopend; 4. Kies in de dropdown bij Opleiding voor de opleiding waarvan u de opleidingsdagen wilt inroosteren In de afbeelding hierboven kiezen we als voorbeeld voor de opleiding SLC - Sportlink Club. Het volgende scherm wordt weergegeven: Tip: Het aantal lessen dat bij de opleiding getoond wordt, is afgeleid van het aantal lessen dat u bij de eigenschappen van de betreffende opleiding heeft aangemaakt. Van deze standaard indeling kan eventueel worden afgeweken. Klik op om een les toe te voegen of op om een les te verwijderen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 6

7 5. Vul de Contactpersoon van de opleiding in 6. Vul de Datum van de lessen in 7. Vul de Starttijd van de lessen in Zodra u de Starttijd heeft ingevoerd, wordt de Eindtijd automatisch gevuld aan de hand van de les duur zoals is ingevoerd bij de opleiding. 9. Vul de Locatie van de lessen in 10. Vul de Docent van de lessen in Let op: De docent moet aanwezig zijn in het ledenbestand van uw vereniging. Zodra u een aantal letters of een deel van de relatiecode invoert en op uw toetsenbord op TAB drukt dan kunt u uit de lijst de gewenste docent selecteren. 11. Klik op De opleidingslessen zijn nu ingeroosterd. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 7

8 Deelnemers toevoegen aan een opleiding Zodra u een opleiding heeft aangemaakt en hiervan de lessen heeft ingepland, kunt u deelnemers toevoegen aan deze opleiding. Lees bij Aanma ken van een opleiding en Inplannen van een opleiding hoe u een opleiding kunt aanmaken en hoe u de lessen kunt inroosteren. U leest hieronder hoe u deelnemers aan een opleiding kunt toevoegen. 1. Ga naar Opleidingen 2. Klik op Inschrijvingen/Roosteroverzicht Het volgende scherm wordt geopend: 3. Dubbelklik op de opleiding Het volgende scherm wordt geopend: 4. Klik op Het volgende scherm wordt geopend: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 8

9 5. Vul een deel van de naam of een volledige naam in het veld Zoek persoon 6. Selecteer de betreffende persoon uit de lijst 7. Klik op 8. Klik vervolgens op in het scherm Deelnemer toevoegen De persoon is toegevoegd aan de Deelnemerslijst. Tip: Zodra het maximum aantal deelnemers van de opleiding al is bereikt, kunt u personen op de Wachtlijst zetten. Zodra u een deelnemer wilt toevoegen aan de Wachtlijst klikt u na stap 6 op. De persoon is toegevoegd aan de deelnemerslijst met de status Wachtlijst. Ook wordt de persoon gekleurd in de deelnemerslijst weergegeven, zie afbeelding hieronder. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 9

11 Deelnamekosten en vergoedingen Deelnamekosten en vergoedingen verrekenen met de contributie Bij bepaalde opleidingen zullen deelnemers moeten betalen om deel te nemen aan de opleiding. Ook kan het gebeuren dat de deelnemers een vergoeding krijgen voor het deelnemen aan de opleiding. Deelnamekosten en vergoedingen voor een opleiding kunnen in Sportlink Club eenvoudig verrekend worden met de Contributiemodule. Zodra een deelnemer voor de opleiding moet betalen, dan wordt het betreffende bedrag automatisch bij de contributie opgeteld. Zodra een deelnemer een vergoeding krijgt bij deelname aan een opleiding, dan wordt dit bedrag verrekend met de contributie. Beheer uw commissies Op deze pagina: Deelnamekost en en vergoedingen verrekenen met de contributie Inzien van deelnamekoste n en vergoedingen Let op: Voorwaarde voor de automatische verrekening van deelnamekosten of vergoedingen is dat u gebruik dient te maken van de Contributiemodule. Lees bij Club.Contributie hoe de penningmeester met een druk op de knop facturen voor deelnamekosten of creditnota's voor vergoedingen kan genereren. Inzien van deelnamekosten en vergoedingen Maakt u gebruik van de Contributiemodule, dan kunt u nakijken of de vergoeding of deelnamekosten daadwerkelijk zijn aangemaakt voor de betreffende persoon. Neem hiervoor de volgende stappen: 1. Zoek het betreffende lid op. Kijk bij Zoek leden en relaties hoe u een lid kunt opzoeken. 2. Dubbelklik op het betreffende lid 3. Klik op Producten & Facturen 4. Klik op Overig Zoals u op de afbeelding ziet, is het zogeheten contributie-product voor de betreffende persoon juist aangemaakt. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 11

12 Uitnodigingen versturen Het is ook mogelijk om leden uit uw ledenbestand uit te nodigen voor deelname aan een opleiding. U kunt één specifiek lid uitnodigen, maar u kunt ook meerdere leden tegelijkertijd uitnodigen. U neemt hiervoor de volgende stappen: 1. Ga naar Opleidingen 2. Klik op Deelnemers uitnodigen Het volgende scherm wordt geopend: 3. Selecteer de betreffende opleiding 4. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 12

13 In de linkerkolom verschijnen de personen die voldoen aan de criteria die gesteld zijn bij de definitie van opleiding. 5. Selecteer de personen in de linkerkolom die u een uitnodiging wilt versturen Tip: Wilt u alle leden een uitnodiging versturen, klik op Ctrl + A. Wilt u een selectie maken van leden, klik op de betreffende leden en houd de Ctrl-toets ingedrukt. 6. Klik op Tip: Zodra u een lid in de rechterkolom heeft toegevoegd om hem/haar een uitnodiging te versturen en u wilt dit ongedaan maken, dan selecteert u in de rechterkolom dit betreffende lid en klikt u op U heeft nu de juiste selectie van leden gemaakt waarnaar u een uitnodiging voor de opleiding wilt versturen. 7. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 13

14 In het bovenstaande overzicht worden de personen getoond die u een uitnodiging wilt gaan sturen. Indien de selectie niet klopt of niet naar wens is; klik op om de selectie van personen te wijzigen. Indien de selectie van personen naar wens is, dan kunt u de volgende stap gaan nemen: 8. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Zoals u hierboven in de afbeelding ziet, is de informatie die afgeleid kan worden uit de opleiding en het lesrooster getoond. U kunt de tekst voor de of brief uiteraard ook nog naar eigen wens aanpassen. Zodra u de naar wens heeft opgemaakt neemt u de volgende stap: 9. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 14

15 10. Selecteer de personen die u een uitnodiging wilt versturen Let op: Zodra u de uitnodiging per wilt versturen, is het noodzakelijk dat er een adres van het betreffende lid is geregistreerd. 11. Klik op De door u geselecteerde leden worden nu per uitgenodigd voor de opleiding. Tip: Wilt u de betreffende leden per post uitnodigen? Klikt u dan na het selecteren van de personen (stap 10) op kunt u de uitnodiging in PDF uitprinten en versturen.. Vervolgens Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 15

16 Deelnemerslijst opmaken U kunt voor iedere les een deelnemerslijst uitprinten. Zo kunt u bijvoorbeeld tijdens de les bijhouden wie er aanwezig is. Hoe u een deelnemerslijst kunt opmaken en uitprinten leest u hieronder. 1. Ga naar Opleidingen 2. Klik op Inschrijvingen / Roosteroverzicht Het volgende scherm verschijnt: 3. Dubbelklik op de betreffende opleiding Het volgende scherm verschijnt: 4. Klik op Het volgende scherm wordt geopend: 5. Selecteer bij Les de les waarvan u de deelnemerslijst wilt inzien 6. Klik op De deelnemerslijst wordt in PDF geopend. Hieronder ziet u een voorbeeld. U kunt de deelnemerslijst in PDF uitprinten. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 16

18 Dilploma's toekennen Zodra een deelnemer een opleiding heeft afgerond, kan hiervoor een diploma uitgegeven worden. U heeft met behulp van de Opleidingsmodule de mogelijkheid om diploma's aan leden toe te kennen. Neem hiervoor de volgende stappen: 1. Ga naar Opleidingen 2. Klik op Inschrijvingen/Roosteroverzicht Het volgende scherm verschijnt: 3. Dubbelklik op de betreffende opleiding Het volgende scherm verschijnt: 4. Selecteer de deelnemers waaraan u een diploma wilt toekennen Tip: Wilt u aan alle deelnemers een diploma toekennen, klik op Ctrl + A. Wilt u een selectie maken van leden, klik op de betreffende leden en houd de Ctrl-toets ingedrukt 5. Klik op Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 18