Handleiding Club.Vrijwilligers

Transcriptie

1 Dit document is automatisch gegenereerd. We raden u aan de handleiding online te raadplegen via

2 1. Club.Vrijwilligers Stap 1: Club.Vrijwilligers instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstaken en beschikbaarheid instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Zoek niet ingedeelde vrijwilligers

3 Club.Vrijwilligers Club.Vrijwilligers Met Club.Vrijwilligers, die volledig geïntegreerd is met Sportlink Club, kunt u de gehele vrijwilligersadministratie organiseren en eenvoudig stroomlijnen. Uw vrijwilligerscoördinator kan in aanzienlijk minder tijd méér halen uit het vrijwilligersbestand van uw vereniging. Op de website van Sportlink Club vindt u meer informatie over De mogelijkheden van Club.Vrijwilligers De tarieven van Club.Vrijwilligers Het bestellen van Club.Vrijwilligers Handleiding printen? De handleidingen van Sportlink Club en de extra producten zijn hier volledig online te raadplegen. Mocht u het prettig vinden om de handleiding te printen dan is dat mogelijk. Klik hier om handleidingen te printen Vraag ons om hulp! Indien u in het Support Center niet de informatie kunt vinden waar u naar op zoek bent, dan staat u er niet alleen voor. Heeft u vragen, problemen of wensen m.b.t. de Sportlink Club producten, neem dan contact op met de Sportlink Servicedesk: Stuur ons een bericht via het Online Helpdesksysteem bereikbaar op werkdagen van (lokaal tarief) Heeft u vragen over specifieke bondsregels, uw leden of competitie, neem dan contact op met uw bond. Club.Vrijwilligers Snel aan de slag Stap 1: Club.Vrijwilligers instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstaken en beschikbaarheid instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Zoek niet ingedeelde vrijwilligers Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilligers Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 3

4 Stap 1: Club.Vrijwilligers instellen Als u voor de eerste keer gaat werken met Club.Vrijwilligers is het van belang dat u een aantal standaard instellingen gaat definieren. Naast de specifieke instellingen per persoon, zoals beschikbaarheid, vrijstellingen en verhinderingen kunnen er globale standaardwaarden worden gedefinieerd voor personen en taken. Specifieke instellingen kunnen per groep worden ingesteld of per persoon. Neem de volgende stappen om de globale standaardwaarden in te stellen. 1. Kies in het hoofdmenu van Sportlink Club voor Vrijwilligers 2. Klik op Instellingen Club.Vrijwilligers Op deze pagina: Instellingen bij personen Standaardinste llingen bij aanmaken nieuwe vrijwilligerstake n Standaardinste llingen bij toewijzen taak Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club Het volgende scherm verschijnt. Stap 1: Club.Vrijwilliger s instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Sportlinked Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s De standaard instellingen zijn opgedeeld in drie kaders. Instellingen bij personen In het eerste kader is het mogelijk om voor bondsleden, verenigingsleden en overige relaties, het aantal punten in te stellen die behaald moeten worden. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 4

5 1. Vul het aantal punten in 2. Klik op om de standaardwaarde in te stellen Het volgende scherm verschijnt 3. Selecteer de personen voor wie u de wijziging wilt doorvoeren 4. Klik op om de selectie te bevestigen Let op: Reeds ingestelde waarden worden overschreven met de nieuw ingestelde standaardwaarde. Naast het toekennen van punten aan personen is het ook mogelijk om punten aan groepen/ teams toe te kennen met behulp van de werkset vrijwilligers. Meer informatie lees Werkset - selectie van personen maken. 3. Vul het aantal punten in 4. Klik op om de standaardwaarde in te stellen 5. Selecteer, indien gewenst, een regeling (afgekocht of vrijgesteld) voor deze groep. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 5

6 6. Klik op om de standaardwaarde in te stellen Let op: Reeds ingestelde waarden worden overschreven met de nieuw ingestelde standaardwaarde. Standaardinstellingen bij aanmaken nieuwe vrijwilligerstaken In het tweede kader kan een standaard waarde worden benoemd voor de minimum leeftijd, spelende of niet spelende leden en (eventueel) g eslacht. Bij het aanmaken van een nieuwe taak worden deze standaard instellingen gebruikt. Meer informatie lees Stap 2: Taken beheren 1. Vul de Minimum leeftijd in voor het uitvoeren van vrijwilligerstaken 2. Maak in de dropdown Doelgroep de keuze die van toepassing is 3. Maak in de dropdown Geslacht de keuze die van toepassing is 4. Vul de naam van de taakbeheerder in en klik op 5. Selecteer de gewenste persoon 6. En bevestig met Standaardinstellingen bij toewijzen taak In het derde kader kan worden aangegeven hoe vaak een herinneringsmail naar de ingeschreven vrijwilligers moet worden gestuurd. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 6

7 1. Geef in de dropdown Aantal Herinnering s aan hoeveel herinneringen u wilt versturen 2. Geef aan hoeveel dagen voor de definitieve datum de vrijwilliger de herinnering(en) dient te ontvangen Nu staan de persoonsgebonden instellingen, de standaardinstellingen voor nieuwe vrijwilligerstaken en de instellingen voor herinneringen correct ingesteld in Club.Vrijwilligers. Op lidniveau is het uiteraard mogelijk om af te wijken van deze standaard instellingen. Meer informatie lees Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger. Klik tot slot op zodat alle instellingen opgeslagen worden. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 7

8 Stap 2: Taken beheren De taken, zoals bardienst, schoonmaken kleedkamers e.d. kunnen hier worden aangemaakt. Om de invoer te vergemakkelijken wordt hier gebruik gemaakt van de standaardinstellingen. Bij het aanmaken van vrijwilligerstaken wordt gebruikt gemaakt van de standaard instellingen zoals ingesteld bij Stap 1: Club.Vrijwilligers instellen. Club.Vrijwilligers Op deze pagina: Nieuwe taak toevoegen Aanvullende taakgegevens registeren Template Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club 1. Kies menu item Vrijwilligers 2. En kies Taken Onderstaand scherm verschijnt. Stap 1: Club.Vrijwilliger s instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Sportlinked Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s Nieuwe taak toevoegen 3. Klik op om een nieuwe taak toe te voegen Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 8

9 4. Vul een (korte) taaknaam in 5. Vul, indien gewenst, een aanvullende omschrijving in 6. Kies de taakbeheerder Info: De taakbeheerder dient binnen Sportlink Club bekend te zijn met een lidnummer. De taakbeheerder is verantwoordelijk voor het roosteren, invullen en de uitvoering van de taak. Sportlinked en taakbeheer Als de taakbeheerder en de vrijwilligers gebruik maken van de app Sportlinked is de beheerderstaak een stuk eenvoudiger. Twee grote voordelen zijn: De taakbeheerder kan in de app vrijwilligers inplannen voor een taak. De vrijwilliger kan zich zelfstandig inschrijven voor bepaalde taken en eventueel ruilen met andere vrijwilligers. 7. Klik op Onderstaand scherm verschijnt. 8. Kies de persoon 9. En bevestig met Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 9

10 10. Selecteer de locatie van de taak Of maak een nieuwe locatie aan 11. Klik op om een nieuwe locatie toe te voegen of lees Eigen locaties beheren 12. Vul de startdatum van de taak in 13. Vul de einddatum van de taak in 14. Bevestig met Nu verschijnt het detailscherm waarin aanvullende gegevens kunnen worden ingevuld. Maximum aantal vrijwilligers Het maximum aantal personen dat kan worden ingesteld bij het beheren van taken wordt uitsluitend als harde voorwaarde voor het inschrijven via Sportlinked gebruikt. Het is niet mogelijk om via Sportlinked meer dan het maximum aantal personen in te schrijven. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 10

11 In Club.Vrijwilligers zijn de restricties op het toewijzen van taken beperkter in verband met de mogelijkheden van de functionaliteit van toewijzen van taken. Er is bewust voor gekozen om het toewijzen van taken in bulk zo goed mogelijk (en met zo min mogelijk restricties) te ondersteunen. Door onderscheid te maken tussen voorlopige en definitieve toewijzingen en gedane toewijzingen te kunnen verwijderen wordt in Club.Vrijwilligers aanvullende functionaliteit geboden waarmee de toegewezen taken volledig beheerd kunnen worden. Aanvullende taakgegevens registeren Omschrijving Punten Standaard taakduur Kalender kleur Verenigingsdiploma / Bondsdiploma Doelgroep Geslacht Minimum leeftijd Minimum / maximum aantal vrijwilligers Betekenis Aan elke taak kan een uniek aantal punten worden toegekend, normaliter zal dit afhankelijk zijn van de duur en de zwaarte van de taak. Om het aanmaken van een rooster te vereenvoudigen, bijvoorbeeld als een bardienst meestal een bepaalde tijdsduur heeft kan een aantal uren worden benoemd. Uiteraard kan bij het roosteren een andere tijdsduur worden ingevoerd. Hier kan voor de taak een kleur worden gekozen voor de weergave in de kalender. Indien er voor de betreffende taak een diploma gewenst is dan kan deze hier aan de taak worden gekoppeld, bijvoorbeeld een EHBO of VOG diploma. Hier kan gekozen worden spelend, niet spelend of beiden. Het is mogelijk dat een taak bij voorkeur wordt uitgevoerd door mannen of vrouwen. Verenigingen zullen over het algemeen grenzen stellen aan de minimum leeftijd van personen die worden toegewezen aan bepaalde taken, zoals bijvoorbeeld bij de bardienst. Dit is een zachte voorwaarde, dat wil zeggen dat ook personen die niet aan deze voorwaarde voldoen, toch toegewezen kunnen worden, maar er zal wel een waarschuwing worden gegeven. Voor bepaalde taken kan een minimum of maximum aantal vrijwilligers ingesteld worden. Zo kan het gewenst zijn dat een bardienst minimaal door twee vrijwilligers wordt ingevuld maar dat het niet gewenst is om meer dan bijvoorbeeld 5 personen achter de bar te hebben staan. Publiceren Met behulp van de optie publiceren? worden ingeroosterde vrijwilligerstaken beschikbaar gesteld via Sportlinked (KNKV, NHV, KNZB), Club.Website of Club.Website Plugins Inschrijven / ruilen toegestaan Alleen als dit vinkje aanstaat kan een vrijwilliger via de app Sportlinked voorkeurstaken benoemen en zich inschrijven voor een bepaalde taak op een bepaald tijdstip. Ook kunnen vrijwilligerstaken onderling (tussen verschillende leden) geruild worden. Extra informatie over het ruilen van taken In Sportlinked kunt u aangeven dat u een taak niet wilt uitvoeren op een bepaalde dag. Andere personen kunnen vervolgens uw plaats innemen, waarna de taakruil is doorgevoerd. Tot het moet dat de taakruil is doorgevoerd bent u verantwoordelijk voor de uitvoering van de taak/ het zoeken van uw vervanger. U kunt 1 of meer personen die de desbetreffende taak als voorkeurstaak hebben ingesteld mailen door de taak te selecteren via uw persoonlijke voorkeuren en vervolgens de personen te selecteren die u wilt mailen. Heeft u aanvullende gegevens bij de taak geregistreerd dan moeten deze wijzigingen opgeslagen worden. 15. Klik op om de gegevens op te slaan Template Naast het instellen van de details van de taak kan ook een standaard bericht ingesteld worden. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 11

12 1. Vul de gewenste afzender in 2. Vul het onderwerp in Daarnaast is het mogelijk om de layout van het bericht in te stellen. Zo kan bijvoorbeeld het lettertype en de kleur van de tekst aangepast worden. 3. Sla de gegevens op en klik op Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 12

13 Stap 3: Voorkeurstaken en beschikbaarheid instellen In Club.Vrijwilligers is het mogelijk om één taak in een bulk aan een groep vrijwilligers toe te kennen. Zo kan eenvoudig de bardienst aan één team toegekend worden. Neem de volgende stappen om in een bulk taken toe te kennen. Club.Vrijwilligers Op deze pagina: Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club Toewijzen voorkeurstaken Verwijderen voorkeurstaken Beschikbaarhei d instellen 1. Kies menu item Vrijwilligers 2. En kies vervolgens Voorkeurstaken en beschikbaarheid Het volgende scherm verschijnt. Stap 1: Club.Vrijwilliger s instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Sportlinked Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s Toewijzen voorkeurstaken 3. Selecteer de taak die u wilt toewijzen Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 13

14 4. Kies de selectie vrijwilligers waaraan u de taak wilt toewijzen Er kan gekozen worden uit de volgende opties: Selectie vrijwilligers. Bijvoorbeeld één of meerdere teams. Meer informatie lees Werkset - selectie van personen maken Alle leden Leden met voorkeurstaken. Deze selectie is handig bij het verwijderen van de voorkeurstaken 5. Klik op Onderstaand scherm verschijnt. De leden die wel een voorkeurstaak hebben, maar niet voldoen aan de voorwaarden van de taak worden oranje gekleurd. 1. Klik op met de rechtermuisknop op een oranje regel 2. Kies Toon taakvoorwaarden persoon Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 14

15 U ziet welk kenmerk niet voldoet aan de voorwaarden van de taak. De vrijwilligers die niet voldoen aan de voorwaarden van de taak kunnen de taak wel als voorkeurstaak krijgen en ingedeeld worden in het rooster. Indien de vrijwilliger heeft opgegeven op bepaalde dagen niet te kunnen is het niet mogelijk om de vrijwilliger op die dag in te roosteren. 6. Klik op om de taak aan de vrijwilligers toe te wijzen Indien gewenst kunnen nu de leden die niet voldoen aan de voorwaarden van de taak worden toegewezen. 7. Plaats een vinkje 8. En klik op De voorkeurstaken zijn nu toegewezen aan de leden. Verwijderen voorkeurstaken Voor het verwijderen van voorkeurstaken zijn de volgende opties: Selectie vrijwilligers samengesteld via de werkset. Meer informatie lees Werkset - selectie van personen maken In een bulk met Leden met een voorkeurstaak Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 15

16 1. Selecteer de taak 2. Kies de selectie personen waarbij de voorkeurstaak verwijderd moet worden 3. Selecteer Verwijderen 4. Klik op 5. Klik op om de voorkeurstaken te verwijderen. Beschikbaarheid instellen Wilt u per team of trainingsgroep de beschikbaarheid instellen? Maak dan gebruik van de werkset. Wilt u liever bij alle leden de beschikbaarheid invullen? Kies dan Alle Leden. Neem de volgende stappen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 16

17 1. Plaats de juiste personen in de werkset Vrijwilligers. Meer informatie lees Werkset - selectie van personen maken 2. Selecteer Werkset 3. Vink de dagen aan waarop deze personen beschikbaar zijn 4. En klik op Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 17

19 Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Nadat o.a. de vrijwilligerstaken zijn aangemaakt kan per persoon worden aangegeven welke voorkeuren de betreffende vrijwilliger heeft. Deze voorkeuren lopen uiteen van voorkeursdagen, punten afgekocht/ vrijgesteld, voorkeurstaken en verhinderingen. Info: Maakt de vrijwiliger gebruik van Sportlinked? Dan kan deze persoon in de app zijn/ haar beschikbaarheid opgeven en zich inschrijven voor taken. Neem onderstaande stappen om deze persoonlijke voorkeuren in te stellen. 1. Zoek via het Zoekscherm vrijwilligers het lid op die vrijwilligerstaken dient uit te voeren. Meer informatie lees Zoek leden en relaties. Club.Vrijwilligers Op deze pagina: Voorkeursdage n Afgekocht / vrijgesteld Voorkeurstake n Verhinderingen Taakoverzicht/ Werklijst Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club 2. Open het detailscherm van het betreffende lid 3. Klik op het tabblad Vrijwilliger Stap 1: Club.Vrijwilliger s instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Sportlinked Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s Voorkeursdagen Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 19

20 4. Vink de voorkeursdagen van deze persoon aan 5. Pas, indien gewenst, de tijden aan waarop de persoon beschikbaar is 6. Klik op om de gegevens op te slaan Let op: Deze voorkeurstaken worden overschreven als u gebruik maakt van de mogelijkheid om voorkeurstaken in een bulk aan een groep personen toe te kennen. Meer informatie lees Stap 3: Voorkeurstaken en beschikbaarheid instellen. Afgekocht / vrijgesteld Een regeling kan afgekocht of vrijgesteld worden. In dat geval is het niet meer mogelijk om deze persoon als vrijwilliger aan vrijwilligerstaken toe te wijzen. Wel kunnen er voorkeursdagen en voorkeurstaken ingesteld worden. Indien er voor het volgende seizoen geen regeling wordt getroffen kan wel de voorbereiding worden gedaan op zijn/ of haar vrijwilligerstaken in het volgende seizoen. Als er taken in de toekomst liggen op de dag dat er een regeling wordt getroffen zullen deze worden verwijderd, om te voorkomen dat iemand een taak moet vervullen terwijl er dan sprake is van een vrijstelling. 1. Selecteer de periode 2. Selecteer vrijgesteld of afgekocht 3. Vul het aantal verplichte punten in 4. Klik op om de gegevens op te slaan Voorkeurstaken Bij de persoonsgegevens van het lid kunnen de voorkeurstaken ingesteld worden. Neem hiervoor de volgende stappen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 20

21 Toevoegen voorkeurstaken 1. Klik op Het volgende scherm verschijnt. 2. Selecteer de taak 3. Vul de begindatum in 4. Vul de einddatum in 5. En klik op De taak is nu toegevoegd. Verwijderen voorkeurstaken 1. Selecteer de betreffende taak 2. Klik op De taak is nu verwijderd. Verhinderingen Bij de persoonsgegevens van het lid kunnen verhinderingen ingesteld worden. Er kunnen verhinderingen voor één dag of voor meerdere dagen ingesteld worden. Als er een verhindering ingesteld staat is het niet mogelijk om op deze dag een taak toe te wijzen. Neem hiervoor de volgende stappen. Toevoegen verhinderingen Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 21

22 1. Klik op Het volgende scherm verschijnt. of 2. Vul de datum in 3. Vul een omschrijving in 4. Klik op om te bevestigen Verwijderen verhindering 1. Selecteer de verhindering 2. Klik op De verhindering is nu verwijderd. Nu is het weer mogelijk om een taak toe te wijzen op deze dag. Taakoverzicht/ Werklijst In dit overzicht staan de taken waarvoor deze persoon is ingedeeld. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 22

24 Stap 5: Rooster beheren Na het aanmaken van een taak kan de agenda/ rooster ingericht worden. Neem hiervoor de volgende stappen. Club.Vrijwilligers Op deze pagina: Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club Rooster aanmaken voor een bepaalde taak Roosters van andere taken Toewijzingen 1. Kies menu Vrijwilligers 2. Klik vervolgens op Roosters In het scherm dat verschijnt staan de actieve taken. Stap 1: Club.Vrijwilliger s instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Sportlinked Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s Rooster aanmaken voor een bepaalde taak 1. Dubbelklik op de taak In het volgende scherm opent de kalender. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 24

26 3. Pas, indien gewenst, het tijdstip van de taak aan Wilt u de taak voor een meerdere dagen inplannen? 4. Plaats een vinkje bij Herhalen Het volgende scherm verschijnt. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 26

27 De herhaling kan ingesteld worden op dagelijks, wekelijks, maandelijks of bijvoorbeeld om de zoveel weken. Aanvullend kan ingesteld worden tot wanneer de herhaling moet plaatsvinden. 5. Stel de voorwaarden van herhaling in 6. Klik op om te bevestigen 7. Klik tot slot op zodat de ingevoerde gegevens in de agenda opgeslagen worden Roosters van andere taken De taak waarvoor een rooster kan worden aangemaakt staat bovenin het scherm. Het is ook mogelijk om het rooster van andere taken in te zien door in de linker kolom nog een extra taak te kiezen. Het rooster van andere dan de eerst gekozen taak kan niet worden aangepast. Daarvoor moet initieel de betreffende taak worden gekozen. Toewijzingen Om de planner te ondersteunen bij het roosteren van taken kan hij of zij direct de reeds bestaande toewijzingen zien. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 27

29 Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Na het maken van een rooster kan begonnen worden met het toewijzen van taken aan vrijwilligers. Om tot een goed schema te komen moeten een aantal belangrijke stappen gevolgd worden. Neem onderstaande stappen om een goed schema op te bouwen. Sportlinked en taakbeheer Als de taakbeheerder en de vrijwilligers gebruik maken van de app Sportlinked is de beheerderstaak een stuk eenvoudiger. Twee grote voordelen zijn: De taakbeheerder kan in de app vrijwilligers inplannen voor een taak. De vrijwilliger kan zich zelfstandig inschrijven voor bepaalde taken en eventueel ruilen met andere vrijwilligers. Belangrijkste verschil Club.Vrijwilligers en Sportlinked Het verschil tussen het toewijzen van taken in Club.Vrijwilligers en Sportlinked is dat het toewijzen van taken in Club.Vrijwilligers in bulk kan plaatsvinden. U kunt voor meerdern dagen en of meerdere personen in één keer taken toewijzen. In Sportlinked kunnen vrijwilligers zich zelfstandig inschrijven op taken of aangeven dat ze een taak niet willen uitvoeren door aan te geven dat deze taak geruild mag worden. Deze mogelijkheden zijn allen beschikbaar voor personen die reeds zijn ingepland op de taak of de taak als voorkeurstaak hebben ingesteld. Bovendien moet de taak in Club.Vrijwilligers de indicatie gepubliceerd? en inschrijven/ruilen aangevinkt hebben. Meer informatie lees St ap 1: Club.Vrijwilligers instellen. Club.Vrijwilligers Op deze pagina: Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club Taakgegevens Selecteer de vrijwilligers verzenden Stap 1: Club.Vrijwilliger s instellen Stap 2: Taken beheren Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Sportlinked 1. Kies menu item Vrijwilligers Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s 2. Klik vervolgens op Vrijwilligerstaken toewijzen Het volgende scherm verschijnt. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 29

30 De functies in het bovenstaande scherm helpen de planner om eenvoudig tot een planning te komen. Neem onderstaande stappen om de planning te maken Taakgegevens 3. Selecteer aan welke taak vrijwilligers gekoppeld moeten worden Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 30

31 4. Stel de periode in waarbinnen de dagen vallen waarop de betreffende taak moet worden ingepland 5. Klik op Nu verschijnen de datums die voor de gekozen periode in het rooster staan. 6. Kies de dagen waaraan de vrijwilligers gekoppeld moeten worden Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 31

32 Selecteer de vrijwilligers Er kan uit de volgende selecties worden gekozen om vrijwilligers toe te wijzen: werkset ( Werkset - selectie van personen maken) leden met voorkeurstaak alle leden Info: Wilt u weten welke leden nog niet zijn ingedeeld voor een vrijwilligerstaak? Zoek deze personen met behulp van Zoek niet ingedeelde vrijwilligers. 7. Kies de gewenste selectie Extra informatie over de filters Een krachtig hulpmiddel om tot een kwalitatief goede indeling te komen zijn de filters. De filters werken op basis van de voorwaarden zoals deze zijn ingesteld bij de gekozen taak. Meer informatie over deze instellingen lees Stap 1: Club.Vrijwilligers instellen en Stap 2: Taken beheren. In bovenstaand scherm staan alle filters aan. Als u nu gaat zoeken krijgt u alleen die vrijwilligers die voldoen aan de voorwaarden van de taak. Heeft u niet voldoende vrijwilligers die u kunt indelen? Door één filter uit te zetten kan gezocht worden in een grotere groep vrijwilligers. Het effect van een filter kan per taak verschillen. Zo zal de leeftijd waarschijnlijk een grotere rol spelen bij het toekennen van bardiensten dan de aanwezigheid van een EHBO diploma bij de vrijwilligers. Het aan en uitzetten van filters en het zoeken kan herhaald worden tot het gewenste resultaat is behaald. 8. Verwijder het gewenste vinkje om de zoekactie te vergroten 9. Klik op Nu worden de vrijwilligers getoond die aan de gekozen voorwaarden voldoen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 32

33 Info: Vrijwilligers die niet aan alle voorwaarden voldoen worden oranje gekleurd, maar kunnen wel worden toegewezen. 10. Zet een vinkje bij de personen aan wie de taak toegewezen moet worden 11. Klik op Personen die niet beschikbaar zijn Personen die niet beschikbaar zijn op één of meer van de geselecteerde dagen verschijnen in een pop-up scherm Beperkingen bij toewijzen. Personen die beschikbaar zijn voor de vrijwilligerstaak komen te staan in het onderste kader gekenmerkt als Voorlopige toewijzingen. Verschil tijdelijke en definitieve toewijzingen Het toewijzen van taken is een krachtige functionaliteit waarmee voor een groot aantal dagen en personen in één keer taken toegewezen kunnen worden. Als gevolg van deze mogelijkheden kan bij selectie van meerdere personen en dagen het overzicht worden verloren van de taken die als gevolg van een actie worden toegewezen. Door de taken eerst voorlopig toe te wijzen kunt u de toewijzingen controleren en eventueel nog wijzigingen aanbrengen in de toewijzingen alvorens deze definitief te maken. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 33

34 12. Selecteer de taak waarvoor de definitieve toewijzingen moeten worden gedaan 13. Klik op verzenden Het volgende scherm verschijnt. Info: Wilt u voorkomen dat bijvoorbeeld jeugdleden worden benaderd voor het vervullen van een vrijwilligerstaak? U kunt op persoonsniveau instellen dat de communicatie met het desbetreffende lid moet verlopen via de ouders/ verzorgers en vervolgens een afwijkend adres instellen. Wanneer deze personen worden ingepland voor een vrijwilligerstaak en er wordt een aan hen verzonden, dan zal deze worden verzonden aan het afwijkende adres van de ouder/ verzorger dat hiervoor is ingesteld. Meer informatie lees Informatie bij leden en relaties toevoegen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 34

35 14. Schrijf hier de tekst die u naar de vrijwilligers wilt versturen 15. Vul, indien gewenst, het aantal herinnering s in Info: Herinneringen worden via een nachtelijk batchproces verstuurd op de taakdatum minus het aantal dagen zoals ingesteld bij de herinnering. 16. Klik op om een voorbeeld van de te bekijken 17. Klik op De volgende controle melding verschijnt. 18. Kies Ja om de te verzenden of Nee om de s niet te verzenden Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 35

37 Zoek niet ingedeelde vrijwilligers Om een taakbeheerder of planner te ondersteunen bij het maken van een goed uitgebalanceerde planning kunnen zijn verschillende mogelijkheden om niet ingedeelde vrijwilligers te tonen als aanvulling op het standaard zoekscherm: Club.Vrijwilligers Gerelateerde onderwerpen: Sportlink Club Sportlinked Zoek niet ingedeelde vrijwilligers Zoek niet ingedeelde vrijwilligers Stap 3: Voorkeurstake n en beschikbaarhei d instellen Stap 4: Persoonlijke instellingen van de vrijwilliger Stap 5: Rooster beheren Stap 6: Taken toewijzen aan vrijwilligers Handleiding Sportlinked en Club.Vrijwilliger s Er kan gezocht worden op vrijwilligers die geen beschikbare dagen hebben opgegeven, (nog) geen taken toegewezen hebben gekregen, ondanks dat er sprake is van voorkeurstaken. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 37