Handleiding Invullen Bardiensten 2016

Transcriptie

1 Inleiding Deze handleiding dient als hulp voor de leden van de Nijkerkse Tennis Club (NTC) bij het zelf invoeren van de bardiensten voor het jaar Het invoeren wordt online via internet op de website van NTC uitgevoerd. De regels en tijdschema m.b.t. het inplannen van de bardienst die het bestuur voor het jaar 2016 heeft gemaakt zijn in bijlage 1 van dit document te vinden. Om de bardiensten te kunnen inplannen dien je op de website van NTC in te loggen met je KNLTB-nummer of je adres en wachtwoord. Wie deze gegevens niet meer heeft kan deze opvragen bij de ledenadministratie (Bea Kolman), adres ledenadmin@nijkerksetennisclub.nl. Bijlagen De volgende bijlagen zijn aan het eind van dit document toegevoegd: 1. Regels en tijdschema voor de bardienstplanning Inloggen op de website van de Nijkerkse Tennis Club Op de volgende pagina s worden de handelingen beschreven die te maken hebben met het plannen van de bardiensten. Pagina: 1

2 PLANNEN VAN DE BARDIENSTEN Wil je de bardiensten plannen zonder gebruik te maken van een uitleg met voorbeelden, ga dan naar Plannen bardiensten (zonder voorbeelden) op pagina 8. Zo niet, ga dan hieronder verder. Website van NTC Ga naar om naar de website van NTC te gaan. Of kopieer de volgende URL naar de internetbrowser: Ga met de muis naar Leden en klik op Bardienstplanner. Pagina: 2

3 Het volgende scherm wordt op een nieuw tabblad geopend: Voer je inloggegevens in en klik op Aanmelden. Heb je problemen met het inloggen, lees dan bijlage 2 ( Inloggen op de website van de Nijkerkse Tennis Club ) aan het eind van dit document. Pagina: 3

4 Inschrijven bardienst (groene dagen) Klik na het inloggen op de link Bardiensten Het volgende scherm komt nu in beeld (voorbeeld van 2015). groen = deze dag bevat nog één of meer vrije bardiensten oranje = op deze dag zijn alle diensten ingepland wit = op deze dag is geen bardienst Pagina: 4

5 De groene dagen zijn de dagen waarop nog kan worden ingeschreven. Door met je muis over de dagen heen te gaan, zie je welke diensten nog beschikbaar zijn (in het voorbeeld zijn dat o.a. 6 en 14 april 2015). Door op een groene dag (in dit voorbeeld 14 februari) te klikken, verschijnen de voor die dag nog beschikbare diensten links in het scherm. Dan krijg je het volgende scherm. Klik je vervolgens op Inschrijven bij de bewuste dienst (in dit voorbeeld de enkele dienst van 13:00 17:00 uur), dan heb je voor die dienst ingeschreven en zie je dit rechts op de pagina staan. Zie volgende scherm. Pagina: 5

6 De datum 14 april is in dit voorbeeld nu oranje geworden. Alle diensten voor die dag zijn nu ingeschreven. Er zijn vijf soorten bardiensten: o Enkele dienst (bv. 09:00-13:00 uur) o Enkele dienst tot (bv uur) o Enkele dienst tot (bv uur) o Dubbele dienst tot EINDE. (bv tot einde festiviteit). Deze telt voor twee bardiensten. Opmerking: Als je in de planning een groene dag hebt geselecteerd, dan staat bij elke bardienst de soort bardienst én de begin- en eindtijd vermeld. Pagina: 6

7 Herhaal dit voor de tweede en derde bardienst. Zolang er geen drie bardiensten zijn ingevuld, staat onder je naam de tekst: Door het vervullen van onderstaande diensten heeft u nog niet (compleet) voldaan aan uw bardienstplicht. Pagina: 7

8 Plannen bardiensten (zonder voorbeelden) 1. Ga naar om naar de website van NTC te gaan. Of kopieer de volgende URL naar de internetbrowser: 2. Ga met de muis naar Leden en klik op Bardienstplanner. 3. Voer in het volgende scherm (nieuw tabblad) je inloggegevens in en klik op Aanmelden. Heb je problemen met het inloggen, lees dan bijlage 2 ( Inloggen op de website van de Nijkerkse Tennis Club ) aan het eind van dit document. 4. Klik na het inloggen op de link Bardiensten De groene dagen zijn de dagen waarop nog kan worden ingeschreven. Door met je muis over de dagen heen te gaan, zie je welke diensten nog beschikbaar zijn. 6. Door op een groene dag te klikken, verschijnen de voor die dag nog beschikbare diensten links in het scherm. 7. Klik je vervolgens op de knop Inschrijven bij de bewuste dienst, dan heb je voor die dienst ingeschreven en zie je dit rechts op de pagina staan. Verklaring voor de kleuren: groen = deze dag bevat nog één of meer vrije bardiensten oranje = op deze dag zijn alle diensten ingepland wit = op deze dag is geen bardienst Er zijn vijf soorten bardiensten: o Enkele dienst (bv. 09:00-13:00 uur) o Enkele dienst tot (bv uur) o Enkele dienst tot (bv uur) o Dubbele dienst tot EINDE. (bv tot einde festiviteit). Deze telt voor twee bardiensten. Opmerking: Als je in de planning een groene dag hebt geselecteerd, dan staat bij elke bardienst de soort bardienst én de begin- en eindtijd vermeld. Herhaal dit voor de tweede en derde bardienst. Zolang er geen drie bardiensten zijn ingevuld, staat onder je naam de tekst: Door het vervullen van onderstaande diensten heeft u nog niet (compleet) voldaan aan uw bardienstplicht. Pagina: 8

9 Wijzigen inschrijving bardienst Let op: wijzigen kan alleen als je voor drie diensten hebt ingetekend. Wijzigen gaat als volgt: 1. Schrijf in voor een vrije dienst (zie Inschrijven bardienst (groene dagen) ). Deze vierde dienst zie je rechts op de pagina staan. 2. Klik rechts op de pagina bij de uit te schrijven dienst op de knop Uitschrijven. Nu ben je voor die dienst weer uitgeschreven. 3. Geef de wijziging door aan de ledenadministratie (Bea Kolman), adres Dat om te voorkomen dat op een bepaald moment onverwachts geen bardienst is gepland. NB! Het uitschrijven is slechts mogelijk tot 14 dagen voor aanvang bardienst. Moet er binnen dat termijn toch worden uitgeschreven, dien je contact op te nemen met de ledenadministratie (Bea Kolman), adres Ruilen Let op: ruilen kan alleen als je voor drie diensten hebt ingetekend. Ruilen gaat als volgt: 1. Als je iemand hebt gevonden om je bardienst mee te ruilen, tekent deze persoon in voor een vrije dienst (zie Inschrijven bardienst (groene dagen) ) en verwijdert daarna zijn/haar oorspronkelijke dienst (de dienst die jij wilt draaien). 2. Jij kunt nu zijn/haar lege plek innemen en je eigen dienst verwijderen. 3. De andere persoon schrijft daarna in op jouw oorspronkelijke plek en verwijdert de tijdelijk ingevulde dienst. NB! Het uitschrijven is slechts mogelijk tot 14 dagen voor aanvang bardienst. Moet er binnen dat termijn worden uitgeschreven, dien je contact op te nemen met de ledenadministratie (Bea Kolman), adres ledenadmin@nijkerksetennisclub.nl. Bardienstvervangers inzetten 1. Je kunt je diensten ook laten vervullen door een betaalde bardienstvervanger. 2. Je belt een bardienstvervanger (of meerdere bardienstvervangers) uit de lijst. 3. De bardienstvervanger schrijft voor een extra dienst in. 4. De bardienstvervanger geeft aan het secretariaat door van wie een extra dienst is overgenomen. 5. Het secretariaat zal bij de afkoper ingepland registreren. NB! Het betalen van het afkoopbedrag van 30,- (per bardienst van 4 uur) moet tussen bardienstvervanger en afkoper zelf worden geregeld. Pagina: 9

10 Afdrukken of opslaan eigen bardiensten Je kunt van je eigen bardiensten een overzicht genereren en deze opslaan of afdrukken. Klik op de knop onder jouw ingeplande bardiensten. herinnering Je krijgt automatisch een week en een dag voor de bardienst een waarin je aan de bardienst wordt herinnerd. In die mail staat de datum en tijd van de bardienst vermeld. Ook het sleuteladres (indien van toepassing) en de overige ingevulde bardiensten van die dag staan in de . Gebruiker Dummy Er kan ook een bardienst zijn ingevoerd door het lid Dummy. Dit is een fictief lid dat wordt gebruikt om een eventuele bardienstplek in het rooster te hebben voor het geval dat er op een dag(deel) toch wat wordt georganiseerd waarbij een bardienst nodig is. Het dummy lid kan dan op de betreffende dag(deel) worden uitgeschreven en kan een ander lid hier weer inschrijven. Vragen Heb je vragen of kom je er niet uit, neem dan gerust contact op met de ledenadministratie (Bea Kolman), adres Pagina: 10

11 Bijlage 1 Regels en tijdschema voor de bardienstplanning 2016 Voor 2016 gelden de volgende regels: 1. Elk NTC lid van 18 jaar of ouder moet 3 bardiensten per jaar draaien. Wordt je in jaar, dan is het aantal verplichte bardiensten afhankelijk van de datum waarop je 18 jaar wordt. Vraag dit na bij Bea Kolman: ledenadmin@nijkerksetennisclub.nl. We zullen héél kritisch omgaan met de vrijstelling voor vrijwilligers. Vrijwilligers die menen dat zij voor één of meer diensten in aanmerking komen voor vrijstelling dienen dit met de betreffende commissie/toernooileider te bespreken. De commissie/toernooileider zal zijn/haar advies/bevinding aan het bestuur doorgeven. Het laatste woord is aan het bestuur. 2. De barbezetting zal, behoudens tijdens grote evenementen zoals toernooien e.d. altijd door één lid gedraaid worden, ook in de avonduren. Dat is nodig omdat we anders handen tekort komen. Als twee leden toch gezamenlijk een bardienst willen doen, dan is dat natuurlijk niet verboden, maar het geldt wel als de bardienst voor één van de twee. In dat geval zouden ze dus gezamenlijk 6 bardiensten voor hun rekening kunnen nemen, elk 3, waarbij de ander aanschuift. Omdat degene die de late bardienst heeft niet alleen de bar s- avonds mag afsluiten doen we een continu beroep op de laatste bezoekers om even te wachten tot de bardienst opgeruimd heeft en zij dan gezamenlijk het pand kunnen verlaten. Dat geldt zowel voor mannelijke als voor vrouwelijke barkeepers! 3. Afkopen van de bardienst moet u zelf regelen. Iedereen die wil afkopen kan een beroep doen op een lijst van personen die zich bij de vereniging zullen aanmelden om bardiensten, tegen betaling van 30,- / bardienst van 4 uur, over te nemen. Deze lijst met telefoonnummers zal op de website worden bekend gemaakt ruim vóórdat de inschrijvingen voor de bardiensten zullen starten. Leden die tegen betaling bardiensten willen overnemen dienen zich te melden bij de barcommissie, Bea Kolman. Ruim vóórdat de inschrijving van de bardienst zal starten moeten degenen die hun bardienst om wat voor reden dan ook willen afkopen zich melden bij één of meerdere personen op de bardienstlijst. Deze personen moeten op hun beurt hun bardiensten, inclusief alle bardiensten die zij willen overnemen, inplannen. Zij krijgen daarbij voorrang in verband met het grotere aantal bardienstdagen dat zij moeten inplannen. Pas als dat is gebeurd zal de reguliere bardienstplanning worden opengesteld. Hieronder vindt u de precieze tijdsplanning. Degenen die ondanks alles toch nog menen om géén bardienst te hoeven doen moeten zich melden bij de voorzitter (voorzitter@nijkerksetennisclub.nl). Wie zich niet meldt wordt geacht gewoon zijn of haar eigen bardienst in te plannen. Pagina: 11

12 4. Het inplannen van de bardienst kan zoals afgelopen jaar ook via de website. Daarvoor moet er ingelogd worden met de inloggegevens. Wie die gegevens niet meer heeft kan zich melden bij de ledenadministratie, Bea Kolman. Er blijft echter ook een mogelijkheid om gewoon als altijd in te komen schrijven op de club. Zie hiervoor ook het tijdschema hieronder. Alleen op deze manier krijgen we de gewenste barbezettingen rond. Hieronder vinden jullie het tijdschema voor de bardienstplanning: Aanmelden van leden die bardiensten willen overnemen en op de lijst van bardienstvervangers willen worden geplaatst tot uiterlijk vrijdag 20 november as. bij Bea Kolman ( ledenadmin@nijkerksetennisclub.nl) Plaatsing van de lijst met bardienstvervangers op de website van NTC vanaf zaterdag 21 november as. Aanmelden door leden die hun bardienst willen laten afkopen bij één of meer van deze personen op de lijst, uiterlijk vrijdag 27 november as. Bardienstplanning door de bardienstvervangers (leden die bardiensten van andere leden overnemen) met al hun aangekochte bardiensten tussen zaterdag 28 november en vrijdag 4 december as. op de website van NTC. Bardienstplanning door alle andere leden via de website vanaf 5 december as. om 0.00 uur (s nachts) tot uiterlijk woensdag 31 december as. Deze planning kan ook nog persoonlijk op de club worden gedaan en wel op zaterdag 5 december as. van uur en op dinsdagavond, 8 december as. van uur. Op woensdag 31 december moet de volledige bardienst voor het jaar 2016 zijn ingepland. Let op: zonder ingeplande bardienst, zelf aangemeld via de website, persoonlijk op 5 of 8 december in de kantine of afgekocht via derden, of via een door het bestuur per lid af te geven ontheffing, zal er géén KNLTB pas kunnen worden afgegeven. Degenen die bardiensten van anderen overnemen zullen dit bij hun planning opgeven aan het secretariaat, waardoor de afkopers automatisch als ingepland geregistreerd zullen worden. Pagina: 12

13 Bijlage 2 Inloggen op de website van de Nijkerkse Tennis Club Niet alle informatie op de website van NTC is openbaar. Een aantal zaken is alleen zichtbaar als je bent ingelogd. Zo ook de bardienstplanner. Bij het inloggen wordt gevraagd naar de of Bondsnummer en het Wachtwoord. Als je het wachtwoord niet meer weet, klik dan met de muis op de tekst Wachtwoord vergeten? (Deze vraag vind je onder de inlogvelden). Vervolgens wordt naar je KNLTB nr. gevraagd. Na het invullen daarvan klik je op de button Versturen en wordt het wachtwoord naar het adres gestuurd dat in de ledenlijst staat. Opmerking Zorg er voor dat je adres in de ledenlijst klopt. Als je adres moet worden gewijzigd, geef dan je nieuwe adres via een door aan de ledenadministratie NTC (ledenadmin@nijkerksetennisclub.nl). Na verwerking wordt het wachtwoord naar je adres gestuurd. Gebruik van één adres door meerdere personen (meestal huisgenoten) Wordt een adres door meerdere personen gebruikt is het aan te raden om met het KNLTB nummer in te loggen. Dan weet je zeker dat je in je persoonlijke omgeving komt. Log je in met het (gezamenlijke) adres dan kom je in de persoonlijke omgeving van degene die het laatst heeft ingelogd. Voor algemene informatie is dat niet erg, maar als je bijvoorbeeld iets in je profiel wilt wijzigen (o.a. het adres of wachtwoord) of je bardiensten wilt invoeren/opvragen, moet je naar je persoonlijke omgeving. Pagina: 13