De digitale vrijwilligersvacaturebank

Transcriptie

1 De digitale vrijwilligersvacaturebank Een handleiding Op onze website is het mogelijk dat vrijwilligersorganisaties in Apeldoorn vacatures en klussen kunnen plaatsen en vinden. In deze handleiding vindt u een korte beschrijving van de stappen die gezet moeten worden om de onze digitale vacaturebank /extranet goed te gebruiken. U kunt de vacatures vinden op > vacatures. Voor organisaties De vacaturebank en daaraan gekoppeld, de database op de site >knop verenigingen, is erop gemaakt dat vrijwilligersorganisaties zoveel mogelijk zelfstandig hun (organisatie)gegevens kunnen beheren en vacatures kunnen aanmaken. Daartoe moet de organisatie eerst worden aangemeld, waarna u van het Verenigingsburo een (organisatie)wachtwoord + persoonlijk gebruikersnaam (per ) ontvangt om zelf uw gegevens te beheren. Uw organisatie aanmelden Ga naar U kunt uw organisatie aanmelden toevoegen door met de muis te klikken op: " Inschrijven verenigingen, stichtingen en clubs " Vul zoveel mogelijk gegevens in. Gegevens waar een sterretje achter staat zijn verplicht. Klaar? Klik onderaan de pagina op VERSTUUR" Als u zich heeft aangemeld ontvangt u van Het Verenigingsburo bericht dat uw aanmelding is geaccepteerd. Daarbij ontvangt u tevens een (organisatie)wachtwoord + persoonlijk gebruikersnaam om vervolgens zelf aan de slag te gaan. Uw gegevens beheren Als u bent aangemeld en de inloggegevens heeft ontvangen kunt u zelfstandig uw organisatie -en persoonsgegevens wijzigen, uw wachtwoord wijzigen, vacatures en klussen toevoegen, een vraag stellen aan het Verenigingsburo en u eventueel beschikbaar stellen als vrijwilliger. 1

2 Hoe kunt u gebruik maken van ons systeem? Open de website Kies De kop inloggen Bovenaan de webpagina. Vul uw gebruikersnaam en (organisatie)wachtwoord in. VUL HIER UW GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD IN VOOR LATER GEBRUIK Gebruikersnaam: (Organisatie)Wachtwoord: (Let op: gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdletter -en spatie gevoelig Het keuze menu linksboven biedt u vervolgens de mogelijkheid om: uw gegevens aan te passen, vacatures of klussen toe te voegen. Heeft u tips voor ons, dan kunt u deze melden via het volgende adres: info@verenigingsburo.nl Voor inhoudelijke vragen over vacatures, vrijwilligers en het vrijwilligersbeleid in Apeldoorn kunt u contact opnemen met het Verenigingsburo.tijden Bezoektijden: maandag t/m donderdag van tot uur Hebt u een vraag? Mail het ons! We nemen snel contact met u op! info@verenigingsburo.nl 2

3 Inhoudsopgave 1. De knop relaties/organisatieprofiel 2. De knop uw profiel 3. De knop vacatures en aanmeldingen 4. Een nieuwe vacature aanmaken 5. Status van uw vacature(s) 6. Wat kunt u zelf zien? 7. Het invullen van de vacature velden 8. Waar moet een vacature aan voldoen? 9. Uw werk opslaan 10. De Knop Kennisbank 11. Zoeken in de kennisbank 12. De knop: vragen 3

4 1. De knop relaties/organisatieprofiel Onder deze knop vindt u uw organisatiegegevens. Deze kunt u desgewenst aanpassen en/of bijwerken. Deze gegevens worden automatisch bijgewerkt in de database op de website van het Verenigingsburo. Klik op deze knop voor het openen van uw organisatiegegevens. Er verschijnt het organisatie profiel van uw organisatie. Klikt u op deze tekst dan verschijnen uw organisatiegegevens. Klikt u hierop? U kunt nu uw organisatiegegevens aanpassen en bewerken. Klikt u hierop? U kunt printen. Klikt u hierop? U kunt uw gegevens verwijderen! Let op! Uw gegevens gaan verloren. Klaar met uw werk? Sla altijd op! Let op! Opslaan kan enige tijd duren Tip! Kijk altijd in de database website om te contoleren of uw gegevens kloppen. Kloppen ze niet? Log in en pas ze aan! 4

5 2. De knop uw profiel Uw persoonsgegevens aanpassen? Klik hier voor het aanpassen. Van uw persoonlijke gegevens. 5

6 Klik op tabblad pasfoto om uw foto toe te voegen. Klik op tabblad gebruikersrechten voor het aanpassen van uw organisatiewachtwoord. Uw persoonlijke gebruikersnaam. Klik hier voor het aanpassen van uw (organisatie)wachtwoord. Hebt u het wachtwoord veranderd? Geef dat aan anderen binnen uw organisatie door! 6

7 3. De knop vacatures en aanmeldingen Klik hier en u kunt een nieuwe vacature aanmaken. Let op! Het laden van de pagina kan even duren! Hier ziet u een overzicht van al uw vacatures. Klik hier en u kunt de vacature aanpassen en bewerken. Klik hier! En U kunt u beschikbaar stellen voor vrijwilligerswerk. Hebt u een talent en wilt u dat anderen daarvan kunnen meeprofiteren? Er staat niets voor u bij in onze vacaturebank? Meldt u dan aan voor de TALENTENBANK van het Verenigingsburo. Wij kunnen u dan wellicht matchen met organisaties die een beroep op u willen doen. B.v. organisatieadvies, of het geven van een training Op te vragen overzichten Dit vind u in de linkeronderkant van de pagina. 7

8 4. Een vacature nieuwe aanmaken 5.Status van uw vacature(s) Klik hier en u kunt een nieuwe vacature aanmaken. Let op! Het laden van de pagina kan even duren! Status van de vacature. Intern (vacature is wel actueel maar wordt niet op de site getoond) Actief (publicatie op de website VB. archief (niet op de website). U kunt de na goedkeuring van het VB de vacature zelf actueel houden door telkens de status aan te passen -actief op website plaatsen -archief van de website verwijderen. U blijft zo zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van u vacature! Verwijder de vacature bij voorkeur niet! U kunt de tekst immers weer hergebruiken of de vacature in een later stadium weer actualiseren. Is de vacature verlopen of heeft u iemand gevonden? Pas altijd de status aan! (archief) 8

9 6. Wat kunt u zelf zien? Ja :Vacature is door een belangstellende geclaimd. Dit betekent nog niet dat er ook daadwerkelijk contact wordt opgenomen. Nee: is nog geen belangstellende. De vacature kan max. 3 weken geclaimd worden. Is er geen contact geweest met de organisatie(dat de vacature vervuld is) of de persoon? Dan heffen wij de claim op. Hoe vaak is uw vacature aangeklikt en bekeken? 7. Het invullen van de vacature velden Klik hier en u kunt de begin datum invoeren/ aanpassen Klik hier en u kunt de einddatum invoeren aanpassen. Let op! Max. de vacature 1 jaar laten staan. Na een jaar ontvangt u een notificatie dat de vacature versterken is en dat u hem moet aanpassen. 9

10 8. Waar moet een vacature aan voldoen? Beschrijf de precieze inhoudt van de vacature. Probeer dat zo kort en bondig mogelijk te doen. Hulp nodig: Vraag bij ons de PowerPoint presentatie Schrijven van een goede vacature aan. Of download hem op onze site:verenigingen:de vacaturebank Aanpak via de 5 W s: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom Bij elke vacature de vragen stellen: Wie zoeken we? Jong oud, ervaren e.d. Wat houdt de actie/klus in?(werkzaamheden) Waar vindt het plaats? Wanneer vindt het plaats(tijd) Waarom vindt de klus plaats? Vul hier de reden in waarom een belangstellende verder wil lezen/reageren. 9. Uw werk opslaan Vacature klaar? Sla uw werk op! Let op! Eenmaal klikken is genoeg. Het opslaan kan enige tijd duren. 10

11 10. De Knop Kennisbank Dit is de kennisbank. Hier op kunt informatie vinden en downloaden Klik op de link voor uileg. U kunt deze bestanden bekijken en of downloaden: bijlagen met de muis aanklikken en op het eigen computer opslaan. Hier vind alle eerdere verschenen berichtjes 11

12 11. Zoeken in de kennisbank Zoeken in de gehele kennisbank Zoeken in deze sectie 12

13 12. De knop: vragen Klik hier en u vindt uw vragen en de antwoorden terug. Hier vind u uw gestelde vragen aan het Verenigingsburo. (via Stel uw vraag aan het VB) U vindt hier ook de door het VB gegeven antwoorden terug. Hebt u een vraag? Stel hem hier. 13