Inleiding. Communicatie rondom de bardienst

Transcriptie

1

2 Inleiding Zoals u wellicht al weet hebben de leden van DMHC een verplichting om per jaar een tweetal bardiensten per lid te vervullen. Dit is nodig om de kantine draaiende te houden en om de kwaliteit van de bar binnen onze club te kunnen waarborgen. De vereniging vindt een goede dienstverlening in ons clubhuis van groot belang. Dit succes komt voor een groot deel op conto van vele ouders die enthousiast hun bardiensten draaien. Er bestaat helaas nog wat onduidelijkheid bij een deel van de mensen over de bardienst. Voor alle duidelijkheid volgt hieronder een opsomming van alle aspecten m.b.t. het vervullen van de bardienst. Leest u deze aandachtig dan kunt u beter voorbereid, met meer gemak en plezier aan de slag. Met vriendelijke groet, De Barcommissie Algemene vragen & afkopen bardienst: [email protected] Barplanning: [email protected] Communicatie rondom de bardienst De coördinatie van de bardiensten wordt gedaan door de bar planningscommissie. Deze is te bereiken op adres [email protected]. Wij zullen proberen om zo snel mogelijk te antwoorden op uw vragen/opmerkingen! De barcommissie stuurt u diverse s: de eerste zodra u bent ingepland en dan nogmaals een, als herinneringsservice, ongeveer een week voor uw bardienst. Dit gebeurt vanuit het planningssysteem. Het is van groot belang dat u per mail bereikbaar bent. Check dus of het e- mailadres van het (jeugd)lid in Lisa (het systeem dat de club gebruikt) klopt. Er kunnen 2 e- mailadressen ingevoerd worden. Ouders van jeugdleden adviseren wij dus om in ieder geval 1 e- mailadres van een van de ouders in te voeren. Let op: u blijft zelf verantwoordelijk voor uw bardienst. Het niet-ontvangen van een herinnering ontslaat u niet van de verplichting uw bardienst te vervullen. De bardiensten zijn ook zonder inloggen zichtbaar op de site onder Overzichten. Aanvullen/wijzigen van adressen kan door rechts op de site onder MIJN DMHC in te loggen met het lidmaatschapsnummer en het wachtwoord dat ieder lid van de club heeft gekregen.

3 Wanneer moet ik bardienst draaien? In principe hebben alle ouders/verzorgers van onze jeugdleden een verplichting tot het draaien van bardiensten. Voor een aantal vrijwilligers die binnen en buiten de lijnen bepaalde activiteiten verrichten voor de club is er de mogelijkheid om zich te beroepen op een vrijstelling. Let op: recht op vrijstelling dient vooraf aangegeven te worden per mail in de planningsperiode voorafgaand aan het nieuwe seizoen (eerste week september). Gezien het aantal leden is er een voorkeur om zo min mogelijk vrijstellingen te verwerken! Hoeveel diensten moet ik draaien? De bardienst verplichting houdt in het draaien van 2 diensten per per hockeyseizoen per kind. (van augustus t/m juni). Om de bardiensten zo eerlijk mogelijk onder alle leden te verdelen is voor het betreffende seizoen besloten dat per gezin voor maximaal 2 kinderen, dus maximaal 4 bardiensten vervuld hoeven te worden. Hoe kan ik mezelf inschrijven voor bardiensten? Per seizoen gaat het inplannen van de bardiensten eenvoudig vanaf de DMHC omgeving nadat u bent ingelogd met het lidmaatschapsnummer en wachtwoord van uw kind. (Ieder lid waarvan het mailadres bekend is heeft een mail gekregen met wachtwoord en inlogcode. Heeft u geen mail(s) met de inlogcodes van uw kind(eren) ontvangen, dan staat uw mailadres niet of onjuist in het systeem van de club. (U kunt uw codes opvragen via [email protected] ). Tot wanneer kan ik zelf bepalen? De planningstermijn om zelf je je bardiensten in te plannen is tot uiterlijk 7 september. Na deze inschrijfmogelijkheid gaat de barplanning de openstaande diensten opvullen. Als u zich niet zelf heeft ingeschreven loopt u dus het risico ingepland te worden op een dienst die voor u niet goed uitkomt. Welke mogelijkheden u dan heeft leest u verderop onder het kopje Wat als ik mijn dienst niet kan draaien.

4 Wat voor diensten zijn er? U heeft de keuze tussen 2 verschillende soorten diensten ; 1/ BARMEDEWERKER U houdt het bargedeelte draaiende en neemt deel aan het actief verkopen van ons bar assortiment. Op werkdagen worden alleen de de diensten door 1 persoon gedraaid. In het weekend worden de diensten gedraaid door meerdere leden. 2/ WEDSTRIJDTAFEL U bent het aanspreekpunt van de club voor de bezoekende teams. Verder bewaakt u zowel het wedstrijdschema als het schema van onze fluitisten. 1 x per uur controleert u de toiletten op reinheid en aanwezigheid van voldoende toiletpapier en handdoekjes. Wat als ik mijn diensten niet kan draaien? U heeft zich ingeschreven/u bent ingedeeld maar u kan uw dienst niet vervullen. Dan heeft u 2 mogelijkheden: Ruilen: Het ruilen van een dienst is de verantwoordelijkheid van het lid. De bar houdt zich niet bezig met het ruilen van een dienst en/of de administratie van de ruiling. Let op: het is niet toegestaan uw dienst te laten vervullen door minderjarigen (+18). Afkopen tijdens het seizoen: Het kan voorkomen dat je tijdens het seizoen niet meer je bardienst kan vervullen. Het is dan mogelijk om maximaal 21 dagen voor de daadwerkelijke bardienst deze af te kopen om de barcommissie een redelijke termijn te gunnen vervanging te zoeken. De kosten hiervan bedragen 50,- per dienst. Afkopen voor het seizoen (deadline 7 september): Er is een mogelijkheid om je diensten voor het gehele hockeyseizoen af te kopen. De kosten hiervan bedragen 65,- per lid per hockeyseizoen. Mocht u gebruik willen maken van deze mogelijkheid dan kunt een sturen naar [email protected]. Let op: Dit betreft afkopen voor 7 september, wanneer je nog niet automatisch bent ingedeeld!

5 Wat gebeurt er als ik niet kom opdagen op mijn afgesproken dienst? Wanneer u niet komt opdagen op de geplande bardienst zijn wij als club genoodzaakt om als club een boete te geven van 75,- per dienst! Dit zal direct voldaan moeten worden middels een betaalverzoek vanuit DMHC. U moet begrijpen dat wanneer u niet komt opdagen de kantine stil ligt, dit kost de club geld in de vorm van inkomsten, of u laat iemand anders alleen staan. Bovendien is het niet verschijnen op een dienst frustrerend voor andere leden! Mocht u zelf bardienst aan het draaien zijn en uw barcollega komt niet opdagen. Dan graag laten weten via [email protected]. Kan ik ook vrijstelling krijgen van bardienst? Vrijstellingen dienen ieder jaar opnieuw te worden aangevraagd via [email protected]. Voor ieder seizoen dient het verzoek om vrijstelling zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 7 september van het betreffende seizoen te zijn ingediend. Vrijstellingen dienen te worden aangevraagd onder vermelding van de voor- en achternaam van het lid. Er wordt vrijstelling verleend aan: - Bestuursleden - Technisch- en Lijncoördinatoren - Trainers/coaches: Per team wordt er volledige vrijstelling verleend voor 1 trainer en 1 coach. Indien er meerdere trainers/coaches op 1 team staan, kan de vrijstelling gedeeld worden. Dit dient ook aangevraagd te worden, zodat de planning dit administratief kan verwerken. Teammanagers komen niet voor vrijstelling in aanmerking. Er worden maximaal 2 vrijstellingen per team verleend. - Spelleiders van Jongste Jeugd (JJ) Het fluiten van alle JJ-thuiswedstrijden geeft recht op een halve vrijstelling voor het kind dat u fluit. Indien u andere activiteiten voor de club verricht waardoor u meent toch voor vrijstelling in aanmerking te komen kunt u uw verzoek indienen bij [email protected]. Dit verzoek zal besproken worden met de het bestuur, waarna besluit genomen zal worden.