HANDLEIDING GEBRUIKERSBEHEER. Onderwijs en Vorming

Transcriptie

1 HANDLEIDING GEBRUIKERSBEHEER Onderwijs en Vorming

2 Gebruikersbeheer in WebIDM 1. Voorwaarden en benodigdheden Om toegang te hebben tot de website van het Gebruikersbeheer (WebIDM) moet je beschikken over het recht Mijn Onderwijs 2 Portaal Beheerder. Dit recht wordt je automatisch toegekend door het departement, aan de hand van je opdracht als directeur, of wordt je verleend door een andere portaalbeheerder van je instelling op de website van het Gebruikersbeheer. De browsers die gebruikt kunnen worden voor het Gebruikersbeheer (WebIDM) zijn: Internet Explorer Mozilla Firefox Chrome. Safari Om aan te melden heb je één van de volgende middelen nodig: Elektronische identiteitskaart en kaartlezer VO token Federaal token 1

3 2. Aanmelden Om aan te melden in het Gebruikersbeheer ga je naar de startpagina van het gebruikersbeheerplatform: Vervolgens kies je de gewenste aanmeldmethode. Je kan kiezen tussen elektronische identiteitskaart, VO token of federaal token. Wij kiezen in dit voorbeeld voor de elektronische identiteitskaart. Steek de identiteitskaart in de kaartlezer. Er verschijnt een pop-up venster waar je de gebruiker kan bevestigen. Daarna verschijnt er een pop-up venster waarin je de pincode van de identiteitskaart moet ingeven. 2

4 3. Gebruikers beheren Na het voltooien van het aanmeldproces, kom je automatisch op de startpagina van het gebruikersbeheerplatform. Om een gebruiker te zoeken, aan te maken of te wijzigen, klik je in de linker kolom op Gebruiker om de opties te openen. Een gebruiker zoeken Via de tab Zoek kan je een bestaande gebruiker in het systeem opzoeken. Vervolgens kom je in het zoekscherm terecht. Daar kan je de parameters invullen. Hoe meer velden je invult, hoe concreter de zoekresultaten zullen zijn. 3

5 In onderstaand voorbeeld werd enkel de naam ingevuld. Er komen 4 zoekresultaten, waarvan je de gewenste kan selecteren door op Detail te klikken. Daarna krijg je een overzicht van de rechten van de gebruiker in relatie tot de instellingen waaraan hij gekoppeld is. Via de knop Wijzig gebruikersgegevens kan je de gegevens van de gebruiker aanpassen (naam, voornaam, initialen, geslacht, geboortedatum en de reden van verandering). 4

6 Wanneer je klikt op Aligneer met rijksregisternummer worden de oude persoonsgegevens (bv. Voornaam en Geboortedatum ) vervangen door de officiële gegevens. Wanneer je op Bevestig wijziging of Annuleer klikt, kom je in het scherm waarin je een relatie kan creëren met een instelling. Wanneer je op de terugkeerpijl drukt, kom je opnieuw in het scherm met overzicht van de rechten van de gebruiker in relatie tot de instellingen waaraan hij gekoppeld is. 5

7 6

8 Een gebruiker toevoegen De tab Gebruiker opent zich en de optie Voeg toe verschijnt. Daar klik je op om een nieuwe gebruiker in het systeem toe te voegen. De eerste stap bij het invoeren van de nieuwe gebruiker is het rijksregisternummer registreren. 7

9 Vervolgens vul je de persoonlijke gegevens van de nieuwe gebruiker in. Eventueel kan je ook een reden opgeven waarom je deze gebruiker aanmaakt. Klik op Voeg gebruiker toe. Daarna selecteer je, via de drop-down lijst, aan welke instelling je de nieuwe gebruiker wilt koppelen. Ook de relatie tot die instelling kan je in dit scherm aanduiden. Klik op Volgende. Om de relatie te bevestigen, beantwoord je de volgende vraag met Ja. 8

10 In het volgende scherm kan je de contactgegevens van de nieuwe gebruiker toevoegen. Onderstaande afbeelding is een fictief voorbeeld van een correct ingevulde pagina, volgens de vormvereisten van het programma. Klik op Bewaar. Vervolgens selecteer je via de drop-down lijst welk gebruikersrecht de nieuwe gebruiker krijgt. In dit voorbeeld krijgt hij/zij de rechten van een verantwoordelijke toegangen IRM. 9

11 Klik op Volgende. Selecteer daarna in de kalenders de begin- en einddatum voor de periode waarin de nieuwe gebruiker over de toegekende rechten (of rol?) mag beschikken. Na het verstrijken van de einddatum hebben de gebruikers geen rechten meer. Hun gegevens blijven wel in het systeem bewaard. 10

12 Nadat de velden ingevuld zijn, druk je op de knop Voeg gebruikersrecht toe. Klik daarna op Bevestig. Ten slotte krijg je een overzicht te zien van de rechten van de gebruiker. Als je geen verdere rechten wilt toekennen, sluit je het scherm af. Wil je nog rechten binnen een andere instelling toekennen aan dezelfde gebruiker, klik dan op Voeg relatie tot instelling toe. In het volgende scherm kan je de gegevens wijzigen. Wanneer je klaar bent, druk je op de knop Bevestig wijziging om de wijzigingen op te slaan. 11

13 12

14 4. Gebruikersrechten beheren In de linker kolom op het startscherm, kan je de tab Gebruikersrechten openen om reeds toegekende rechten van gebruikers te beheren. 13

15 Een gebruikersrecht zoeken Klik op Zoek om het zoekscherm te openen. In het zoekscherm kan je verschillende filters instellen. Hoe meer je er invult, hoe concreter de zoekresultaten zullen zijn. 14

16 In dit voorbeeld zie je het zoekresultaat, gefilterd op basis van de instelling. Je ziet de gebruikers die rechten hebben voor die instelling. Om verder te gaan, klik je op Detail achter de gebruiker die je wilt bekijken. Vervolgens krijg je een overzicht te zien van de gebruikersrechten van de geselecteerde gebruiker met bepaalde instelling. 15

17 Een gebruikersrecht wijzigen Via de knop Wijzig wijzig je de rechten. Je kan de periode van het gebruikersrecht aanpassen. 16

18 Een gebruikersrecht verwijderen Via de knop Verwijder Gebruikersrecht onderaan kan je de rechten verwijderen. Een gebruikersrecht toevoegen Bij de optie Ken een recht toe kan je nieuwe rechten aan een gebruiker toekennen. Via de zoekfunctie die op het scherm verschijnt, kan je op verschillende manieren filteren. Je kan bijvoorbeeld enkel de naam invullen of de instelling selecteren. Hoe meer velden je invult, hoe concreter de zoekopdracht zal worden. 17

19 In het voorbeeld is gefilterd op basis van de naam. Om verder te gaan voor een specifieke gebruiker, klik je op Detail gebruiker van de gewenste gebruiker. Zo kom je op een overzicht terecht waar je de rechten van de gebruiker binnen de instelling kan zien. Om nieuwe rechten voor de gebruiker binnen de instelling toe te voegen, klik je op Voeg gebruikersrecht toe. Als er nog geen relatie zou bestaan tussen de gebruiker en de instelling, klik je onderaan het scherm op de knop Voeg relatie tot instelling toe. 18

20 Via de uitklaplijst kan je selecteren welke gebruikersrechten de gebruiker binnen de instelling krijgt. Klik daarna op Volgende. Voor de Mijn Onderwijstoepassingen zijn de volgende gebruikersrechten van toepassing: Inrichtende Macht: een verantwoordelijke toegangen IRM is verantwoordelijk voor 1 of meerdere instellingen. Binnen die instellingen kunnen ze lokale beheerders aanstellen en gebruikersrechten toekennen. Lokale Beheerder: Een lokale beheerder is een schooldirecteur en/of een secretariaat medewerker. De rechten van de lokale beheerder zijn beperkt tot uitsluitend 1 instelling. Hij of zij kan rechten delegeren aan andere portaalbeheerders en verder de rechten van de gebruikers van zijn of haar instelling beheren. 19

21 Portaalbeheerder: een portaalbeheerder is een schooldirecteur en/of een secretariaatsmedewerker van een instelling. Hij/zij kan de rechten van bepaalde applicaties binnen die instelling beheren en delegeren aan andere portaalbeheerders. Via de kalender moet je vervolgens ingeven in welke periode de gebruiker over de rechten zal beschikken. Ten slotte bevestig je of de gegevens correct zijn ingevoerd. 20

22 Meerdere gebruikers beheren Gebruikersrechten toekennen aan meerdere gebruikers Om aan meerdere gebruikers tegelijkertijd gebruikersrechten toe te kennen, ga je naar Ken een recht toe aan meerdere gebruikers onder Gebruikersrechten. Geef de correcte instelling en categorie in. 21

23 Geef daarna ook het relevante gebruikersrecht in dat je wilt toekennen aan de gebruikers. Geef de begin- en einddatum in en eventueel een reden. Klik daarna op Valideer toevoegingen. Selecteer daarna de gebruikers aan wie je de gebruikersrechten wilt toekennen. 22

24 Gebruikersrechten van meerdere gebruikers herroepen Om de gebruikersrechten van meerdere personen tegelijkertijd te herroepen, ga je naar Herroep een recht van meerdere gebruikers onder Gebruikersrechten. In het volgende scherm kan je de filters invullen. Daarna klik je op Zoek Gebruikersrecht. 23

25 Vink het vakje van de gebruikers van wie je de gebruikersrechten wilt herroepen aan en klik daarna op Verwijder toegekende gebruikersrechten. 24