Handleiding. Visual Planning BHV

Transcriptie

1 Handleiding Visual Planning BHV Visual Planning BHV Pagina: 1

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk Pagina 1. Bestanden Bestandsconfiguratie Koppelen oude & nieuwe cursisten Koppelen nieuwe cursist Koppelen bestaande cursist Planning Configureren Activiteiten Activiteiten aanmaken Planning maken Factureren Planning. 20 Visual Planning BHV Pagina: 2

3 1. Bestanden 1.1. Bestandsconfiguratie. In deze handleiding wordt ingegaan op de specifieke instellingen voor het gebruik van Visual Planning BHV. Voordat we verder gaan moeten we de eerst de volgende handeling uitvoeren: Specifieke aanpassing voor BHV: - Klik op Beheer. - Klik op Aanpassen Scherm. - Klik op Kies Relatie. - Ga naar: ID; 48. Figuur Aanpassen scherm - Wijzig Caption in NIBHV-code. - Klik onder Tabblad en selecteer Algemeen. - Klik onder Zichtbaar en selecteer Ja. Figuur Aanpassen scherm Opmerking: Bij geen gebruik van ID 48 worden toekomstige ontwikkelingen bemoeilijkt. In de toekomst worden BHV - bestanden uitgewisseld op basis van ID; 48. Visual Planning BHV Pagina: 3

4 Visual Planning BHV maakt onderscheid tussen: - Nieuwe cursisten. - Bestaande cursisten op herhaling. Nieuwe cursisten: Bestaande cursist: - Geen NIBHV-nummer. - Geen contract. - NIBHV-nummer. - Contract. En in het Artikelbestand: - Nieuwe Cursus. - Herhalingscursus. Nieuwe cursus: Herhalingscursus: - Geen Contractartikel. - Niet Naar planning. - Wel Contractartikel. - Wel Naar planning. Werkwijze nieuw artikel: - Klik op Bestanden. - Klik op Artikelen. - Selecteer of maak een nieuw artikel. - Klik op Contract/Garantie. Controleer de instelling. Figuur Nieuwe cursus Visual Planning BHV Pagina: 4

5 Voor de duidelijkheid: Niet aanvinken! Werkwijze Herhalingscursus: - Klik op Bestanden. - Klik op Artikelen. - Selecteer of maak een nieuw artikel. - Klik op Contract/Garantie. Controleer de instelling. Figuur Herhalingscursus Voor de duidelijkheid, indien niet aangevinkt: aanvinken! Visual Planning BHV Pagina: 5

6 2. Koppelen oude & nieuwe cursisten Koppelen nieuwe cursist. Nieuwe Cursist nieuwe Cursus Koppelen Herhalingscursus. - Maak de Cursist aan. Figuur Aanmaken nieuwe cursist - Klik op Bewaar. - Klik op Logistiek. - Selecteer nieuwe relatie, rechtermuisknop en selecteer Factureren. Visual Planning BHV Pagina: 6

7 Figuur Factureren nieuwe cursist - Factureer de Cursist. Figuur Factureren nieuwe Relatie - Kies voor Afdrukken of OK (De factuur wordt gesloten). - Dubbelklik op de Relatie (Relatiedetailsscherm wordt geopend) - Klik op Contracten in de Detailtab. Visual Planning BHV Pagina: 7

8 - Klik op Toevoegen. Figuur Toevoegen contract Het volgende scherm wordt geopend: Figuur Instellen contract - Klik op het vergrootglas. Visual Planning BHV Pagina: 8

9 Het artikelscherm wordt geopend. Selecteer in het geopende scherm een vervolgcursus. Figuur Contract gekoppeld - Klik op OK. U hebt nu een contract gekoppeld aan een cursist met een vervaldatum. Om deze cursist een NIBHV-code toe te kennen handelt u als volgt: - Open de Relatiedetail-gegevens van de cursist. - Ga naar het veld NIBHV-Code. - Voer de NIBHV-Code in. Figuur Toevoegen NIBHV-Code - Klik op Bewaar. Visual Planning BHV Pagina: 9

10 2.2. Koppelen bestaande cursist. Bestaande cursist initieel koppelen. Daarna via contracten planning volgen. - Maak de Cursist aan. Figuur Initieel koppelen Bestaande - cursist - Voer de gegevens in, ook de NIBHV-code. - Klik op Bewaar. De gegevens van de Cursist worden opgeslagen. - Open nogmaals de Relatie. - Klik op Contracten in de Detailtab. - Klik op Toevoegen. Visual Planning BHV Pagina: 10

11 Figuur Toevoegen Contract Het volgende scherm wordt geopend: Figuur Koppelen contract - Klik op het vergrootglas. Het artikelscherm geopend. Selecteer in het geopende scherm een vervolgcursus. Visual Planning BHV Pagina: 11

12 Figuur Koppelen herhalingscursus U ziet dat er in het veld Vervaldatum een datum wordt ingevuld. Deze datum wordt berekend door het contract. - Klik op OK. U hebt nu een contract gekoppeld aan een cursist. Visual Planning BHV Pagina: 12

13 3. Planning Configuratie Activiteiten. In de handleiding Visual Planning wordt ingegaan op de configuratie van de onderdelen van Visual Planning. Voor de BHV volgt hier een specifieke uitleg over de configuratie van de Activiteiten. U maakt de volgende planborden aan: - Lokaties. - Opleiders. - Examinatoren. - De betreffende eenheden bij de planborden: Planbord Eenheden - Lokaties - INL1 (Instructielokaal 1) - INL2 (Instructielokaal 2) - INL3 (Instructielokaal 3) - Opleiders - Jan (Docent: Jan) - Marga (Docent: Marga) - Examinatoren - Janssen (Dhr. Janssen) - Pietersen ( Dhr. Pietersen) De indeling van de Planborden en Eenheden zijn uiteraard voorbeelden. Deze zijn vrij standaard. Voor de activiteiten gelden echter andere regels, bijvoorbeeld dat er meerdere relaties aan een activiteit kunnen deelnemen. Visual Planning BHV Pagina: 13

14 3.2. Activiteiten aanmaken. U kunt nu activiteiten aanmaken. Deze activiteiten worden uiteindelijk gepland. Zoals gebruikelijk kunnen er meerdere activiteiten worden aangemaakt die gebruik maken van meerdere planborden en meerdere eenheden. - Klik op Activiteiten. - Klik op Toevoegen. Figuur Toevoegen activiteit Het venster Invoeren nieuwe activiteit verschijnt. Dit venster bevat alle gegevens die benodigd zijn om een Activiteit te kunnen plannen. - Plaats een vink achter Meerdere relaties. Figuur Invoeren Activiteiten Visual Planning BHV Pagina: 14

15 Voorzie de de velden van de gevraagde gegevens. De Starttijd en Eindtijd worden gebruikt als standaardwaarden bij het inplannen van de activiteit. Elke Activiteit kunt u een kleur toekennen door op te klikken. Om een Activiteit te kunnen factureren zet u een vink achter Facturatie. Hierdoor wordt de Activiteit doorgezet naar een order die u op een later tijdstip kan factureren. In het Invoermasker geeft u aan bij welke planborden de activiteit hoort. - Klik op Toevoegen. - Kies een planbord dat reeds aangemaakt is (eventueel kunt u hier ook een nieuw planbord aanmaken). De omschrijving van het planbord verschijnt nu in de lijst met planborden. In de lijst staan ook de twee opties: - P geeft aan of u wilt dat de prijslijst van deze activiteit wordt opgenomen bij elke eenheid van dit planbord. - E geeft aan of de prijslijst van de eenheden meegenomen wordt in de order. Door op het veld te klikken verandert de waarde in Ja of Nee. Een prijslijst voor deze activiteit maakt u aan in het tabblad Prijslijst onderaan het venster. Deze prijslijst werkt hetzelfde als de reeds gebruikte prijslijst van de eenheid. U hebt nu de volgende onderdelen geconfigureerd: - Planbord. - Eenheden. - Activiteiten. Figuur Voorbeeld Activiteiten Visual Planning BHV Pagina: 15

16 3.3. Planning maken. - Klik in het hoofdscherm op Planning. - Selecteer een Planbord (In dit voorbeeld: Lokaties ). - Ga naar een datum. - Klik met de rechtermuistoets in een eenheid op het planbord. - Selecteer Toevoegen uit het snelmenu. Figuur Planning maken - Plan een Activiteit. - Klik op Relaties. Figuur Planning maken Visual Planning BHV Pagina: 16

17 Het volgende scherm wordt geopend: Figuur Relatie toevoegen - Klik op Toevoegen. Standaard staat het filter ingesteld op Te plannen. Figuur Filterinstellingen Aan de hand van de toegekende contracten wordt er een lijst samengesteld. - Klik op het pijltje naar beneden bij Relaties. Visual Planning BHV Pagina: 17

18 Figuur Filterinstellingen - Selecteer (Alle). - Klik op Vernieuwen. U krijgt nu uw volledige Relatiebestand te zien. - Selecteer een Relatie. - Klik op Selecteer of dubbelklik op deze relatie. - Klik op OK als de relatielijst volledig is. - Werk het planformulier af. - Voeg eventueel een Opleider toe. Figuur Planformulier - Klik op Bewaar. Visual Planning BHV Pagina: 18

19 U hebt zojuist het volgende gedaan: Een planning gemaakt. Een ruimte gereserveerd. Deelnemers toegevoegd. Een opleider toegevoegd. Figuur Planning overzicht De opleider die is toegewezen aan deze planning heeft nu hetzelfde in zijn/haar planbord staan. Figuur Planning overzicht Visual Planning BHV Pagina: 19

20 3.4. Factureren Planning Om de gemaakte planning te factureren handelt u als volgt: - Open de planning. - Klik op Relaties. Figuur Maak een Order - Selecteer een Relatie. Figuur Relatie selecteren - Klik op Order. Figuur Order maken Visual Planning BHV Pagina: 20

21 Het volgende scherm wordt geopend: Figuur Order - Klik op Naar Facturatie. Figuur Order Doorgezet De order is doorgezet, d.w.z. dat er een factuur van is gemaakt. Om de factuur af te drukken handelt u als volgt: - Sluit Planning. - Klik op Logistiek. - Kllik op Factureren. - Selecteer Afdrukken Facturen. - Selecteer de juiste factuur. - Dubbelklik op de geselecteerde Factuur. Visual Planning BHV Pagina: 21

22 Figuur Factuur In de geopende factuur is het mogelijk om artikelen toe te voegen zolang de status van de Factuur Nog niet afgedrukt is (zie de groene balk). Indien u in het afdrukscherm voor Definitieve afdruk kiest wordt de Factuur definitief gemaakt en is de factuur niet meer wijzigbaar. Zodra de Factuur definitief is afgedrukt kan u de factuur terugvinden onder Factuurhistorie. Visual Planning BHV Pagina: 22