De knop Nieuw (inschrijfwizard)

Transcriptie

1 De knop Nieuw (inschrijfwizard) Voor het inschrijven van nieuwe leden en relaties hebben wij de inschrijfwizard ontwikkeld. Deze heeft als doel het inschrijven van nieuwe leden en relaties eenvoudiger te maken. In de inschrijfwizard dient een aantal vragen beantwoord te worden welke vervolgens bepalen welk inschrijfscherm van toepassing is. Na het invullen van de velden in de inschrijfschermen is het lid ingeschreven en is ook het lidmaatschap direct aangemaakt. Het apart aanmaken van het lidmaatschap is met deze inschrijfwizard niet meer nodig. Bij het gebruik van de inschrijfwizard zijn er vier situaties mogelijk: 1. Nieuw individueel lid 2. Nieuw lid waarvan de partner al lid is 3. Nieuw leefverband (twee nieuwe leden) 4. Relatie Deze vier varianten zullen in deze handleiding uitgebreid besproken worden. 1. Nieuw individueel lid Door op de knop te klikken, verschijnt het volgende scherm: Beantwoord de vragen in het scherm: Wilt u een lid of een relatie aanmaken? In het geval van een nieuw individueel lid is het antwoord: Lid. Heeft dit lid een leefverband? In het geval van een nieuw individueel lid is het antwoord: Nee. 1

2 Klik na het beantwoorden van de vragen op de knop Verder. Het volgende zoekscherm zal verschijnen: In het zoekscherm kunt u controleren of het lid dat u wilt invoeren al bekend is binnen uw afdeling. Hiervoor vult u één van de zoekvelden in met de gegevens van het nieuwe lid en klikt u vervolgens op de knop Zoek. Levert u zoekopdracht niet het gewenste resultaat op, mag u er vanuit gaan dat het nieuwe lid nog niet bekend is binnen de ledenadministratie van uw afdeling. Om de gegevens van het nieuwe lid in te voeren, klikt u vervolgens op de knop Niet gevonden. In het venster dat verschijnt vult u de gegevens van het nieuwe lid in. 2

3 Let op! Kiest u voor de betaalwijze Automatische incasso, dan is het invullen van het IBAN nummer verplicht. Het veld Bedrag bij het onderdeel Lidmaatschap zal automatisch gevuld worden mits de penningmeester dit heeft ingevuld. Het veld Wijk kunt u gebruiken om met behulp van het grijze blokje een wijk te selecteren. Voor het aanmaken van wijken, in verband met bijvoorbeeld de bezorging van Perspectief, zie hoofdstuk 4. Meer informatie en uitleg is ook te vinden in de aparte handleiding Bezorgers en Wijken. Deze handleiding is in het Afdelingenportaal te vinden onder de knop Helpdesk, tabblad Documenten. Wanneer u de gegevens van het nieuwe lid heeft ingevoerd en de betaalwijze geselecteerd heeft klikt u op de knop Bewaar. Het nieuwe lid is nu ingeschreven en ook het lidmaatschap is aangemaakt. 2. Nieuw leefverband (nieuw lid waarvan de partner al lid is) Door op de knop te klikken, verschijnt het volgende scherm: Beantwoord de vragen in het scherm: Wilt u een lid of een relatie aanmaken? In het geval van een nieuw leefverband is het antwoord: Lid. Heeft dit lid een leefverband? In het geval van een nieuw leefverband is het antwoord: Ja. Is de partner al lid? In het geval van een nieuw leefverband is het antwoord: Ja. 3

4 Klik na het beantwoorden van de vragen op de knop Verder. Het volgende zoekscherm zal verschijnen: In het zoekscherm kunt u de gegevens van de partner van het nieuwe lid, het al geregistreerde lid, opzoeken. Hiervoor vult u de achternaam van het al geregistreerde lid in en klikt u vervolgens op de knop Zoek. Wanneer u de juiste persoon gevonden hebt, klikt u op het groene driehoekje naam om het betreffende lid te selecteren. voor de 4

5 In het venster dat verschijnt dient u de gegevens aan te vullen met de gegevens van het nieuwe lid: Let op! Kiest u voor de betaalwijze Automatische incasso, dan is het invullen van het IBAN nummer verplicht. Het veld Bedrag bij het onderdeel Lidmaatschap zal automatisch gevuld worden, mits de penningmeester dit heeft ingevuld. Het veld Wijk kunt u gebruiken om met behulp van het grijze blokje een wijk te selecteren. Meer informatie en uitleg over het aanmaken van wijken is ook te vinden in de aparte handleiding Bezorgers en Wijken. Deze handleiding is in het Afdelingenportaal te vinden onder de knop Helpdesk, tabblad Docuemnten. Wanneer u de gegevens aangevuld heeft met de gegevens van het nieuwe lid en de betaalwijze geselecteerd heeft, klikt u op de knop Bewaar. Het lidmaatschap Contributie individueel van het bestaande lid is beëindigd. Het nieuwe lid is ingeschreven, het leefverband is aangemaakt en ook het lidmaatschap Contributie leefverband is aangemaakt. 5

6 3. Nieuw leefverband (twee nieuwe leden) Door op de knop te klikken, verschijnt het volgende scherm: Beantwoord de vragen in het scherm: Wilt u een lid of een relatie aanmaken? In het geval van een nieuw leefverband is het antwoord: Lid. Heeft dit lid een leefverband? In het geval van een nieuw leefverband is het antwoord: Ja. Is de partner al lid? In het geval van een nieuw leefverband is het antwoord: Nee. Klik na het beantwoorden van de vragen op de knop Verder. Het volgende zoekscherm zal verschijnen: 6

7 In het zoekscherm kunt u controleren of de leden die u wilt invoeren al bekend zijn binnen uw afdeling. Hiervoor vult u de achternaam van het nieuwe lid in en klikt u vervolgens op de knop Zoek. Levert de zoekopdracht niet het gewenste resultaat op, mag u er vanuit gaan dat de nieuwe leden nog niet bekend zijn binnen de ledenadministratie van uw afdeling. Om de gegevens van de nieuwe leden in te voeren klikt u vervolgens op de knop Niet gevonden. In het venster dat verschijnt, voert u de gegevens van de nieuwe leden in. Let op! Kiest u voor de betaalwijze Automatische incasso, dan is het invullen van het IBAN nummer verplicht. Het veld Bedrag bij het onderdeel Lidmaatschap zal automatisch gevuld worden, mits de penningmeester dit heeft ingevuld. Het veld Wijk kunt u gebruiken om met behulp van het grijze blokje een wijk te selecteren. Meer informatie en uitleg over het aanmaken van wijken is ook te vinden in de aparte handleiding Bezorgers en Wijken. Deze handleiding is in het Afdelingenportaal te vinden onder Documenten in het onderdeel Helpdesk. Wanneer u de gegevens van de nieuwe leden heeft ingevoerd en de betaalwijze geselecteerd heeft klikt u op de knop Bewaar. De nieuwe leden zijn nu ingeschreven en ook het lidmaatschap en het leefverband zijn aangemaakt. 7

8 4. Relatie en donateur Naast het gewijzigde proces voor het inschrijven van nieuwe leden is het door de komst van de inschrijfwizard ook mogelijk relaties en donateurs in de ledenadministratie in te voeren. Deze personen krijgen het kenmerk Relatie en eventueel Donateur. Het is mogelijk bij deze personen de mailinggroep Perspectief toe te voegen waardoor ze na het invullen van de wijk ook op de bezorglijst voorkomen. 4.1 Relatie Door op de knop te klikken, verschijnt het volgende scherm: Beantwoord de vragen in het scherm: Wilt u een lid of een relatie aanmaken? In het geval van een nieuwe relatie is het antwoord: Relatie. Klik na het beantwoorden van de vraag op de knop Verder. Het volgende zoekscherm zal verschijnen: 8

9 In het zoekscherm kunt u controleren of de relatie die u wilt invoeren al bekend is binnen uw afdeling. Hiervoor vult u één van de zoekvelden in met de gegevens van het nieuwe lid en klikt u vervolgens op de knop Zoek. Levert uw zoekopdracht niet het gewenste resultaat op, mag u er vanuit gaan dat de relatie nog niet bekend is binnen de ledenadministratie van uw afdeling. Om de gegevens van de nieuwe relatie in te voeren klikt u vervolgens op de knop Niet gevonden. In het venster dat verschijnt voert u de gegevens van de relatie in. Er zijn twee soorten relaties te onderscheiden: 1. Relaties die bij een organisatie horen. 2. Relaties die niet bij een organisatie horen. 9

10 1. Wanneer een relatie bij een organisatie hoort dan dienen deze ook aan elkaar gekoppeld te zijn. Om de relatie aan de organisatie te koppelen dient u de organisatie eerst in het onderdeel Organisaties aangemaakt te hebben. U kunt de organisatie selecteren door op het blauwe pijltje te klikken. Wanneer u op het blauwe pijltje klikt, zal het volgende scherm verschijnen: In dit scherm ziet u de organisaties die binnen uw afdeling bekend zijn. Om de organisatie te selecteren, klikt u op het groene driehoekje voor de organisatienaam. De gegevens van de organisatie zullen nu ingevuld worden in het inschrijfscherm. Na het kiezen van een organisatie is het mogelijk een Functie in te vullen bij de relatie. Deze kunt u invullen in het veld Functie. Wanneer u de gegevens van de relatie heeft ingevoerd en de organisatie gekoppeld heeft, klikt u op de knop Bewaar. De relatie is nu ingeschreven en met zijn of haar functie gekoppeld aan een organisatie. 2. Wanneer een relatie niet bij een organisatie hoort, hoeft deze logischerwijs ook niet aan een organisatie gekoppeld te worden. U kunt in dit geval de gegevens van de relatie invoeren en op de knop Bewaar klikken. De relatie is nu ingeschreven. 10

11 4.2 Donateur Het registreren van een donateur is gelijk aan het invoeren van een relatie die niet bij een organisatie hoort. U beantwoord in het eerste scherm de vraag Wilt u een lid of een relatie aanmaken? met het antwoord Relatie. Vervolgens controleert u of de donateur al bekend is binnen de ledenadministratie van uw afdeling. Is dit niet het geval, dan klikt u op de knop Niet gevonden. Nu kunt u de gegevens van de donateur invullen en belangrijk hierbij is dat u het kenmerk Donateur aanvinkt. Ten slotte klikt u op de knop Bewaar en de donateur is nu ingeschreven met zowel het kenmerk Relatie als het kenmerk Donateur. 11