v.1.9 Genkgo Handleiding Genkgo koppeling: Exact Online

Transcriptie

1 v.1.9 Genkgo Handleiding Genkgo koppeling: Exact Online

2 Inhoud Exact Online koppelen aan Genkgo... 3 Welke koppelingen zijn er?...3 Koppeling A ) Synchronisatie profielen (relaties)... 3 Koppeling B ) Koppeling van debiteurenstanden... 4 Benodigdheden voor het koppelen:... 5 A. Het verkrijgen van een Exact API Key... 5 Stap 1: Navigeer naar het App Center van Exact Online... 5 Stap 2: Apps beheren... 6 Stap 3: Nieuwe App toevoegen deel Stap 4: Nieuwe App toevoegen deel Stap 5: App gegevens indienen... 9 Stap 6: Kopieer de gegevens en stuur ze op naar Genkgo B. API gegevens toevoegen aan Genkgo Admin C. De bestaande Exact data matchen met Genkgo data Het matchen van bestaande gegevens De match tabel Nadat de profielen zijn gematcht Pagina 2 van 16

3 Exact Online koppelen aan Genkgo Het is mogelijk om de ledenadministratie van uw Genkgo omgeving te koppelen met het online boekhoudprogramma Exact Online. Er zijn twee koppelingen die we los aanbieden, zijnde A ) Synchronisatie profielen en B ) Koppeling van debiteurenstanden. Klanten kiezen voor koppeling A, of koppeling B. Bij type B. is A. ingegrepen. Welke koppelingen zijn er? Koppeling A ) Synchronisatie profielen (relaties) Profielen (van relaties zoals leden, personen) in Genkgo Organisatie worden gesynchroniseerd met accounts in Exact Online. De volgende velden uit Genkgo worden gesynchroniseerd met die in Exact Online: Weergave naam Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geslacht Geboortedatum Initialen adres Adres Postcode Stad Telefoon Fax Mobiel Website Rekeningnummmer IBAN De gegevens aanwezig in Genkgo Organisatie zijn leidend. Dat betekent dat er, bij Pagina 3 van 16

4 een verschil tussen gegevens in enerzijds Genkgo Organisatie en anderzijds Exact Online, automatisch wordt gekozen voor de informatie uit Genkgo Organisatie. In dat geval wordt de informatie in Exact Online dus overschreven met die van Genkgo Organisatie. Zorg dat de gegevens in Genkgo Organisatie kloppend en up-to-date zijn vóórdat de koppeling tot stand wordt gebracht. Koppeling B ) Koppeling van debiteurenstanden Debiteurenstanden of Facturen uit Exact Online behorende bij leden in Genkgo worden opgehaald. De debiteurenstanden worden weergegeven op een speciaal ingerichte pagina in het besloten gedeelte van de website. Een relatie kan deze pagina zelf raadplegen. Een beheerder kan deze gegevens inzien in het Genkgo beheer. Voor een relatie zijn de openstaande en betaalde rekeningen zichtbaar. Hierbij zijn opgenomen: Receivable/Factuurnummer Bedrag Omschrijving Factuurdatum Verschuldigd op Hoe werkt het? De synchronisatie met Exact Online werkt één kant op. Dat betekent: De gegevens in Genkgo zijn leidend. Exact neemt de gegevens over uit Genkgo. Er worden geen gegevens uit Exact overgenomen door Genkgo. Afwijkende gegevens in Exact Online worden overschreven door de gegevens in Genkgo Als een bankrekeningnummer van een relatie in Exact is ingevuld, maar niet in Genkgo dan wordt het nummer in Exact niet verwijderd Als een bestaand bankrekeningnummer wordt gewijzigd in Genkgo, dan wordt dit bankrekeningnummer niet gewijzigd in Exact. Er wordt dan een extra bankrekeningnummer aangemaakt en deze wordt als primair ingesteld Nieuwe profielen in Genkgo worden automatisch toegevoegd als nieuwe relatie in Pagina 4 van 16

5 Exact Online. Er dient worden ingesteld welke mappen/groepen in Genkgo met profielen moeten worden gesynchroniseerd. De synchronisatie loopt automatisch, éénmaal per dag, rond 3 uur 's nachts Pagina 5 van 16

6 Benodigdheden voor het koppelen: Om een bestaande Exact Online omgeving te kunnen koppelen aan Genkgo zijn er een aantal handelingen nodig. De eerst stap is het aanmaken van een App of API Key in de Exact Online omgeving. Hoe dat in zijn werk gaat is hier stap voor stap uitgelegd. U zal de stappen op uw eigen computer uitvoeren. A. Het verkrijgen van een Exact API Key Stap 1: Navigeer naar het App Center van Exact Online Navigeer hiervoor naar het webadres en klik op Login Inloggen Exact Online (NL). Pagina 6 van 16

7 Stap 2: Apps beheren U bent nu in het App center overzicht. Als u goed bent ingelogd, dan is de gebruikersnaam zichtbaar aan de bovenzijde van het scherm, rechts naast het vlaggetje. Klik nu op REGISTREER API KEYS Pagina 7 van 16

8 Stap 3: Nieuwe App toevoegen deel 1 De pagina toont bestaande Apps indien aanwezig. We gaan een nieuwe App toevoegen. Klik op het plusje in het vierkante vlak en vervolgens op Accepteer. U wordt nu naar een nieuwe pagina geleidt. Pagina 8 van 16

9 Stap 4: Nieuwe App toevoegen deel 2 Om de App toe te voegen gaan we een App naam en een zogenaamde Callback URL invoeren. Wij raden aan dit als volgt te doen: App naam: Genkgo Naam van uw organisatie Callback URL: id=extra&account=exact-online&action=codereceived * [ vervangt u met de domeinnaam van uw installatie. De URL is aaneengesloten Controleer de gegevens en klik op Bewaren. Pagina 9 van 16

10 Stap 5: App gegevens indienen In het scherm dat verschijnt is een aantal velden reeds automatisch ingevuld. Hieronder vallen Naam, Client ID, Client secret en Callback URL. In het veld Partner website vult u in: De andere velden in het scherm mag u negeren. Controleer de gegevens en druk op Bewaren. Verlaat het scherm niet! Pagina 10 van 16

11 Stap 6: Kopieer de gegevens en stuur ze op naar Genkgo Genkgo heeft de inhoud van de volgende velden nodig om de koppeling in orde te maken: 1. Gebruikersnaam en wachtwoord Exact Online 2. Client ID en Client secret Tot slot drukt u op de groene knop App Indienen. U wordt teruggeleid naar het beginscherm. Als alles goed is gegaan, ziet u dat de App is verschenen: Ga verder naar onderdeel B. API gegevens toevoegen aan Genkgo Admin Pagina 11 van 16

12 B. API gegevens toevoegen aan Genkgo Admin Nu gaan we de zojuist verkregen Exact gegevens invoeren in het Genkgo beheer. Navigeer naar Instellingen. Aan de linkerzijde vind u naast andere instellingen, het onderdeel exact-online. Door hier op te drukken verschijnt aan de rechterzijde het volgende scherm: Vul hier het volgende in: Client ID: Vul hier het Exact Client ID* in, geplaatst tussen accolades. Bijvoorbeeld: {3nasds92mas024jdf9020} Client secret: Vul hier het Exact Client secret in Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. Daarna drukt u op Exact koppelen om de eerste verbinding tot stand te brengen. * Deze heeft u verkregen in onderdeel A - Het verkrijgen van een Exact API Key Pagina 12 van 16

13 U wordt nu doorverwezen naar de site van Exact. Als u nog niet bent ingelogd dan zal Exact daar om vragen. Vervolgens drukt u op Toestaan. De koppeling is nu succesvol gelegd. Vervolgens zal het divisienummer worden ingevoerd en moet er worden aangegeven welke personen in welke mappen gesynchroniseerd worden. Hiervoor gaan we naar settings. Vul hier het volgende in: Division: Het divisienummer van de administratie. Als er maar één administratie is, vul dan het nummer aangegeven in Genkgo. Gesynchroniseerde map of groep: De mappen of groepen die gesynchroniseerd moeten worden. Het veld zal automatisch suggesties geven op het moment dat deze wordt gevuld. Als u van start gaat met een geheel nieuwe Exact Online omgeving, dan mag u onderdeel C overslaan. Pagina 13 van 16

14 C. De bestaande Exact data matchen met Genkgo data Het kan zijn dat u Exact Online al gebruikte voordat u Genkgo software in gebruik nam en hier al gegevens in staan. Voordat Genkgo en Exact informatie kunnen uitwisselen moet de bestaande Exact data worden gematcht met die in Genkgo Organisatie. Dit is een eenmalige handeling. Het matchen van bestaande gegevens Genkgo heeft een speciale match interface gemaakt waarmee profielen makkelijk gekoppeld kunnen worden. Eerst zal er echter bepaald moeten worden waar gegevens staan die gematcht moeten worden met Exact. Dit bepaalt u in het veld Gesynchroniseerde mappen. U kunt kiezen voor mappen of (dynamische) groepen. Als u niet goed weet welke u moet synchroniseren, volg dan deze stappen: 1. Maak een uitdraai van alle beschikbare profielen in Exact, voorzien van het (debiteuren/lid)nummer. 2. Voer deze in bij de profielen in Genkgo Organisatie. Het kan zijn dat u hier een extra veld voor moet aanmaken. 3. Maak een dynamische groep van iedereen bij wie dit nummer is ingevuld. Nu heeft u een groep met daarin alle profielen, die ook in Exact staan. Dit zijn de profielen die we gaan matchen. 4. Vervolgens geeft u deze dynamische groep op in de settings. Pagina 14 van 16

15 De match tabel Nu gaan we de profielen uit Genkgo matchen met Exact. Dit gaat in het Match scherm. U bereikt dit door bovenaan het scherm te klikken op Match. Hier verschijnt een lijst met de gevonden profielen uit Exact Online welke gematcht zijn met die uit Genkgo. Elk Genkgo profiel dat zichtbaar is in de lijst, is te matchen aan een Exact profiel. Om het juiste Exact profiel te vinden, kan u zoeken op naam of (debiteuren)nummer. Als eerste geeft u aan welk Genkgo veld type u wilt gebruiken om te matchen met welk Exact veld type. Meestal is dat naam (name) of debiteurennummer (code). U kunt voor zowel de Genkgo als de Exact zijde het veld aanpassen door het juiste type aan te geven en dit te bevestigen door op instellen te klikken. Nu richten we ons op de lijst met personen die Genkgo klaar heeft gezet. Dit zijn alle profielen uit de mappen en/of groepen, aangegeven in settings. Door op zoek te drukken gaat het systeem op zoek in Exact om een goede match te Pagina 15 van 16

16 vinden. Nadat er op zoek is gedrukt verschijnt er een lijst met de mogelijke matches (resultaten van de zoekopdracht). Staat het juiste profiel er bij? Klik dan op match. Staat het juiste profiel er niet bij? Probeer uw zoekopdracht aan te passen. Als er geen match te maken is dan zal het gaan om een lid dat niet aanwezig is in Exact. Dan hoeft u geen match te maken. Later zal dit profiel automatisch worden toegevoegd aan Exact. Nadat de profielen zijn gematcht Als alle benodigde matches zijn gemaakt, stuur ons dan een mail om dit te melden. Genkgo zal daarna een eerste synchronisatie uitvoeren. Deze dient vervolgens door uw organisatie te worden gecontroleerd. Zorg dat u voorafgaand een back-up maakt in Exact en daarna geen mutaties meer aanbrengt, totdat de synchronisatie is aangezet. Als het niet goed is gegaan zullen we een back-up terugzetten en de synchronisatie opnieuw uitvoeren. Als het wel goed is gegaan, dan zal de synchronisatie worden ingesteld op automatisch - 1 keer per dag. Pagina 16 van 16