How To Do Gebruikersbeheer remote service portaal mbconnect24

Transcriptie

1 How To Do Gebruikersbeheer remote service portaal mbconnect24 Inhoud 1. Inleiding Workflow gebruikersbeheer Clients Client toevoegen Gebruikersgroep Gebruikersgroep toevoegen Gebruiker Gebruiker toevoegen Gebruiker aanpassen met administrator rechten Gebruikers koppelen aan project en apparaten Gebruiker koppelen aan project Gebruiker koppelen aan apparaat Tijdelijke gebruiker aanmaken DATUM WIJZIGING BEWERKER Document gemaakt D. Stoelinga Revisie met portaal aanpassingen D. Stoelinga How To Do omgezet naar Nederlandse portaal Clients toegevoegd D. Stoelinga Aangepast aan portaalversie & tijdelijke gebruiker toegevoegd D. Stoelinga

2 1. Inleiding 1. Inleiding In dit document geven we meer informatie over het gebruikersbeheer binnen het remote service portaal mbconnect24. We gaan er vanuit dat een project en router al zijn aangemaakt. Deze procedure is te vinden in de Opstarthandleiding mbconnect24. Voorbeeld van een gebruikersbeheer netwerk Voorbeeld van een gescheiden klant administratie Pagina 2

3 2. Workflow gebruikersbeheer 2. Workflow gebruikersbeheer Clients Clients toevoegen Dit kan een klant zijn, maar ook bijvoorbeeld een afdeling (servicemonteurs, inbedrijfstellers, administratie etc.) Gebruikersgroep toevoegen Bepaal de rechten op het remote service portaal mbconnect24 Gebruikersgroep Gebruiker toevoegen Gebruiker Gebruiker koppelen aan project Gebruiker koppelen aan apparaat Gebruiker koppelen Optioneel: tijdelijke gebruiker Tijdelijke gebruiker Begrens op tijd Begrens op aantal logins Pagina 3

4 3. Clients 3. Clients Een client is een belangrijk component voor het gebruikers- en toegangsbeheer. De toegang van gebruikersgroepen, gebruikers, projecten en apparaten kunnen efficiënt worden toegediend in een client. In een account kunnen diverse opdrachtgevers afzonderlijk van elkaar worden beheerd. Alleen de beheerder van het account heeft toegang tot alle klanten, projecten en apparaten. Voorbeeld van een gescheiden klant administratie. Om het gebruikers- en toegangsbeheer een meer gedifferentieerde structuur te geven worden toegangsrechten tot projecten en apparaten gestructureerd in een meer gedetailleerd clientsysteem. Voorbeeld van een gebruikersbeheer netwerk Het maximaal aantal clients is afhankelijk van de aanwezige licenties op het portaal. Bekijk dit in uw portaal via Systeem > In gebruik / Licenties Een client kan een klant zijn, maar ook een afdeling binnen het eigen bedrijf. Denk aan engineers, inbedrijfstellers etc. Pagina 4

5 3. Clients 3.1 Client toevoegen 1. Klik op Administratie 2. En op Clients Klik op voor het toevoegen van een client. Geef de client een Naam en als alle velden zijn ingevuld klik op Opslaan. De tabbladen Omschrijving, Contact en Bedrijf zijn voor een meer uitgebreidere configuratie en zijn vrij te configureren. Kies voor Naam een unieke en voor de gebruikers een duidelijke naam. Pagina 5

6 3. Clients Na het opslaan is de client toegevoegd aan de lijst. Door op worden. te klikken en naar een regel te slepen kunnen ook clients op een lager niveau onder een andere client gekoppeld Dit zou bijvoorbeeld een klant kunnen zijn met meerdere afdelingen met aparte rechten en gebruikers. Met de knop wordt de weergaven opengevouwen Met de knop wordt de weergave dichtgevouwen. Pagina 6

7 3. Clients Door op de rode naam van de client te klikken is het mogelijk om deze te bewerken of te verwijderen. Met wordt de client verwijderd en met de knoppen kunnen de diverse onderdelen bewerkt worden. Pagina 7

8 4. Gebruikersgroep 4. Gebruikersgroep De feitelijke toewijzing van de rechten van een gebruiker vindt plaats in de gebruikersgroep. In een gebruikersgroep worden de rechten voor de gebruikers geselecteerd. Als voorbeeld, de gebruikersgroep Systemadministration is standaard geconfigureerd in uw account. Per definitie, de beheerder van het account als ook alle gebruikers die onder deze groep zijn toegewezen hebben volledige toegang tot alle projecten, apparaten en clients. Wanneer een gebruiker beperkte rechten krijgt, wordt er een nieuwe gebruikersgroep aangemaakt met de juiste rechten. Deze gebruikersgroep wordt vervolgens geselecteerd in de instellingen van een gebruiker. Voorbeeld structuur clients, gebruikersgroepen en gebruikers. 4.1 Gebruikersgroep toevoegen 1. Klik op Administratie 2. En op Gebruikersgroepen Pagina 8

9 4. Gebruikersgroep Klik op voor het toevoegen van een gebruikersgroep. Geef de gebruikersgroep een Naam. Wanneer er voor Beschikbaar in alle klanten wordt gekozen is het mogelijk om deze gebruikersgroep te kiezen binnen alle klanten. Het tabblad Beschikbaar verdwijnt automatisch. Pagina 9

10 4. Gebruikersgroep Als Beschikbaar in alle klanten niet is geselecteerd onder het tabblad Gebruikersgroep worden de gewenste clients geselecteerd onder het tabblad Beschikbaar. Deze gebruikersgroep is alleen beschikbaar voor geselecteerde clients (Klant Y / Service klant Y). Onder het tabblad Rechten worden de gewenste rechten geselecteerd. De gebruikersgroep wordt opgeslagen met Opslaan. Pagina 10

11 4. Gebruikersgroep De configuratie van de gebruikersgroep is te zien met Beschikbaar -- Alleen geselecteerde --. Selecteren wij bij een gebruiker Klant Y dan selecteren we de gebruikersgroep Servicemonteurs. Proberen we dit bij Klant A dan is hier de gebruikersgroep Servicemonteurs niet te selecteren. Of Beschikbaar -- Alle klanten --. Meer informatie over gebruikers in hoofdstuk 4. Pagina 11

12 5. Gebruiker 5. Gebruiker Gebruikers bevinden zich op het laagste niveau in het gebruikersbeheer. Een geldige gebruiker is de voorwaarde voor de toegang tot het remote service portaal mbconnect24. De login (authenticatie) op het portaal vindt plaats op twee manieren in de gebruikersinstellingen: a) Eenvoudige authenticatie login via: 1. Gebruikersnaam + Wachtwoord b) 2-Factor authenticatie (2FA) login via: 1. Gebruikersnaam + Wachtwoord + SMS code 2. Gebruikersnaam + Wachtwoord + Google Auth 3. Gebruikersnaam + Wachtwoord Gebruikersnaam + Wachtwoord + Spraakbericht Met de 2-factor authenticatie (SMS code, of spraakbericht) ontvangt de gebruiker na correcte invoer van gebruikersnaam + wachtwoord een SMS, of spraakbericht met een code. Wanneer deze code correct wordt ingevoerd krijgt de gebruiker toegang tot het portaal. Met de 2-factor authenticatie (Google Authenticator App) genereert deze app iedere 30 seconden een unieke code. Als gebruikersnaam + wachtwoord + code (Google Auth) correct zijn krijgt de gebruiker toegang tot het portaal. Pagina 12

13 5. Gebruiker Met het gebruikersbeheer van het portaal kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd in het portaal werken. Het portaal heeft een breed scala aan functies en toepassingen en daarom, is het verstandig om aan individuele gebruikers individuele rechten toe te wijzen. Een werknemer die bijvoorbeeld, toezicht houdt op de bedrijfsgegevens van een systeem, heeft geen toegang tot de interface, firewall of internetinstellingen van de configureerde apparaten nodig. Een gebruiker ontvangt zijn rechten van de gebruikersgroep a. Direct via de toewijzing aan een gebruikersgroep; Toegangsrechten = Alle apparaten / Clients. b. Indirect via Client > Gebruikersgroep, welke beschikbaar zijn in de geselecteerde klant; Toegangsrechten = Speciale rechten c. Door het delen van toegangsrechten van andere gebruikers; Toegangsrechten = Overnemen van gebruiker Voorbeeld: a. User 1 is direct toegewezen aan User Group 1. User Group 1 is beschikbaar voor alle clients. Dit betekent dat User 1 ook beschikbaar is voor alle klanten met de rechten van User Group 1. b. User 2 is toegewezen aan User Group 1 met Speciale Rechten via Client 3. Dit betekent dat User 2 alleen toegang heeft met de rechten van User Group 1 in Client 3. c. User 3 ontvangt de rechten via User 1 via Overnemen van gebruiker, User 3 heeft dezelfde rechten als User 1. Pagina 13

14 5. Gebruiker Hieronder extra informatie over de weergave en opties van gebruikers. Groene LED Oranje LED Blauwe LED Zwarte LED Naam Toevoegen van een gebruiker. Gebruikers Gebruiker is ingelogd via remote client (mbdialup). Gebruiker is ingelogd via remote client (mbdialup) en heeft een VPN verbinding met een apparaat. Gebruiker is ingelogd via web client. Gebruiker is actief, maar niet verbonden met het portaal. Gebruiker is geblokkeerd door account administrator (op inactief). Gebruikersnaam is voor authenticatie op het portaal. De gebruiker is account administrator. Deze is alleen zichtbaar bij de account administrator, degebruiker is niet te verwijderen. De accounttoegang voor deze gebruiker is verlopen. (tijdslimiet of aantal malen inloggen verlopen). Gebruiker heeft administrator rechten. Dezegebruiker heeft alle rechten op het account en ziet alle apparaten en projecten. Alarmprofielen Meerdere alarmprofielen kunnen gedefinieerd worden binnen een gebruiker. In een alarmprofiel wordt ingesteld wanneer en hoe een gebruiker op de hoogte wordt gebracht, buiten het portaal ( /sms/spraakbericht), wanneer er een alarm actief is. Notificaties Hier kan de gebruiker ook buiten het portaal per op de hoogte worden gesteld. a. Wanneer er een nieuw bericht is voor de gebruiker b. Wanneer aan de gebruiker een nieuwe taak is toegewezen Hiervoor wordt alleen het adres dat in het profiel van de gebruiker is ingevuld voor gebruikt. Pagina 14

15 5. Gebruiker 5.1 Gebruiker toevoegen 1. Klik op Administratie 2. En op Gebruikers Klik op voor het toevoegen van een nieuwe gebruiker. Vul hier in ieder geval de verplichte velden Naam, Volledige naam en in. Op dit adres ontvangt de gebruiker zijn gebruikersnaam en wachtwoord. Maar ook alarm- of notificatieberichten. Op het nummer bij Mobiele telefoon ontvangt de gebruiker de SMS berichten of spraakberichten. Pagina 15

16 5. Gebruiker De tabbladen Omschrijving en Contact zijn voor extra informatie van de gebruiker, deze zijn optioneel. Het tabblad Weergave instellingen kan naar wens ingesteld worden. Meer informatie in de help van het portaal: In het tabblad Toegang zijn er 3 mogelijkheden, zie ook de inleiding van hoofdstuk 4. Toegangsrechten: Alle apparaten / Klanten De gebruiker heeft rechten tot alle apparaten en clients. De gebruiker dient nog wel gekoppeld te worden aan het project en/of apparaat. Meer hierover in hoofdstuk 5. De gebruiker heeft de rechten van gebruikersgroep Servicemonteurs. Pagina 16

17 5. Gebruiker Toegangsrechten: Overnemen van gebruiker De gebruiker neemt de toegangsrechten over van gebruiker Handleiding. Toegangsrechten: Speciale rechten De gebruiker krijgt Speciale rechten. In dit voorbeeld alleen de rechten van client Klant Y en Service klant Y. De rechten die de gebruiker heeft zijn van gebruikersgroep Servicemonteurs. Klik op Opslaan om de gebruiker aan te maken. Pagina 17

18 5. Gebruiker Op het ingevulde adres van deze gebruiker komen vervolgens twee s binnen één met de gebruikersnaam en de andere het wachtwoord. Wanneer er vervolgens met deze gegevens wordt ingelogd ziet het er als volgt uit. We zien nog geen projecten en apparaten zichtbaar. De gebruiker moet nog gekoppeld worden aan een project. Zie hiervoor hoofdstuk 5. Weergave kan afwijken en is afhankelijk van de gebruikersrechten (gebruikersgroep). We adviseren altijd om de gebruiker voor administrator zaken te gebruiken en voor elke gebruiker van het portaal een eigen gebruiker aan te maken. Het aantal gebruikers binnen het account is ongelimiteerd! Pagina 18

19 5. Gebruiker 5.2 Gebruiker aanpassen met administrator rechten Log nu in op het account met de gebruiker of een gebruiker Admin rechten. 1. Klik op Administratie 2. En op Gebruikers Selecteer hier de gewenste gebruiker. Klik bij Gebruikersinformatie op. Pagina 19

20 5. Gebruiker Zet nu een vink bij Admin. Hierna verdwijnt gelijk het tabblad Toegang. Sla nu de wijziging op via Opslaan. Indien de optie Admin geselecteerd is ziet deze gebruiker alle projecten en apparaten ongeacht de toegangsinstelling van deze projecten en apparaten. Pagina 20

21 6. Gebruikers koppelen aan project en apparaten 6. Gebruikers koppelen aan project en apparaten Om een gebruiker toegang tot bepaalde apparaten te geven is het, het eenvoudigst om dit in het project te doen. Wanneer het bij het project gedaan wordt geldt, dit voor alle apparaten binnen dit project. Wanneer een gebruiker het project of apparaat niet ziet na het inloggen, is het advies om een gebruiker met administrator rechten dit te laten controleren en de gebruiker indien nodig te koppelen. 6.1 Gebruiker koppelen aan project 1. Klik op Administratie 2. Klik op de projectnaam Klik nu in de projectheader op. Pagina 21

22 6. Gebruikers koppelen aan project en apparaten Open tabblad Toegang. Hier kan een client geselecteerd worden of selecteer gebruikers die toegang tot dit project moeten krijgen. Pas op met het selecteren van Everyone (Alle gebruikers) zo krijgen alle gebruikers toegang tot dit project. Advies is om te werken met clients. Dan is het niet nodig in elk project alle gebruikers handmatig te koppelen te worden. Als er een gebruiker bij komt hoeft deze alleen gekoppeld te worden aan een client. Als deze client dan gekoppeld is aan meerdere projecten is de client een centrale plek om gebruikers te beheren en hoeft de gebruiker niet handmatig aan elk project gekoppeld te worden. Via Opslaan worden de instellingen opgeslagen. Wanneer we nu opnieuw inloggen met de zojuist gekoppelde gebruiker (GebruikerY) is het project en apparaat binnen dit project zichtbaar. Pagina 22

23 6.2 Gebruiker koppelen aan apparaat 1. Klik op Administratie 2. Klik op de apparaatnaam 6. Gebruikers koppelen aan project en apparaten Klik nu in de apparaatheader op. Standaard staat onder tabblad Toegang de optie Gebruik projectinstellingen aangevinkt. Door de vink bij Gebruik projectinstellingen weg te halen is het mogelijk om clients en gebruikers aan te passen. Er kan alleen gekozen worden uit gebruikers/clients die gekoppeld zijn aan het project waaronder het apparaat gekoppeld is. Zie hoofdstuk 5.1 Pagina 23

24 7. Tijdelijke gebruiker aanmaken 7. Tijdelijke gebruiker aanmaken Het is ook mogelijk om een gebruiker tijdelijk toegang te geven tot het portaal. a. Tijdbegrenzen (toegang alleen komende 7 dagen) b. Aantal logins begrenzen (maximaal 5x inloggen) 3. Klik op Administratie 4. En op Gebruikers Selecteer hier de gewenste gebruiker. Pagina 24

25 7. Tijdelijke gebruiker aanmaken Klik hier bij Gebruikersinformatie op. Open tabblad Toegang en bepaal hier de tijdsbegrenzing of het aantal loggings, sla de gebruiker op via Opslaan. Na 5x inloggen of na 7 dagen kan de gebruiker niet meer inloggen. En verschijnt bij de gebruiker de informatie dat het niet meer kan inloggen. Pagina 25