Direct aan de slag Starthandleiding

Transcriptie

1 Direct aan de slag Starthandleiding 1 van 29

2 Jouw vereniging bestaat uit groepen! Binnen cmember gebeurt alles in groepen. Leden vormen een groep, maar ook het bestuur, de deelnemers aan een evenement en de abonnees op de nieuwsbrief vormen een groep. Abonnementen Leden Bestuur Iedereen wordt eerst als relatie ingevoerd in de administratie en pas daarna geplaatst in een groep. Zo kun je een persoon en/of organisatie met één muisklik in groepen plaatsen, maar zijn ook gewijzigde gegevens van de relatie in alle groepen automatisch actueel! Evenementen Sponsors Relatie Groepen Werkgroep 2 van 29

3 In 3 stappen aan de slag 1. Voorbereiding Welke gegevens wil je vastleggen? 2. Inrichten Wat maakt jouw verenigingsadministratie bijzonder? 3. Invoeren van relatiegegevens Het invoeren van relaties en plaatsen in groepen 3 van 29

4 Stap 1 Voorbereiding Welke gegevens wil je vastleggen in jouw cmember verenigingsadministratie? 4 van 29

5 Jouw wensen als basis Stap 1: Bepaal welke informatie je in de verenigingsadministratie wilt vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan NAW-gegevens van een persoon en/of organisatie, maar ook andere relevante informatie. Maak hier een overzicht van. Stap 2: Login op office.cmember.nl met behulp van de ontvangen gegevens. Stap 3: Klik op het tabblad Relaties en klik dan op Nieuwe persoon. Kijk hier welke informatie je kunt vastleggen en vergelijk dit met jouw wensen. 5 van 29

6 Stap 4: Klik op het tabblad Relaties en klik dan op Nieuwe organisatie. Kijk hier welke informatie je kunt vastleggen en vergelijk dit met je wensen. Stap 5: Wanneer er informatie ontbreekt, kun je een vrij veld gebruiken om daar je ontbrekende gegevens vast te leggen. De uitleg volgt hierna. 6 van 29

7 Eigen gegevens in een vrij veld? Je kunt vrije velden aanmaken voor zowel een persoon als voor een organisatie. Dit kan zowel bij relatie als bij leden. Een vrij veld bij relatie kun je het beste gebruiken als aanvulling op de basisgegevens. Denk hierbij aan hobby s, huwelijkse staat, etc. Een vrij veld bij leden kun je gebruiken ter aanvulling van de ledeninformatie, zoals reden lidmaatschap of lid geworden via. Een vrij veld kan niet per persoon of per organisatie aangemaakt worden. Je maakt dit aan voor je gehele administratie. 7 van 29

8 Instructie Vrije velden aanmaken Stap 1: Klik afhankelijk van je keuze op het tabblad Relaties of Leden en zoek een willekeurig persoon op. Stap 2: Klik op het potloodje naast het veld Extra kenmerken. Stap 3: Er verschijnt nu een nieuw scherm. Bepaal hier welke kenmerken je wilt toevoegen en met welk soort veld je dit genoteerd wilt hebben. Stap 4: Klik op het vinkje om de kenmerken op te slaan. 8 van 29

9 Einde stap 1 Heb jij bepaald welke gegevens je wilt vastleggen? Ga nu verder met de inrichting van jouw cmember office-administratie. 9 van 29

10 Stap 2 Inrichting Niet elke vereniging is hetzelfde. Bij de inrichting van cmember Office leg je de specifieke kenmerken (o.a. soorten lidmaatschap, commissies) van jouw vereniging vast. Aan de hand van de volgende vragen richt je jouw cmember officeadministratie in van 29

11 Kent jouw vereniging verschillende typen leden? Er is maar één soort lidmaatschap. In de toekomst komen er geen andere soorten lidmaatschap bij. Je hoeft niet persé vooraf een type lidmaatschap te definiëren. In jouw administratie is er maar 1 soort lidmaatschap en daarom kan het type lid leeg blijven. Mocht je in de toekomst toch een tweede soort lidmaatschap willen toevoegen (bijvoorbeeld ere-lid), dan pas je dit voor alle leden handmatig aan. Er is één soort lidmaatschap. Het kan zijn dat er in de toekomst een ander soort lidmaatschap bij komt. Wanneer je in de toekomst een extra soort lidmaatschap wilt toevoegen is het handig om daar nu al rekening mee te houden. Dit doe je door een type lidmaatschap aan te maken; bijvoorbeeld standaard lid en deze aan je leden toe te kennen. Er zijn twee of meer soorten lidmaatschap. Wanneer er meerdere soorten lidmaatschap zijn binnen jouw vereniging, dan maak je deze eerst soorten eerst aan voordat je leden gaat invoeren van 29

12 Stap 1: Klik op het tabblad Leden. Instructie Aanmaken type lidmaatschap Stap 2: Klik rechts op Ga naar: Type leden. Stap 3: Klik op het plusje onder type leden. Stap 4: Geef de naam op van het type lidmaatschap wat je wilt toekennen aan je leden. Stap 5: Klik op het vinkje om de wijzigingen op te slaan. Stap 6: Herhaal stap 4 en stap 5 als je meerdere soorten wilt toevoegen van 29

13 Kent jouw vereniging diverse typen bestuursleden? Ja Definieer eerst de verschillende typen bestuursleden, voordat je de rest van je administratie gaat invoeren Nee Je hoeft niets in te richten. Ga verder met vraag van 29

14 Instructie Aanmaken typen bestuursleden Stap 1: Klik op het tabblad Bestuur. Stap 2: Klik rechts op Ga naar: Type bestuursleden. Stap 3: Klik op het plusje om een veld te openen. Tik hier de naam in die je aan het nieuwe type bestuurslid wilt meegeven. Klik op het vinkje om het type op te slaan van 29

15 Kent jouw vereniging specifieke groepen? (commissies, projectteams of sponsorgroepen) Nee Je hoeft niets in te richten. Ga verder met vraag 4. Ja Maak de benodigde groepen aan van 29

16 Instructie Aanmaken groepen Stap 1: Klik op afhankelijk van de soort op het tabblad Groepen of Werkgroepen of Sponsors. Stap 2: Klik op het plusje (toevoegen) en voer alle relevante velden in. Stap 3: Voer op deze pagina alle invoervelden in die van toepassing zijn en klik op het vinkje om jouw nieuwe groep op te slaan van 29

17 Maakt jouw vereniging gebruik van abonnementen? (Bijv: nieuwsbrief) Nee Je hoeft niets in te richten Ja Maak de abonnementen aan 17 van 29

18 Instructie Aanmaken van een abonnement Stap 1: Klik op het tabblad Abonnementen. Stap 2: Klik op het plusje. Stap 3: Voer hier alle invoervelden in die van toepassing zijn en klik op het vinkje om jouw abonnement op te slaan van 29

19 Afronding stap 2 Je bent klaar met de inrichting. Ga nu verder met het invoeren van de relatiegegevens en de groepsplaatsingen van 29

20 Stap 3 Invoeren van relatiegegevens Begin met het vullen van je administratie door personen en organisaties aan te maken. Deze voeg je daarna toe aan groepen. Je kunt ervoor kiezen om eerst alle relaties in te voeren en deze vervolgens in groepen te plaatsen. Het is ook mogelijk om per relatie de gegevens in te voeren en deze vervolgens gelijk te plaatsen in de juiste groep(en). Doe wat jij zelf het handigst vindt! 20 van 29

21 Hoeveel leden heeft jouw vereniging? Ondersteuning nodig bij het invoeren? : zelf invoeren van ledengegevens is goed te doen : het invoeren van dit aantal leden kost iets meer tijd, maar is goed te doen. Indien gewenst kun je het invoeren ook aan cmember overlaten door gebruik te maken van de implementatieservice. 250 of meer: het invoeren van zoveel leden kan een tijdrovende klus zijn. Overweeg om gebruik te maken van de implementatieservice om je het werk uit handen te nemen. Geïnteresseerd in de cmember implementatieservice? Raadpleeg de website voor meer informatie van 29

22 Instructie Aanmaken persoon Stap 1: Klik op het tabblad Relaties. Stap 2: Klik op Nieuwe Persoon in de linker menubalk. Voer op deze pagina alle velden in die bekend zijn. Het geslacht en achternaam zijn verplichte velden. Door het uitklappen van de onderwerpen zijn er nog meer velden beschikbaar. Je klapt een veld uit door op het pijltje te klikken. Stap 3: Nadat je alle benodigde velden hebt ingevuld, klik je op het vinkje. Nu is jouw persoon opgeslagen als relatie. Let op: Deze persoon is nog niet lid van 29

23 Stap 1: Klik op het tabblad Relaties. Instructie Aanmaken organisatie Stap 2: Klik op het kopje Nieuwe organisatie in de linker menubalk. Voer op deze pagina alle velden in die bekend zijn. Stap 3: Klik op het vinkje om de nieuwe organisatie op te slaan van 29

24 Koppelen persoon en organisatie Stap 1: Klik op het tabblad relaties en zoek de persoon op. Stap 2: Klik de persoon aan en klik op bewerken. Stap 3: Klik op organisaties. Er verschijnt een plusje. Klik hierop. Stap 4: Zoek de organisatie op via het loepje. (De organisatie moet wel al in relaties staan.) Klik de juiste organisatie aan. Stap 5: Voer alle relevante velden in. Klik op het vinkje om de wijzigingen op te slaan van 29

25 Wie is er lid van jouw vereniging? De lidmaatschapskosten van een vereniging worden betaald door degene die lid is van de vereniging. Afhankelijk van het type vereniging kun je lid zijn als persoon, maar ook als organisatie. Dit is van belang om te weten, zodat je de juiste betalingsplichtige voor de lidmaatschapskosten instelt van 29

26 Wie is betalingsplichtig? Persoon Ontbreken een functie en organisatie bij een persoon? Dan is de betalingsplichtige automatisch ingesteld als persoon. Is er een functie en organisatie bekend bij de persoon? Dan is de betalingsplichtige automatisch ingesteld als organisatie. Je kunt dit handmatig wijzigen naar persoon. Organisatie Wanneer een organisatie als lid geplaatst is, staat de betalingsplichtige automatisch op de organisatie van 29

27 Stap 1: Klik op het tabblad Leden. Instructie Instellen betalingsplichtige Stap 2: Klik in het linkermenu op bewerken. Stap 3: Zoek het lid op waarvan je de betalingsplichtige wilt veranderen en klik op de naam. Stap 4: Achter betalingsplichtige kun je aangeven wie de juiste betalingsplichtige is. Stap 5: Klik op het vinkje om de wijzigingen op te slaan van 29

28 Instructie Plaatsen van relaties in de groepen Stap 1: Klik op het tabblad Relaties. Stap 2: Zoek de relatie op door de naam in te voeren in het zoekveld en daarna op het loepje te klikken. Stap 3: Selecteer de juiste persoon/organisatie door op het vakje voor de naam te klikken. Stap 4: Klik in de menubalk Plaats in op de groep waar je degene in wilt plaatsen. Stap 5: Afhankelijk van de gekozen groep moeten er nog velden ingevuld worden. Voer op deze pagina alle velden in die van toepassing zijn en klik op het vinkje om de relatie in de groep te plaatsen van 29

29 Jouw verenigingsadministratie is nu perfect op orde! cmember helpt je verder! Kijk voor FAQ s, handleidingen en instructies op van 29