INSTRUCTIE: HOE VOER IK EEN TAAKRAPPORTAGE IN?

Transcriptie

1 INSTRUCTIE: HOE VOER IK EEN TAAKRAPPORTAGE IN? Inleiding Aan iedere taak kun je een taakrapportage hangen. Dit is afhankelijk van de keuze die is gemaakt bij het aanmaken van de taak. Beschrijving Bij de taakrapportage geef je in het kort een terugkoppeling: hoe is de taak is afgehandeld? Of: wat is de status? Je kunt kiezen om hier ook een bestand aan te koppelen. Stap voor stap instructie 1. Je krijgt melding van een openstaande taak Je krijgt via de een herinnering voor een openstaande taak, of je krijgt een melding op het dashboard in MIDAS. Je klikt op deze taak en neemt m door. Als je de taak (deels) hebt uitgevoerd, kun je een taakrapportage opvoeren. In deze instructie lees je hoe je dit doet. 2. Ga naar de taakmodule: dit kun je op twee manieren doen - MIDAS opent zich automatisch in het Dashboard. Klik in het dashboard op een aankomende, openstaande of verlopen taak. Zo ga je direct naar de betreffende taak in de taakmodule. - Ga naar de taakmodule via de menubalk. Onderstaande screenshot laat zien hoe je de taakmodule kunt selecteren in de menubalk. Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 1

2 In het screenshot hieronder zie je een aantal aankomende en verlopen taken. 3. Open de taak Klik op de aankomende taak om direct naar de betreffende taak in de taakmodule te gaan. Zie het screenshot hieronder. Open de taak door dubbel te klikken op de taak, of klik op het oogje (zie rode omcirkeling). Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 2

3 Als je de taak hebt geopend krijg je onderstaand scherm te zien. In de rode balk staat de titel van de taak. In het witte veld staat informatie over de taak. Bijvoorbeeld: de omschrijving van de taak en eventuele links of bestanden die nodig zijn bij het uitvoeren van de taak. 4. Klik op meer informatie Via het knopje meer informatie weergeven (rood omcirkeld) kun je gedetailleerde informatie van de taak bekijken. Bijvoorbeeld de oorsprong en de bedrijfsonderdelen waaraan de taak is verbonden. Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 3

4 5. Voer de rapportage in Nog even naar het screenshot hierboven. Onder het kopje rapportage invoeren (zie het rode kader) kun je een taakrapportage invoeren. Selecteer de datum en omschrijf het resultaat in het veld onder de datum. In de omschrijving kun je ook aangeven of er wel of niet voldaan wordt aan de geldende regelgeving. Wordt er niet voldaan? Of kun je dit niet bepalen? Zet dit dan duidelijk in de omschrijving in de taakrapportage. Je kunt ook kiezen om een bijlage (document) toe te voegen. Selecteer vervolgens de status en sla de taak op. Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 4

5 Taak status onderhanden Voordat je de taak kunt opslaan, moet je de taakstatus selecteren. Je kunt kiezen voor uitgevoerd, niet uitgevoerd en onderhanden. Ben je de taakhouder en/ of de uitvoerende? Dan kun je ervoor kiezen om een taak gedeeltelijk uit te voeren. Kies dan status onderhanden. Er wordt dan een taakrapportage aangemaakt, met de status onderhanden : alleen de taakhouder en/ of de uitvoerende kan deze bewerken. Bij een eenmalig uit te voeren taak krijg je het volgende scherm te zien. Bij een taak met een vastgestelde herhalingsfrequentie krijg je dit scherm te zien. Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 5

6 In beide gevallen kun je de taakrapportage bewerken door op het potloodje te klikken. Zie de cirkel in bovenstaande screenshot. Zo kun je de taakrapportage ook verwijderen als dat nodig is. Selecteer vervolgens de het potloodje. Je ziet dan het volgende scherm met bovenaan de titel Rapportage bijwerken. Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 6

7 Nu kun je alle invoervelden (rapportage datum, rapportage) bewerken. Voeg een bijlage toe als dat nodig is. Selecteer vervolgens de juiste status. Je hebt de taak nu bewerkt. In het taakscherm krijg je vervolgens bij de taakrapportages het volgende overzicht te zien. Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 7

8 In de taakmodule, waar alle taken zijn weergegeven, krijg je per taak een terugkoppeling van de status. Zie het screenshot hieronder. Einde instructie Instructie: Hoe voer ik een taakrapportage in? 8