Toelichting Keyplan. Keyplan is er voor desktop en IOS apparaten:

Transcriptie

1 Handboek Keyplan

2 Inhoudsopgave Toelichting Keyplan... 2 Keyplan is er voor desktop en IOS apparaten:... 3 Desktop:... 3 IOS apparaten:... 3 Starten met Keyplan... 4 Webbrowser:... 4 Telefoon:... 5 Inloggen:... 6 Hoe werkt Keyplan?... 7 Taken... 8 Taken overzicht... 8 Taak toevoegen... 9 Relaties Afdelingen Medewerkers Faciliteiten Bungalows Instellingen Nieuws Persoonlijk Startpagina Uitloggen... 16

3 Toelichting Keyplan Keyplan is een real-time oplossing waarmee het gehele facilitaire gedeelte van een vakantiepark gecoördineerd en beheerd kan worden; van de Housekeeping tot de Groenvoorziening, van de Technische Dienst tot de werkzaamheden van de receptie. Alle taken en meldingen binnen het park komen altijd bij de juiste persoon terecht. Door de Keyplan-applicatie weet iedereen daardoor altijd wat zijn of haar taken voor de dag zijn. Belangrijk aan Keyplan is dat het gekoppeld is aan Transpontes. Hierdoor is informatie binnen Keyplan over het verhuur of de verhuurder altijd up-todate. Doordat enerzijds informatie komt uit een reserveringssysteem en anderzijds van mensen uit het veld, is er op elk moment een statusoverzicht te vinden van de bungalows op het park (is een bungalow schoon? zijn er nog taken binnen een bungalow?). Keyplan functioneert dus als to-doapplicatie voor medewerkers, maar ook als bron van informatie voor bijvoorbeeld managers en receptiemedewerkers. Daarnaast biedt Keyplan de mogelijkheid om klachten snel en effectief op te lossen. Keyplan is er voor desktop en IOS apparaten: Desktop: Keyplan is te benaderen via elke webbrowser door naar te gaan. Rechts bovenin vindt u een inlogknop waarmee u direct uitkomt op het inlogscherm van Keyplan waarmee u vervolgens kunt inloggen met uw gegevens. IOS apparaten: Keyplan is te downloaden in de appstore en is beschikbaar voor alle Apple apparaten. Denk hierbij aan een iphone, ipod, ipad etc.

4 Starten met Keyplan Om te starten met Keyplan moet u gaan inloggen. Dat kan zowel via de webbrowser als via de telefoon. Webbrowser: Om op keyplan in te loggen, gaat u naar Klik vervolgens rechts bovenin op de knop login. U komt vervolgens uit op de inlogpagina van Keyplan. Hier kunt u de bedrijfsnaam, gebruikersnaam en wachtwoord invullen welke wij u hebben toegestuurd. Elke medewerker heeft een eigen login waaraan de desbetreffende rechten hangen, onderverdeeld in beheerder, manager en medewerker. Vul uw gegeven in en druk op inloggen

5 Telefoon: Om Keyplan op uw telefoon draaiend te krijgen download u eerst gratis onze applicatie in de appstore. Vervolgens moet u eerst in uw instellingen uw bedrijfsnaam in te vullen. Dit hoeft eenmalig te gebeuren. Neem de volgende stappen: Druk op het instellingen icoon op uw apparaat: Zoek onder uw apps Keyplan en klik hierop en vul uw bedrijfsnaam in: Zet ook de volgende opties aan zoals hieronder:

6 Inloggen: Zoek tussen uw apps Keyplan op en druk erop om de applicatie te openen. Aangezien u al heeft aangegeven onder welke bedrijfsnaam u wilt inloggen hoeft u alleen maar uw inloggegevens in te voeren:

7 Hoe werkt Keyplan? Na het inloggen in Keyplan komt u uit op de startpagina van Keyplan. Op de startpagina wordt momenteel het bedrijfsnieuws weergegeven. Dit kan gebruikt worden voor een stukje overdracht voor de receptie zodat iedereen altijd op de hoogte is. In de toekomst kunnen hier meerdere dingen weergegeven worden en kan deze startpagina dienen als een dashboard. Denk hierbij aan een overzicht van de tien meest voorkomende taken of de gemiddelde oplostijd van klachten. Aan de linkerkant vindt u verschillende tabbladen.deze zullen later toegelicht worden. De volgende tabbladen zijn zichtbaar: Taken o Taken Relaties o Afdelingen o Medewerkers Faciliteiten o Bungalows Instellingen o Nieuws Persoonlijk o Startpagina o Uitloggen

8 Taken Taken kunnen handmatig in het Keyplan worden gezet. Wanneer Keyplan gekoppeld is met een reserveringssysteem, kunnen er ook automatisch taken worden ingezet bijvoorbeeld wanneer gasten zijn uitgecheckt, worden er automatisch taken aangemaakt zoals: schoonmaken, aantal bedlinnen, inbreng van kinderbedje etc. Taken overzicht Het eerste tabblad is taken. In Keyplan kunnen taken worden gezet voor de medewerkers die in het veld lopen. Om de taken te zien en een nieuwe taak toe te voegen ga je naar het tabblad taken. Klik op het tabblad Taken wanneer deze nog niet open staat. Klik vervolgens op Taken die eronder is verschenen. U krijgt nu het takenoverzicht te zien. Het overzicht is als volgt opgebouwd: Bungalownummer, bungalow naam, titel van de taak, afdeling welke de taak moet uitvoeren, medewerker die de taak moet uitvoeren, aankomst datum van de reservering, deadline van de taak, spoed ja of nee, wanneer de taak eventueel gereed is gemeld en de tijdsregistratie van de taak waarin aangeven wordt hoelang er mee bezig is geweest. Het is niet nodig om altijd tussen alle taken te zoeken. Bovenaan de pagina staan een aantal filters waarmee u kunt selecteren welke taken u wilt zien in het overzicht.

9 -Status: Openstaand of gereed. Alle taken die nog gedaan moeten worden, hebben de status openstaand. Alle taken die gedaan zijn, worden gereed gemeld en krijgen de status gereed. -Afdeling: Hier vallen de verschillende afdelingen onder. Om het overzicht van taken van alleen de housekeeping te zien, kan hier housekeeping geselecteerd worden. Naast de verschillende afdelingen staat hier ook alle afdelingen en mijn afdeling tussen. Zo is het dus mogelijk om de taken voor alle verschillende afdelingen te zien. Mijn afdeling laat de taken zien voor de afdeling waar de ingelogde persoon werkzaam is. Door op het bungalow nummer te klikken, kom je bij de desbetreffende taak. Het is ook mogelijk om op een specifiek bungalownummer, naam of titel van een taak te zoeken. Bij het zoeken moet ook de status, afdeling, medewerken en deadline juist worden ingesteld. Taak toevoegen Wanneer er een melding wordt gedaan kan hiervoor direct een taak worden aangemaakt. Ga naar taken, taak toevoegen.

10 U krijgt het volgende te zien: Titel: Kort en bondig wat er aan de hand is Details: Verdere toelichting van de taak/melding Bungalow groep: Kies de juiste groep, waar de actie moet gebeuren Bungalow: Kies de specifieke bungalow waarvoor de melding is Afdeling: Kies de afdeling die de taak moet uitvoeren Medewerker: Indien mogelijk, kies een medewerker. Wanneer de ingelogde persoon niet gemachtigd is om een medewerker toe te wijzen, zal deze optie niet zichtbaar zijn. Wanneer er geen medewerkers te zien zijn, maar deze er normaal wel moeten staan, ga naar afdeling, wissel deze naar een andere en weer terug. Deadline: Indien nodig, stel een datum en tijd in voor wanneer de taak gedaan moet zijn. Spoed: Wanneer hier voor ja wordt gekozen, krijgt de titel van de taak direct te zien op het beeldscherm van zijn of haar telefoon. Klik vervolgens op opslaan om de taak op te slaan. Het is ook mogelijk om een foto bij de taak op te slaan. Dit om bijvoorbeeld te laten zien waar het precies om gaat. Om een foto bij een taak toe te voegen moet eerst een taak zijn opgeslagen. Ga vervolgens naar de taak toe.

11 Klik vervolgens op het tabblad foto s. Wanneer er foto s zijn toegevoegd, zullen deze hier te zien zijn. Om een foto toe te voegen, klik op foto toevoegen. Klik op bladeren om een foto op te zoeken. Selecteer de foto en klik op opslaan. Wanneer het bestand te zien is, kun je hier ook op opslaan klikken.

12 Relaties Onder het tabblad relaties staan de afdelingen en de medewerkers van het park. Afdelingen Onder afdelingen staat een overzicht van de afdelingen. Hier kun je de medewerkers per afdeling bekijken en de taken die aan de afdeling zijn toegewezen. Medewerkers Onder medewerkers is een overzicht te zien van alle medewerkers. Via deze weg kunt u kijken aan welke afdeling (en) een medewerker is gekoppeld en hoeveel taken deze medewerker nog open heeft staan of juist uitgevoerd heeft.

13 Faciliteiten Bungalows Onder faciliteiten vindt u het een overzicht van alle bungalows/objecten. Hier kunt u een bungalow opzoeken en een overzicht vinden van alle bungalows/objecten, welke verhuurbaar zijn of niet. Verhuurbaar en bezet kan worden gezet op alle, ja en nee. Er zijn dus verschillende overzichten mogelijk. Ook is het mogelijk om op bungalownummer of naam te zoeken waardoor u direct bij de juiste bungalow uitkomt. Vervolgens kunt u op het desbetreffende object klikken en krijgt u een overzicht te zien van het object. Hier kunt u precies zien wat er allemaal heeft plaatsgevonden door wie en hoelang. Instellingen Nieuws Onder het tabblad instellingen staat nieuws. Hier kunnen nieuwsberichten ingezet worden. Deze zijn door alle gebruikers te lezen. In het overzicht worden alle berichten getoond. Om een bericht te bewerken of verwijderen, klik op de naam. Hier kan een nieuwsbericht staan

14 Vervolgens kun je het nieuwsbericht bewerken of verwijderen. Om een nieuw nieuwsbericht te maken, ga naar het overzicht van het nieuws in het menu. Klik op nieuw nieuwsbericht. Vervolgens kom je in onderstaande scherm. Hier kun je alle vakken invullen. Naam is de naam van het nieuwsbericht. Bij de omschrijving kan het nieuwsbericht getypt worden. Het is mogelijk om in te stellen vanaf wanneer het bericht zichtbaar is. Standaard staat deze datum op vandaag. Druk om het nieuwsbericht op te slaan, op opslaan.

15

16 Persoonlijk Startpagina Om terug te gaan naar de startpagina is onder het tabblad persoonlijk, de optie startpagina. Op de startpagina staat het bedrijfsnieuws. Uitloggen Wanneer je wilt uitloggen, klik op uitloggen onder tabblad persoonlijk. Je wordt direct uitgelogd en komt bij het inlogscherm terecht.