INSTRUCTIE HOE MAAK IK EEN PROCES AAN?

Transcriptie

1 INSTRUCTIE HOE MAAK IK EEN PROCES AAN? Inleiding In de processenmodule kun je bedrijfsprocessen aanmaken. Zo heb je zicht op de voortgang of het verloop van elk bedrijfsproces: je kunt de methode of werkwijze van elk bedrijfsproces namelijk inzien. In de processenmodule onderscheiden we twee type processen: het primaire proces en de secundaire processen. Via het groepenbeheer kun je groepen aanmaken. Zie hiervoor de instructie: instructie groepenbeheer. Beschrijving Het doel van de processenmodule is om de beschrijvingen van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld in het kader van ISO 9001, te borgen. Zo kunt u het primaire proces opdelen in veelvoorkomende stappen, zoals: inkoop, verkoop, productie, montage en expeditie. Daarnaast kun je de secundaire processen beschrijven zoals: communicatie, HR (opleidingen), enzovoort. Voor extra informatie kun je ook bestanden koppelen aan de processen. Denk bijvoorbeeld aan een stroomschema. Aan elke procesbeschrijving is verder een verantwoordelijke gekoppeld en een persoon die goedkeuring verleent. Wil je processen op hun beurt weer onderverdelen in subprocessen en/of stappen? Ook dat kan! Stap voor stap instructie 1. Ga naar de processenmodule Klik in de modulebalk op processen. Zie onderstaande screenshot. Hoe maak ik een nieuw proces aan? 1

2 2. Maak nieuw proces aan Klik op de knop nieuw proces om een nieuw proces aan te maken. Zie onderstaande screenshot. Het scherm nieuw proces toevoegen kent behoorlijk veel invulvelden. De velden met een sterretje zijn verplicht. Heb je alle verplichte velden (*) ingevuld? Dan wordt het knopje toevoegen rood en kun je hierop klikken. Heb je nog niet alle verplichte velden ingevuld? Dan blijft het knopje toevoegen grijs en kun je er ook niet op klikken. Hieronder zie je in een screenshot van het scherm nieuwe taak toevoegen. Alle invoervelden zijn genummerd; bij elk nummer staat een korte toelichting hieronder. Hoe maak ik een nieuw proces aan? 2

3 Hoe maak ik een nieuw proces aan? 3

4 (1) Selecteer groep Kies de registergroep waarin het proces thuishoort. (2) Titel In dit veld omschrijf je kort het proces. Zorg dat de titel duidelijk en concreet is: dit is namelijk het eerste wat je ziet in MIDAS. (3) Omschrijving In dit veld geef je een nadere toelichting op het proces. Beschrijf hierin precies wat er moet gebeuren, of verwijs naar links en/of bestanden die aan het proces zijn gekoppeld. (4) Verantwoordelijke en goedkeuring door Beschrijf hier wie de verantwoordelijke persoon is voor het proces en wie de goedkeuring van de procesbeschrijving moet uitvoeren. Dit kunnen twee verschillende personen zijn. (5) Versienummer Geef het proces een uniek nummer, die bij mutaties verandert. (6) Nummering Dit is het nummer dat het proces krijgt in MIDAS. Hier sorteert het systeem op. (7) Thema s Hier kun je selecteren welk thema de taak heeft - hierop kun je later in het gebruik van MIDAS filteren. Het thema van het registeritem is al ingevuld, omdat je dit specifieke proces koppelt aan een registeritem. Wil je dit wijzigen? Klik dan op thema s en selecteer eventueel extra thema s. Je kunt meerdere thema s selecteren. (8) Organisatieonderdeel Hier bepaal je voor welk deel van de organisatie deze taak relevant is. Ook dit is belangrijk om goed te selecteren. De gebruikers zijn namelijk gekoppeld aan organisatieonderdelen. De gebruiker die taakuitvoerder is, moet gekoppeld zijn aan het organisatieonderdeel dat je hier selecteert. Ook voor dit veld geldt: later in het gebruik van MIDAS kun je filteren op organisatieonderdeel. (9) Toevoegen nieuw proces Als alle verplichte velden zijn ingevuld wordt het knopje Toevoegen rood, en kun je de taak toevoegen aan MIDAS. Hoe maak ik een nieuw proces aan? 4

5 3. Proces opslaan en bekijken Nadat het proces is opgeslagen, krijg je een groene pop-up in de linker bovenhoek. Dan keert het scherm automatisch terug naar de module waar je vandaan komt: de processenmodule. In de geselecteerde groep (zie 1 hierboven) is nu het proces aangemaakt. Zie onderstaande screenshot. Vervolg instructie op de volgende pagina. Hoe maak ik een nieuw proces aan? 5

6 INSTRUCTIE VOOR HET TOEVOEGEN VAN BESTANDEN AAN PROCESSEN 1. Een proces openen Dubbelklik op het proces, of klik op het oogje om het proces te openen. Na het openen verschijnt het processcherm, zie onderstaande screenshot. 2. Het toevoegen van bestanden aan het geselecteerde proces. In het geopende processcherm zie je links onderin hoeveel documenten er zijn toegevoegd. Hier kun je ook nieuwe of bestaande documenten toevoegen aan het proces. Je kunt op 3 manieren bestanden toevoegen. a. Voeg bestanden toe door ze te slepen in het kader. b. Klik op de rode tekst klik hier en selecteer het bestand op de (lokale) computer. c. Koppel een bestaand bestand in MIDAS aan dit proces. Klik hiervoor op de rode knop koppel bestaand bestand Tip: worden bestanden zoals tekeningen op meerdere plekken gebruikt? Koppel deze dan aan de verschillende processen, taken of registeritems. Je weet dan zeker dat je altijd naar hetzelfde bestand verwijst. Of vervang je het bestand op 1 plek? Dan is het ook op alle gekoppelde plekken vervangen. Zie de gedetailleerde instructie over bestanden in MIDAS. Hoe maak ik een nieuw proces aan? 6

7 INSTRUCTIE VOOR HET TOEVOEGEN VAN SUBPROCESSEN EN STAPPEN Je kunt processen aanvullen met subprocessen en/of stappen. Deze kun je in MIDAS verwerken met de knoppen nieuw subproces of nieuwe stap. Het onderscheid tussen een subproces en een stap is dat een subproces een eigen input en output heeft. Een stap is een kleine bewerking binnen een (sub)proces, maar genereert geen eigen output. Een voorbeeld: Het verkoopproces kan uit een aantal subprocessen bestaan, bijvoorbeeld: acquisitie, het uitbrengen van de offerte en het sluiten van de verkoop. Ieder subproces bestaat vervolgens uit een aantal stappen. Elke gebruiker van MIDAS kan subprocessen en/ of stappen toevoegen. Je hoeft daarvoor geen aparte processchema s toe te voegen. Per subproces en stap kun je ook weer documenten koppelen. Zo krijgt de gebruiker veel vrijheid om zelf het detailniveau te bepalen. Na het klikken op subproces en/of stap volgen vrijwel dezelfde invulvelden als bij het toevoegen van een regulier proces. Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op als je nog vragen hebt. Hoe maak ik een nieuw proces aan? 7