Binnen een team kunt u onderling informatie delen. Denk bijvoorbeeld aan:

Transcriptie

1 Werken met teams Delen van informatie Binnen een team kunt u onderling informatie delen. Denk bijvoorbeeld aan: Notities Contactmomenten Selecties Selectieresultaten Samenvoegdocumenten (vanuit de rapportage editor) In deze handleiding leest u hoe dit werkt. U kunt ook documenten delen. Lees hiervoor de handleiding: Werken met teams: Documentenbeheer. 1. Delen van notities en contactmomenten Via de persoonskaart kunt u (op de gebruikelijke manier) notities of contactmomenten aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe notitie of een nieuw contactmoment kunt u de zichtbaarheid van de notitie/contactmoment voor andere gebruikers bepalen. Dat doet u onder Wie mag deze notitie inzien of Contactmoment zichtbaar voor. Om de notitie/contactmoment te delen met gebruikers van een team selecteert u de optie Delen met gebruikers (1). Vervolgens kiest u achter Uit team (2) het gewenste team waarmee u de notitie/contactmoment wilt delen. Nadat u heeft gekozen voor Doorgaan is de notitie/contactmoment aangemaakt en gedeeld met de gebruikers uit het geselecteerde team. Let op! De notitie/ contactmoment wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde team én het lid waarop de notitie van toepassing is. Wanneer een gebruiker uit het team geen toegang heeft tot het betreffende lid (bijvoorbeeld door een wijkresitrictie) dan wordt ook deze notitie niet zichtbaar.

2 2. Delen van selecties en selectieresultaten Selecties die u binnen Scipio Online maakt en selectieresultaten kunt u delen met andere gebruikers in een team. Selectie Met Selectie bedoelen we de zoekopdracht. Dit zijn de criteria, sorteerwijze en uitvoer waaraan de zoekopdracht moet voldoen. Het resultaat van een selectie kan per keer verschillen door mutaties die hebben plaatsgevonden. Selectieresultaat Het selectieresultaat is een momentopname van leden(gegevens). In het selectieresultaat worden de leden weergegeven die op het moment van uitvoeren aan de selectiecriteria voldoen. Het selectieresultaat kan per gebruiker van Scipio Online verschillen. Dit heeft te maken met eventuele restricties die een gebruiker binnen het programma heeft. 2.1 Delen van een selectie (zoekopdracht) Via het onderdeel Selecties maken kunt u op de gebruikelijke wijze een selectie maken. U bepaalt de selectiecriteria en eventueel de sorteerwijze en uitvoer. Vervolgens kiest u voor Opslaan. Hierna verschijnt het scherm waar u een naam aan de selectie kunt toewijzen en de selectie beschikbaar kunt stellen voor andere gebruikers. Om de selectie te delen met gebruikers uit een team selecteert u de optie Publiceer deze zoekopdracht naar andere gebruikers (1) door een vinkje te plaatsen. Vervolgens plaatst u een vinkje voor Andere gebruiker behoort tot het volgende team (2). Daarachter selecteert u tot slot het team waarmee u de selectie wilt delen (3).

3 Door te kiezen voor Doorgaan wordt de selectie (zoekopdracht) opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers van het geselecteerde team. Let op! De selectie wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde team. U heeft alleen de zoekopdracht opgeslagen en gedeeld. Het selectieresultaat van deze zoekopdracht kan per gebruiker verschillen, bijvoorbeeld door een wijkrestrictie. 2.2 Selectie openen Een selectie die door uzelf is opgeslagen of door een andere gebruiker met u is gedeeld, kunt u openen vanuit het selectiescherm. Klik hiervoor onderin het scherm op Openen. 2.3 Delen van een selectieresultaat (momentopname) Wanneer u een selectie heeft uitgevoerd en klikt op Zoeken verschijnt het resultaat van de selectie op uw scherm. In dit scherm kunt u het selectieresultaat opslaan. Daarbij krijgt u niet de mogelijkheid om het selectieresultaat te delen. Wilt u het selectieresultaat toch delen? Dan kunt u deze opslaan als PDF en als bijlage toevoegen aan een mail of uitprinten. 3. Delen van samenvoegdocumenten Samenvoegdocumenten die u met de rapportage editor maakt kunt u delen met andere gebruikers van een team. Via de Rapportage editor maakt u op gebruikelijke wijze een samenvoegdocument. Om het document te delen moet u het document opslaan. Hiervoor gaat u naar Bestand (1) en vervolgens kiest u voor Opslaan als (2).

4 Hierna verschijnt het scherm waar u een naam aan het samenvoegdocument kunt toewijzen en deze beschikbaar kunt stellen voor andere gebruikers. Om het samenvoegdocument te delen met gebruikers uit een team selecteert u de optie Publiceer deze zoekopdracht naar andere gebruikers (1) door een vinkje te plaatsen. Vervolgens plaatst u een vinkje voor Andere gebruiker behoort tot het volgende team (2). Daarachter selecteert u tot slot het team waarmee u de selectie wilt delen (3). Door te kiezen voor Doorgaan wordt het samenvoegdocument opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers van het geselecteerde team. Let op! De selectie wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde team. Samenvoegdocument openen Een samenvoegdocument dat door uzelf is opgeslagen of door een andere gebruiker met u is gedeeld, kunt u openen vanuit de rapportage editor. Hiervoor gaat u naar Bestand (1) en vervolgens kiest u voor Opslaan als (2).

5 4. Delen van documenten U kunt binnen Scipio Online ook documenten delen met gebruikers van een team. Lees hiervoor de handleiding: (Werken met teams) Documentenbeheer.