Handleiding voor de urenmodule

Transcriptie

1 Handleiding voor de urenmodule Deze handleiding gaat over het gebruik van de urenmodule. Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl

2 Inhoud 1. Configuratie Uren > Configuratie > Projecten Uren > Configuratie > Activiteiten Uren > Configuratie > Factuurinstellingen Uren Uren > Uren > Toevoegen Uren > Uren > Overzicht Facturen Uren > Factureren > Facturen maken Overzichten Uren > Overzichten > Per project Uren > Overzichten > Per activiteit Uren > Overzichten > Per jaar... 6 Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl 1

3 1. Configuratie U kunt in e-boekhouden.nl uw uren registreren en factureren. Voordat u de urenmodule optimaal kunt gebruiken, moet u een aantal zaken configureren. 1.1 Uren > Configuratie > Projecten Als u een aantal projecten toevoegt, ziet u allereerst een overzicht van alle ingevoerde projecten. Als u voor het eerst een project toe gaat voegen, is er nog geen overzicht om weer te geven. Klik op Toevoegen. Een nieuw venster opent. U vult per project de volgende zaken in: o Relatie o Naam van het project o Omschrijving van het project Daarnaast kunt u aangeven met vinkjes of het project: o Facturabel is: u kunt uren invoeren voor dit project en deze factureren aan klanten. o Actief is: u kunt enkel uren factureren voor dit project, als deze actief is. Als u het vinkje uitschakelt kunt u geen uren toevoegen aan dit project. U kunt per project aangeven welke gebruikers uren mogen registreren. 1.2 Uren > Configuratie > Activiteiten Onder activiteiten voegt u alle activiteiten toe, waarvoor u uren registreert of factureert. Klik op Toevoegen. Een nieuw venster opent. U kunt per activiteit de volgende zaken invullen: o Naam van de activiteit o Omschrijving van de activiteit o Uurtarief Daarnaast kunt u aangeven met vinkjes of de activiteit: Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl 2

4 o o Facturabel is: u geeft aan welke factuuromschrijving gebruikt moet worden voor de betreffende activiteit, de btw-code en de juiste tegenrekening. Actief is: u kunt enkel uren factureren voor deze activiteit, als deze actief is. Als u het vinkje uitschakelt kunt u deze activiteit niet toevoegen aan een project of factuur. 1.3 Uren > Configuratie > Factuurinstellingen Als u uren registreert met e-boekhouden.nl kunt u deze eenvoudig factureren aan uw klanten met e-boekhouden.nl. U moet dan wel een aantal factuurinstellingen configureren: Te gebruiken eenheid: u kunt kiezen uit uren, dozen en stuks. Factuursjabloon: u selecteert het factuursjabloon dat u wilt gebruiken voor het factureren van de geschreven uren. Opmaak factuurregel: dit zijn de standaard sjablooncodes voor projecten en activiteiten. Hier hoeft u niets aan te wijzigen. Betalingstermijn: hier geeft u hier de betalingstermijn aan. U kunt kiezen om facturen vanuit de urenmodule direct klaar te zetten voor: Verzending per post Verzending per Incasso Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl 3

5 2. Uren Als u de instellingen in hoofdstuk 1 heeft geconfigureerd, kunt u aan de slag met het invoeren van uren. 2.1 Uren > Uren > Toevoegen U klikt op Uren > Uren > Toevoegen. Een nieuw venster opent. U voert de volgende gegevens in: o Datum: datum waarop de activiteit heeft plaatsgevonden. o Project: project waar de uren aan toebehoren. o Activiteit: de uitgevoerde activiteiten. o Aantal uren: het aantal uren dat u de activiteit heeft uitgevoerd. o Opmerkingen: extra informatie of uitleg indien nodig. Klik op Opslaan om de uren de registreren. 2.2 Uren > Uren > Overzicht Om alle registreerde uren te bekijken, kunt u het overzicht raadplegen. U kunt een specifieke periode selecteren; maand, kwartaal, jaar of een vrije periodeselectie. Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl 4

6 3. Facturen 3.1 Uren > Factureren > Facturen maken U kunt eenvoudig uw geregistreerde uren factureren aan uw klanten. U maakt via het zoekscherm een selectie. Het systeem geeft in een overzicht weer welke uren er zijn geregistreerd. U zet een vinkje bij de uren die u wilt factureren. Vervolgens klikt u op Geselecteerde uren factureren. Het systeem maakt een factuur aan die voor u klaarstaat onder Factureren > Facturen > en / Printen / Incasso. 4. Overzichten 4.1 Uren > Overzichten > Per project U kunt een overzicht opvragen van alle geregistreerde uren per project. U kunt een selectie maken op: Periode: u kunt kiezen uit een overzicht per maand, kwartaal, jaar of een vrije periodeselectie. Activiteit: u kiest de gewenste activiteit. Weergave in: u kunt kiezen om het overzicht weer te geven op basis van het aantal uren, of in (factuur)bedragen. 4.2 Uren > Overzichten > Per activiteit U kunt een overzicht opvragen van alle geregistreerde uren per activiteit. U kunt een selectie maken op: Periode: u kunt kiezen uit een overzicht per maand, kwartaal, jaar of een vrije periodeselectie. Project: u kiest het gewenste project. Weergave in: u kunt kiezen om het overzicht weer te geven op basis van het aantal uren, of in (factuur)bedragen. Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl 5

7 4.3 Uren > Overzichten > Per jaar U kunt een overzicht opvragen van alle geregistreerde uren per jaar. U kunt een selectie maken op: Jaar: u selecteert het jaar waarvan u een overzicht wilt. Project: u kiest het gewenste project. Activiteit: u kiest het gewenste activiteit. Weergave in: u kunt kiezen om het overzicht weer te geven op basis van het aantal uren, of in (factuur)bedragen. Handleiding voor de urenmodule e-boekhouden.nl 6