Handleiding Flimer systeem

Transcriptie

1 Handleiding Flimer systeem Versie: 1.0 Datum:

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Algemeen Facturatie Debiteurenbeheer Incasso Administratie 5 3. Gebruik van het systeem Dashboard Gegevens Contracten Weekstaat Facturen FAQ 19 2

3 1. Inleiding Voor u ligt de handleiding voor het gebruik van het gratis online Flimer systeem. Deze handleiding biedt u een overzicht van de mogelijkheden en de werking van het systeem. Schermprints proberen de tekst zoveel mogelijk visueel voor u te ondersteunen. De handleiding start met een algemeen deel waarbij wordt uitgelegd hoe de facturatie, het debiteurenbeheer, de incassoprocedure en het administratieve deel zijn opgezet. Daarna wordt u stap voor stap door het systeem heen geleid. Mocht u na het lezen van deze handleiding of gedurende het gebruik toch nog vragen hebben, onze helpdesk is te bereiken door te mailen naar: helpdesk@flimer.nl. De antwoorden op de meest gestelde vragen vindt u in het Flimer systeem door in het menu op FAQ te klikken. 3

4 2. Algemeen 2.1. Facturatie Het opzetten van een factuur start met een goede administratie en het maken van afspraken met de klant. Binnen het online Flimer systeem start het opstellen van de factuur met het aanmaken van een contract met uw opdrachtgever. Hier worden de gegevens van de klant en de onderlinge afspraken, zoals bijvoorbeeld de betalingstermijn en het uurtarief, vastgelegd. Deze gegevens worden later automatisch meegenomen bij het opmaken van de factuur voor uw opdrachtgever. Door het toevoegen van uw bedrijfslogo ontstaat er een professionele en gepersonaliseerde factuur. U kunt er ook voor kiezen om een ander systeem te gebruiken om uw facturen op te maken. U dient deze factuur echter wel aan ons systeem aan te bieden zodat deze kan worden meegenomen in het debiteurenbeheer en eventueel voor de verwerking in uw administratie. De factuur zelf maakt u op in onze factuurgenerator. In deze tool kunt u virtueel uw facturen opmaken. Afhankelijk of u gebruik maakt van de weekstaatmodule wordt deze reeds voorgevuld met de gegevens die u heeft ingegeven in de weekstaat. U kunt binnen Flimer eveneens creditfacturen opstellen of uploaden. Deze worden uiteraard niet meegenomen in het debiteurenbeheer. Digitale facturen worden door ons eenmaal per dag namens u naar de klant verstuurd. U kunt er ook voor kiezen om de factuur zelf te printen en te versturen naar uw klant. Meer over facturen kunt u lezen in deze handleiding onder contracten en facturen 4

5 2.2. Debiteurenbeheer Nadat de factuur is verstuurd starten wij het debiteurenbeheer om ervoor te zorgen dat uw facturen zo snel mogelijk worden betaald. Dit doen wij door uw klant op de juiste momenten herinneringsbrieven en aanmaningen te sturen. Wanneer wij uw klanten benaderen, wordt u vooraf altijd geïnformeerd via een mail. In deze mail is een link opgenomen. Klikt u op deze link, dan komt u automatisch op een beveiligde pagina terecht (zie hieronder), waarin u met 1 muisklik aangeeft of de factuur is betaald. Beveiligde pagina om status factuur aan te geven U kunt er ook voor kiezen om het debiteurenbeheer vroegtijdig te stoppen. Dit kunt u aangeven in de factuurmodule. Hierdoor stopt het gehele incassotraject. U kunt er ook voor kiezen om geen gebruik te maken van het debiteurenbeheer. Dit kunt u aangeven bij de instellingen van uw Flimer account (Zie paragraaf 3.2). Hieronder vindt u de tijdstippen waarin de diverse documenten worden verstuurd naar uw klanten. Actie U wordt geattendeerd Naar klant: Herinnering 1 versturen Betalingstermijn + 0 dagen Betalingstermijn + 5 dagen Herinnering 2 versturen Betalingstermijn + 16 dagen Betalingstermijn + 19 dagen Laatste aanmaning versturen Betalingstermijn + 25 dagen Betalingstermijn + 26 dagen Let op, bij de laatste aanmaning heeft u 1 dag om te reageren, voordat dit document wordt verstuurd aan uw klant Incassobureau (Optioneel) Mocht ons debiteurenbeheer geen gewenst effect hebben gehad, dan is er de mogelijkheid om het incassobureau in te schakelen. Dit is iets wat wij in overleg met u in gang zetten. Het kan voorkomen dat u redenen heeft om het incassobureau niet in te schakelen. Zodra uw klant binnen een week na de laatste aanmaning niet heeft betaald, nemen wij contact met u op om de vervolgstappen met u door te nemen Administratie Met Flimer heeft u ervoor gekozen uw administratie uit te besteden aan een gerenommeerd administratiekantoor. Doordat het online systeem geïntegreerd is met het systeem van het administratiekantoor Brok & van Oers is het mogelijk om op uiterst efficiënte wijze de administratie te voeren. De facturen die u naar uw klanten heeft gestuurd via Flimer komen automatisch terecht in uw boekhouding (en in het debiteurenbeheer). Het is dus belangrijk om al uw verkoopfacturen in ons systeem op te maken of te uploaden. Op deze manier ontvangen wij alle informatie voor uw administratie. Indien u geen gebruik maakt van ons online systeem, dient u uw verkoopfacturen in de enveloppe mee te sturen die wij u ieder kwartaal opsturen. De inkoopfacturen (of bonnetjes) zijn noodzakelijk om uw administratie compleet uit te kunnen voeren. Deze stopt u samen met de bankafschriften en eventueel de verkoopfacturen in de enveloppe die u ongefrankeerd kunt sturen naar ons antwoordnummer. Mocht u vragen hebben over uw administratie/boekhouding, dan kunt u contact opnemen met Brok & van Oers 5

6 3. Gebruik van het systeem Op de homepage van Flimer ( kunt u inloggen door in het menu te klikken op Login. Nadat u uw logingegevens heeft ingevuld en op inloggen heeft geklikt, komt u in het Flimer- systeem terecht Dashboard Het dashboard is de eerste pagina die u ziet nadat u bent ingelogd. Deze pagina kunt u altijd bekijken door in het menu op Home te klikken. In het dashboard ziet u 4 blokken. Deze blokken stellen de 4 belangrijkste elementen voor van dit systeem, te weten: - Algemeen: Hier vindt u een eenvoudige link om uw gegevens aan te passen en een link naar de meest gestelde vragen over het gebruik van dit systeem. - Contracten: Indien u een contract met een opdrachtgever heeft aangemaakt, vindt u dat contract in dit blok terug. Door op het contract te klikken opent u het contract in onze contractenmodule. - Weekstaten: Indien u gebruik maakt van onze weekstaatmodule om uw uren, kilometers en onkosten te registreren ziet u hier een samenvatting van de laatst ingevulde weekstaten. Door op een weekstaat van een bepaalde week te klikken, opent de weekstaatmodule met die betreffende week. - Facturen: De meest recente facturen die u heeft opgemaakt voor klanten worden in dit blok weergegeven. Door op een factuur te klikken opent de factuur automatisch. Dashboard met de belangrijkste gegevens van uw account 6

7 3.2. Gegevens Op deze pagina kunt u uw belangrijkste gegevens van uw bedrijf bekijken/wijzigen en de instellingen van uw persoonlijke account bekijken/wijzigen. De pagina is opgebouwd uit 6 tabbladen. Door op het tabblad te klikken, opent deze tab met de betreffende informatie. Achter de tabtitel ziet u een vraagteken staan. Gaat u met uw muis over het vraagteken, dan opent een informatievenster met de belangrijkste informatie over de tab. - Tab Bedrijfsgegevens: Hier vindt u de belangrijkste gegevens van uw bedrijf. Deze zijn erg belangrijk in het systeem. De gegevens worden gebruikt in de opmaak van uw facturen, herinneringen en aanmaningsbrieven. De bankgegevens die u opgeeft worden door het systeem als volgt geïnterpreteerd: Indien u 2 bankrekeningnummers heeft, dan worden beiden getoond bij uw bedrijfsgegevens op de factuur/herinnering. Echter alleen het bankrekeningnummer 1 wordt onderaan de factuur gebruikt in de afsluitende tekst: Gelieve het totaalbedrag binnen de gestelde termijn van <Betalingstermijn> ten name van: <naam bedrijf> onder vermelding van het factuurnummer: <factuurnummer>te voldoen op rekening: <bankrekeningnummer 1 >. Uw adres is belangrijk voor het versturen van herinneringen en/of aanmaningen naar uw klanten. Op dit adres krijgt u een kopie van deze berichten. Houdt er rekening mee dat indien u uw adres wijzigt, u tevens uw inlogggevens wijzigt. De belangrijkste gegevens van uw bedrijf 7

8 - Tab Upload bedrijfslogo In deze tab kunt u uw bedrijfslogo toevoegen. Dit logo ziet u vervolgens bovenaan uw persoonlijke pagina. Het logo wordt daarnaast voornamelijk gebruikt bij de opmaak van facturen, herinneringen en aanmaningsbrieven naar uw klanten. Het bestand mag maximaal 5MB zijn met een hoogte van maximaal 200px. Heeft u twijfels over de afmetingen van uw logo? Wij helpen u graag om uw logo geschikt te maken voor ons systeem. Een net opgemaakte factuur, is voor u en voor ons prioriteit! - Tab Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) Uw opdrachtgever zal vaak vragen om een VAR te overhandigen bij een opdracht. Deze kunt u aanvragen bij de belastingdienst en vervolgens in uw persoonlijke pagina opslaan. Zo heeft u altijd uw belangrijkste gegevens op 1 centrale plek online. Het tabblad is onderverdeeld in 2 subtabs (in de oranje balk): o o VAR Uploaden: U selecteert hier uw digitale VAR- document van uw computer en klikt op Upload. Uw VAR wordt nu in uw persoonlijke account opgeslagen. VAR bekijken: De opgeslagen VAR documenten worden in deze subtab weergegeven. Door op het document te klikken opent automatisch de VAR. - Tab wachtwoord wijzigen Om uw persoonlijke wachtwoord van uw account te wijzigen vult u eerst uw huidige wachtwoord in. Vervolgens vult u 2 keer uw nieuwe wachtwoord in. Druk op wijzig wachtwoord. Uw wachtwoord is nu gewijzigd. U krijgt een bevestiging in uw . - Tab Instellingen U kunt uw account aanpassen naar uw eigen wensen. Momenteel hebben we de volgende aanpassing mogelijkheden binnen het systeem: o Wel of geen gebruik maken van de weekstaat module. Met het gebruik van de weekstaat bent u in staat om op eenvoudige en overzichtelijke wijze per week vast te leggen hoeveel uren, kilometers en onkosten u heeft gemaakt voor uw opdrachtgevers. In de facturatie is het daarna een kwestie van 1 druk op de knop om uw facturen te genereren. o Wel of geen gebruik maken van de debiteurenbeheer module U kunt er voor kiezen om gebruik te maken van het debiteurenbeheer. Op afgesproken tijden worden, bij het uitblijven van de betaling, naar uw opdrachtgever herinneringen en aanmaningen verstuurd. Indien u ervoor kiest dit uit te schakelen is het eveneens niet mogelijk via het online systeem vorderingen over te dragen aan het incassobureau. 8

9 3.3. Contracten Op de contractenpagina ziet u onder de menubalk een selectielijst in een oranje balk waar u een contract, met een van uw opdrachtgevers kunt kiezen. Na het kiezen van een contract opent de contractmodule gelijk het eerste tabblad met de belangrijkste contractgegevens. Links naast de oranje balk ziet u een gele knop Contract aanmaken. Indien u hier op klikt komt u op de pagina waar u een nieuw contract met uw opdrachtgever(s) kunt aanmaken Contract aanmaken Om te factureren naar uw klanten is het belangrijk om de gegevens vast te leggen die nodig zijn voor het opmaken en versturen van de factuur. Bij het aanmaken van een contract legt u de volgende gegevens vast: - Het type contract (bijvoorbeeld contract op uurbasis) - Het type klant (Zakelijk of particulier) - De wijze waarop u uw klant wilt factureren (Per post of digitaal) - De adresgegevens van uw klanten. - De overige contractgegevens van belang voor de facturatie Indien u niet voldoende informatie over het contract invult, is het niet mogelijk om de factuur op te maken en/of te versturen. Het aanmaken van een contract 9

10 Type contract Het opstellen van het contract start met het kiezen van het type contract. Indien u er voor heeft gekozen geen gebruik te willen maken van onze weekstaat module, dan is deze optie niet zichtbaar. In het menu kiest u voor Uurbasis of Overig. Indien u bij uw opdrachtgever wordt afgerekend op het aantal gewerkte uren, kiest u het beste voor Uurbasis. U vult vervolgens in onze weekstaatmodule wekelijks voor het betreffende contract de gewerkte uren in en daarna kunt u eenvoudig uw factuur genereren (zie weekstaat en factureren). Werkt u niet op uurbasis maar bijvoorbeeld op basis van fixed price/aangenomen werk, dan kiest u in het menu voor Overig. Type klant In dit menu kiest u ervoor of u werkt voor een zakelijke of particuliere klant. Type factuur Onze dienstverlening maakt het mogelijk om zowel digitaal als per post te factureren aan opdrachtgevers. Kiest u voor een digitale factuur, dan sturen wij uw opgemaakte factuur dezelfde dag nog naar de klant via . Kiest u voor om zelf een factuur per post naar uw klant te sturen, dan heeft u nog de mogelijkheid een afwijkend factuuradres in te voeren. Contractgegevens Afhankelijk van de gekozen opties in de menu s hierboven dient u de volgende velden in te vullen: - Vergoeding reiskosten (bij contract op uurbasis): Indien u reist op kosten van uw opdrachtgever, dient u hier het bedrag (in euro per kilometer) op te geven wat u heeft afgesproken met uw opdrachtgever. - Factuurfrequentie (bij contract op uurbasis): U kunt per contract opgeven of u de facturen op weekbasis of op maandbasis wilt opmaken. (Zie facturen voor meer informatie) - Betalingstermijn: De betalingstermijn is de termijn waarbinnen uw openstaande factuur vanaf de factuurdatum betaald dient te worden door uw opdrachtgever. Het wordt eveneens door ons gebruikt als starpunt van het debiteurenbeheer. - BTW op factuur: Een factuur is normaal gesproken belast met BTW. Er zijn echter gevallen waarbij de BTW wordt verlegd (in de bouw in sommige gevallen) of dat men is vrijgesteld van de BTW (In de zorg in sommige gevallen). Of uw geleverde diensten hiervoor in aanmerking komt, kunt u bij de belastingdienst opvragen: - Uurtarieven (bij contract op uurbasis) : Het uurtarief wordt op een later moment vastgelegd. 10

11 Klantgegevens Hier legt u de adresgegevens van de klant vast. Dit wordt gebruikt voor de opmaak van de factuur aan uw klant. Indien u een afwijkend factuuradres heeft, dan wordt het afwijkende factuuradres gebruikt op de factuur. Factuurgegevens Indien u uw klant digitaal wilt factureren verschijnt er slechts 1 veld, te weten het adres waar de digitale factuur naartoe gestuurd mag worden. Is dit adres niet of niet goed ingevuld, dan komt de factuur niet aan bij uw opdrachtgever. Check dit dus altijd goed. Indien uw opdrachtgever een afwijkend factuuradres heeft, dan vult u hier de betreffende gegevens in. Deze gegevens worden gebruikt bij de opmaak van de factuur naar uw klant. Nadat u alle gegevens heeft ingevuld drukt u op de knop Contract aanmaken. Indien u een contract op uurbasis heeft aangemaakt, wordt u naar de pagina Activiteiten en tarieven bij contract doorgelinkt. Op deze pagina maakt u de tarieven en activiteiten aan die behoren bij het contract. Meer informatie hierover leest u bij Contracten- > tab Activiteiten en tarieven bij contract Contracten De contractmodule bestaat uit 3 tabbladen, waarvan er 2 standaard zichtbaar zijn. Dit betreft de tabbladen contractgegevens (tabblad met de belangrijkste gegevens van het contract), contractdocumenten/offertes (tabblad waar u uw belangrijkste documenten en/of offertes met betrekking tot het contract met uw opdrachtgever kunt opslaan) en Activiteiten en tarieven bij contract (tabblad waar u de tarieven per activiteit bij de opdrachtgever vastlegt). Dit laatste tabblad is alleen zichtbaar indien het geselecteerde contract een contract op uurbasis is. De contractmodule met de belangrijkste gegevens per contract 11

12 - Tab contractgegevens De gegevens die u heeft ingevuld bij het aanmaken van het contract zijn in dit eerste tabblad weergegeven. Deze kunt u hier aanpassen. De gegevens van dit tabblad zijn in deze handleiding beschreven onder Contract aanmaken. Na het aanpassen drukt u op de knop Contract wijzigen. De gegevens worden hiermee opgeslagen in de database. Wilt u het contract verwijderen dan drukt u op Contract verwijderen. U krijgt na het drukken een bevestigingsvenster waarin u dient te bevestigen dat u het contract wilt verwijderen. De facturen behorend bij het verwijderde contract blijven zichtbaar in het systeem. - Tab Contractdocumenten /offertes Dit tabblad bestaat uit 2 subtabs (zichtbaar in de oranje balk) te weten: o Contractdocument/offerte uploaden Heeft u documenten zoals getekende contracten of offertes met uw opdrachtgevers, dan kunt u deze documenten online opslaan in de contractmodule. Op deze manier heeft u al uw documenten online op 1 plek beschikbaar. o Contractdocument/offertes bekijken De contractdocumenten die u heeft toegevoegd aan het contract kunt u in dit tabblad zien. Door op het icoontje te klikken opent u het document. Klikt u op verwijderen, dan wordt het document verwijderd uit de contractmodule. - Tab Activiteiten en tarieven bij contract (alleen zichtbaar bij contract op uurbasis) U heeft de mogelijkheid om meerdere activiteiten met verschillende tarieven aan te maken bij uw contract. U maakt per activiteit de volgende gegevens aan: o Activiteit: Dit is een korte omschrijving van de activiteit. Deze wordt gebruikt in de weekstaat waar u de uren kunt rapporteren op deze activiteit. o Omschrijving op factuur: Dit is de tekst die op de factuur komt te staan. Dit is een omschrijving van de geleverde dienst. o Tarief: Hier legt u het bijbehorende uurtarief voor de activiteit vast. Dit tarief is exclusief BTW o BTW tarief: U kunt per activiteit aangeven wat het bijbehorende BTW tarief is. Weet u niet precies wat het BTW tarief is, kijk dan op de site van de belastingdienst: De activiteiten behorend bij het contract/klant 12

13 3.4. Weekstaat De weekstaat is een tool om op een eenvoudige wijze op weekbasis uw urenregistratie en kilometerregistratie vast te leggen. Dit kunt u gebruiken voor de onderbouwing van uw belastingaangifte. Belangrijker nog, de wekelijks vastgelegde uren, kilometers en overige kosten zijn de basis van de factuur richting uw klant. De weekstaat is alleen zichtbaar wanneer u dit in het menu bij Gegevens - > Instellingen heeft aangegeven. Het menu bestaat uit 2 tabbladen. Boven de tabbladen ziet u de geselecteerde periode van de weekstaat. Door op de pijltjes te drukken, gaat u een week vooruit of achteruit. Klikt u op naar huidige week, dan opent de huidige week. Standaard opent de huidige week in de weekstaat. De 4 tabbladen zijn: - Tab Urenregistratie In de urenregistratie legt u per contract vast hoeveel uur u heeft gewerkt aan een bepaalde activiteit. Klik op Activiteit toevoegen om een activiteitregel toe te voegen. U kunt ook eenvoudig de activiteiten van de vorige week toevoegen. Hiervoor klikt u op Activiteiten vorige week toevoegen. Nadat u een regel heeft toegevoegd ziet u de volgende velden die ingevuld dienen te worden: o Contract: Uit dit menu kiest u het contract waar u deze week voor heeft gewerkt. Let op, alleen contracten op uurbasis worden hier getoond. o Activiteit: Zodra u het contract heeft geselecteerd, worden automatisch de bijbehorende activiteiten gezocht. Deze worden weergegeven in het activiteitmenu. Eveneens is er de optie om een activiteit aan te maken. Kiest u hiervoor, dan opent automatisch de contract- module in het tabblad Activiteiten en tarieven bij contract. o Commentaar: Het commentaarveld is optioneel en wordt niet gebruikt in de facturatie. Het is een informatieveld voor u zelf. Nadat u deze velden heeft ingevuld kunt u de uren invullen die u in die week heeft gewerkt voor het specifieke contract/activiteit. Nadat u deze heeft ingevuld, klikt u op Opslaan. De wijzigingen worden opgeslagen in de database. U kunt zoveel activiteit- regels toevoegen als u wilt. De weekstaatmodule waar u de uren op weekbasis per contract/klant invoert 13

14 - Kilometerregistratie opdrachtgever Het kan voorkomen dat u voor uw klanten reiskilometers moet maken. Indien u in uw contract heeft afgesproken dat u deze kosten kunt declareren, dan kunt u deze kilometers in dit tabblad registreren. Klik op Reiskilometers voor klant toevoegen om een regel toe te voegen aan de weekstaat. U dient eerst het contract te kiezen waarvoor deze reiskosten gemaakt gaan worden. Nadat u uw keuze heeft gemaakt, vult u de kilometers per dag in voor de betreffende week. Aan het einde van iedere regel staat een link om de regel te verwijderen Facturen In de factuurmodule kunt u eenvoudig facturen opmaken en uploaden, de factuurhistorie inzien en het volledige incassodossier bekijken. De factuurmodule bestaat uit 3 tabbladen. - Tab Factuur opmaken, wijzigen en uploaden De tab bestaat uit 3 subtabs (zichtbaar in de oranje balk). o Subtab Factuur opmaken De facturen voor uw klanten dient u zelf eerst op te maken voordat wij ze kunnen versturen richting uw klanten. Op deze manier weet u zeker dat de inhoud van de verstuurde factuur overeenkomt met uw verwachtingen. Iedere nacht worden de door u opgemaakt facturen definitief gemaakt en verstuurd naar uw opdrachtgever. In deze subtab kunt u de facturen met uw opdrachtgevers opmaken. Nadat u het contract heeft geselecteerd waarvoor u de factuur wilt opmaken kiest u ervoor of u een normale factuur of een creditfactuur wilt versturen (Creditfacturen worden uiteraard niet meegenomen in het debiteurenbeheer). Daarna verschijnen er afhankelijk van het type contract (uurbasis of overig) de volgende velden: Uurbasis contracten: Facturen voor contracten op uurbasis worden opgemaakt met informatie die u heeft ingevuld in de weekstaat. U dient allereerst de periode te selecteren waarover u wilt factureren. Kies allereerst het jaar en daarna de betreffende maand of week (Dit heeft u in het contract vastgelegd: facturen op maand of weekbasis). Indien u in de gekozen periode geen gegevens heeft ingevuld in de weekstaat, dan komt automatisch de melding: U heeft geen werkzaamheden verricht voor dit contract in deze periode. Nadat u de periode heeft geselecteerd waarover u wilt factureren, dient u de factuurdatum te selecteren. Deze datum wordt op de factuur vermeld en wordt eveneens gebruikt als startpunt van het debiteurenbeheer. Het factuurnummer kunt u niet wijzigen, maar wordt informatief weergegeven. De factuurgenerator wordt gestart zodra u op Factuur opmaken klikt. U kunt in de factuurgenerator de gegevens wijzigen of extra factuurregels toevoegen (Zie factuurgenerator). Nadat u de factuur heeft opgemaakt en opgeslagen in de generator komt u automatisch terecht in uw factuurhistorie. Hier ziet u alle facturen die u heeft aangemaakt en verstuurd. 14

15 Facturen opmaken voor een uurbasiscontract Overige contracten: Nadat u het contract heeft geselecteerd ziet u ter informatie het factuurnummer en kiest u vervolgens de factuurdatum. Deze datum wordt op de factuur vermeld en wordt eveneens gebruikt als startpunt van het debiteurenbeheer. Na het invullen van deze basisgegevens klikt u op de knop Factuur opmaken. De factuurgenerator wordt gestart, waar u de virtuele factuur ziet en factuurregels kunt toevoegen aan de factuur (zie factuurgenerator). Nadat u de factuur heeft opgemaakt en opgeslagen in de generator komt u automatisch terecht in uw factuurhistorie. Hier ziet u alle facturen die u heeft aangemaakt en verstuurd. - Factuurgenerator De factuurgenerator is een tool waar u de factuur virtueel kunt opbouwen voordat u hem definitief opmaakt in het systeem. In de generator is de factuur zo opgebouwd, zoals hij later ook wordt opgemaakt in het systeem en verstuurd wordt naar uw klant. In de 2 zijbalken zie je linkjes naar onderdelen binnen het systeem om de betreffende gegevens (klantgegevens, uw bedrijfsgegevens, factuurdatum en logo) te wijzigen. Maakt u gebruik van de weekstaatmodule en heeft u de benodigde gegevens (uren of kilometers) ingevuld in de weekstaat, dan worden deze automatisch getoond in de factuur. Deze kunt u eventueel nog wijzigen of verwijderen. Vervolgens vult u zelf per factuurregel de benodigde gegevens in (Omschrijving op factuur, aantal, prijs per eenheid en het BTW tarief). Klik op toevoegen in de rechter zijbalk om een nieuwe factuurregel toe te voegen. De factuurtotalen worden automatisch berekend en getoond op de digitale factuur. Als u tevreden bent met de door u opgestelde factuur, slaat u de factuur op door op de knop Opslaan factuur te kiezen. De factuur kunt u dezelfde dag altijd nog aanpassen of verwijderen in het systeem. 15

16 De Flimer factuurgenerator - Subtab Factuur wijzigen In deze tab kunt u de inhoud van facturen wijzigen die nog niet zijn verstuurd naar uw opdrachtgevers. Kies eerst het contract waarvoor u de factuur wilt wijzigen. Na deze selectie kiest u uit het volgende menu de betreffende factuur door het factuurnummer te selecteren. Vervolgens drukt u op Factuur wijzigen. De factuurgenerator wordt gestart en kunt u de factuur aanpassen. Wilt u de factuur verwijderen, klik dan op de knop Factuur verwijderen. o Subtab Factuur uploaden U kunt er ook voor kiezen uw facturen in uw eigen programma op te maken. Om ervoor te zorgen dat de factuur uiteindelijk toch in uw administratie wordt opgenomen en/of wordt meegenomen in het debiteurenbeheer dient u de factuur wel in ons systeem te uploaden. Om facturen te uploaden dient u de volgende velden in te vullen: Kies factuur: Klik op kies bestand om de digitale versie van uw factuur te selecteren. Contract: Kies het contract waar de factuur voor bedoeld is. Op deze manier weten wij bijvoorbeeld naar wie de factuur verstuurd dient te worden en wat de betalingstermijn is. Type factuur: Hier kiest u ervoor of het een normale factuur is of een creditfactuur. Creditfacturen worden uiteraard niet meegenomen in het debiteurenbeheer. Factuurnummer: Standaard wordt het eerstvolgende factuurnummer getoond. U kunt dit eventueel aanpassen. 16

17 Factuurbedrag: Vul hier het factuurbedrag in van de factuur. Dit bedrag is inclusief BTW. Dit hebben wij in een later stadium eventueel nodig voor het versturen van herinneringen en/of aanmaningen. Factuurdatum: Deze datum wordt op de factuur vermeld en wordt eveneens gebruikt als startpunt van het debiteurenbeheer. Nadat u alle velden heeft ingevuld klikt u op Upload. De factuur wordt in ons systeem opgenomen. Het uploaden van een factuur - Tab Factuurhistorie In dit tabblad kunt u de historie zien van al uw facturen. De volgende gegevens worden getoond: (afhankelijk of u ervoor heeft gekozen gebruik te maken van het debiteurenbeheer) o Factuurnr: Het factuurnummer van de factuur. o Factuurdatum: De datum waarop de factuur is aangemaakt. Dit is eveneens de startdatum van het debiteurenbeheer. o Type: Normaal of creditfactuur o Contract: Het contract waarop de factuur is gebaseerd. o o Bedrag: Het factuurbedrag exclusief BTW. Status: De status van de factuur. Er zijn 4 statusmogelijkheden: 1. Opgemaakt: Opgemaakt door u, maar nog niet verstuurd naar de klant. 2. Niet betaald: De factuur is verstuurd naar de klant, maar nog niet betaald 3. Betaald: De factuur is betaald door de klant. 4. Stop debiteurenbeheer: U heeft aangegeven dat het debiteurenbeheer voor deze factuur gestopt mag worden. 17

18 De historie weergegeven per factuur U kunt het debiteurenbeheer tussentijds stoppen. Dit betekent dat wij per direct stoppen met het versturen van herinneringen en aanmaningen. Afhankelijk van de status heeft u eveneens de mogelijkheid om de facturen te Openen: Klik hierop en de factuur wordt in een apart venster geopend. Verwijderen (Bij status Opgemaakt ): De factuur wordt verwijderd. Openen van dossier: U kunt het complete dossier van de factuur bekijken door op deze link te klikken (zie volgend tabblad) - Tab Dossiers (Alleen bij het gebruik van Flimer debiteurenbeheer) U kunt het complete dossier van een factuur bekijken. Hierdoor is het in 1 overzicht duidelijk wanneer de factuur is verstuurd, wanneer eventueel herinneringen en aanmaningen zijn verstuurd en wanneer de factuur betaald is. Kies eerst het jaar en daarna het factuurnummer. Vervolgens wordt het dossier geopend. Het dossier per factuur waarin u de status van het debiteurenbeheer kunt volgen. 18

19 - Tab Facturen Flimer In dit tabblad ziet u de facturen die door ons naar u zijn verstuurd voor de geleverde dienstverlening. Facturen worden rond de 5 e van de nieuwe maand verstuurd FAQ De antwoorden op de meest gestelde vragen vindt u op deze pagina. Deze pagina wordt regelmatig bijgewerkt. Mocht u vragen hebben over het gebruik van het systeem, raadpleeg dan eerst deze pagina. De kans is groot dat u het antwoord op uw vraag hier terugvindt. Antwoorden op de meest gestelde vragen zijn in de FAQ terug te vinden 19