U vult bij gebruikersnaam de gebruikersnaam in Bij wachtwoord vult u het wachtwoord in, let op dat dit hoofdletter gevoelig is

Transcriptie

1 Inloggen U vult bij gebruikersnaam de gebruikersnaam in Bij wachtwoord vult u het wachtwoord in, let op dat dit hoofdletter gevoelig is Dan klikt u op de knop login. Als u bent ingelogd komt u in het start scherm Klanten Onder het tabje klanten kunt u nieuwe klanten of distribiteurs toevoegen en bewerken. U kunt zoeken op naam in een bepaalde groep. Zoeken U typt een deel van de naam van de klant en kiest de klant groep. Als u op zoeken klikt worden de klanten getoond die aan uw zoekopdracht voldoen. Wilt u alle klanten in een bepaalde groep zoeken, dan vult u voor de naam een % tekentje in Nieuwe klant toevoegen Rechts in het scherm kunt u een nieuwe klant toevoegen.

2 U vult de naam, eventueel klantnummer en adres in. Bij Herbalife Groep kiest u uit: Klant Distribiteur Senior Consultant Supervisor Door de klant in de herbalife groep in te delen zal het systeem automatisch het geldende kortings percentage toepassen als u een bestelling invoert. Tevens worden bij alle klanten die niet in de klant groep zitten de Volumepunten bijgehouden. Zodat de korting automatisch verekend wordt. Bij Groep kiest u in welke groep u de klant wilt plaatsen. In het begin scherm wordt de klant dan in deze groep ingedeeld. Als u alles heeft ingevuld klikt u op de blauwe opslaan knop. Wilt u annuleren? Dan klikt u de rode knop, het scherm sluit dan zonder een klant toe te voegen. Klant aanpassen Om een klant aan te passen, zoekt u de klant eerst op. Vervolgens heeft u 2 opties; Klant algemene gegevens aanpassen, door op de groene knop te klikken opent het scherm waar u de naam, nummer en groep kunt aanpassen. Als u het klant nummer aanklikt gaat u naar het klant detail scherm. In het klant detail scherm kunt u bestellingen aanmaken en adres gegevens beheren. Klant verwijderen Om een klant te verwijderen klikt u op het rode kruisje naast de knop om een klant gegevens aan te passen.

3 Klant detail scherm Adressen. U kunt per klant meerdere adressen invoeren. Door op de blauwe toevoeg knop te klikken kunt u een nieuw adres toevoegen. Als u een bestaand adres wilt wijzigen gebruikt u de groene knop. Met de rode knop verwijderd u een adres. Belangrijk, voordat u bestellingen gaat aanmaken dient u een factuur adres te hebben ingevoerd voor de klant. Anders kan de factuur niet aangemaakt worden. Bestellingen invoeren Om een bestelling in te voeren klikt u op Nieuwe bestelling, dan opent er een nieuw scherm.

4 Boven in ziet u de klant naam, u ziet ook in welke herbalife groep deze klant zit. Dan ziet u de datum van de bestelling, welke tevens als factuurdatum dient. U kunt producten toevoegen aan de bestelling. Door een (deel) van een productnaam in te typen en op zoek te klikken wordt in de lijst er onder alle producten die aan uw zoekopdracht voldoen getoond. U selecteert het aantal en klikt op bestel. Factuurregel maken Wilt u eenmalig iets wat niet als product in het systeem zit factureren dan kunt u een factureerregel aanmaken. Klik hiervoor op voeg een factuurregel toe. U krijgt een popup:

5 Vul bij aantal het aantal in, dit mag alleen een getal zijn bijvoorbeeld 1. Bij omschrijving vult u de omschrijving in bijvoorbeeld provisie Bij Btw kiest u het juiste btw percentage, bij prijs vult u de prijs exclusief btw in. Druk op toevoegen en de regel wordt toegevoegd. Onder ziet u de totalen van uw bestelling. U kunt een product ten alle tijden weer verwijderen door op de rode knop te drukken achter het product. Korting Per product regel kunt u een extra kortingsbedrag invoeren. De korting geld als totaal van die product regel. Als u dus 4 producten heeft a 15.00, en euro korting geeft, zal de totaal prijs van die regel 50 euro bedragen. U typt de kortingen in en drukt op Bereken Totaal om de korting te verwerken. Let op de herbalife kortingen worden automatisch verrekend. Afhankelijk van order voor wordt de juiste prijs gekozen. Bij distributeur 25% enz. Bent u klaar met het invoeren van de bestelling kunt u een pdf factuur downloaden welke u kunt bijvoegen aan u bestelling. U kunt nog een betalingsconditie kiezen. Standaard aanwezig is betaling contant. Op verzoek kunnen daar extra condities aan toegevoegd worden. Factuur nummering. Elk jaar begint de factuur nummering op 1. Voor elke bestelling die u invoert wordt een nieuwe factuur gemaakt. U kunt dus geen offertes maken met dit systeem. Bestellingen kunnen niet worden verwijderd omdat dit altijd 1 factuur vertegenwoordigd en in de factuur nummering mogen geen gaten ontstaan.

6 Internationale facturatie 0%BTW Wilt u een internationale factuur versturen met 0%BTW. De btw afdracht wordt hierbij verlegd naar de afnemer. Vinkt u dan onderaan de bestel pagina de optie Dit is een internationale factuur aan. Vul tevens het btw nummer van uw klant in. Druk nu op druk af of op bereken totaal om de 0% btw te bewaren. Op de factuur wordt 0% btw en het btw nummer vermeld. Producten Onder het producten tabje kunt u producten in het herbalife systeem beheren. Het zoeken werkt op dezelfde manier als bij klanten. U kunt een deel van de productnaam typen en selecteert de productgroep. Vervolgens klikt u op Zoek. Om alle producten in een productgroep te tonen typt u een % tekentje en klikt op zoeken. Na het zoeken verschijnen de producten die voldoen aan uw zoekopdracht inclusief de actuele voorraad.

7 Om een nieuw product toe te voegen klikt u op de blauwe toevoeg knop. Dan opent een nieuw venster waar u een nieuw product kunt toevoegen. Sinds November 2009 zijn een aantal kortings percentages vervallen, deze hoeft u niet meer in te vullen. U Selecteert de productgroep, vult naam, nummer en volumepunten in. Vervolgens neemt u de prijzen zoals herbalife deze hanteert over. Voor sommige producten kent herbalife geen korting toe, dan vult u overal dezelfde prijs in. Prijs 50 is de prijs die tevens als inkoopsprijs onthouden wordt als u nieuwe voorraad invoert. Als laatste kiest u het btw percentage wat van toepassing is. U dient prijzen exclusief btw in te voeren. Als alles ingevuld is klikt u op de blauwe knop om het product toe te voegen met de rode knop annuleert u en wordt er geen product toegevoegd. Producten lijst exporteren. U kunt de producten lijst exporteren inclusief de huidige voorraad. Dit kunt u gebruiken om uw voorraad te controleren en zo een maand voorraad overzicht te

8 maken. De export wordt geëxporteerd naar een csv bestand, dit kunt u met Excel openen. Producten verwijderen U kunt producten verwijderen door op het rode kruisje in de productlijst te klikken. Alvorens het product verwijderd wordt, wordt eerst een bevestiging gevraagd. Omdat u producten reeds op facturen gebruikt kunt hebben, zal het systeem de producten niet fysiek verwijderen. Het product wordt onzichtbaar gemaakt en kan niet meer gekozen worden bij het doen van een bestelling. Inkoop en begin voorraad Om de voorraad bij te houden dient u inkoop en beginvoorraad vast te leggen. Ook eventuele derving/afschrijving kunt u registeren. Het invoeren van een inkoopbon is eenvoudig, u vult het productnummer in en het aantal en klikt op toevoegen. U kunt tevens de inkoopprijs vast leggen, dit voor het bijhouden van uw voorraad. U doet dit voor elk product totdat u klaar bent. De voorraad lijst wordt direct bijgewerkt.