Handleiding. My.tentoo voor werkgevers en opdrachtgevers Flexolutions

Transcriptie

1 Handleiding My.tentoo voor werkgevers en opdrachtgevers Flexolutions

2 Waar kun je een werkbriefje invoeren Nadat je bent ingelogd in my.tentoo ga je naar Werkbriefjes en klik je op Invoeren. Je krijgt dan het onderstaande scherm te zien. Invoeren gegevens werkbriefje Nadat je de gegevens van de medewerker hebt geselecteerd, worden gegevens als Functie, Afgesproken bedrag, Bedrag is per en Soort bedrag automatisch geïmporteerd. Deze gegevens zijn contractueel vastgelegd. Als je het overeengekomen bruto uurloon wilt verhogen, dan kun je het ingevulde bedrag wijzigen. De andere geïmporteerde velden kunnen niet aangepast worden. De lege velden vul je naar werkelijkheid in. Alle velden met een * zijn verplichte velden. Productienummer/Bonnummer is geen verplicht veld. Je hebt de mogelijkheid om dit in my.tentoo wel aan te geven bij de Bedrijfsgegevens. Het veld wordt roze zodra je doorgaat zonder hier gegevens te hebben ingevoerd. Let op! Wanneer je het afgesproken uurloon verhoogt, wordt dit standaard het nieuwe bruto uurloon en kan dit niet meer verlaagd worden. Wil je éénmalig een ander uurloon opgeven, dan kun je het afwijkende uurloon in het dagenoverzicht toevoegen. Deze optie kun je ook gebruiken voor het opgeven van overwerkuren. Vergeet dan niet de optie betreft overwerk aan te vinken. Deze uren worden tegen de speciale lagere overwerk-omrekenfactor aan je doorbelast. 2

3 Bij de Km-vergoeding vul je het bedrag per kilometer in. Als je twee tarieven hebt voor de kilometervergoeding klik je op Afwijkende km-vergoeding. Nadat je dit hebt ingevuld, klik je op. Let op! Voor de controle van de gereden kilometers wordt er gekeken naar de woonplaats van de werknemer en de plaats waar de werkzaamheden hebben plaatsgevonden. In dit veld kan één bestemming worden ingevoerd. Als de werknemer meerdere locaties heeft bezocht, kun je dat invullen in het urenoverzicht. Invoeren werkdagen Bij de optie Week selecteer je het weeknummer waarvoor je uren wilt opgeven. Nadat je klikt op Dagen weergeven kun je de gewerkte uren invullen bij de betreffende werkdag. Naast gewerkte uren vul je hier ook uren met afwijkend tarief (bijvoorbeeld toeslaguren) of overuren in. Vergeet niet boven de kolom het afwijkend uurtarief in te vullen en als het overwerk is dit aan te vinken. Verder geef je in dit veld vakantieuren en kortverzuim op. Aanvinken van een feestdag is alleen mogelijk als een medewerker hier recht op heeft. Ook ziekteverzuim kan alleen worden opgegeven als de medewerker zich bij Tentoo heeft ziek gemeld. Als Tentoo geen ziekmelding heeft ontvangen voor de medewerker is de kolom ziekteverzuim niet geactiveerd. Let op! Zodra je de kolom van afwijkend uurtarief invult, verschijnt er een extra kolom voor meer afwijkende uurtarieven. Je kunt maximaal vijf afwijkende uurtarieven invullen per werkbriefje. Kilometervergoeding In de kolom van de kilometers vul je het totaal aantal kilometers per dag in. Wanneer je hebt aangegeven dat er een kostenplaats moet worden ingevuld, vul je dat in de daarvoor bestemde kolom in. De kilometers die je invult, worden gecontroleerd via de ANWB-routeplanner. Er kan een afwijking van 5% zitten tussen wat je hebt ingevuld en wat het zou moeten zijn volgens de ANWB-routeplanner. Het kan voorkomen dat je een grotere of kleinere afwijking hebt. Je krijgt dan onderstaande melding. 3

4 Je kunt dan kiezen uit de volgende opties: Invoeren onkosten Nadat je de gewerkte uren en eventuele kilometers hebt ingevuld, kun je de gemaakte onkosten invullen. Als je de onkosten onbelast wilt laten vergoeden, heeft Tentoo altijd de originele bonnen nodig. Wanneer je/of de medewerker deze in het bezit heeft, geef je dit aan door een vinkje te zetten achter de regel. Nadat je het werkbriefje hebt bevestigd, ontvang je een die je samen met je bonnen kunt opsturen naar Tentoo. Het is voor Tentoo niet mogelijk om de onkosten (behalve bij kilometervergoeding) onbelast te vergoeden zonder de originele bonnen. Let op! Parkeerkosten kunnen wij niet onbelast vergoeden als er een kilometervergoeding wordt gegeven. De Belastingdienst gaat er namelijk vanuit dat dit is meegenomen in de kilometervergoeding. Wordt er geen kilometervergoeding verstrekt, dan mogen wij parkeerkosten onbelast vergoeden. Voorschot/bonus Als je een voorschot of een bonus hebt gegeven aan de medewerker kun je dit invullen in onderstaande velden. Een voorschot wordt verrekend bij het totale factuurbedrag. Voor de medewerker wordt het verrekend met het nettoloon. Een voorschot kan bijvoorbeeld zijn: een deel ontvangen loon, lunchkosten, veroorzaakte schade door de medewerker die moet worden verrekend, enz. Wil je een bonus geven, dan vul je dit hier ook in. Bij het invoeren van een voorschot kan er niet meer worden ingevuld dan 25% van het afgesproken bedrag. De reden hiervoor is dat het voorschot nooit meer kan zijn dan het netto uit te betalen loon. Let op! Zodra je een bonus geeft, wordt deze zwaarder belast. 4

5 Werkbriefje bevestigen Nadat je alles hebt ingevuld, klik je op. Als alles correct is ingevuld, kom je in het volgende scherm (als er gegevens ontbreken wordt dit aangegeven met een roze balk). Je kunt bepaalde velden als een verplicht veld aanmerken. Dit betekent voor jou of de medewerker dat het mogelijk is dat een niet verplicht veld toch verplicht wordt. Nadat je op Bevestigen hebt geklikt kom je in onderstaand scherm. 5

6 Je kunt kiezen om het werkbriefje per te versturen naar de medewerker en jezelf, het werkbriefje te printen en te geven aan de medewerker of het op de verzendlijst te plaatsen. Als je kiest voor en, wordt automatisch je adres en het adres van de medewerker ingevuld. De tekst in het vak Berichttekst is een standaardtekst aan de medewerker. Je kunt ervoor kiezen om hier zelf nog een bericht aan toe te voegen of de tekst aan te passen. Vervolgens heb je de mogelijkheid om aan te geven of je na het bevestigen nog een werkbriefje wilt invoeren, naar de verzendlijst wilt gaan of naar het werkbriefjesoverzicht wil worden doorgelinkt. Als alles is ingevuld, klik je op. Je ontvangt per een kopie van de die je hebt verzonden aan de medewerker. Omdat je inlogt met je persoonlijke gegevens heb je het werkbriefje digitaal geaccordeerd. Je hoeft dus zelf niets meer te doen. Let op! Wanneer je het werkbriefje op de verzendlijst hebt geplaatst, is het werkbriefje nog niet verzonden aan Tentoo of aan de medewerker. Daarvoor ga je eerst naar Werkbriefjes en daarna Verzendlijst. Wanneer je de bevoegdheid hebt, kun je met je persoonlijke wachtwoord de verzendlijst versturen. Het wachtwoord dat je hiervoor gebruikt, is dezelfde als degene waarmee je inlogt. Werkbriefje aanpassen of verwijderen Het is mogelijk om een werkbriefje aan te passen of verwijderen. In het werkbriefjesoverzicht klik je op de regel van het betreffende werkbriefje. Je komt dan weer in het scherm werkbriefje bevestigen 6

7 Onderaan vind je de mogelijkheid om het werkbriefje te bewerken via de knop. Je komt dan in hetzelfde scherm als waar je het werkbriefje hebt ingevoerd. Hier kun je de wijzigingen doorvoeren en klik je op. Het referentienummer dat het werkbriefje had, komt te vervallen en er wordt een nieuw referentienummer aangemaakt. De reden hiervoor is dat wij op deze manier niet het verkeerde werkbriefje kunnen verwerken. Vervolgens bevestig je het werkbriefje door te klikken op. Op deze manier wordt het nieuwe werkbriefje verzonden aan de medewerker. De medewerker ontvangt per een bevestiging dat het werkbriefje is aangepast. Let op dat alleen de medewerker dit werkbriefje kan accorderen. Als de medewerker het oude werkbriefje heeft geaccordeerd, komt dit akkoord te vervallen. Wanneer je het werkbriefje wilt verwijderen, klik je ook in het werkbriefjesoverzicht op de regel van het betreffende werkbriefje. In het scherm Werkbriefje bevestigen, klik je op Bewerken. Onderaan het scherm klik je op. 7

8 Je krijgt dan de volgende melding: Als je op OK klikt, wordt het werkbriefje verwijderd en ontvangen de medewerker en jijzelf per een bevestiging hiervan. Wij wensen je veel gemak met my.tentoo! 8