Handleiding. Uploaden Excelsheet met urenoverzicht in my.tentoo

Transcriptie

1 Handleiding Uploaden Excelsheet met urenoverzicht in my.tentoo

2 Aanvragen account voor my.tentoo Je maakt gebruik van de importmodule van my.tentoo. Met deze module kan je digitale bestanden importeren in my.tentoo. De importmodule is geactiveerd en voor je ingericht. Wil je wat wijzigen in het digitale bestand? Neem dan contact op met Tentoo. Wij passen de instellingen in de module voor je aan. Na het uploaden van je bestand maakt my.tentoo werkbriefjes van de verwerkte gegevens. Deze werkbriefjes worden verwerkt op het moment dat de betreffende freelancer/flexwerker het werkbriefje heeft geaccordeerd. Wil je de werkbriefjes direct laten verwerken? Neem dan contact op met Tentoo. Importeren van het bestand Zorg dat de my.tentoo gebruiker die het bestand gaat importeren de juiste rechten heeft. Kijk bij de menu optie Gebruikers my.tentoo of het veld Volledige toegang opdrachtgevers is aangevinkt of Werkbriefjes importeren. 19 nov. 13 Handleiding bestand uploaden 2

3 Ga naar de optie Importen en kijk bij Instellingen of de instellingen overeenkomen met je bestand. Je ziet dan in het volgende scherm met welke instellingen je bestand is ingericht: Indien de instellingen afwijken van je bestand of als je meer uitleg wilt hebben over de instellingen neem dan contact op met Tentoo. 19 nov. 13 Handleiding bestand uploaden 3

4 Bestand uploaden Na het controleren van de instellingen voor importeren van je bestand kan je deze gaan uploaden via de optie Importeren-Bestand uploaden Vul bij Algemene instellingen de volgende gegevens in: 1. Vul bij contactpersoon de naam van de contactpersoon in. 2. Vul bij functie de functie van de medewerkers in. Per functie dien je een apart bestand te uploaden. 3. Geef bij Bedrag is per aan of de opgegeven bedragen per uur, dag of project zijn. 4. Geef bij Soort bedrag de prijsafspraak aan. Meer informatie over prijsafspraken vind je op Tentoo.nl. 5. Als de bedragen inclusief onkosten zijn vink dan Afgesproken bedrag is inclusief onkosten aan. Anders worden de onkosten bovenop het afgesproken bedrag aan je doorbelast. Onkosten worden alleen onbelast vergoed als Tentoo in het bezit is van de originele bonnen. 6. Wanneer er naast de standaard prijsafspraak ook een afwijkend tarief wordt opgegeven dan kan je bij de optie Omschrijving op factuur voor afwijkend tarief een omschrijving invullen die overgenomen wordt op de factuur. 19 nov. 13 Handleiding bestand uploaden 4

5 7. Als je bij het selecteren van de kolomtypes hebt aangegeven dat er overige onkostenvergoedingen zijn kan je in onderstaande optie aangeven of er extra loon of onkosten zijn. Hier kan je ook een omschrijving meegeven. Als je de eerder ingestelde instellingen elke maand wilt gebruiken hoef je alleen het vinkje aan te zetten bij Instellingen opslaan voor de volgende keer. Op deze manier hoef je niet elke keer kolomtypes te selecteren voordat je het bestand kan uploaden. Nu alle gegevens goed zijn ingesteld kan je het bestand gaan uploaden. Door op Bladeren. te klikken zoek je het bestand met het overzicht op. Na selectie van het bestand klik je op Importbestand uploaden. Als er een roze balk verschijnt gaat er iets niet goed met uploaden. In de roze balk staat aangegeven wat er niet juist is aan het bestand en bij wie, door vermelding van het BSN-nummer en regelnummer. Je kan het bestand aanpassen en daarna opnieuw uploaden. Als het bestand goed kan worden geïmporteerd wordt er ter controle gevraagd of het totaal bedrag juist is. Je kan nu nog een aanpassing doen in het bestand door op Nee te klikken. Het bestand wordt verwijderd uit my.tentoo. Je bent dan in de gelegenheid om het bestand aan te passen en nogmaals te uploaden. 19 nov. 13 Handleiding bestand uploaden 5

6 Door te klikken op Ja verzend je het bestand naar Tentoo. My.tentoo maakt van het bestand individuele werkbriefjes aan zodat freelancers/flexwerkers de status van hun betalingen kunnen inzien. Wij wensen je veel succes met het uploaden van je excelbestand! 19 nov. 13 Handleiding bestand uploaden 6