Handleiding Aysist 7 Medewerkerportaal (voor medewerkers met onregelmatige diensten)

Transcriptie

1 Handleiding Aysist 7 Medewerkerportaal (voor medewerkers met onregelmatige diensten)

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING 3 2 INLOGGEN MEDEWERKERPORTAAL Inloggen in Aysist medewerkerportaal e keer inloggen en wachtwoord 5 3 UITLEG MEDEWERKERPORTAAL: TABBLAD BERICHTEN Je bent gevraagd een dienst te werken Wijzigen van diensttijden 7 4 UITLEG MEDEWERKERPORTAAL: TABBLAD AGENDA Beschikbaarheid opgeven via slepen Vastleggen beschikbaarheid met tijdslot Beschikbaarheid aangeven via een profiel Diensten wijzigen Print rooster Verlof aanvraag 13 5 UITLEG MEDEWERKERPORTAAL: TABBLAD UREN Overzicht verlof aanvragen 15 Pagina 2 van 16

3 1 Inleiding Het medewerkerportaal van Aysist 7 geeft je mogelijkheid om zelf jouw beschikbaarheid te beheren, geplande diensten te zien en eventueel aan te passen, verlof aan te vragen en inzicht te krijgen in jouw urenmanagement. Ook ontvang je berichten over de planning in de berichtentab van het medewerkerportaal. Zo ben je steeds op de hoogte van de laatste stand van zaken van jouw planning. In deze handleiding krijg je een overzicht van de mogelijkheden van het medewerkerportaal. Bij vragen kun je het beste contact opnemen met de applicatiebeheerder (2Match!). Pagina 3 van 16

4 2 Inloggen Medewerkerportaal Het inloggen op het medewerkerportaal kan op verschillende manieren. Deze zijn hieronder nader toegelicht. Indien je voor de 1 e keer inlogt dien je eenmalig de wachtwoord vergeten procedure te doorlopen. Hoe dit werkt staat in de 2 e paragraaf beschreven. 2.1 Inloggen in Aysist medewerkerportaal Inloggen kan via het netwerk van ZGIJV en vanuit huis: 1. Via het netwerk van ZGIJV: Vanaf 1 oktober is op het bureaublad het onderstaande icoon zichtbaar. Via dit icoon kan je inloggen op het medewerkerportaal 2. Vanuit huis kan inloggen op 2 manieren: Let op: om een goede functionaliteit van het pakket te garanderen is het ook vanuit huis noodzakelijk de browsers Firefox, Google Chrome of Safari te gebruiken. a. Via de ZGIJV website: Ga naar Na het openen van de site klik op Werken en Leren bij Klik vervolgens op het tabblad Voor Medewerkers Voor inloggen op het medewerkerportaal klik op Aysist medewerkerportaal Pagina 4 van 16

5 b. Rechtstreeks op de site van Ayton: Het is ook mogelijk om rechtstreeks naar zgijv.aysist7.nl te gaan. Dan volgt het inlogscherm. Let op: om een goede functionaliteit te garanderen dien je als browser Firefox, Google Chrome of Safari te gebruiken e keer inloggen en wachtwoord Bij de 1 e keer inloggen dien je de procedure: Wachtwoord vergeten te doorlopen. Bij het startscherm klik je op de tekst: Wachtwoord vergeten. Het onderstaande scherm verschijnt. Vul bij de gebruikers naam dezelfde gebruikersnaam gebruikt die je gebruikt bij het inloggen op het netwerk van ZGIJV (let op: alleen kleine letters!). En klik op versturen. In je mailbox van ZGIJV ontvang je een mail met een link. Als je op deze link klikt krijg je een inlog scherm en kan je een eigen gekozen wachtwoord instellen. Als dat succesvol is, wordt het medewerkerportaal geopend, dan komt rechtsboven de naam te staan waarmee is ingelogd. Daarnaast de knop waarmee je in de toekomst persoonlijke instellingen kunt opslaan (momenteel nog niet mogelijk) en daarnaast de knop om uit te loggen. Log nadat je dit gedaan uit en log opnieuw in via het icoon op het bureaublad, website of thuis (met browser: Firefox, Chrome of Safari). Dit zorgt ervoor dat de juiste browser wordt gekozen en de data betrouwbaar is. Pagina 5 van 16

6 3 Uitleg Medewerkerportaal: Tabblad Berichten Bij het openen van het medewerkerportaal kom je altijd binnen in de Tab Berichten. Hierin staan berichten die voor jou bestemd zijn, bijvoorbeeld: Je bent door een planner gevraagd voor een (extra) dienst; Er is een wijziging geweest op een geplande dienst; Je hebt een dienst gewijzigd via het medewerkerportaal en de manager heeft deze goedgekeurd. Vaak zit aan een bericht een actie gekoppeld, het is dan ook zaak dat je regelmatig berichten in het medewerkerportaal raadpleegt. Bovenaan staan de berichten waarop nog actie van jou verwacht wordt (stip voor het bericht), vervolgens zie je de berichten die al door jou zijn afgehandeld. Achter de berichten zie je de datum waarop het bericht is verzonden. 3.1 Je bent gevraagd een dienst te werken De planner heeft je benaderd om een of meerdere diensten te draaien op een bepaalde afdeling. Je krijgt dan het volgende bericht. Pagina 6 van 16

7 Door op de knop beschikbaar te drukken, geef je aan dat jij deze dienst wilt doen, de planner kan deze dienst aan jou toekennen in het rooster. Door op de knop niet beschikbaar te klikken, geef je aan dat je deze dienst niet wilt draaien, de planner zal dan op zoek gaan naar een andere collega voor deze dienst. Als de planner jou gekoppeld heeft aan de dienst in het rooster dan zal je de dienst terugzien in de hoofdtab Agenda (zie hoofdstuk 4). Het kan voorkomen dat de planner meerdere mensen tegelijk benadert voor een dienst. Als jij hebt aangegeven de dienst te willen draaien, maar de planner heeft besloten om een andere collega op de dienst in te zetten, krijg je hiervan het onderstaande bericht. Dit bericht dien je voor gezien te bevestigen. 3.2 Wijzigen van diensttijden Afhankelijk van de instellingen binnen de organisatie heb je de mogelijkheid om diensttijden in de hoofdtab agenda te wijzigen (bijvoorbeeld als je langer bent gebleven vanwege een calamiteit) (zie 4.4). Deze wijziging wordt altijd door het systeem aan de leidinggevende aangeboden om goed te keuren. Zodra hij of zij dit heeft gedaan, ontvangt je hiervan een bericht om dit te bevestigen voor gezien. Pagina 7 van 16

8 4 Uitleg Medewerkerportaal: Tabblad Agenda Het tweede tabblad toont de agenda. Hierin zie je jouw ingeplande diensten. Daarnaast kun je in dit tabblad beschikbaarheid opgeven. Dit kan op 3 verschillende manieren: 1) via slepen 2) via een vooraf vastgelegd tijdslot 3) via een profiel 4.1 Beschikbaarheid opgeven via slepen Als je de agenda opent krijg je het volgende scherm: Linksboven in het scherm zie je het blok Vul in met. Hiermee bepaal je welk type beschikbaarheid je wilt gaan aangeven in de agenda (Beschikbaar, Mogelijk beschikbaar, Niet beschikbaar). Voor het opgeven van beschikbaarheid maak je eerst hier een keuze. Vervolgens klik je met de linkermuisknop bij de betreffende datum op de begintijd en sleep je de muis naar beneden tot de eindtijd die je wilt opgeven, terwijl je de linkermuisknop vasthoudt. Door op de aangemaakte beschikbaarheid te klikken, zie je de details die je indien gewenst hier nog kunt aanpassen of de gehele beschikbaarheid kunt verwijderen. Op deze plek heb je de mogelijkheid een notitie toe te voegen aan de beschikbaarheid. Deze notitie is ook zichtbaar voor de planners. Ook bestaat hier de mogelijkheid om een hele dag aan te vinken. Nadat je op Opslaan hebt geklikt zie je dat de gekozen beschikbaarheid is weergegeven van uur. Het is mogelijk op 1 dag een combinatie van de verschillende beschikbaarheden te maken. Dit doe je door naast een bestaande beschikbaarheid een nieuwe beschikbaarheid te slepen. Het systeem zal de al bestaande beschikbaarheid dan (deels) overschrijven met de nieuwe beschikbaarheid. Verder is het mogelijk beschikbaarheid over verschillende dagen aan te geven (bijvoorbeeld bij het beschikbaar zijn voor een nachtdienst). Het systeem toont dit door middel van witte pijlen aan het eind van de eerste dag en het begin van de volgende dag. Pagina 8 van 16

9 4.2 Vastleggen beschikbaarheid met tijdslot Onder het blok vul in met staat het blok sleep tijdslot. Indien je regelmatig dezelfde beschikbaarheid op wilt geven, kun je hier een of meerdere vaste tijdsblokken aanmaken. Je doet dit door te klikken op knop Tijdslot toevoegen. Je krijgt dan het volgende scherm: Hier vul je de begin en eindtijd in (let op voor 7 uur voer je in: 07), vervolgens klik je op Opslaan. Het tijdsblok wordt nu aan de voorkeuren toegevoegd. Dit kun je herhalen indien je meerdere tijdsblokken wilt aanmaken. Pagina 9 van 16

10 Vervolgens kun je een tijdsblok selecteren door er met de linkermuisknop op te klikken en deze te slepen (linkermuis vasthouden) naar de gewenste dag in de agenda. Het geselecteerde tijdsblok zal verschijnen in de door jou gekozen dag. Ook hierbij heb je de mogelijkheid te switchen in wat je wilt opgeven. Door in het blok Vul in met te kiezen voor Beschikbaar, Mogelijk, Niet beschikbaar zal het tijdsblok ook van waarde (kleur) veranderen. 4.3 Beschikbaarheid aangeven via een profiel Je kunt een beschikbaarheidsprofiel toevoegen door te klikken op de knop Profiel toevoegen. Dit opent het volgende scherm: Pagina 10 van 16

11 Hier kun je op dezelfde wijze als beschreven in bovenstaande paragraven beschikbaarheid opgeven via slepen of het gebruik van tijdsblokken. Ook is het mogelijk een profiel aan te maken voor meerdere weken. Hiermee kun je bijvoorbeeld aangeven dat je de ene week wel op maandag wilt werken en de andere week niet. Dit doe je door naast Week1 op het plusje te klikken. Wil je een week weghalen, dan klik je op de min. Het profiel krijgt automatisch een naam. Indien gewenst kun je het profiel een andere naam geven. Uitrollen van een beschikbaarheidsprofiel Nadat je een profiel hebt aangemaakt moet je deze uitrollen over een door jou gekozen periode in de agenda. Dit doe je door op het gewenste profiel te klikken in het blok aan de linkerkant van de agenda, er opent zich dan het onderstaande scherm: Dit scherm geeft onder de profielnaam het profiel aan zoals dat is ingevoerd. Tevens kun je van hieruit het profiel nog wijzigen, verwijderen of dupliceren om het verder aan te vullen zonder het originele profiel te verliezen. Om uit te rollen geef je de volgende gegevens op: Datum vanaf: Geef de datum aan vanaf wanneer je een profiel wilt uitrollen Tot en met: Geef de datum op tot en met wanneer het profiel uitgerold moet worden Start week: Indien je meerdere weken in een profiel hebt opgenomen kun je hier aangeven met welke week uit het profiel begonnen moet worden (bijv. die met de maandag waarop je wel beschikbaar bent) Pagina 11 van 16

12 Indien je reeds vastgelegde beschikbaarheid in de agenda wilt overschrijven, vink je verwijder bestaande agenda items aan. Vervolgens klik je op de knop Uitrollen profiel, hiermee worden de agenda items geplaatst in de agenda. 4.4 Diensten wijzigen Binnen het medewerkerportaal bestaat de mogelijkheid om tijden van gewerkte diensten aan te passen als de organisatie voor deze instelling kiest. Hiervoor klik je in de agenda op de dienst die je wilt wijzigen. Het volgende scherm opent: In de pop-up kun je de begintijden en eindtijden aanpassen door op de tijdaanduiding te klikken en deze te vervangen door de juiste tijd. Pagina 12 van 16

13 Let op: Je moet hierbij aangeven waarom de tijd wijzigt. Als je dit niet doet, dan slaat het systeem de wijziging niet op. De reden van wijziging is van belang voor de leidinggevende die de wijziging moet goedkeuren, voordat deze daadwerkelijk kan worden doorgevoerd en je een bevestiging van de wijziging ontvangt (zie paragraaf 3.2). 4.5 Print rooster Via de knop Print het rooster heb je de mogelijkheid het maandrooster van de afdeling van de betreffende dienst af te drukken. Indien je op meerdere teams ingezet wordt kan er dus een ander rooster geprint worden afhankelijk van de afdeling behorende bij de geselecteerde dienst. 4.6 Verlof aanvraag In het tabblad Agenda is het ook mogelijk een verlofaanvraag te doen. Klik hiervoor links op de pagina op: Add leave request Dan verschijnt een pop-up: Vul hierin de tijdsduur van het verlof aan. Dit kan dus gaan om 1 dag maar ook om een langere periode van bijvoorbeeld twee weken. Het soort verlof kan gekozen worden door op de v te klikken. Het contract wordt automatisch gevuld indien je 1 contract hebt (indien je 2 contracten hebt dien je voor beide contracten afzonderlijk verlof aan te vragen). Pagina 13 van 16

14 Bevestig je aanvraag met de knop: Opslaan. In de agenda zie je dan dat de verlofaanvraag zichtbaar is (geel en gearceerd zodat herkenbaar is dat de aanvraag nog in behandeling is). Tevens zal op het tabblad Uren de aanvraag zichtbaar zijn bij het subtabblad; Verlofaanvragen. De verlofaanvraag wordt doorgezet naar de leidinggevende die kan aangeven dat deze in behandeling is en kan deze daarna te accorderen. NB: de vakantieperiodes worden in overleg met het team gepland en de manier waarop dit in Aysist wordt gezet zal in overleg met team, teamcoach en planner nader worden afgesproken. Pagina 14 van 16

15 5 Uitleg Medewerkerportaal: Tabblad Uren Het tabblad uren geeft inzicht in jouw ingezette uren, urensaldo en verlof en plb saldo. De tab opent in het onderstaande scherm: Looptijd: Uren per week: Functie: Afdeling: Restant verlof dit jaar: Restant PLB dit jaar: looptijd van het dienstverband (medewerkers met meerdere dienstverbanden kunnen hier kiezen welk dienstverband zij willen zien) aantal uren die er volgens het dienstverband per week gewerkt dienen te worden functie bij het geselecteerde dienstverband afdeling van het geselecteerde dienstverband het totaal aantal uren verlof tot het einde van het jaar van het dienstverband het totaal aantal uren PLB tot het einde van het jaar van het dienstverband Hieronder zie je een overzicht van de belangrijkste urensoorten uitgesplitst in maanden: Dienstverband contracturen: aantal uur dat je die maand moet werken Ingezette uren: aantal uur dat je die maand bent ingezet Urensaldo deze maand (nog te werken uren): het urensaldo dat die maand is ontstaan (Dienstverband -/- ingezette uren) Urensaldo cumulatief (nog te werken uren): het urensaldo t/m deze maand Persoonlijk levensfase budget opgenomen: het aantal PLB uren opgenomen per maand Verlof Opgenomen: het aantal verlof uren opgenomen per maand Wanneer je de saldi wilt bekijken van voorgaande jaren kun je met het pijltje bij het jaartal naar vorige jaren gaan en zie je de urensaldi van dat jaar. 5.1 Overzicht verlof aanvragen In dit tabblad kan je ook zien welke verlof aanvragen je hebt gedaan. Dit zie je op het subtabblad: Verlofaanvragen. Pagina 15 van 16

16 Je komt dan in het volgende scherm: Daar zie je een overzicht van alle aanvragen die je hebt gedaan. Je ziet voor welke periode en in de kolom Status zie je of de aanvraag in behandeling is of al is geaccordeerd. Zolang de aanvraag nog in behandeling is: staat er in de kolom status: Pending, dan kan je de aanvraag nog verwijderen door op het icoon van het prullenbakje te klikken. Pagina 16 van 16