FMP360 Online. Handleiding - Planbord

Transcriptie

1 FMP360 Online Handleiding - Planbord

2 Inhoudsopgave Gebruiker planning aanmaken... 3 Benodigd... 3 Stappenplan... 3 Gebruiker Buitendienst aanmaken... 6 Benodigd... 6 Stappenplan... 6 Roosters aanmaken... 8 Benodigd... 8 Stappenplan... 8 Rooster aan Gebruiker Buitendienst toekennen Benodigd Stappenplan Aanmaken klant Benodigd Stappenplan Aanmaken service object Benodigd Stappenplan Opdracht aanmaken Order aanmaken op een klant Benodigd Stappenplan Opdracht aanmaken op klant en service object Benodigd Stappenplan... 20

3 Gebruiker planning aanmaken Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Beheerder of Planner + Beheerder Stappenplan 1. Open Tensing FMP360 Online via en login. 2. Ga naar het tabblad Stamgegevens beheer. 3. Kies Gebruiker Planning en klik vervolgens op Toevoegen.

4 4. Vul de gegevens van de toe te voegen Planner in. a. Nummer Uniek identificatienummer van een Planner. Dit identificatienummer is bedoeld om gegevens uit te wisselen met een ander softwarepakket, zoals bijvoorbeeld boekhoudsoftware. b. Plannergroep Plannergroepen zijn bedoeld om App Gebruikers over groepen te verdelen, zodat elke planner een eigen set App gebruikers aan kan sturen. Standaard is er één plannergroep aangemaakt met de naam Standaard. c. Profiel Hierin kan een keuze gemaakt worden om een bepaalde rol aan een Dispatch gebruiker toe te kennen. We onderscheiden de volgende profielen: i. Beheerder Mag stamgegevens beheren. ii. Alleen lezen Mag geplande opdrachten bekijken, maar niet wijzigen. iii. Afspraken maken Mag afspraken maken, maar niet plannen op een specifieke App Gebruiker. Dit profiel wordt vaak toegekend aan een receptioniste. iv. Planner Mag afspraken maken en inplannen op een specifieke App Gebruiker. v. Planner + Beheerder Combinatie van Beheerder en Planner zoals hierboven. d. Regio Standaard is er één regio aangemaakt. De regio s waarover een planner mag plannen moeten hier geselecteerd worden. Let op: Als er geen regio geselecteerd wordt, kan een planner niet plannen. e. Actief Hiermee wordt bepaald of een gebruiker kan inloggen en met FMP360 Online kan werken. Als de gebruiker inactief is kan de gebruiker niet inloggen. f. Beheerder Heeft geen functie in FMP360 Online. 5. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, drukt u op de knop Opslaan. Wanneer er validatiefouten optreden, worden deze in rood weergeven. Deze fouten dienen hersteld te worden, anders worden de gegevens niet opgeslagen.

5 6. Zodra de gegevens zijn opgeslagen, krijgt de Gebruiker Planning automatisch een met inloggegevens en instructies.

6 Gebruiker Buitendienst aanmaken Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Beheerder of Planner + Beheerder Stappenplan 1. Open Tensing FMP360 Online via en login. 2. Ga naar het tabblad Stamgegevens beheer. 3. Kies Gebruiker Buitendienst en klik vervolgens op Toevoegen.

7 4. Vul de gegevens van de toe te voegen Gebruiker Buitendienst in. a. Buitendienstmedewerkernr - Uniek identificatienummer van een gebruiker buitendienst. Dit identificatienummer is bedoeld om gegevens uit te wisselen met een ander softwarepakket, zoals bijvoorbeeld boekhoudsoftware. b. Buitendienst medewerkergroepgegevens Een gebruiker buitendienst behoort tot een bepaalde groep. Zo n groep valt onder de verantwoordelijkheid van een planner (Planner, profiel planner). Er is een groep standaard aangemaakt, hiermee valt iedereen onder elke planner. Men zou bijvoorbeeld subsets kunnen maken tussen elektrisch en mechanisch of kleine aansluitingen en grote aansluitingen of consumenten en zakelijk. Door deze verdeling in subsets/groepen te maken kunt u op deze subset/groep eigen planners zetten c. Regio Een Gebruiker Buitendienst werkt in een bepaalde regio. Standaard is de regio Nederland aangemaakt, zodat alle gebruikers buitendienst door alle planners worden gepland. U kunt subsets/regio s aanmaken en, net als bij de groep, subsets/regio s creëren voor het verdelen onder planners. Hierdoor kunt u een planner verantwoordelijk maken over een bepaalde regio. 5. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, drukt u op de knop Opslaan. Wanneer er validatiefouten optreden, worden deze in rood weergeven. Deze fouten dienen hersteld te worden, anders worden de gegevens niet opgeslagen.

8 6. Zodra de gegevens zijn opgeslagen, krijgt de Gebruiker Buitendienst automatisch een met inloggegevens en instructies. Roosters aanmaken Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Planner of Planner + Beheerder Stappenplan 1. Open Tensing FMP360 Online via en login. 2. Ga naar het tabblad Beschikbaarheid.

9 3. Start met het aanmaken van een Rooster, door op de knop Toevoegen te klikken. Standaard is er een Full-time rooster gedefinieerd. 4. Vul de gevraagde gegevens in. In dit voorbeeld voegen we een part-time rooster toe, waarbij de vrijdag een vrije dag is. a. Naam Naam zoals deze in het plandbord wordt weergegeven b. Code Code die in de export gebruikt wordt 5. Sla het rooster op door op Wijzig te klikken.

10 Rooster aan Gebruiker Buitendienst toekennen Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Planner of Planner + Beheerder Stappenplan 1. Open Tensing FMP360 Online via en login. 2. Ga naar het tabblad Beschikbaarheid. 3. Open het tabblad Buitendienst medewerker en selecteer de Gebruiker Buitendienst aan wie u een rooster wilt toekennen.

11 4. Klik op de knop Toevoegen. 5. Vervolgens kunt u een rooster selecteren voor de gekozen Gebruiker Buitendienst. 6. Pas de Ingangsdatum en Einddatum desgewenst aan. 7. De prioriteit geeft de rangorde van het rooster aan. Stel dat u rooster Full-time toekent met prioriteit 100 van 1 januari tm 31 december. Daarnaast kent u rooster Vakantie toe met prioriteit 10 van 15 augustus tm 4 september. Het vakantierooster heeft dan een hogere rangorde dan full-timerooster, waardoor de Gebruiker Buitendienst tijdens zijn vakantie niet beschikbaar is. 8. Klik op Wijzig om het rooster toe te kennen.

12 Aanmaken klant Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Planner of Planner + Beheerder Stappenplan 1. Selecteer de optie [Call-intake] 2. Selecteer de optie [Klant] 3. Selecteer de optie [Klant toevoegen] Figuur 1 - Klant aanmaken Er wordt een nieuw scherm getoond waarin klantgegevens ingevoerd kunnen worden: 4. Vul de klantgegevens in en selecteer [Opslaan]

13 Figuur 2 - Registratiescherm klant aanmaken

14 Aanmaken service object Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Planner of Planner + Beheerder Stappenplan Voor het kunnen aanmaken van een service object is het nodig om eerst een klant aan te maken waaraan het service object gekoppeld wordt. 1. Selecteer de optie [Call-intake] 2. Selecteer de optie [Klant] 3. Vul eventuele zoekcriteria in om naar de klant te zoeken waarvoor een service object aangemaakt dient te worden 4. Selecteer de juiste klant uit de lijst van zoekresultaten 5. Selecteer de optie [Object toevoegen] bij de zojuist geselecteerde klant Figuur 3 - Service object toevoegen Er wordt een nieuw scherm getoond waarin de objectgegevens ingevoerd kunnen worden: 6. Vul de objectgegevens in en selecteer [Opslaan]

15 Figuur 4 - Registratiescherm service object aanmaken

16 Opdracht aanmaken Een opdracht kan op een klant aangemaakt worden waarbij het nog niet bekend is welk service object het betreft of op een klant en service object aangemaakt worden indien al wel bekend is welk service object het betreft. Order aanmaken op een klant Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Planner of Planner + Beheerder Stappenplan 1. Selecteer de optie [Call-intake] 2. Selecteer de optie [Klant] 3. Vul eventuele zoekcriteria in om naar de klant te zoeken waarvoor een service object aangemaakt dient te worden 4. Selecteer de juiste klant uit de lijst van zoekresultaten Nadat de juiste klant geselecteerd is zijn er twee plan methoden beschikbaar: Nieuwe order Deze optie wordt gebruikt indien de opdracht niet direct gepland wordt op een Gebruiker Buitendienst. Plan order Deze optie wordt gebruikt om direct een opdracht te plannen op een Gebruiker Buitendienst. Hierbij is ook de huidige planning zichtbaar waardoor een betere afweging gemaakt kan worden op wie de opdracht gepland kan worden. 5. In deze beschrijving kiezen we voor optie [Plan order] Het invoeren van de opdrachtgegevens is gelijk indien de optie [Nieuwe order] geselecteerd wordt. 6. Er wordt een nieuw scherm geopend in het gedeelte van [Plan info]

17 Figuur 5 - Opdracht op klant aanmaken Figuur 6 - Registratiescherm geopend in Plan Info 7. Vul de [opdrachtgegevens] in zoals: Indien nodig, voeg als eerste eventuele bijlagen toe aan de opdracht om deze mee te sturen als extra informatie Gebruiker Buitendienst op wie de opdracht gepland wordt De duur, plan startdatum/tijd, plan einddatum/tijd Activiteit van de opdracht Inspectie Installatie Onderhoud Storing Omschrijving Opmerkingen zoals de probleembeschrijving die de klant gemeld heeft

18 Opmerkingen voor intern gebruik en niet zichtbaar zijn voor de klant Adresgegevens indien deze afwijken van het adres van de klant Contactgegevens die van toepassing zijn voor deze opdracht. Contactgegevens kunnen eventueel overgenomen worden van de klant 8. Nadat alle informatie ingevoerd is selecteer de status en optie [Gepland] om de opdracht daadwerkelijk in te plannen op de geselecteerde gebruiker. Figuur 7 - Registratiescherm opdracht op klant

19 9. Zodra de opdracht gepland is opgeslagen wordt deze getoond in het planbord bij de betreffende gebruiker. Figuur 8 - Opdracht ingepland op gebruiker Figuur 9 - Opdracht zichtbaar in planbord van gebruiker

20 Opdracht aanmaken op klant en service object Benodigd - Gebruikersaccount met profiel Planner of Planner + Beheerder Stappenplan Het aanmaken en plannen van een opdracht op een klant en service object werkt op dezelfde manier als op alleen een klant met uitzondering van de volgende twee stappen: Bij het initieel aanmaken van de opdracht op klant en service object wordt de optie [Plan order] geselecteerd bij het service object van de klant. Zie stap 5 in onderstaande afbeelding. Het geselecteerde service object is zichtbaar bij het registratiescherm van de [opdrachtgegevens]. Zie afbeelding Figuur 10 - Aanmaken opdracht op klant en service object

21 Figuur 11 - Registratiescherm opdracht op klant en service object