Handleiding MijnEigenDossier

Transcriptie

1 Handleiding MijnEigenDossier Inleiding Voor organisaties met vrijwilligersvacatures Het Vrijwilligerspunt ondersteunt organisatie in het vinden en behouden van vrijwilligers. Belangrijke service van de vrijwilligerspunten is de vacaturebank. De vacaturebank is online beschikbaar en vanuit de vrijwilligerspunten wordt de vacaturebank actief gebruikt bij het plaatsen van vrijwilligers. Tot eind 2017 konden organisaties zelf hun vacatures opstellen, wijzigen en sluiten. Organisaties ontvingen reacties van potentiele vrijwilligers op hun vacatures rechtstreeks. Daarnaast kon men zelf zoeken naar vrijwilligers. Met de overgang naar het nieuwe automatiseringssysteem èn de nieuwe wetgeving rond privacy is er gewerkt aan een nieuwe manier voor organisaties om weer zelf vacatures te beheren. Het resultaat MijnEigenDossier is gereed en beschikbaar. MijnEigenDossier is een beveiligde, via het web aangeboden applicatie, toegang met tweevoudige authenticatie, waarmee organisaties vacatures kunnen aanmaken, reacties van vrijwilligers binnenkrijgen en eventueel zelf naar vrijwilligers kunnen zoeken. Dit document bevat de handleiding voor het werken met MijnEigenDossier. Het bevat informatie over 1. Inloggen in MijnEigenDossier 2. het beheren van gegevens van de Organisatie 3. het aanmaken, wijzigen en sluiten van vacatures 4. het ontvangen en verwerken van reacties van geïnteresseerde vrijwilligers 5. het zoeken naar en benaderen van mogelijke vrijwilligers in de gegevens van ContourdeTwern. Belangrijke links: Informatie over de Vrijwilligerspunten: Link naar MijnEigenDossier : Vacaturebank: De contactgegevens van een Vrijwilligerspunt bij jouw in de wijk: 1

2 1. Inloggen Waarom? Het Vrijwilligerspunt wil dat de gegevens van uw organisatie veilig zijn en alleen voor bevoegde personen zichtbaar zijn. MijnEigenDossier is een beveiligde via het web aangeboden applicatie. Toegang vindt plaats met twee-voudige authenticatie: 1. Uw adres is uw accountnaam, samen met een zelf te bepalen wachtwoord vormt dat u identificatie. 2. Na inloggen ontvangt u per SMS op uw mobiele telefoon een authenticatiecode. Deze authenticatie-code moet ook ingevoerd Het Vrijwilligerspunt kan een (of meer) contactpersonen van de organisatie toegang geven tot de applicatie. Op de website van Vrijwilligers Tilburg vindt u de contact informatie van het Vrijwilligerspunt in jouw wijk: Let op: Naast een PC/Laptop met internet verbinding heeft u voor het gebruik van MijnEigenDossier ook uw mobiele telefoon nodig voor het ontvangen van de authenticatie code Alleen contactpersonen van organisaties krijgen toegang tot MijnEigenDossier, en uiteraard alleen toegang tot de gegevens van de eigen organisatie. Mocht een persoon contactpersoon zijn van meerdere organisaties, dan kan dat via hetzelfde account. Eenmalig dient u een account aan te vragen bij uw Vrijwilligerspunt. Belangrijke informatie voor het Vrijwilligerspunt: o Naam organisatie o Voornaam, achternaam o Adres, woonplaats o adres o Mobiel telefoonnummer 2

3 Hoe? MijnEigenDossier is altijd beschikbaar indien uw PC/laptop een verbinding heeft met internet. Gebruik de volgende link: Met de link komt u bij een inlogscherm: hier vult u uw adres en wachtwoord in en klik op de groene balk Inloggen. U ontvangt dan een 6 cijferige code via u mobiele telefoon. Deze verificatiecode is 1 minuut geldig. U moet deze code meteen in MijnEigenDossier invoeren. Verificatiecode invullen in inlogscherm en klik op de groene balk Inloggen. 3

4 Mocht de verificatiecode niet werken dan klik op blauwe balk: Opnieuw SMS versturen. Na inloggen ziet u de gegevens van uw organisatie(s). Let op: indien u het systeem 15 min. NIET gebruikt dan wordt u automatisch uitgelogd. Wilt u verder werken dient u opnieuw in te loggen. 4

5 2. Beheer Waarom? In MijnEigenDossier kunt u de gegevens van u account voor MijnEigenDossier aanpassen en de gegevens van de organisatie zelf aanpassen. Dit maakt het mogelijk om snel, zelf wijzigingen in uw accountgegevens (ander telefoonnummer of ander adres) door te voeren. Of om uw organisatiegegevens aan te passen. Hoe? Er zijn in het hoofdscherm 4 verschillende acties mogelijk: Uitloggen Beweeg over dit teken, tekst Uitloggen wordt zichtbaar, klikken betekent uitloggen uit de applicatie. 2. Account beheren Beweeg over dit teken, tekst Profiel van [eigen naam] (MijnEigenDossier) wordt zichtbaar, klikken opent het beheer scherm voor de eigen profiel informatie (account-informatie). Klik op blauwe knop Bewerken opent de mogelijkheid om te account informatie te wijzigingen Gegevens zijn allemaal te wijzigen. 5

6 Let op: Mailadres is belangrijk aangezien dit uw inlognaam is, en hier herstel- s voor uw wachtwoord naar toe worden verzonden. Mobiel nummer is belangrijk omdat daar de SMS-code voor het inloggen naartoe wordt gestuurd. Klik op de knop Organisaties om terug te gaan naar hoofdscherm. 3. Hoofdscherm Deze knop is de manier om terug te gaan naar het hoofdscherm. 4. Naar organisatie Er staan hier 1 of meer regels, voor elke aparte organisatie een regel. Klikken (ergens) op de regel om naar de informatie van de betreffende organisatie te gaan. Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond: Algemene Organisatie gegevens Boven in het scherm staat alle informatie zoals bekend over de organisatie. Via klikken op knop Bewerken is het mogelijk om gegevens te wijzigen. Een aantal gegevens, zoals Kenmerken organisatie en de hoofcontactpersoon kunnen alleen door Vrijwilligerspunt medewerkers gewijzigd worden. In een aantal gevallen is het belangrijk om de informatie op de juiste manier in te vullen (denk aan Postcode: 4 cijfers en 2 letters zonder spatie; telefoonnummer maximaal 10 cijfers zonder streepjes/punten). 6

7 2. Specifieke Organisatie gegevens Onder in het scherm wordt specifieke informatie getoond in verschillende tabbladen: Tabblad: Medewerkers Hieronder staan alle overige contactpersonen (niet per definitie de mensen die een account hebben op MijnEigenDossier ). Deze gegevens zijn alleen door Vrijwilligerspunt medewerkers te wijzigen. Op deze manier blijft het Vrijwilligerspunt actief betrokken inden er wijzigen zijn in de organisatie en hun contactpersonen. Tabblad: Organisatie locatie Hierin is het mogelijk om adressen van verschillende locaties waar de organisatie vestiging/activiteiten heeft op te nemen. Tabblad: Vrijwilligerswerk Hieronder staan vacatures van de organisatie. Hier wordt in hoofdstuk 3 Vacatures later uitgebreid op ingegaan. 7

8 Tabblad: Beheer organisatie Organisaties met actieve vacatures, waar de afgelopen 24 weken geen mutatie in is geweest, ontvangen hierover bericht. Als de organisatie nog actief is, kan er binnen dit tabblad een update worden toegevoegd zodat de organisatie weer voor 24 weken actief blijft. Tabblad: Gerelateerde organisaties Voor grotere organisatie geldt dat er een hoofdvestiging en nevenvestigingen kunnen zijn. Elke vestiging wil zijn eigen informatie en vacatures beheren. Via het de Gerelateerde organisatie is het mogelijk om de relatie tussen de overkoepelende en gerelateerde organisatie weer te geven. Toegang tot de gegevens wordt per afzonderlijke organisatie verleend. Als u een account heeft voor de overkoepelende organisatie heeft u niet per definitie toegang tot de gerelateerde organisatie. Hiervoor moet uw toegang voor verleend worden. 8

9 3. Vacatures Waarom? Het zelfstandig aanmaken, wijzigen en sluiten van vacatures is de belangrijkste activiteit binnen MijnEigenDossier. Het geeft de organisatie de mogelijkheid om snel zelf met hun vacatures te werken en deze op de online vacaturebank te plaatsen. Hoe? Onder tabblad: Vrijwilligerswerk zijn twee mogelijke acties (zie de nummers in de figuur): 1. Klik op toevoegen voor het aanmaken van een nieuwe vacature 2. Klik op vergrootglas voor een bestaande vacature voor het bewerken van een bestaande vacature Ad 1. Toevoegen. Hieronder worden de verschillende elementen uitgelegd: De datum is voor ingevuld (mag aangepast). Vul de gevraagde informatie in. Aanvraag voor is maar een mogelijkheid Vacaturebank. Zodra dit wordt geselecteerd verschijnen er nieuwe invoervelden. 9

10 De specificatie van de vacature geeft aan welk soort werk het betreft. Als het meerdere activiteiten betreft, graag alle passende specificaties selecteren. Vrijwilligers die op de online vacaturebank zoeken naar vrijwilligerswerk zullen dit gegeven gebruiken. De beschikbaarheid geeft aan op welke momenten in de week de activiteiten moeten plaatsvinden. De keuze voor In Overleg betekent dat er geen vaste momenten zijn waarop de activiteit moet plaatsvinden. Geschikt voor is van belang als u bepaalde groepen expliciet wil uitnodigen om te reageren op deze vacature. Aanvraag op de vacaturebank plaatsen: optie Ja betekent dat de vacature zichtbaar en vindbaar is op de verschillende, onlinevacaturebanken van de Vrijwilligerspunten. 10

11 Vacaturenummer wordt bij opslaan van de gegevens automatisch bepaald. Vacature is geldig in geeft aan WAAR de activiteiten plaatsvinden (meerdere opties mogelijk, keuze uit de lijst kan ook via tekst invoer, bijvoorbeeld via tekst Tilburg kunnen alle wijken in Tilburg gekozen worden). Vrijwilligers die op de online vacaturebank zoeken naar vrijwilligerswerk zullen dit gegeven gebruiken. Met opslaan wordt de vacature aangemaakt. Hierna wordt de pagina herladen. Voor het invullen van de vacaturetekst en verdere acties onder de vacature klik in de tabel op het vergrootglas. 2. Ad 2. Vergrootglas Na klik op het vergrootglas wordt de ingevoerde gegevens over de aanvraag zichtbaar. Eerste actie is het aanmaken van de juiste vacaturetekst, klik hiervoor op tabblad: Vacaturetekst op de knop Bewerken. Deze is onderaan de pagina te vinden. Tabblad: Vacaturetekst 11

12 Er worden verschillende invoervelden zichtbaar waarin u zelf gericht de vacature kunt omschrijven. Deze informatie zal getoond worden op de online vacaturebank. Niet vergeten na invoer op knop Opslaan te klikken. Hierna staat de vacature ingevuld en wel op de vacaturebank! Tabblad: Beheer vacature Organisaties met vacatures die langer dan 3 maanden op de vacaturebank staan, maar waar geen enkele mutatie binnen is geweest, ontvangen hierover bericht. Als de vacature nog altijd geldig is, kan er binnen dit tabblad een update worden toegevoegd, zodat de vacature weer met 3 maanden wordt verlengd. 12

13 4. Reacties Waarom? Alle vacatures waarvoor geldt dat Aanvraag op de vacaturebank plaatsen: optie Ja is aangevinkt, staan online op de vacaturebank (zie bijvoorbeeld: Een potentiële vrijwilliger kan via de vacaturebank reageren op uw vacature. U ontvangt daarover een mail en de reactie is zichtbaar in MijnEigenDossier. U kunt zelf contact opnemen met deze vrijwilliger en samen kijken of deze persoon bij uw organisatie als vrijwilliger aan de slag gaat. Het resultaat daarvan zien wij graag terug via MijnEigenDossier. Hoe? Hierna volgen eerst voorbeelden van de vacaturebank, hoe vacatures daar getoond worden en op welke manier een vrijwilliger kan reageren. Voorbeeld vacaturebank: Alle openstaande vacatures voor alle organisatie die samenwerken met de verschillende Vrijwilligerspunten staan in de vacaturebank. Middels verschillende zoektermen kan de vrijwilliger passende vacatures zoeken. Via Lees meer kan de volledige vacaturetekst, zoals het voorbeeld op de volgende pagina, bekeken worden. 13

14 Via Klik om te reageren komt de vrijwilliger bij een invulscherm om zijn gegevens op te geven. Via Opslaan worden de gegevens verzonden en worden deze gegevens zichtbaar bij de betreffende vacature in het tabblad Reacties. Ook wordt een mail (zie voorbeeld) verstuurd naar uw als contactpersoon en beheerder van de vacature in MijnEigenDossier. U kunt rechtstreeks op de meegestuurde link klikken om naar de betreffende vacature te gaan. N.B. De afzender van de mail is info@xlab.nl naar de leveranciers van de applicatie XLAB. 14

15 Let op: als u nog niet ingelogd was in MijnEigenDossier dan moet u eerst inloggen met uw mailadres, wachtwoord en authenticatie-code. De contactgegevens van de vrijwilliger zoals ingevoerd via de online vacaturebank zijn zichtbaar in tabblad: Reacties. Het spreekt voor zich, dat het belangrijk is om snel contact met deze vrijwilliger op te nemen en te kijken of hij/zij bij uw organisatie en de functie past. Via het tabblad Contactjournaal is het mogelijk het resultaat van de matching vast te leggen. Dat is voor uzelf fijn om het later terug te kunnen zien, voor ContourdeTwern vormt dit informatie om onze service naar zowel vrijwilligers als nu u als vrijwilligersorganisatie te verbeteren. 15

16 In het tabblad Contactjournaal voert u de registratie van het resultaat van matches. Hierin wordt in één invoerscherm informatie vastgelegd over: de vrijwilliger via Wijzig aanbod met de opties: o Aanbod open er veranderd niks aan het aanbod o Aanbod gedeeltelijk vervuld als de vrijwilliger bij uw organisatie als vrijwilliger aan de slag gaat de vacature via Wijzig Aanvraag met de opties: o Aanvraag open er zijn nog steeds kandidaten nodig (vanwege dat de vrijwilliger niet bij uw organisatie aan de slag gaat of omdat u meerdere kandidaten voor dezelfde vacature zoekt) o Aanvraag gesloten de vacature wordt gesloten (hiervoor kunnen verschillende redenen zijn) o Aanvraag gedeeltelijk vervuld de vacature blijft open staan aangezien de vrijwilliger die bij uw organisatie aan de slag gaat, de vacature niet volledig vervuld. Het is mogelijk om de gevraagde beschikbaarheid van de vacaturebank aan te passen. o Aanvraag vervuld de vacature wordt gesloten omdat de vrijwilliger bij uw organisatie aan de slag gaat o Aanvraag tijdelijk inactief de vacature wordt gesloten, maar kan op een ander moment snel weer worden geopend o Wijzig beschikbaarheid aanvraag de gevraagde beschikbaarheid zoals opgenomen in de vacature kan worden aangepast (zie ook Aanvraag gedeeltelijk vervuld ) over de match via Matchen en Aantekeningen met de opties: o Match voorgesteld vastleggen dat er contact is gepland om te onderzoeken of de vrijwilliger en de organisatie bij elkaar passen en of de vacature passend is. 16

17 o o o o o Match gemaakt vastleggen dat de vrijwilliger aan de slag gaat bij de organisatie Geen interesse de vrijwilliger heeft geen interesse Tussentijds contact deze optie is niet voor het vastleggen van informatie over de vacature, maar om zaken vast te leggen die u besproken heeft met u vrijwilliger. Dit is niet verplicht, maar kan u helpen om afspraken van uw organisatie met de betreffende vrijwilliger niet te vergeten. Evaluatie deze optie is niet voor het vastleggen van informatie over de vacature, maar om zaken vast te leggen die u besproken heeft met u vrijwilliger. Dit is niet verplicht, maar kan u helpen om informatie uit een evaluatie over de inzet van de vrijwilliger niet te vergeten. Algemene aantekening deze optie is niet voor het vastleggen van informatie over de vacature, maar om zaken vast te leggen die u besproken heeft met u vrijwilliger. Dit is niet verplicht, maar kan u helpen om informatie uit een evaluatie over de inzet van de vrijwilliger niet te vergeten Na het invullen van de gegevens en klik op Opslaan wordt de informatie in een tabel weergegeven. Opgeslagen informatie is in te zien via klik op Vergrootglas of te wijzigen via klik op de Potlood. Let op: Vrijwilligerspunt medewerkers hebben inzicht in deze informatie. Vrijwilligerspunt medewerkers kunnen hier ook informatie over vacatures toevoegen (bijvoorbeeld als zij gesprekken hebben met (potentiële) vrijwilligers. 17

18 5. Zelf zoeken naar vrijwilligers Waarom? Het is voor de vrijwilliger net als voor een organisatie, lastig te bepalen of persoon en organisatie bij elkaar past (en of de openstaande vacature passend is). Naast dat de vrijwilligers zich kunnen melden bij uw organisatie is het voor sommige organisaties mogelijk gemaakt om in het beschikbare aanbod van vrijwilligers van de vrijwilligerspunten te zoeken. Het is belangrijk om te noemen dat uw organisatie hiermee toegang krijgt tot contactgegevens van potentiele vrijwilligers. Deze gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze bedoeld zijn: matchen van vrijwilliger met vrijwilligersorganisatie. Hoe? Neem contact op met uw contactpersoon van het Vrijwilligerspunt om van deze mogelijkheid gebruik te gaan maken. Zodra zij uw organisatie toegang hebben gegeven, kunt u aan de slag met het volgende: Vanuit een vacature is het mogelijk via de knop Vind matches onder het tabblad Matching Organisatie te zoeken naar potentiele vrijwilligers die zich aanbieden met gelijksoortige specificaties en werkgebieden. 18

19 De lijst bevat de volgende gegevens (nummering zoals in de figuur): 1. Aanvink hokje aanvinken betekent selecteren om de potentiele vrijwilliger op te slaan (nodig voor vervolg) 2. Datum datum van vandaag 3. Bron de naam van uw organisatie en de gevraagde specificaties 4. Doel opgegeven specificaties van de vrijwilliger 5. Doel opgegeven motivatie van den vrijwilliger; Het is belangrijk om zelf te kijken naar specificaties en naar de motivatie van de vrijwilliger om een eerste idee te krijgen of de potentiele vrijwilliger bij uw organisatie en bij de gevraagde functie past. 6. Match een berekening om een indicatie te geven hoe goed specificaties en locatie van organisatie richting vrijwilliger bij elkaar passen. Hierop wordt de lijst volgorde bepaald. 7. Tegen een berekening om een indicatie te geven hoe goed specificaties en locatie van vrijwilliger richting organisatie bij elkaar passen 8. Werkgebied standaard is dit veld leeg, hier kan een werkgebied (gemeente, of wij) ingevoerd worden waarmee de lijst te filteren is. Het is mogelijk om via aanvinken en klik op Geselecteerde matches opslaan de contactgegevens van de potentiele vrijwilligers beschikbaar te krijgen. Deze worden getoond in tabblad: Overzicht. 19

20 1 De registratie van de match geschied op dezelfde manier zoals beschreven op pagina 15, met daarbij 1 toevoeging. 3 2 Tijdens het toevoegen van een contactjournaal binnen het tabblad Contactjournaal (1), worden onder (2) de geselecteerde potentiele vrijwilligers getoond (3) zodra de optie Aanbod open of Aanbod gedeeltelijk vervuld wordt gekozen bij Wijzig aanbod. Selecteer vervolgens de potentiele vrijwilliger waar dit contactjournaal over gaat, en vul de overige elementen in. 20