Zaalagenda.nl. Pioen Partners. Bekijk ook onze website of

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Zaalagenda.nl. Pioen Partners. Bekijk ook onze website www.pioenpartners.nl of www.zaalagenda.nl"

Anna Devos
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Pioen Partners Zaalagenda.nl Bekijk ook onze website of Pioen Partners Tel: +31 (0)

2 Voorwoord Zaalagenda.nl is ontwikkeld vanuit het oogpunt van de zaalbeheerder. Alle handelingen zijn afgestemd op die van de zalenbeheerder. Dit maakt het werken met het programma eenvoudig en intuïtief. In Zaalagenda zijn, onder meer, de volgende zaken mogelijk. Reserveringen en opties worden vastgelegd Uitgebreide offertes aanmaken en versturen per Registratie van catering en voorzieningen Facturatie op basis van reserveringen Repeterende afspraken eenvoudig en snel aanmaken Daarnaast is er de mogelijkheid om displays aan te sturen met reserveringsinformatie en andere reclame uitingen. Tevens is het mogelijk om de reserveringsinformatie via de website te tonen en aanvragen via de website te ontvangen. Door middel van diverse overzichten kan snel informatie worden gegenereerd van de reserveringen met alle bijbehorende gegevens. Zaalagenda is geschikt voor organisaties die uitsluitend reserveringen bijhouden, maar ook voor organisaties die uitgebreide offertes maken. Zaalagenda biedt registratie van tarieven aan. Het ondersteunen van zalen die opgedeeld kunnen worden in meerdere zalen is in Zaalagenda ondergebracht. Indien u na het lezen van deze brochure vragen heeft of graag wilt weten welke oplossing het meest geschikt is voor uw zaalreserveringen zijn we graag bereid u te voorzien van de gewenste informatie. Pioen Partners BV Twentepoort West RD Almelo Tel info@pioenpartners.nl of info@zaalagenda.nl Website: of Zaalagenda.nl Pioen Partners

Reserveringen en opties worden vastgelegd Uitgebreide offertes aanmaken en versturen per e-mail Registratie van catering en voorzieningen Facturatie op basis van reserveringen Repeterende afspraken

3 Zaalreserveringsysteem Hieronder treft u een overzicht van de zaken die in Zaalagenda.nl zitten. Zaalreservering Aantal Zalen Zaalagenda.nl onbeperkt Dagagenda Weekagenda Voorzieningenagenda Reserveringen maken incl. repeterend Opties registreren Zalen opdelen Relatiebeheer Catering Voorzieningen Aanvragen via eigen website Direct reserveren via eigen website Eenvoudige offertes Uitgebreide offertes Facturatie Personeelsplanning Vrijwilligersplanning Actielijst mailingen Onbeperkt aantal gebruikers Display Export naar diverse boekhoudsystemen Overzichten Zaalagenda.nl Pioen Partners

repeterend Opties registreren Zalen opdelen Relatiebeheer Catering Voorzieningen Aanvragen via eigen website Direct reserveren via eigen website

Reserveringen Via de agenda heeft u altijd perfect inzicht in de bezetting van de zalen. Vanuit de agenda kunt u direct een reservering vastleggen.

4 Reserveringen Via de agenda heeft u altijd perfect inzicht in de bezetting van de zalen. Vanuit de agenda kunt u direct een reservering vastleggen. Wanneer u alle details van een reservering wenst te zien kunt u direct op de reservering klikken in de agenda om dit naar voren te halen. Zaalagenda.nl biedt u volop de mogelijkheid om repeterende afspraken vast te leggen. Zo kunt u een regelmatig terugkerende vergadering of bijeenkomst in slechts een paar klikken vastleggen. Bij de reserveringen kunt u aangeven of deze op de display vermeld dienen te worden of niet. Hierdoor informeert u uw relaties optimaal over de locatie van hun reservering. Zalen Alle zalen legt u vast. Hierbij kunt u per zaal verschillende vormen van tarieven vastleggen. Zo kan er bijvoorbeeld een prijs per uur, dagdeel en hele dag worden opgegeven. Heeft u zalen heeft die opgedeeld kunnen worden middels een flexibele wand dan kunt u deze in Zaalagenda.nl keurig vastleggen. Doordat bekend is welke zalen bij elkaar horen zal er nimmer een dubbele reservering op een opgedeelde zaal plaatsvinden. U ziet in de agenda altijd welke zaal of zalen bezet zijn. In de afbeelding hierboven zijn is de Karelia zaal verdeeld in twee zalen te weten de Pagininizaal en de Leharzaal. Door de kleur kunt u direct zien welke zaal bezet is. Zaalagenda.nl Pioen Partners

nl biedt u volop de mogelijkheid om repeterende afspraken vast te leggen. Zo kunt u een regelmatig terugkerende vergadering of bijeenkomst in slechts een paar klikken vastleggen.

5 Catering en voorzieningen Zaalagenda.nl ondersteunt het gebruik catering en voorzieningen. U kunt alle vormen van catering vastleggen inclusief prijs vastleggen. Bij de voorzieningen kunt u meerdere soorten prijzen benoemen. Relaties Het vastleggen van uw relaties is prima geregeld binnen Zaalagenda.nl. U kunt een nieuwe relatie direct vastleggen op het moment dat u de reservering aanmaakt. Heeft u reeds facturen verstuurd naar uw relatie dan kunt u deze ook direct opvragen. Offerte- en contractbeheer Het is mogelijk diverse vormen van offertes te maken in Zaalagenda.nl. Het maken en beheren van offertes en contracten is een aparte module in Zaalagenda.nl. Deze module is alleen te gebruiken wanneer u ook gebruik maakt van de facturatiemodule. U kunt diverse sjablonen aanmaken voor verschillende gelegenheden. Wanneer u bijvoorbeeld bruiloften en bedrijfsfeesten faciliteert zijn de offertes anders qua vorm en inhoud. In Zaalagenda.nl kunt u zoveel offertesjablonen maken als u wilt. In deze sjablonen kunt u de meest uitgebreide zaken opnemen vanuit Zaalagenda.nl. Vanuit een optie of reservering kunt u een offerte aanmaken waarbij u kiest u het gewenste sjabloon. U kunt de offerte zo invullen als u dat zelf wenst. U kunt de offerte per post, maar ook direct vanuit Zaalagenda.nl versturen per . Maakt u geen gebruik van de Offerte- en contractbeheer module dan kunt u altijd een proforma aanmaken en uitdraaien. Zaalagenda.nl Pioen Partners

U kunt een nieuwe relatie direct vastleggen op het moment dat u de reservering aanmaakt. Heeft u reeds facturen verstuurd naar uw relatie dan kunt u deze ook direct opvragen.

Facturatie Het factureren van reserveringen, catering en voorzieningen is een extra module in Zaalagenda.nl. U kunt bij elke reservering aangeven of deze gefactureerd dient te worden.

U kunt bij een reservering aparte prijsafspraken vastleggen welke automatisch worden meegenomen in de facturatie. Hierdoor is eenvoudig mogelijk specifieke prijsafspraken vast te leggen.

6 Facturatie Het factureren van reserveringen, catering en voorzieningen is een extra module in Zaalagenda.nl. U kunt bij elke reservering aangeven of deze gefactureerd dient te worden. Nadat de reservering heeft plaatsgevonden volgt dan het opmaken van de factuur van de reservering(en). U kunt bij een reservering aparte prijsafspraken vastleggen welke automatisch worden meegenomen in de facturatie. Hierdoor is eenvoudig mogelijk specifieke prijsafspraken vast te leggen. Zodra de factuur is aangemaakt volgt de verzending. Elke factuur kan per worden verstuurd naar uw klant. Het is ook mogelijk deze uit te draaien en per post te versturen. Wanneer u te maken heeft met een centrale financiële administratie die de factuur in een eigen systeem aanmaakt en verzend kunt u de factuur uit Zaalagenda.nl automatisch naar deze financiële administratie versturen. Hierbij wordt de factuur als PDF bijlage bijgevoegd. Voor de verzending per hoeft u niets te doen. Zaalagenda.nl regelt dit geheel voor u. Koppeling boekhouding Wanneer u gebruik maakt van de facturering in Zaalagenda.nl dan heeft u ook beschikking over een koppeling met uw boekhouding in de vorm van exportbestanden. U kunt exportbestanden aanmaken welke ingelezen kunnen worden in Exact, Unit4, Account View, King of Twinfield. Hierdoor is uw administratie direct bijgewerkt. U kunt per zaal, cateringitem en voorziening aparte grootboeknummers opgeven waardoor de gegevens voor u uw boekhouding zo worden aangeleverd zoals u dat wenst. Agenda op internet voor bezoekers Op uw eigen website kunt u inzicht geven in de agenda. Hierdoor kunt u uw bezoekers de mogelijkheid geven zelf te kijken of er nog een ruimte beschikbaar is. Het is mogelijk zalen niet te tonen op internet. Tevens kunt u zelf aangeven of de omschrijving van de reservering getoond dient te worden. Zaalagenda.nl Pioen Partners

Aanvragen via internet Zaalagenda.nl biedt standaard de mogelijkheid om aanvragen van een zaal via internet te regelen. Dit regelt u geheel via uw eigen website in de stijl die u wenst.

Bij de selectie van een zaal wordt direct een afbeelding van de gewenste zaal getoond. Wanneer alleen bekende relaties een aanvraag mogen doen is dat mogelijk.

7 Aanvragen via internet Zaalagenda.nl biedt standaard de mogelijkheid om aanvragen van een zaal via internet te regelen. Dit regelt u geheel via uw eigen website in de stijl die u wenst. In een aantal eenvoudige stappen wordt een aanvraag geregeld. U kunt zelf instellen of een aanvraag op elk gewenst moment mag of dat het alleen op een vrij moment mogelijk is. Bij de selectie van een zaal wordt direct een afbeelding van de gewenste zaal getoond. Wanneer alleen bekende relaties een aanvraag mogen doen is dat mogelijk. Op basis van een adres en wachtwoord kunnen zij dan een aanvraag doen. Het is ook mogelijk dat onbekenden een aanvraag doen. In dat geval dienen zij hun relatiegegevens bij de aanvraag in te vullen. Bij het verwerken van de aanvraag bepaald u of u de aanvraag wilt omzetten in een reservering en indien dat het geval is of u de gevraagde zaal wilt toewijzen of een andere zaal. Hierdoor heeft u maximale vrijheid om een aanvraag te verwerken. Het aanvragen van een zaal is geschikt voor PC, tablet en mobiel. Zaalagenda.nl Pioen Partners

Iedereen kan zijn/haar eigen beschikbaarheid opgeven en ook zien wanneer zij ingepland is. Hiervoor dient de medewerker in te loggen om zo bij de eigen gegevens te komen.

8 Display Zaalagenda.nl biedt de mogelijkheid om displays te gebruiken. U kunt naast de informatie van de reserveringen ook afbeeldingen tonen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld aankondigingen tonen of advertenties laten zien. Personeelsplanning / vrijwilligersplanning In Zaalagenda zit de mogelijkheid om personeel cq. vrijwilligers in te plannen. Iedereen kan zijn/haar eigen beschikbaarheid opgeven en ook zien wanneer zij ingepland is. Hiervoor dient de medewerker in te loggen om zo bij de eigen gegevens te komen. Overzichten Uiteraard biedt Zaalagenda.nl verschillende vormen van overzichten zodat u altijd inzicht en overzicht heeft in de reserveringen en andere zaken die hier mee te maken hebben. De overzichten bevatten zeer belangrijke informatie voor u. Elk overzicht kan worden omgezet naar een Word, Excel, RTF, PDF of HTML formaat. Hierdoor kunt u het overzicht verwerken in andere publicaties. Zaalagenda.nl Pioen Partners

9 Systeemeisen Voor Zaalagenda.nl geldt dat gebruik dient te worden gemaakt van één van onderstaande browsers: Internet Explorer Google Chrome Apple Safari Mozilla Firefox Er wordt gebruik gemaakt van Adobe Flash. Contact opnemen Wilt u meer weten? Wij geven u graag uitleg over de specifieke toepassingsmogelijkheden in uw specifieke bedrijfssituatie. Pioen Partners BV Twentepoort West RD Almelo Tel info@pioenpartners.nl Website: of Zaalagenda.nl Pioen Partners

Firefox Er wordt gebruik gemaakt van Adobe Flash. Contact opnemen Wilt u meer weten?

Vergelijkbare documenten

AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl

Pioen Partners AccrA zaalreservering en Zaalagenda.nl Bekijk ook onze website www.pioenpartners.nl of www.zaalagenda.nl Pioen Partners Tel: +31 (0)546 456223 E-mail info@pioenpartners.nl Voorwoord AccrA