HANDLEIDING VAN OEVEREN ONLINE

Transcriptie

1 HANDLEIDING VAN OEVEREN ONLINE Laan der Verenigde Naties 99, 2622 PD Delft Postbus BB tel: fax: site: Rabobank ZH Midden KvK Beconnr

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 3 2. Systeemeisen 3 3. De eerste keer inloggen 3 4. De eerste keer aanmelden 4 5. Gebruikersinterface 4 6. Rechten 6 7. Dossier 6 8. Accordering 8 9. Applicaties 9 2

3 1. Inleiding Hartelijk dank voor uw keuze voor Van Oeveren Cliënt online. Met Van Oeveren Cliënt online beschikt u over een krachtig online platform. Wij hebben de beste en meest innovatieve aanbieders van online software voor u geselecteerd. Alle pakketten worden centraal vanuit onze portal voor u ontsloten. Met Van Oeveren Cliënt online beschikt u over: Online accordering van fiscale aangiften Digitale afhandeling van publicatiestukken Online dossier voor aangiften, jaarrekeningen, langlopende contracten etc. Beveiligde omgeving voor het delen van bestanden Afhankelijk van uw overeenkomst worden daarnaast o.a. de volgende pakketten ontsloten: Asperion online boekhouden NMBRS online salarisadministratie Dit document is bedoeld om u tijdens de opstartfase en daarna stap voor stap te begeleiden. Lees het document zorgvuldig en volg de instructies zoveel mogelijk op. Tip: Leg uw inloggegevens van Asperion en NMBRS vast in Cliënt online. Door in te loggen in Cliënt online krijgt u dan direct toegang tot deze pakketten. 2. Systeemeisen Cliënt online werkt in ieder geval met de browsers Internet Explorer en Mozilla Firefox. Om in te loggen dient uw browser cookies te accepteren. Cliënt online is operating system onafhankelijk. 3. De eerste keer inloggen Met de separaat aan u verstrekte inloggegevens krijgt u toegang tot Cliënt online via onze website Om in te loggen klikt u op de button Cliënt online op onze website: 3

4 Er verschijnt een popupscherm met de volgende velden: Hier kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Klik vervolgens op de knop inloggen. Bent u uw wachtwoord vergeten, dan kunt u deze opvragen door uw gebruikersnaam en adres in te voeren. Bent u ook uw gebruikersnaam kwijt, neem dan contact op met ons kantoor. 4. De eerste keer aanmelden Nadat u bent ingelogd komt u binnen op het Dashboard. Wij raden u aan om de eerste keer direct uw wachtwoord aan te passen en om vervolgens uw wachtwoord regelmatig te veranderen. Dit doet u door in de widget aan de rechterkant te klikken op wijzig uw instellingen. Kies vervolgens bij wachtwoord wijzigen voor ja, nieuw wachtwoord invoeren 5. Gebruikersinterface Bovenaan zijn de tabbladen te vinden van de verschillende modules. U ziet alleen de modules die voor u van toepassing zijn. Daarom kan uw systeem afwijken van onderstaande afbeelding. U kunt snel navigeren door op een tabblad te klikken en vervolgens in het submenu een actie te kiezen. 4

5 Dashboard Het dashboard is de startpagina van Cliënt online nadat u bent ingelogd. Het dashboard biedt een overzicht van: Systeeminformatie: meldingen van Cliënt online over bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden en niewe versies of handleidingen Uw gebruikersgegevens Uit te voeren taken, zoals het accorderen van fiscale aangiften Uw contactpersoon (indien ingesteld) Tweets van ons zakelijke twitteraccount Meerdere organisaties op één gebruikersaccount Indien u toegang heeft tot de gegevens van meerdere organisaties (bijvoorbeeld van uw holding en uw werkmaatschappij), dan kunt u in de widget actieve cliënt de organisatie selecteren waarvoor u de gegevens wilt zien. 5

6 Widgets Widgets zijn kleine informatieve kaders aan de rechterkant van het scherm, die altijd in beeld blijven staan. Voorbeelden van widgets zijn: Mijn gegevens: hier ziet u onder welke naam u ingelogd bent. Ook kunt u vanaf hier direct de taal wijzigen en uw instellingen wijzigen Actieve cliënt: standaard is uw gebruikersaccount gekoppeld aan één onrganisatie. Indien u meerdere organisaties heeft (zoals holdings), dan kunt u wisselen tussen deze organisaties Informatie: hier staat een korte uitleg over de pagina die u geopend heeft. Klik op \meer hulp\ om de online hulp te openen met de handleidingteksten Te doen: dit is een lijst met openstaande taken die nog actie van u vragen 6. Rechten Om te accorderen krijgt u van ons een PIN-code toegestuurd. Per bedrijf waar u toegang tot heeft is er een andere PIN-code. Tip: U kunt de verstrekte PIN-code wijzigen in de taak PIN-code & SMS bevestiging. Hierdoor kunt u voor alle bedrijven dezelfde PIN-code instellen. Indien gewenst kunnen wij voor u SMS-accordering instellen. Wij kunnen voor u per gebruiker instellen welke fiscale aangiften en documenten zij mogen inzien en accorderen. 7. Dossier Middels Dossier online kunnen wij eenvoudig documenten met u delen. Daarnaast wordt hier een online digitaal archief opgebouwd van fiscale aangiften, jaarrekeningen, langlopende contracten en overige documenten. Uw dossier De naam komt overeen met de naam van uw organisatie. Dit is uw privé dossier. Niemand anders dan u en wij heeft toegang tot de bestanden en mappen in uw dossier. Accordering online In de map accordering Online staan alle fiscale aangiften en publicatiestukken die online geaccordeerd zijn door u. 6

7 Algemeen In de map Algemeen staat jaarlijks een nieuw uittreksel Kamer van Koophandel. Verder kunnen hier documenten als statuten, opdrachtbevestigingen, langlopende contracten etc. in opgenomen zijn. Jaarrekening In de map jaarrekeningen staan digitale afschriften van de ondertekende jaarrekeningen. Deze kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor leasemaatschappijen. Tip: Moet u uw jaarrekeningen jaarlijks aanbieden aan uw bank? Meldt het ons. De meeste banken hebben een eigen account binnen Van Oeveren Cliënt online. Wij kunnen uw jaarrekening dan ook eenvoudig digitaal aan hen aanbieden middels onze portal. Gemak voor u en de bank. Managementrapportages Indien u gebruik maakt van managementrapportages, dan worden deze hier opgeslagen. Uploads door cliënt In deze map heeft u rechten om sub-mappen aan te maken en bestande te uploaden. Uploaden gaat als volgt: Open de (sub)map waarin u een bestand wilt uploaden Klik op bestanden uploaden boven in het rijtje symbolen Selecteer 1 of meer bestanden om te uploaden Indien u ons direct wilt informeren plaats dan een vink bij uw beheerder automatisch per informeren over het plaatsen van dit document. Klik op uploaden om de bestanden daadwerkelijk te plaatsen Vestigingsdocumenten In dit dossier vindt u onze algemene voorwaarden, tarievenlijst en algemene documenten die door ons beschikbaar zijn gesteld. Daarnaast staan hier handleidingen voor diverse online applicaties van Van Oeveren Cliënt Online. 7

8 8. Accordering Met accordering kunt u op een eenvoudige en veilige manier fiscale aangiften en publicatiestukken accorderen en elektronisch indienen bij de Belastingdienst en Kamers van Koophandel. Met accordering online bespaart u direct tijd, kosten en beperkt u uw administratieve lasten. Daarbij heeft u gelijk een digitaal archief. Automatische meldingen via Van veel activiteiten wordt een automatisch bericht verzonden naar u of naar ons. De berichten hebben een standaardtekst en worden aangepast en aangevuld met de juiste relevante informatie. Een overzicht van acties met automatische mails: Aangifte/jaarrekening plaatsen Aangifte/jaarrekening wijzigen Aangifte/jaarrekening (niet) accorderen Jaarrekening deponeren Herinneringen voor accordering Accordering Om een aangifte/jaarrekening te accorderen, gaat u als volgt te werk: Controleer de informatie over de periode en type aangifte Klik op het document om de aangifte/jaarrekening te bekijken en te beoordelen Geef aan of u akkoord gaat of niet Voeg eventueel een opmerking toe Bij een jaarrekening krijgt u na uw akkoord de volgende keuzeopties: Wanneer u voor direct deponeren kiest, wordt de jaarrekening direct gedeponeerd. Kiest u voor op een later tijdstip deponeren, dan wordt de deponering automatisch uitgevoerd op het door u aangegeven tijdstip. Let op: u bent wettelijk verplicht de publicatiebalans binnen 8 dagen na vaststelling te deponeren. Kiest u niet voor online deponeren, dan dient u de jaarrekening op andere wijze te deponeren. Ga helemaal naar de onderkant van de pagina Vul ter bevestiging de PIN-code of SMS code in Klik op verzenden 8

9 9. Applicaties Via Van Oeveren Cliënt online kunt u rechtstreeks gebruik maken van verschillende online applicaties. De volgende online applicaties zijn standaard via onze portal te ontsluiten: Asperion (online boekhouden met uitgebreide scanfaciliteiten) NMBRS (online salarisadministratie met uitgebreide P&O/HRM faciliteiten) Deze pakketten beschikken in combinatie met Cliënt online over Single SingOn. Doordat u reeds bent ingelogd in Cliënt online, hoeft u niet meer opnieuw in te loggen om in de online applicatie achter het tabblad te komen. De beschikbaarheid van overige online applicaties is afhankelijk van het contract dat u met ons heeft afgesloten. Single Signon Klik op Inloggen om direct in te loggen op de applicatie. Stel onder beheer de logingegevens in. U kunt algemene logingegevens instellen. U kunt er ook voor kiezen per gebruiker uitzonderingen te maken. Hiermee kunt u voor gebruikers die bekend zijn binnen Cliënt online de rechten in ontsloten applicaties regelen. 9