Transcriptie

1 HANDLEIDING Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten april 2015 De toegang tot het online rapporteringsinstrument van de Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) verloopt via het gebruikersbeheerplatform van de Vlaamse Overheid. Dit opdat de gegevensuitwisseling met de gemeentelijke en intergemeentelijke rioolbeheerders zo veilig en efficiënt mogelijk kan plaatsvinden. Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van dit platform. Zo wordt het beheer van gebruikers, werkrelaties en gebruikersrechten kort toegelicht. Het gebruikersbeheerplatform zelf is toegankelijk via de onderstaande link: Opgelet! Het gebruikersbeheerplatform werd opgezet voor verschillende doelgroepen. Deze handleiding is bedoeld voor de intergemeentelijke rioolbeheerders, die behoren tot de doelgroep partner van de Vlaamse overheid. Een gelijkaardige handleiding voor de gemeenten wordt ter beschikking gesteld op de VMM-website. De webapplicatie Gebruikersbeheer voor lokale besturen is toegankelijk via 1. Terugkerende begrippen Inloggen Beheren van gebruikers, werkrelaties en gebruikersrechten Gebruikers registreren Gegevens van een gebruiker wijzigen Werkrelaties Gebruikersrechten Andere functionaliteiten in het gebruikersbeheer Met betrekking tot de gebruiker Met betrekking tot de gebruikersrechten Nog vragen?... 9 Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten 1

2 1. Terugkerende begrippen ACM IDM Lokale beheerder Gebruiker Werkrelatie Gebruikersrecht Acces control management Identity management De lokale beheerder heeft toegang tot het gebruikersbeheer en kan er de rechten beheren van zichzelf en zijn collega s. De gebruiker is de persoon die effectief gebruikersrechten toegekend zal krijgen. Een gebruiker moet eenmalig toegevoegd worden in het gebruikersbeheer door de lokale beheerder, dit aan de hand van zijn rijksregisternummer. Hieronder begrijpen we alle gegevens die de gebruiker verbinden aan één of meerdere lokaal besturen of organisaties. De gebruikersrechten zijn de toegangsrechten tot de specifieke toepassing. Deze kunnen toegekend worden eens de betrokken gebruiker en zijn relatie tot het lokale bestuur gekend is. Deze rechten zijn per definitie tijdelijk. 2 Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten

3 2. Inloggen Zorg ervoor dat uw eid in de kaartlezer zit en surf naar de webapplicatie VO Gebruikersbeheer via Kies bij Aanmelden met voor identiteitskaart. Klik vervolgens op verdergaan en geef de pincode van uw eid in. Het gebruikersbeheerplatform wordt daarna geopend. Eventueel wordt u gevraagd om de gebruiksvoorwaarden te accepteren. Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten 3

4 3. Beheren van gebruikers, werkrelaties en gebruikersrechten 3.1 Gebruikers registreren Ga eerst na of de gebruiker al gekend is in het systeem. Dat kan via gebruiker>zoek. Is de gebruiker nog niet gekend, voeg de gebruiker dan toe via gebruiker>voeg toe. In een eerste scherm voegt u het rijksregisternummer van de persoon in (eventueel BIS-nummer voor niet-belgen). Vervolgens bereikt u een scherm waarin u de verdere gegevens over deze persoon invoert. Indien gewenst kunt u in het veld reden ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze reden is enkel achter de schermen te zien. U bevestigt; de medewerker is toegevoegd. Opgelet: vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft tot de toepassing die hij nodig heeft, moet u 1. nog de relatie tot uw organisatie registreren en 2. de effectieve gebruikersrechten toekennen. 4 Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten

5 3.2 Gegevens van een gebruiker wijzigen Vanuit het detailscherm gebruiker (gebruiker>zoek) kunt u de gegevens van een gebruiker beheren. De gegevens van een gebruiker worden automatisch ingevuld op basis van het rijksregisternummer dat werd ingevoerd bij de registratie van de gebruiker. Mocht het nodig zijn kan u via de knop wijzig gebruiker deze gegevens aanpassen. U heeft er ook de mogelijkheid om de gegevens te aligneren met het rijksregister (aligneer met rijksregister). Hierdoor worden de gegevens opnieuw uit het rijksregister opgevraagd en ingevuld. Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten 5

6 3.3 Werkrelaties De werkrelatie geeft weer voor welke organisatie de gebruiker werkt, en wat er zijn contactgegevens zijn. Werkrelaties aan een gebruiker toevoegen U kan vanuit het detailscherm gebruiker een werkrelatie tot uw organisatie definiëren via de knop Werkrelatie. U komt hierbij in een scherm waarbij u de naam van uw organisatie selecteert. U selecteert eveneens de categorie en type account van de gebruiker. U bevestigt in een volgend scherm en u voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en , zodat wij uw medewerker indien nodig kunnen contacteren. Deze functionaliteit bereikt u ook via Werkrelatie>voeg toe. Noot: per gebruiker zijn meerdere relaties mogelijk. Zo komen we tegemoet aan situaties waarbij een medewerker parttime voor organisatie X werkt, en parttime voor organisatie Y. Elk gebruikersrecht dient daarbij wel bij de correcte organisatie toegekend te worden. Wanneer persoon A zowel toegang heeft voor organisatie E als F tot een toepassing X, moet het gebruikersrecht X voor beide relaties toegevoegd worden. Werkrelatie tot organisatie wijzigen Via de knop Wijzig attributen in het detailscherm gebruiker kunt u te allen tijde de contactgegevens bij een werkrelatie wijzigen. U bereikt deze functionaliteit ook via Werkrelatie>wijzig. Werkrelatie tot organisatie verwijderen Als u een werkrelatie wenst te verwijderen, moet u eerst alle gebruiksrechten bij deze relatie verwijderen (zie verder). Zolang er gebruiksrechten op een werkrelatie geregistreerd zijn, kunt u deze relatie niet verwijderen. U verwijdert de werkrelatie, indien de medewerker (al dan niet tijdelijk) niet langer voor uw organisatie werkt, via de knop Verwijder de werkrelatie in het detailscherm gebruiker. Deze knop is enkel zichtbaar als alle gebruikersrechten verwijderd zijn. U bereikt deze functionaliteit rechtstreeks vanuit het detailscherm gebruiker of via Werkrelatie>wijzig. Let op, u kan een gebruiker via hetzelfde scherm ook deactiveren, indien u de relatie tot de organisatie slechts tijdelijk wil stopzetten (zie hoger). 6 Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten

7 3.4 Gebruikersrechten Vanuit het detailscherm gebruiker beheert u de gebruikersrechten van een gebruiker. U kan er rechten toevoegen en bestaande rechten wijzigen of herroepen. Het detailscherm gebruiker bereikt u via gebruiker>zoek of via gebruikersrechten>ken een recht toe. Gebruikersrechten aan een gebruiker toevoegen U kan vanuit het detailscherm gebruiker gebruikersrechten toekennen voor de gebruiker via de knop Voeg gebruikersrecht toe. U bereikt deze functionaliteit ook via gebruikersrechten>ken een recht toe. U selecteert een gebruikersrecht uit de lijst. In een volgende stap vult u de periode in waarin dit gebruikersrecht geldig is. Indien gewenst voegt u daarbij ook een reden toe. In een volgend scherm moet u de toekenning van gebruikersrechten nog eens bevestigen. Gebruikersrecht verlengen Via de knop wijzig naast het gebruikersrecht in het detailscherm gebruiker kan u gebruikersrechten verlengen. U bereikt deze functionaliteit ook via gebruikersrecht>wijzig. U geeft een nieuwe begin- en einddatum in. Opgelet: bij het verlengen van gebruikersrechten: 1. Moet u ook de begindatum van een gebruikersrecht aanpassen, anders zal u de wijzigingen niet kunnen opslaan omdat de maximale duurtijd van een recht overschreden is. 2. Moet u ervoor zorgen dat de begindatum niet in de toekomst ligt want het recht wordt pas terug actief vanaf deze begindatum. Gebruiksrecht verwijderen Via de knop herroep naast het gebruikersrecht in het detailscherm gebruiker kan u gebruikersrechten verwijderen. U bereikt deze functionaliteit ook via gebruikersrecht>wijzig. In een volgend scherm kan u het gebruikersrecht herroepen en indien gewenst een reden opgeven. Indien de medewerker niet langer voor uw organisatie werkt, zet u eveneens de relatie tot de organisatie stop en deactiveert u de gebruiker. Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten 7

8 4. Andere functionaliteiten in het gebruikersbeheer 4.1 Met betrekking tot de gebruiker Vergelijkingsview Via gebruiker>vergelijkingsview kan u de gebruikersrechten van meerdere gebruikers met elkaar vergelijken. In het eerste scherm selecteert u de brongebruiker. U gebruikt het zoekscherm en selecteert de brongebruiker uit de lijst zoekresultaten. U klikt op volgende. In een volgend scherm selecteert u op dezelfde manier de doelgebruiker, de gebruiker waarmee u de brongebruiker wilt vergelijken. U klikt op voltooien en krijgt een overzicht van de gebruikersrechten van beide gebruikers. Onderaan het scherm vindt u de legende van de gebruikte kleuren. 4.2 Met betrekking tot de gebruikersrechten Gebruikersrechten aan meerdere gebruikers toevoegen Via gebruikersrechten>ken een recht toe aan meerdere gebruikers kan u een gebruikersrecht toekennen aan meerdere gebruikers tegelijk. Via het zoekscherm selecteert u de organisatie, de categorie gebruiker (externe medewerker of werknemer) het type gebruiker (geprivilegieerde of normale account) en het gebruikersrecht (deze zoekoptie verschijnt nadat u de organisatie, categorie en type werknemer ingevuld heeft). U krijgt een detail van het gebruikersrecht dat u wilt toevoegen. Indien gewenst kan u hier begin- en einddatum aanpassen en een reden toevoegen. U krijgt een lijst met gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen en kan de gebruikers selecteren aan wie u het gebruikersrecht wil toekennen. U bevestigt in een volgend scherm. Op het einde ziet u de melding succesvol ontvangen. Gebruikersrechten van meerdere gebruikers herroepen Via gebruikersrechten>herroep een recht van meerdere gebruikers kan u een gebruikersrecht bij meerdere gebruikers tegelijk verwijderen. Via het zoekscherm selecteert u de organisatie en het gebruikersrecht dat u wil verwijderen. Deze twee zoekopties zijn verplicht. U kan nog verder verfijnen door een referentiedatum of status in te vullen. U krijgt een lijst met gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen en kan de gebruikers selecteren van wie u het gebruikersrecht wil herroepen. U bevestigt in een volgend scherm en kan daar eventueel een reden invoegen. Op het einde ziet u de melding succesvol ontvangen. 8 Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten

9 5. Nog vragen? Indien u problemen ondervindt met het gebruikersbeheer kan u de veelgestelde vragen over het gebruikersbeheer raadplegen. Opgelet! Deze informatie werd verzameld voor de webapplicatie Gebruikersbeheer voor Lokale Besturen maar is in hoofdzaak ook van toepassing voor Gebruikersbeheer voor partners van de Vlaamse overheid. Voor inhoudelijke vragen of technische probleemmeldingen met betrekking tot het gebruiksbeheerplatform kunt u ook steeds contact opnemen via rapportering@vmm.be. Gebruikersbeheer voor intergemeentelijke entiteiten 9