IMPACTXRM CRM MAIL GEBRUIKERSHANDLEIDING. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

Transcriptie

1 IMPACTXRM CRM MAIL GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhoud Inhoud... 1 IMPACTXRM Mail Algemene informatie... 3 Gebruikersvoorkeuren... 6 Gebruikershandleiding... 6 IMPACTXRM Mail Menu Archief... 6 Bestanden... 6 MailingLijsten... 7 Bounces... 7 Campagnes... 7 Instellingen BEHEREN delen - Bindingen binden aan contact binden aan een dossier binden aan opportuniteiten binden aan leads binden aan tickets geadresseerden geadresseerden toevoegen Acties Gegevens opnieuw inlezen Verzenden aan QUERY Verzenden aan MAILINGLIST adressen Een HTML bestand inlezen Afbeelding invoegen Bestand (afbeelding, HTML, PDF, Word) invoegen via link OptOut invoegen Bijlagen verwerken Nieuw Ticket Nieuwe Opportuniteit IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 categoriseren zoeken Archief adressen zoeken Bestanden op Server plaatsen Mailing beheren Query s beheren Query s aanmaken Query s zoeken Mailing naar query s Mailinglijsten beheren Mailinglijsten aanmaken Mailinglijsten aanmaken op basis van een bestaand Excel bestand Mailinglijst aanmaken op basis van een inkomende mail met meerdere adressen Mailinglijsten bewerken Verzenden aan Mailinglijst adressen toevoegen aan MailingLijst Campagne Campagnes aanmaken Campagne instellen bij Campagne bekijken-wijzigen Campagne opvolgen URL-kliks opvolgen Bounces Algemene informatie Een hard bounce Een soft bounce Werken met Bounced mails IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 IMPACTXRM Mail Algemene informatie De IMPACT Mail Module is voor gebruikers in het IMPACTXRM CRM gamma een zeer nuttige module. Het is dan ook deze module die ervoor zorgt dat de s binnen de IMPACTXRM Account zo optimaal mogelijk beheerd kunnen worden en bovendien aan een contact, opportuniteit of dossier gelinkt kunnen worden. Deze module maakt diverse bewerkingen mogelijk: s binden, mailinglijsten en templates opstellen, historieken bijhouden, beheer van bestanden op de server, beheer van campagnes, enz. Belangrijk om weten is het feit dat s, ondanks het gebruik van IMPACT CRM, nog steeds op dezelfde manier kunnen worden behandeld als VOOR u IMPACT CRM begon te gebruiken. Het installeren van IMPACT Mail verandert dus niets aan de manier waarop s worden bijgehouden in Outlook. Na de installatie van IMPACT Mail worden enkele zones anders weergeven dan in een standaard Outlook configuratie. 1. Een extra Menu in de IMPACT CRM Werkbalk, nl. IMPACT Mail. Via dit Menu kunt u verschillende bewerkingen uitvoeren. Een overzicht van de verschillende opties: Archief Bestanden MailingLijsten: aanmaken en bewerken van Mailinglijsten Bounces: verwerken van bounces Campagnes: Opvolgen van mailingcampagnes Instellingen Al deze bewerkingen worden verder beschreven in deze handleiding. 2. Zo zult u bij een geopende (nieuw of bestaand) bovenaan een extra Menubalk Bindingen zien. Deze uitbreiding ziet er als volgt uit: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 Fig 1: De IMPACT CRM Mail-uitbreiding Deze Bindingen Menubalk kunt u openen door op de dubbele pijl rechts te klikken. Dan ziet de extra Bindingen -zone er als volgt uit: Fig 2: De IMPACT CRM bindingen zone. Deze uitbreiding maakt het mogelijk om s te binden in de online database en dus op die manier te delen. De Status van de wordt gewijzigd van privaat naar gedeeld (bij IMPACT Status rechts bovenaan). Verder kunnen ook verschillende Acties uitgevoerd worden, zoals verzenden aan query en mailings, en kunnen geadresseerden toegevoegd worden. Voor meer informatie omtrent deze functies, zie delen Bindingen. De gedeelde mail mag verwijderd worden uit de lokale Outlook. Elke gebruiker die over de vereiste rechten beschikt, kan nu de mail openen vanuit de gedeelde Outlook- Contactfiche en/of IMPACT-Contactfiche. 3. U zult merken dat u op de Outlook-Contactfiche bij de IMPACT View-Switch eveneens het tabblad bindingen kunt aanklikken: Fig 3: De IMPACT Contactfiche met IMPACT ViewSwitch. Daarnaast is het mogelijk om gedeelde s terug te vinden na het aanklikken van de optie Mail op de IMPACT-Contactfiche. (rechts op de IMPACT Contactfiche) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Fig 4: De IMPACT -Contactfiche met opties. Er verschijnen twee tabbladen, Bindingen en MailingLijsten, met alle s en mailinglijsten die aan deze specifieke contactpersoon gelinkt zijn. De s kunt u vervolgens Bekijken en Verwijderen. 4. Als laatste kunt u enkele extra bewerkingen uitvoeren tijdens het bekijken van uw s door met de rechtermuisknop op een (geopend of op de naam) te klikken en de gewenste optie(s) aan te vinken in het context-menu. U kunt dan kiezen om een manueel of automatisch te koppelen, en contacten of adressen opzoeken. U kunt eveneens meerdere s tegelijkertijd automatisch koppelen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 Gebruikersvoorkeuren Coming soon! Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Menu Na installatie van IMPACT Mail wordt het IMPACT CRM Menu uitgebreid met een item IMPACT Mail met volgende sub-items: Archief Bounces Bestanden Campagnes Mailinglijsten Instellingen Elk van deze opties zorgt voor een uitbreiding van de functionaliteit van Microsoft Office. Een gedetailleerd overzicht van de opties : Archief Het Archief is een IMPACT CRM archief waar alle gedeelde s (via Bindingen) opgeslagen worden. Dit kunnen verschillende types s zijn: ontvangen, verzonden, Enkel MIJN , enz. Via deze knop kunt u alle gedeelde s opzoeken en vervolgens raadplegen. Meer informatie hierover, zie zoeken. Bestanden Bestanden die op de IMPACT CRM WebServer staan, kunnen hier aangemaakt, opgezocht, bekeken en verwijderd worden. Wanneer bestanden, zoals afbeeldingen, logo s, filmpjes, enz., op de IMPACT CRM Server IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 geplaatst worden, kunnen ze door alle IMPACT CRM gebruikers gedownload worden. Dit is zeer nuttig voor het versturen van mailings met bijvoorbeeld een pdf als bijlage. Er wordt een hyperlink gelegd naar de pdffile op de webserver. Bij het versturen van de wordt dit document niet meegestuurd. Van zodra de ontvanger de opent, zal het document gedownload worden vanaf de IMPACT CRM Webserver. Hierdoor wordt er geen traffic of bandbreedte verbruikt bij het versturen van mailings. Dit is nuttig aangezien uw bedrijf moet betalen voor een bepaalde hoeveelheid bandbreedte en hier dus spaarzaam mee moet omgaan. Zie verder: Bestanden op de Server plaatsen. MailingLijsten MailingLijsten of Mailinglists worden gebruikt om mailings te doen naar een groot aantal contacten. Een mailinglijst is een lijst met specifieke contacten die door de gebruiker kan aangemaakt worden (en dus niet op basis van een zoekopdracht in het IMPACT CRM database). Bijvoorbeeld: u heeft een Excel bestand waarin een lijst staat van alle aannemers in West-Vlaanderen. Deze lijst kan geïmporteerd worden in IMPACT CRM, en opgeslagen worden als mailinglijst. Deze specifieke mailinglijst kan dan verstuurd worden als mailing naar die doelgroep vanuit IMPACT CRM. Voor meer informatie over mailinglijsten, zie Bindingen Mailing beheren Mailinglijsten beheren. Bounces Een bounce, of bounce-back, is een die naar u teruggezonden wordt omdat hij om één of andere reden niet kon bezorgd worden. Als een niet op de plaats van bestemming aankomt, kaatst deze terug door middel van een aan de afzender (vandaar de term bounce ). Voor meer informatie hierover, zie Bounces Algemene informatie Campagnes Meerdere s versturen en dit alles binnen een bepaalde campagne die u later kunt opvolgen. Zie Campagnes opvolgen. Instellingen Zie gebruikersvoorkeuren. BEHEREN delen - Bindingen IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 Bij een geopende (nieuw of bestaand) ziet u bovenaan een extra IMPACT CRM Menubalk Bindingen. Zo krijgt u een overzicht van alle Bindingen tools te zien Deze Menubalk kunt u sluiten door op de dubbele pijl (rechts) te klikken. U maakt gebruik van Bindingen wanneer u s wilt delen met bepaalde contacten of dossiers. U kunt ook s verzenden aan query s of mailinglijsten, ze koppelen aan opportuniteiten, leads of tickets; alsook bestanden of templates inladen. Daarnaast kunt u ook kiezen in welke map, campagne of datagroep u de wilt plaatsen. Een overzicht van de mogelijkheden: binden aan contact Via het tabblad Contacten in de Menubalk Bindingen kunt u uw s binden aan een contactfiche en zo delen met andere medewerkers. Een binden aan een contact doet u op de volgende manier: Open een . Dit kan een nieuwe of reeds bestaande (ontvangen, concept, verzonden, enz.) zijn. 1. Indien u een nieuwe hebt geopend, vult u de geadresseerde(n) en het onderwerp in, en stelt u de inhoud (tekst) van de op. 2. U vinkt Privaat uit (dat standaard aangevinkt staat) om de te delen. Het slot -icoon verandert in het wereldbol -icoon (bij IMPACT Status, rechts) en het tabblad Contacten wordt IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 toegankelijk. Vervolgens kunt u eventueel kiezen om bijlagen ook te delen door de optie Bijlagen delen aan te vinken. 3. Bij Bewerken zijn er enkele opties die u kunt aanvullen: Duid (eventueel) het volgende aan: a. Map U selecteert de map waar de gedeelde in geplaatst en opgeslagen mag worden op contactniveau. U kunt de s dus categoriseren in verschillende mappen. Gaat het bijvoorbeeld om een factuur, dan plaatst u de in de map Facturen. De kan dan in deze map teruggevonden worden. b. Campagne Deze optie is enkel van belang bij het verzenden naar QUERY s en MAILINGLIJSTEN! U selecteert onder welke Campagne of mailing de eventueel valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Voor meer informatie, zie Mailing beheren - Campagne. c. DataGroep Deze optie is enkel nodig indien u binnen uw organisatie met datagroepen werkt. Selecteer tot welke DataGroep de behoort. LET OP: Voor Mailings (zowel voor Query als MailingLijsten) zal de selectie van de DataGroep het adres van de afzender bepalen. Voor meer info, zie Mailings beheren. d. Template laden Hier kunt u, indien u een nieuwe opende, een bestaande Template, een op voorhand opgestelde , laden. U kiest hiervoor de gewenste template uit de keuzelijst en vervolgens klikt u op. De template verschijnt dan in de . LET OP: Als u templates invoegt, controleer dan steeds of de OptOut en uw contactgegevens niet IN TWEEVOUD weergegeven worden (zowel in de template als in de Outlook handtekening.) OPMERKING: Om eventueel NIEUWE OPTIES bij te maken bij de KEUZELIJSTEN onder IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Bewerken, neem dan contact op met uw ADMINISTRATOR. 4. Via de tab Contacten duidt u aan met welke contacten u de s wilt delen. De zal gedeeld worden met alle contacten die in de TABEL staan. Het systeem zal zelf al enkele voorstellen doen. U kunt via de knoppen Toevoegen en Verwijderen contacten toevoegen en verwijderen. Bij het toevoegen, wordt de zoekfunctie van IMPACT Contacts opgestart. U kunt zo contacten opzoeken en toevoegen aan de lijst. Via de knop Contact kunt u de contactfiche van het geselecteerde contact bekijken. In de tabel worden de contacten en enkele bijhorende gegevens weergegeven. De laatste kolom Auto duidt aan of de koppeling of -binding automatisch gebeurt, of manueel. Wilt u dat IMPACT CRM de automatisch koppelt aan de contacten, dan vinkt u de optie in de kolom Auto aan. Wilt u echter de handmatig koppelen aan een ander contact, dan vinkt u de optie uit. Wanneer u een nieuw contact toevoegt in de lijst, zal de optie NIET aangevinkt zijn en staat het standaard als manueel ingesteld. Een handige tip: u krijgt een toegestuurd van een gedeelde contactpersoon. Indien u hem onmiddellijk kunt beantwoorden, vink Privaat weg. IMPACT CRM zal onmiddellijk het adres tonen van het contact, of u voegt een bijkomend contact toe, en klikt op verzenden. Dan zal zowel de mail als het antwoord in één binding te zien zijn in de contactfiche. De knop Bijlagen geeft een overzicht van de bijlagen die aan het in de tabel geselecteerde contact gebonden zijn, zowel lokaal als op de server. U kunt de gewenste bijlage selecteren, en vervolgens op Copy klikken om het bestand naar uw klembord te kopiëren. Daarna hoeft u het bestand enkel in de mail te plakken om het als bijlage te versturen. BELANGRIJK: Als u op Verzenden klikt, worden alle aangevulde opties en tabbladen in de Menubalk Bindingen bewaard. De koppelingen worden dus opgeslagen en toegepast. Wanneer u de zonder te verzenden sluit, wordt er geen binding opgeslagen, aangezien de niet verzonden werd. binden aan een dossier Via het tabblad Dossiers in de Menubalk Bindingen kunt u uw s binden aan dossiers. Een e- mail binden aan een dossier doet u op de volgende manier: 1. Open een . Dit kan een nieuwe, reeds bestaande, of uw antwoord op een (ontvangen, concept, verzonden, enz.) zijn. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 2. Indien u een nieuwe hebt geopend, vult u de geadresseerde(n) en het onderwerp in, en stelt u de inhoud (tekst) van de op. 3. Vink Privaat uit (dit is standaard ingesteld) om de te delen. Het slot -icoon verandert in het wereldbol -icoon (bij IMPACT CRM Status, rechts) en de tab Dossiers wordt toegankelijk. Vervolgens kunt u eventueel kiezen om bijlagen ook te delen door de optie Bijlagen delen aan te vinken. 4. Bij Bewerken zijn er enkele opties die u kunt aanvullen: Duid (eventueel) het volgende aan: a. Map U selecteert de map waar de gedeelde in geplaatst en opgeslagen mag worden op contactniveau. U kunt de s dus categoriseren in verschillende mappen. Gaat het bijvoorbeeld om een factuur, dan plaatst u de in de map Facturen. De kan dan in deze map teruggevonden worden. b. Campagne Deze optie is enkel van belang bij het verzenden naar QUERY s en MAILINGLIJSTEN! U selecteert onder welke Campagne of mailing de eventueel valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Voor meer informatie, zie Mailing beheren - Campagne. c. DataGroep Deze optie is enkel nodig indien u binnen uw organisatie met datagroepen werkt. Selecteer tot welke DataGroep de behoort. LET OP: Voor Mailings (zowel voor Query als MailingLijsten) zal de selectie van de DataGroep het adres van de afzender bepalen. Voor meer info, zie Mailings beheren. Template laden Hier kunt u, indien u een nieuwe opende, een bestaande Template, een op voorhand opgestelde e- mail, laden. U kiest hiervoor de gewenste template uit de keuzelijst en vervolgens klikt u op. De template verschijnt dan in de . LET OP: Als u templates invoegt, controleer dan steeds of de OptOut en uw contactgegevens niet IN TWEEVOUD weergegeven worden (zowel in de template als in de Outlook handtekening.) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 OPMERKING: Om eventueel NIEUWE OPTIES bij te maken bij de KEUZELIJSTEN onder Bewerken, neem contact op met uw ADMINISTRATOR. 5. Via de tab Dossiers duidt u de dossiers (en zo ook contacten) aan waar u de s aan wilt binden. De zal gebonden worden aan alle dossiers die in de TABEL staan. In de tabel worden de dossiers en het bijhorend contact of bedrijf weergegeven. U kunt via de knoppen Toevoegen en Verwijderen dossiers toevoegen en verwijderen. Bij het toevoegen wordt de zoekfunctie van IMPACT Dossiers opgestart. U kunt dan een dossier opzoeken via de zoekfunctie, en het vervolgens selecteren en wegschrijven. BELANGRIJK: Als u op Verzenden klikt, worden alle aangevulde opties en tabbladen in de Menubalk Bindingen bewaard. De koppelingen worden dus opgeslagen en toegepast. Wanneer u de zonder te verzenden sluit, wordt er geen binding opgeslagen, aangezien de niet verzonden werd. binden aan opportuniteiten Via het tabblad Opportuniteiten in de Menubalk Bindingen kunt u uw s linken aan opportuniteiten. Een binden aan een opportuniteit doet u op de volgende manier: 1. Open een . Dit kan een nieuwe, reeds bestaande, of uw antwoord op een (ontvangen, concept, verzonden, enz.) zijn. 2. Indien u een nieuwe hebt geopend, vult u de geadresseerde(n) en het onderwerp in, en stelt u de inhoud (tekst) van de op. 3. U vinkt Privaat uit (dit is standaard ingesteld) om de te delen. Het slot -icoon verandert in het wereldbol -icoon (bij IMPACT Status, rechts) en de tab Opportuniteiten wordt toegankelijk. Vervolgens kunt u eventueel kiezen om bijlagen ook te delen door de optie Bijlagen delen aan te vinken. 4. Bij Bewerken zijn er enkele opties die u kunt aanvullen: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

14 Duid (eventueel) het volgende aan: d. Map U selecteert de map waar de gedeelde in geplaatst en opgeslagen mag worden op contactniveau. U kunt de s dus categoriseren in verschillende mappen. Gaat het bijvoorbeeld om een factuur, dan plaatst u de in de map Facturen. De kan dan in deze map teruggevonden worden. e. Campagne Deze optie is enkel van belang bij het verzenden naar QUERY s en MAILINGLIJSTEN! U selecteert onder welke Campagne of mailing de eventueel valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Voor meer informatie, zie Mailing beheren - Campagne. f. DataGroep Deze optie is enkel nodig indien u binnen uw organisatie met datagroepen werkt. Selecteer tot welke DataGroep de behoort. LET OP: Voor Mailings (zowel voor Query als MailingLijsten) zal de selectie van de DataGroep het adres van de afzender bepalen. Voor meer info, zie Mailings beheren. Template laden Hier kunt u, indien u een nieuwe opende, een bestaande Template, een op voorhand opgestelde , laden. U kiest hiervoor de gewenste template uit de keuzelijst en vervolgens klikt u op. De template verschijnt dan in de . LET OP: Als u templates invoegt, controleer dan steeds of de OptOut en uw contactgegevens niet IN TWEEVOUD weergegeven worden (zowel in de template als in de Outlook handtekening.) OPMERKING: Om eventueel NIEUWE OPTIES bij te maken bij de KEUZELIJSTEN onder Bewerken, neem contact op met uw ADMINISTRATOR. 5. Klik vervolgens op Toevoegen om een opportuniteitenbinding toe te voegen. Het scherm Historiek van de opportuniteiten verschijnt, en biedt een overzicht van alle opportuniteiten. Mogelijk krijgt u een lange lijst opportuniteiten te zien. Om snel de opportuniteit die u nodig hebt op te zoeken, kunt u in het veld (op het scherm Historiek van de opportuniteiten ) de opportuniteit opzoeken via de naam of de domeinnaam (bijvoorbeeld impact of impactxrm.be). Hieruit kiest u de opportuniteit waar de aan gelinkt moet worden en u klikt op Wegschrijven. De opportuniteit verschijnt in de lijst. Wanneer u nu de sluit, zal de binding volbracht en opgeslagen worden. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

15 BELANGRIJK: Als u op Verzenden klikt, worden alle aangevulde opties en tabbladen in de Menubalk Bindingen bewaard. De koppelingen worden dus opgeslagen en toegepast. Wanneer u de zonder te verzenden sluit, wordt er geen binding opgeslagen, aangezien de niet verzonden werd. binden aan leads Via het tabblad Leads in de Menubalk Bindingen kunt u uw s linken aan leads. Een binden aan een lead doet u op de volgende manier: 1. Open een . Dit kan een nieuwe, reeds bestaande, of uw antwoord op een (ontvangen, concept, verzonden, enz.) zijn. 2. Indien u een nieuwe hebt geopend, vult u de geadresseerde(n) en het onderwerp in, en stelt u de inhoud (tekst) van de op. 3. U vinkt Privaat uit (dit is standaard ingesteld) om de te delen. Het slot -icoon verandert in het wereldbol -icoon (bij IMPACT Status, rechts) en de tab Leads wordt toegankelijk. Vervolgens kunt u eventueel kiezen om bijlagen ook te delen door de optie Bijlagen delen aan te vinken. 4. Bij Bewerken zijn er enkele opties die u kunt aanvullen: Duid (eventueel) het volgende aan: a. Map U selecteert de map waar de gedeelde in geplaatst en opgeslagen mag worden op contactniveau. U kunt de s dus categoriseren in verschillende mappen. Gaat het bijvoorbeeld om een factuur, dan plaatst u de in de map Facturen. De kan dan in deze map teruggevonden worden. b. Campagne Deze optie is enkel van belang bij het verzenden naar QUERY s en MAILINGLIJSTEN! U selecteert onder welke Campagne of mailing de eventueel valt. Via Campagne kunt IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

16 u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Voor meer informatie, zie Mailing beheren - Campagne. c. DataGroep Deze optie is enkel nodig indien u binnen uw organisatie met datagroepen werkt. Selecteer tot welke DataGroep de behoort. LET OP: Voor Mailings (zowel voor Query als MailingLijsten) zal de selectie van de DataGroep het adres van de afzender bepalen. Voor meer info, zie Mailings beheren. Template laden Hier kunt u, indien u een nieuwe opende, een bestaande Template, een op voorhand opgestelde , laden. U kiest hiervoor de gewenste template uit de keuzelijst en vervolgens klikt u op. De template verschijnt dan in de . LET OP: Als u templates invoegt, controleer dan steeds of de OptOut en uw contactgegevens niet IN TWEEVOUD weergegeven worden (zowel in de template als in de Outlook handtekening.) OPMERKING: Om eventueel NIEUWE OPTIES bij te maken bij de KEUZELIJSTEN onder Bewerken, neem dan contact op met uw ADMINISTRATOR. 5. Klik vervolgens op Toevoegen om een lead toe te voegen. Het scherm SearchLeads verschijnt, en biedt een overzicht van alle leads. Hieruit kiest u de lead waar de aan gelinkt moet worden en klikt u op Wegschrijven. De lead verschijnt in de lijst. Wanneer u nu de sluit, zal de binding volbracht en opgeslagen worden. binden aan tickets Via de tab Tickets duidt u aan met welke tickets (en zo ook contacten) u de s wilt delen. De zal gebonden worden aan alle tickets die in de TABEL staan. In de tabel worden de tickets en bijhorend contact of bedrijf weergegeven. U kunt via de knoppen Toevoegen en Verwijderen tickets toevoegen en verwijderen. Bij het toevoegen, wordt de zoekfunctie van IMPACT Dossiers opgestart. Een overzicht van de stappen die doorlopen moeten worden om s te binden met tickets: 1. Open een . Dit kan een nieuwe, reeds bestaande, of uw antwoord op een (ontvangen, concept, verzonden, enz.) zijn. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

17 2. Indien u een nieuwe hebt geopend, vult u de geadresseerde(n) en het onderwerp in, en stelt u de inhoud (tekst) van de op. 3. U vinkt Privaat uit (dit is standaard ingesteld) om de te delen. Het slot -icoon verandert in het wereldbol -icoon (bij IMPACT Status, rechts) en de tab Tickets wordt toegankelijk. Vervolgens kunt u eventueel kiezen om bijlagen ook te delen door de optie Bijlagen delen aan te vinken. 4. Bij Bewerken zijn er enkele opties die u kunt aanvullen: Duid (eventueel) het volgende aan: a. Map U selecteert de map waar de gedeelde in geplaatst en opgeslagen mag worden op contactniveau. U kunt de s dus categoriseren in verschillende mappen. Gaat het bijvoorbeeld om een factuur, dan plaatst u de in de map Facturen. De kan dan in deze map teruggevonden worden. b. Campagne Deze optie is enkel van belang bij het verzenden naar QUERY s en MAILINGLIJSTEN! U selecteert onder welke Campagne of mailing de eventueel valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Voor meer informatie, zie Mailing beheren - Campagne. c. DataGroep Deze optie is enkel nodig indien u binnen uw organisatie met datagroepen werkt. Selecteer tot welke DataGroep de behoort. LET OP: Voor Mailings (zowel voor Query als MailingLijsten) zal de selectie van de DataGroep het adres van de afzender bepalen. Voor meer info, zie Mailings beheren. Template laden Hier kunt u, indien u een nieuwe opende, een bestaande Template, een op voorhand opgestelde , laden. U kiest hiervoor de gewenste template uit de keuzelijst en vervolgens klikt u op. De template verschijnt dan in de . IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

18 LET OP: Als u templates invoegt, controleer dan steeds of de OptOut en uw contactgegevens niet IN TWEEVOUD weergegeven worden (zowel in de template als in de Outlook handtekening.) OPMERKING: Om eventueel NIEUWE OPTIES bij te maken bij de KEUZELIJSTEN onder Bewerken, neem dan contact op met uw ADMINISTRATOR. BELANGRIJK: Als u op Verzenden klikt, worden alle aangevulde opties en tabbladen in de Menubalk Bindingen bewaard. De koppelingen worden dus opgeslagen en toegepast. Wanneer u de zonder te verzenden sluit, wordt er geen binding opgeslagen, aangezien de niet verzonden werd. geadresseerden Via het tabblad kunt u zien aan wie de geadresseerd is: U kunt eveneens aan de hand van het adres een nieuw contact toevoegen via de knop Nieuw Contact. U kunt eveneens het onderwerp van de bijwerken via de knop Bijwerken. geadresseerden toevoegen Indien u een nieuwe opende, kunnen geadresseerden of bestemmelingen toegevoegd worden via het tabblad Aan : Onder Bestemmeling toevoegen vult u de contacten in die u als bestemmeling wenst toe te voegen. U kunt eventueel contacten opzoeken via de datapicker rechts. Vervolgens duidt u de gewenste optie voor de toegevoegde bestemmeling aan: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

19 o To: de geadresseerde. o Cc: Carbon copy, een ander dan de geadresseerde ontvangt een kopie van een bericht. o Bcc: Blind carbon copy, een ander dan de geadresseerde ontvangt een "blinde" kopie van de gestuurde , beide ontvangers kunnen zo elkaars adres niet zien. Acties Via het tabblad Acties kunnen verschillende acties i.v.m. s uitgevoerd worden: Een overzicht van de verschillende Acties van Bindingen: Gegevens opnieuw inlezen Via deze knop worden de ingevoerde gegevens opnieuw ingelezen en zodoende geüpdatet. Verzenden aan QUERY Wanneer u een wilt verzenden naar verschillende contacten, op basis van een query (specifieke zoekopdracht met bepaalde eigenschappen), doet u dit via de knop Verzenden aan QUERY ( de query dient natuurlijk reeds aangemaakt te worden via het contactenzoeksysteem). De actie Verzenden aan QUERY gebeurt via een aantal opeenvolgende stappen: 1. Het onderwerp invullen. LET OP: De geadresseerde(n) vult u NIET in, aangezien het in dit geval geen nut heeft. U wilt namelijk Verzenden aan Query, dus wordt de enkel verzonden naar de contacten uit de query (en niet naar de geadresseerden in de zelf). Plaats dan ook geen contacten in Cc of Bcc, want zij zullen anders alle kopieën van de ontvangen. 2. De inhoud van de afwerken. Dit kan ook door een vooropgestelde template in te voegen. 3. De delen door de optie Privaat uit te vinken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

20 4. De opties bij Bewerken (Map, DataGroep en eventueel Campagne en Template laden) aanvullen. LET OP: (enkel indien men binnen de organisatie met datagroepen werkt) De DataGroep is hier van groot belang aangezien de (verzonden aan query) vanuit deze geselecteerde Datagroep, en dus de die aan deze DataGroep gelinkt is, vertrekt. De selectie van DataGroep bepaalt dus het e- mailadres van de afzender. Per DataGroep wordt een bepaald adres vastgelegd. Om dit adres te wijzigen of om datagroepen (en adressen) bij te maken, neem contact op met de administrator. De optie Campagne aanvullen, kan nuttig zijn als u de mailing wilt opvolgen. U selecteert onder welke Campagne of mailing de valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Ook hier kan de Keuzelijst Campagne aangevuld of gewijzigd worden. Contacteer hiervoor de administrator. 5. Indien gewenst, kunt u de contacten en/of dossiers, waar binding moet gebeuren, vastleggen via de tabs Contacten en Dossiers. 6. Via de tab Acties de knop Verzenden aan QUERY aanklikken. (Als het Onderwerp van de e- mail nog niet werd ingevuld, krijgt u een melding om dit eerst te doen.) 7. Het zoekscherm wordt geopend en u kunt bij het tabblad Geavanceerd de verschillende bestaande Query s (of zoekopdrachten) bekijken, bewerken en verwijderen. selecteert de gewenste Query via de knop Uitvoeren. U De resultaten verschijnen in het tabblad Resultaten en u kunt de contacten bekijken en eventueel verwijderen. Om een query te verwijderen, selecteert u een rij (door deze aan te klikken) en drukt u op de Delete -toets op uw toetsenbord. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

21 Om de Query te verzenden, klikt u op Wegschrijven. Hierna verschijnen verschillende mogelijkheden: De verzenden aan de geselecteerde contacten : Klik op Verzenden indien u naar de geselecteerde contacten wenst te versturen. De verzenden aan contactpersonen/relaties: Vink dit aan indien u de naar de relaties van de geselecteerde personen wilt sturen. Bijvoorbeeld: U hebt een query van uw klanten. Dit zijn allemaal Bedrijfscontactfiches. U wenst uw mailing te versturen naar de zaakvoerders van de bedrijven. U zult dan de verzenden aan contactpersonen/relaties aanvinken, en vervolgens relatietype : is medewerker van selecteren, in de Functiegroep Management, Functie Zaakvoerder. Enkel beslissers: vink aan indien u uw mail enkel wilt versturen naar de contacten die beslissingsrecht hebben. Enkel taal: selecteer hier de taal van het contact indien u uw mailing in verschillende talen wenst te versturen. Uitgestelde verzending: Vink dit aan indien u deze zending pas later wenst te versturen. Selecteer de gewenste datum en uur en klik op Verzenden. De zending zal in de wachtrij blijven tot uw ingestelde datum/uur. LET OP: Als u op VERZENDEN klikt, wordt de METEEN VERZONDEN aan QUERY. Controleer dus goed alle data (onderwerp, inhoud , bindingen en contacten) voor u op wegschrijven klikt! IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

22 Bovenaan wordt het adres weergegeven dat ingesteld staat bij de instellingen voor het versturen van massmailing. U krijgt een melding als de verzonden werd. Verzenden aan MAILINGLIST Wanneer u een naar verschillende contacten wilt verzenden op basis van een mailinglijst, doet u dit via de knop Verzenden aan MAILINGLIST ( Bindingen tabblad Acties ). Vraag bij onze support naar het stappenplan Versturen van Mailings voor extra tips! De actie Verzenden aan MAILINGLIST gebeurt via een aantal opeenvolgende stappen: 1. Het onderwerp invullen. LET OP: De geadresseerde(n) vult u NIET in, aangezien het in dit geval geen nut heeft. U wilt namelijk Verzenden aan Mailinglist, dus wordt de enkel verzonden naar de contacten uit de mailinglijst (en niet naar de geadresseerden in de zelf). Plaats dan ook geen contacten in Cc of Bcc, want zij zullen anders alle kopieën van de ontvangen. 2. De inhoud van de afwerken. In vele gevallen zal dit een vooraf opgestelde template zijn. 3. De delen door de optie Privaat uit te vinken. 4. De opties bij Bewerken (Map, DataGroep en eventueel Campagne en Template laden) aanvullen. LET OP: ( enkel indien men binnen uw organisatie met datagroepen werkt). De DataGroep is hier van groot belang aangezien de (verzonden aan mailinglist) vanuit deze geselecteerde Datagroep, en dus de die aan deze DataGroep gelinkt is, vertrekt. De selectie van DataGroep bepaalt dus het adres van de afzender. Per DataGroep wordt een bepaald adres vastgelegd. Om dit adres te wijzigen of om datagroepen (en adressen) bij te maken, neem contact op met de administrator. De optie Campagne aanvullen kan nuttig zijn als u de mailing wilt opvolgen. Selecteer onder welke Campagne of mailing de valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.). Ook hier kan de Keuzelijst Campagne aangevuld of gewijzigd worden. Contacteer hiervoor de administrator. 5. Indien gewenst, kunt u de contacten en/of dossiers, waar binding moet gebeuren, vastleggen via de tabs Contacten en Dossiers. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

23 6. Via de tab Acties de knop Verzenden aan MAILINGLIST aanklikken (als het Onderwerp van de nog niet werd ingevuld, krijgt u een melding om dit eerst te doen). 7. Een nieuw scherm wordt geopend en u dient een MailingLijst uit te kiezen. Hier hebt u tevens de mogelijkheid om de verzending uit te stellen en aan te duiden wanneer u deze wenst te verzenden door datum en uur te selecteren. De zending zal in de wachtrij blijven tot het gekozen moment. U kunt de MailingLijsten inkijken, bewerken, toevoegen of verwijderen via het scherm dat geopend wordt na de volgende handeling: Menubalk IMPACT CRM IMPACT CRM Mail Mailinglijsten. Voor meer info, zie Mailing beheren. Om te verzenden aan MailingLijst, klikt u op OK. LET OP: Als u op OK klikt, wordt de METEEN VERZONDEN aan MAILINGLIST. Controleer dus goed alle data (onderwerp, inhoud , bindingen en contacten) voor u op OK klikt! U krijgt een melding als de verzonden werd. adressen Via de knop adressen worden alle adressen uit de (de headers en de inhoud) gefilterd. Deze adressen kunt u vervolgens toevoegen of verwijderen uit de MailingLijst via het volgend scherm: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

24 Via het aanvinken van de optie Gegevens EERST bewerken in dit scherm, kunt u de naam invullen of aanpassen. Een HTML bestand inlezen Via de knop Een HTML bestand inlezen kunt u een Html-bestand aan uw toevoegen. U klikt het Html-bestand aan in uw Verkenner en het wordt ingevoegd in de . Afbeelding invoegen Via de knop Afbeelding invoegen kunt u allerlei afbeeldingen inlezen (bijvoorbeeld Gif, JPEG, TiFF, enz.). Het bestand moet wel op de IMPACT CRM Server bewaard worden. Voor meer info over het bewaren van bestanden op de server, zie Bestanden op de Server. Om een online afbeelding toe te voegen, klikt u op een map uit de boomstructuur aan de linkerkant. Alle items (afbeeldingen) uit die map verschijnen dan in het rechter kader. Deze afbeeldingen kunt u vervolgens selecteren door op de afbeelding te klikken en op Selecteer te klikken: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23

25 Alle verschillende acties kunnen uitgevoerd worden via de rechtermuisknop. Bestand (afbeelding, HTML, PDF, Word) invoegen via link Niet enkel afbeeldingen en HTML-bestanden kunnen ingevoegd worden, maar ook Word- of PDFbestanden. Dit gebeurt op dezelfde manier als voor het invoegen van afbeeldingen, zoals hierboven beschreven. Het is ook mogelijk om een LINK naar een bepaald document of bestand in te voegen. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Ga via de verkenner naar uw server. 2. Selecteer hier het bestand waarnaar de link zal verwijzen 3. Klik op de map waarin het bestand zich bevindt. 4. Klik met de rechtermuisknop op het geselecteerde bestand 5. Kies Toon de link naar dit bestand incl. html 6. Kies Toon de link naar dit bestand incl. U krijgt een melding, klik op OK 7. Ga naar de (template) en selecteer het woord waaraan u de link wilt binden. Klik met de rechtermuisknop op het woord en kies Hyperlink. Plak hier de gekopieerde URL in, en klik op OK. De link werd gebonden aan een bepaald woord in de . Resultaat: de persoon naar wie u de hebt gestuurd, kan het document, dat op de server staat, openen door het te downloaden. Het document is dus niet meegestuurd als bijlage, en dit is heel belangrijk voor uw trafiek. Zo kunt u dezelfde mail, met dezelfde link, naar meerder personen (het aantal speelt geen rol) verzenden, ZONDER dat dit uw trafiek beïnvloedt. U zult de maximumlimiet (afhankelijk van uw provider en abonnement) niet overschrijden door grote bestanden aan meerdere klanten te versturen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 24

26 OptOut invoegen Een OptOut is een Privacy clausule, en betekent dat u een hyperlink in uw plaatst waarmee de geadresseerde zich kan uitschrijven uit de mailinglijst. Deze optie moet aan elke mailing worden toegevoegd, zoniet kunnen uw s als Spam beschouwd worden. Eens u op de OptOut -knop geklikt hebt, wordt deze in de toegevoegd. U dient enkel uw tekst in te voegen tussen de twee OptOut -tekens: [[OptOut]] Vervang deze tekst door uw eigen OPTOUT tekst [[/OptOut]] Wanneer een geadresseerde op de OptOut klikt wordt deze automatisch uitgeschreven voor de mailinglijst. OPMERKING: Hou er rekening mee dat de OptOut enkel werkt bij het verzenden aan MAILINGLIST én enkel als dit binnen een nieuwe of template gebeurt. De OptOut zal dus NIET werken bij s die worden doorgestuurd ( Doorsturen / Beantwoorden ). Bijlagen verwerken Via de knop Bijlagen verwerken kunt u op een snelle manier bijlagen koppelen aan uw contacten/dossiers. Vink de bestanden aan die u wenst te koppelen. U kunt ook gebruik maken van de knop Alles (DE)-Selecteren Klik op Aan een contact koppelen of Aan een dossier koppelen Selecteer een contact aan de hand van het zoekscherm dat verschijnt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 25

27 Zoek uw contact/dossier op en klik op Wegschrijven. Pas eventueel de omschrijving van uw bijlage aan en selecteer een map. Klik op Bewaren. Extra optie : PDF opslaan als WORD Document Tijdens het verwerken van uw bijlagen krijgt u de mogelijkheid om een PDF te converteren naar een WORD bestand. OPGELET: Hiervoor hebt u een licentie Doc to Work nodig. Contacteer uw administrator voor meer inlichtingen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 26

28 Nieuw Ticket Het is mogelijk om vanuit een geopende (ontvangen, oud, nieuw, enz.) een Nieuw Ticket aan te maken. Dit via de knop op het tabblad Acties (bij Bindingen): Nieuw Ticket. Klik op de knop Nieuw Ticket om een nieuwe fiche te openen, waarbij de velden Titel, Commentaar en Contact reeds aangevuld zijn met de data uit de . Op het tabblad Contact zijn de contactgegevens ook meteen overgenomen. Op deze manier kunt u sneller een nieuw ticket aanmaken, op basis van de data uit de . Deze functie is ook toegankelijk via het contextmenu bij het bekijken van uw mails. Nieuwe Opportuniteit Het is mogelijk om vanuit een geopende (ontvangen, oud, nieuw, enz.) een Nieuwe Opportuniteit aan te maken. Dit via de knop op het tabblad Acties (bij Bindingen): Nieuwe Opportuniteit. Klik op de knop Nieuwe Opportuniteit om een nieuwe fiche te openen, waarbij de velden Titel, Commentaar en Contact reeds aangevuld zijn met de data uit de . Op het tabblad Contact zijn de contactgegevens ook meteen overgenomen. Op deze manier kunt u sneller een nieuwe opportuniteit aanmaken, op basis van de data uit de . Deze functie is ook toegankelijk vanuit het contextmenu bij het bekijken van uw mails. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 27

29 categoriseren U of uw administrator zal in de IMPACT Mail Instellingen één welbepaalde categorie aangeduid hebben die automatisch wordt toegepast voor gedeelde s. In veel gevallen zal dit de categorie IMPACT Mail zijn. Voor meer info over categorieën kunt u terecht bij de Helpfuncties van Microsoft Outlook of bij uw administrator. Voor meer info over categoriseren, zie IMPACT CRM Mail Menu - Instellingen. Via categoriseren kunt u in één beweging de categorieën van uw s updaten. Dit doet u door op Instellingen te klikken, bij Impact Mail in de IMPACT CRM menubalk. Wanneer een categorie (door uw administrator) is ingesteld, gebeurt de categorisering van s automatisch. U hoeft dus niets meer te doen. zoeken Archief Alle s kunnen opgezocht worden via Menubalk IMPACT CRM IMPACT Mail Archief In de contactfiche van een contact, onder Bindingen tabblad Bindingen. De laatste methode is dan ook de eenvoudigste en meest aangewezen methode. Via de contactfiche kunt u namelijk alle s die aan dat specifiek contact gebonden zijn bekijken en eventueel verwijderen (via het tabblad Bindingen ). Wanneer u via Archief zoekt (de eerste methode), wordt het volgend zoekscherm geopend: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 28

30 Een overzicht van de velden: Tabblad Zoeken Hier kunt u uw zoekopdracht verfijnen a. Algemeen: U kunt s opzoeken op basis van de geadresseerde/ontvanger, het onderwerp en de inhoud. b. Opties: U kunt vier verschillende soorten s opzoeken: ontvangen en verzonden , enkel MIJN , of enkel NIET gebonden . c. Bindingen: U kunt s opzoeken op basis van bindingen. Hiervoor vult u het Contact of het Dossier aan waarbij een binding zou moeten zijn. d. Vervolgens kunt u, onderaan naast de knop Zoeken, vastleggen welke contactpersonen doorzocht moeten worden. TOP 250 betekent bijvoorbeeld dat de 250 laatste bindingen doorzocht zullen worden. Indien u * invoert, dan worden ALLE bindingen doorzocht. e. Klikt u op Nieuwe Selectie, dan worden alle zoekparameters van het huidige tabblad op de initiële waarden teruggezet en kunt u een nieuwe zoekopdracht uitvoeren. Tabblad Resultaten Bij de resultaten kunt u de s en de gebonden (gedeelde) contacten zien. Via de knoppen bekijken en verwijderen kunt u de s bekijken en eventueel verwijderen. U kunt eveneens de koppelingen of bindingen verwijderen via de knop Binding Verwijderen. Tabblad Wachtrij Binnen IMPACT CRM is het mogelijk om bepaalde zendingen met uitstel te versturen. Hiervoor selecteert u het uur en de datum waarop deze verzonden mogen worden. In het tabblad Wachtrij ziet u een overzicht van alle s die nog niet verzonden zijn. U kunt ze hier nog verwijderen indien gewenst. Tabblad Mailing Historiek Overzicht van de verzonden mailings naar Mailinglijsten, met mogelijkheden om de campagne te bekijken, en de te bekijken of te verwijderen. Zie ook Verzenden aan Query en Verzenden aan Mailinglijst IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 29

31 adressen zoeken Om adressen aan een bestaande mailinglijst toe te voegen kunt u gebruik maken van de zoekfunctie Adressen opzoeken. Om adressen op te zoeken vanuit een specifieke kunt u gebruik maken van het contextmenu. Klik met de rechtermuisknop op een in uw postvak en selecteer vervolgens Adressen opzoeken in het contextmenu. Bestanden op Server plaatsen Een online afbeelding of bestand (Word, PDF, enz.)op de server plaatsen kan op twee manieren: Klik op Bestanden, in IMPACT Mail in de IMPACT CRM Menubalk Ga naar Bindingen, tabblad Acties en klik op Afbeelding invoegen. Het scherm IMPACT CRM Server Browser wordt geopend. Door met de rechtermuisknop op het linker vak te klikken kunt u eventueel een nieuwe map aanmaken, via de optie Nieuwe map. Om een nieuwe afbeelding of bestand op de server te plaatsen, klikt u met de rechtermuisknop in het rechter vak. Klik vervolgens op Nieuw bestand. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 30

32 BELANGRIJK: Alle bestanden (PDF, Word, etc.) die op de IMPACT CRM Server worden geplaatst kunnen door alle IMPACT CRM gebruikers worden gedownload. Zo wordt er geen traffic, of bandbreedte verbruikt. Dit is erg handig, aangezien uw bedrijf in de meeste gevallen voor een bepaalde hoeveelheid bandbreedte moet betalen, en hier dus spaarzaam mee moet omgegaan worden. TIP: Plaats zoveel mogelijk bestanden op de Server. Indien u de bestanden niet meer nodig hebt, verwijder ze dan op de IMPACTXRM Server (max. 250 Mb ruimte voorzien). Het is aangeraden om er voor te zorgen dat afbeeldingen zo licht mogelijk zijn, en reeds de geschikte afmetingen hebben om in een template gebruikt te worden vooraleer u ze op de server plaatst. Ook al verkleint u grote afbeeldingen om ze in uw template te plaatsen, blijven ze evenveel Mb in beslag nemen. Een ontvanger zal dan ook veel data verbruiken om deze te openen, wat erg vervelend kan zijn als hij/zij met een gsm of tablet werkt. Dit kunt u met allerlei tools, zoals Paint, eenvoudig oplossen. Mailing beheren Een mailing is het verzenden van een naar een groot aantal geadresseerden tegelijkertijd, zoals wanneer u bijvoorbeeld een nieuwsbrief naar 500 leden verstuurt. Via IMPACT Mail MailingLijsten kunt u zowel mailings als query s voor mailings aanmaken (zie Query s aanmaken ). Query s beheren Een query is het opgeslagen resultaat van een zoekopdracht binnen uw database. Query s aanmaken Zie handleiding IMPACT Contacts of Stappenplan Versturen van Mailings (aan te vragen via support@impactxrm.be) Query s zoeken Om bestaande query s op te zoeken gaat u via Contacten zoeken Uitgebreid zoeken naar het tabblad Geavanceerd. U kunt deze query s uitvoeren, bewerken en verwijderen. Mailing naar query s U kunt mailings doen op basis van query s. Voor meer informatie, zie Acties Verzenden aan QUERY. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 31

33 Mailinglijsten beheren Mailinglijsten aanmaken Een MailingLijst is een lijst met adressen waar een mailing naar gestuurd kan worden. Naast de optie om een bestaande Excel-file (zie Mailinglijsten aanmaken op basis van een bestaande Excelfile) in te lezen kunt u een mailinglijst ook handmatig samenstellen. U kunt de MailingLijsten aanmaken via het scherm MailingLijsten. Ga hiervoor naar Menubalk IMPACT CRM IMPACT Mail Mailinglijsten : Hier kunt u een nieuwe MailingLijst aanmaken via de knop Toevoegen. Het volgend scherm verschijnt: Via het tabblad General vult u een sleutel en omschrijving in. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 32

34 Via het tabblad Details hebt u de volgende opties: Vernieuwen: klik hier om te vernieuwen bij het aanpassen van de zoekactie. toevoegen: Na het klikken op de knop toevoegen verschijnt het volgend scherm: Geef Naam, Bedrijfsnaam en in. Indien deze persoon zich uitschrijft zal het vakje Uitgesloten aangevinkt worden. Klik op Bewaren om het adres toe te voegen aan de lijst. Contact toevoegen: Deze knop opent de datapicker, en laat u het gewenste contact opzoeken in de bestaande database. Klik op Wegschrijven om het contact in de lijst op te nemen. Selectie toevoegen: Deze knop opent het contacten-zoekscherm. Hier kunt u de nodige filters en parameters invullen om uw selectie te verfijnen. Klik op wegschrijven om de selectie toe te voegen aan de lijst. Bewerken: Deze knop laat u een adres dat u zelf heeft toegevoegd bewerken. Preview en Open: Selecteer een contact dat u hebt toegevoegd, en klik vervolgens op Preview om de preview te openen, of op Open om de contactfiche te openen. Verwijderen: Verwijder een element uit de lijst Dubbels opzoeken: Deze knop zorgt ervoor dat eventuele dubbelen worden opgespoord en verwijderd indien nodig. Nadat u adressen, contacten of selecties hebt toegevoegd, klikt u op de knop Bewaren in het tabblad General. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 33

35 Mailinglijsten aanmaken op basis van een bestaand Excel bestand. Een MailingLijst is een lijst met adressen waar een mailing naar gestuurd kan worden. Een mailinglijst wordt handmatig samengesteld. U kunt de MailingLijsten aanmaken via het scherm MailingLijsten. Ga hiervoor naar Menubalk IMPACT CRM IMPACT Mail Mailinglijsten : Hier kunt u een nieuwe MailingLijst aanmaken via de knop Toevoegen. Het volgend scherm verschijnt: In het tabblad General vult u alle gegevens in. Klik op Openen om een Excel-bestand (.xls) met e- mailadressen te openen. Selecteer vervolgens een Werkblad en vult de andere nodige data in. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 34

36 Klik hierna op Inlezen. Alle adressen verschijnen nu in het veld onderaan het kader. Duid onderaan aan welke kolom welke informatie bevat. Kies bij Naam-Kolom welke kolom de namen bevat, bij -kolom de kolom waarin de adressen zicht bevinden, en bij Bedrijf-Kolom de kolom waarin u de naam van het bedrijf van de persoon hebt opgeslagen. Klik daarna op Uitvoeren om de adressen toe te voegen. Adressen die meerdere keren in uw bestanden voorkomen worden onmiddellijk uit de mailinglijst verwijderd. Via het tabblad Details kunt u alle gegevens bekijken en eventueel bewerken. Klik nu op Bewaren om de mailinglijst te bewaren. Nota: Krijgt U een foutmelding bij het inlezen van een Excel file? Of Kijk eerst na of het een XLS file is en geen XLSX file Wijzig de OLEDB bij de algemene IMPACT CRM Mail instellingen. Afhankelijk van de Microsoft Office versie die u gebruikt moet u de keuze maken tussen 4.0 of Aangezien er geen duidelijkheid is omtrent welke bij welke versie hoort, kunnen wij hier geen overzicht van geven. Mailinglijst aanmaken op basis van een inkomende mail met meerdere adressen Een MailingLijst is een lijst met adressen waar een mailing naar gestuurd kan worden. Het is mogelijk om een mailinglijst aan te maken op basis van adressen die in de adresbalk van een voorkomen. Hiervoor moet u eerst de mailinglijst aanmaken via de Menubalk IMPACT CRM IMPACT MAIL Mailinglijsten (enkel indien u de adressen wilt toevoegen aan een nieuwe mailinglijst. Het is ook mogelijk om adressen toe te voegen aan een bestaande lijst). Na aanmaken van de lijst, selecteer de met de adressen. Klik met de rechtermuisknop en kies Adressen opzoeken. Volgend scherm wordt weergegeven: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 35

37 1. Overzicht van de opgespoorde adressen 2. Gegevens EERST bewerken: vink aan indien u de e- mailadressen eerst wenst te bewerken vooraleer u ze importeert. 3. Voeg toe aan mailinglijst / Verwijder uit mailinglijst 4. : Keer selectie om: klik om alle adressen te selecteren of deselecteren. Selecteer manueel de adressen die u wilt toevoegen, of selecteer alle adressen. Klik hiervoor op Keer selectie om (4.) Klik op om de geselecteerde adressen toe te voegen aan de mailinglijst. Selecteer de gewenste lijst en klik op OK. Indien u Gegevens EERST bewerken hebt aangevinkt, verschijnt er voor elk adres een venster waarin u de mogelijkheid hebt om de naam, de bedrijfsnaam en het adres aan te passen. De adressen zijn toegevoegd aan de mailinglijst. Mailinglijsten bewerken Om Mailinglijsten te bewerken, klikt u op de Menubalk IMPACT CRM IMPACT Mail Mailinglijsten. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 36

38 Via het volgend scherm kunt u Mailinglijsten toevoegen, verwijderen en bewerken: Om een MailingLijst te bewerken, klik op de knop Adressen en vul de tabbladen aan: Via het tabblad General kunt u de Sleutel en andere gegevens bekijken. Via het tabblad Details kunt u allerlei bewerkingen uitvoeren zoals: contacten, s en selecties toevoegen; bewerken; verwijderen en vernieuwen. 1. Als u een adres selecteert en op Bewerken klikt, kunt u de optie Uitgesloten aanvinken. Eens aangevinkt, zal dit contact en adres van de mailinglijst uitgesloten worden en zal de mailing dus niet naar dit contact verstuurd worden. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 37

39 Verzenden aan Mailinglijst Wanneer u een naar verschillende contacten wilt verzenden, op basis van een mailinglijst (lijst met handmatig uitgekozen contacten), doet u dit via de knop Verzenden aan MAILINGLIST ( Bindingen tabblad Acties ). De actie Verzenden aan MAILINGLIST gebeurt via een aantal opeenvolgende stappen: 1. Het onderwerp invullen. LET OP: De geadresseerde(n) vult u NIET in, aangezien het in dit geval geen nut heeft. U wilt namelijk Verzenden aan Mailinglist, dus wordt de enkel verzonden naar de contacten uit de mailinglijst (en niet naar de geadresseerden in de zelf). Plaats dan ook geen contacten in Cc of Bcc, want zij zullen anders alle kopieën van de ontvangen. 2. De inhoud van de afwerken. ( opmaken in HTML, niet in gewone tekst) (Nieuwe Mail - Tabblad Tekst Opmaken Selecteer HTML) 3. De delen door de optie Privaat uit te vinken. 4. De opties bij Bewerken (Map, DataGroep en eventueel Campagne en Template laden) aanvullen. LET OP: ( enkel indien men binnen uw organisatie werkt met datagroepen). De DataGroep is hier van groot belang aangezien de (verzonden aan mailinglist) vanuit deze geselecteerde Datagroep vertrekt, en dus de die aan deze DataGroep gelinkt is. De selectie van DataGroep bepaalt dus het adres van de afzender. Per DataGroep wordt een bepaald adres vastgelegd. Om dit adres te wijzigen of om datagroepen (en sadressen) bij te maken, neem contact op met de administrator. De optie Campagne aanvullen, kan nuttig zijn als u de mailing wilt opvolgen. U selecteert onder welke Campagne of mailing de valt. Via Campagne kunt u dan een mailing of campagne opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, enz.) Ook hier kan de Keuzelijst Campagne aangevuld of gewijzigd worden. Contacteer hiervoor de administrator 5. Indien gewenst, kunt u de contacten en/of dossiers waar binding moet gebeuren, vastleggen via de tabs Contacten en Dossiers. 6. Via de tab Acties de knop Verzenden aan MAILINGLIST aanklikken. (Als het Onderwerp van de nog niet werd ingevuld, krijgt u een melding om dit eerst te doen.) Een nieuw scherm wordt geopend en u dient een of meerdere MailingLijsten te kiezen. Hier hebt u tevens de mogelijkheid om de verzending uit te stellen, door een uur en datum te selecteren waarop u de mailing wenst te verzenden. Tot dan zal de mailing in de wachtrij blijven. Indien u de mailing IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 38

40 naar meerderen Mailinglijsten wenst te sturen, zal dit altijd een uitgestelde verzending zijn. Selecteer dan het uur en de datum waarop u de mailing wenst te verzenden. U kunt de MailingLijsten inkijken, bewerken, toevoegen of verwijderen via het scherm dat geopend wordt wanneer u op Mailinglijsten klikt, bij IMPACT Mail in de IMPACT CRM Menubalk. Voor meer info, zie Mailing beheren. Om te verzenden aan de MailingLijst(en), klikt u op OK. LET OP: Als u op OK klikt, wordt de METEEN VERZONDEN aan de MAILINGLIST. Controleer dus goed alle data (onderwerp, inhoud , bindingen en contacten) voor u op OK klikt! U krijgt een melding als de verzonden werd. adressen toevoegen aan MailingLijst Snel adressen toevoegen aan een MailingLijst kan op de volgende manieren: Open een , en navigeer naar de zone Bindingen. Klik vervolgens op adressen in het tabblad Acties. Klik met de rechtermuisknop op een en klik op het Adressen opzoeken -icoontje in het contextmenu. Het volgend scherm verschijnt: Hier kunt u de adressen selecteren en eventueel Toevoegen of Verwijderen via de knoppen onderaan. U kunt gegevens aanvullen door de optie Gegevens EERST bewerken aan te vinken, en vervolgens te kiezen voor het groene icoontje om het adres toe te voegen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 39

41 Een nieuw scherm wordt geopend: Hierbij wordt gevraagd aan te duiden in welke Mailinglijst het adres geplaatst mag worden. Kies een Mailinglijst en bevestig via de knop OK. Daarna kunt u de naam eventueel invullen of aanpassen. archief Om de lijst wachtende s te raadplegen gaat u via IMPACT Mail naar archief Op het tabblad Wachtrij vindt u de uitgestelde mails terug. Daar hebt u nog de mogelijkheid om een mail te annuleren door de mail te selecteren en op de knop Verwijderen te klikken. Campagne IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 40

42 Via een Campagne kunt u een bepaalde mailing opvolgen (hoeveel geopend, gelezen, OptOut, ). Campagnes aanmaken Navigeer naar de Menubalk IMPACT CRM IMPACT Mail Campagnes om een nieuwe campagne aan te maken: U kunt campagnes toevoegen, bewerken en verwijderen via de bijhorende knoppen. Om een nieuwe campagne toe te voegen, klik op de knop Toevoegen. Het volgende scherm verschijnt: Vul de Sleutel (afgekorte benaming) en de naam van de campagne in de gewenste talen in. Via de optie Actief kunt u bepalen of de campagne al dan niet op actief ingesteld moet worden en dus zichtbaar is in de keuzelijst. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens vervolledigd werden, klikt u op Bewaren (onderaan). Voor meer informatie over Campagnes, zie Mailing beheren - Campagne en Mailing beheren Mailinglijsten beheren Campagne. Campagne instellen bij Deze optie is beschikbaar wanneer u in de zone Bindingen, onder Bewerken Deze optie aanvullen is enkel van belang bij MAILINGS, dus bij het verzenden van QUERY s en MAILINGLIJSTEN! IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 41

43 U selecteert onder welke Campagne of mailing de eventueel valt. Deze campagne kunt u dan opvolgen. De Keuzelijst Campagne kan aangevuld of gewijzigd worden. Contacteer hiervoor de administrator. Campagne bekijken-wijzigen U kunt de bestaande campagnes ten allen tijden bekijken of wijzigen door naar Campagnes te navigeren, bij IMPACT Mail in de IMPACT CRM Menubalk. Gebruik de knoppen Toevoegen, Bewerken en Verwijderen om de gewenste acties uit te voeren. Campagne opvolgen U kunt de resultaten van een campagne bekijken (in een rapport) en zo de mailings opvolgen. Dit is zeer belangrijk voor de marketing van ieder bedrijf. Om de resultaten te bekijken van een campagne gaat u naar de Menubalk IMPACT CRM - IMPACT Mail - Campagnes. Selecteer de gewenste campagne. Het volgend scherm verschijnt: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 42

44 U heeft onmiddellijk een overzicht van het aantal verstuurde mails; gelezen mails; OptOuts; en Bounced mails. Deze gegevens worden in grafieken weergegeven, daarnaast in procenten. Ook bestaat de mogelijkheid om te zien WIE de mailing heeft gelezen, wie van de optout gebruik gemaakt heeft, welke adressen in de bounced mails terechtgekomen zijn, en om HOEVEEL s het gaat. Beweeg hiervoor met uw cursor over het gedeelte in de desbetreffende grafiek om zo het bijhorend aantal weer te geven. Bij één enkele muisklik wordt de volledige lijst weergegeven. ( zie fig3 Campagne) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 43

45 URL-kliks opvolgen Indien u een of meerdere URL links meestuurt in uw mailing, kunt u eenvoudig nagaan welke van uw geadresseerden op deze links hebben geklikt. Hiervoor voegt u een hyperlink toe, zoals u normaal zou doen, alleen vult u deze aan met impacturl? waarbij u vervangt door de door u gekozen URL. Om daarna bij te houden wie op deze URLs heeft geklikt, klikt u op Archief in het IMPACT Mail menu. Klik vervolgens op het tabblad Mailing Historiek, en op URL-kliks, aan de rechterkant. Indien de mailing deel uitmaakt van een campagne klikt u op Campagnes in het IMPACT Mail menu. Rechts klikt u op "URL-kliks. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 44

46 Selecteer vervolgens de periode waartussen u de opzoeking wenst uit te voeren. U kunt de zoekresultaten eveneens verfijnen. Het veld laat u toe enkel de resultaten te tonen die aan een specifiek adres gerelateerd zijn, terwijl het veld URL enkel resultaten oplevert die aan de door u opgegeven URL gerelateerd zijn. Klik tenslotte op Zoeken. Onderaan verschijnt een overzicht van alle geadresseerden die een URL hebben aangeklikt, vanuit welke mailing ze dat deden, alsook de datum en het tijdstip waarop ze dat deden. U kunt het zoekvenster eveneens openen door te klikken op Archief in het IMPACT Mail menu, daarna op het tabblad Mailing Historiek en de knop URL-kliks aan de rechterkant. Het tabblad Geavanceerd laat u opzoeken wie een specifiek aantal keer op een link geklikt heeft. Vult u bijvoorbeeld het cijfer 2 in en klikt u vervolgens op Zoeken, dan krijgt u alle geadresseerden te zien die minstens twee keer op een URL hebben geklikt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 45

47 Bounces Algemene informatie Een bounce, of bounce-back, is een die naar u teruggezonden werd omdat hij om één of andere reden niet bezorgd kon worden. Als niet op de plaats van bestemming aankomt, kaatst deze terug door middel van een aan de afzender (vandaar de term bounce ). Bij het versturen van een mailing is het aangewezen om een apart mapje aan te maken in uw Outlook waar u alle Bounced mails in laat terechtkomen. Dit kan gemakkelijk door gebruik te maken van Regels in uw Outlook. Er zijn twee soorten bounces: Een hard bounce Een hard bounce is een bericht dat teruggezonden werd omdat het adres van de ontvanger ongeldig is. Dit kan voorkomen wanneer er een spellingsfout in het adres staat, wanneer de domeinnaam niet (meer) bestaat, of wanneer de ontvanger ongekend is. Als het adres geen corrigeerbare spellingsfout bevat, is het aan te raden hard bounced adressen te verwijderen uit uw panels, aangezien ze het responsgehalte van uw enquête(s) enkel verlagen. Een soft bounce Een soft bounce is een bericht dat tot aan de mailserver van de ontvanger geraakt, maar teruggekaatst wordt vooraleer het de ontvanger heeft kunnen bereiken. Eén van de meest voorkomende redenen voor een soft bounce is een volle mailbox. Dit zal zich voordoen bij een groot deel van uw panelleden die gratis e- maildiensten als Yahoo en Hotmail gebruiken, aangezien deze vaak zeer weinig opslagruimte toestaan. Het kan ook voorvallen wanneer er een netwerkprobleem is bij de ontvanger. Bij het versturen van MassMailing is het dan ook handig als u al deze Bounced mails in één beweging kunt verwijderen uit uw mailbox én tevens de geadresseerde verwijderen uit de mailinglist of markeren als ongeldig. Tevens raden wij u aan om uw Mass-Mailing nooit vanuit uw eigen mailbox te versturen, maak hiervoor een info@... of newsletter@... adres aan. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 46

48 Werken met Bounced mails Om adressen te verwijderen of te markeren als ongeldig in een mailinglijst volgt u de volgende procedure: Ga naar de IMPACT CRM Werkbalk. Kies IMPACT Mail. Kies Bounces. Het venster Bounces verschijnt in beeld. 1. Kies een Outlook map: Selecteer met behulp van de datapicker de outlookmap waarin uw Bounced-mails bewaard worden. 2. Trefwoorden: Geef hier de trefwoorden in die in het onderwerp van de teruggekomen mails voorkomen. Woorden moeten gescheiden worden door komma-tekens! 3. Deze adressen of gedeeltes van adressen NOOIT verwerken : Typ hier de adressen of gedeeltes van adressen die NOOIT mogen verwerkt worden, zoals uw eigen adres! 4. Kies een actie: Kies de actie die u wilt uitvoeren: a. Het adres behouden, maar markeren als ongeldig. b. Het adres verwijderen uit de mailinglijsten. 5. De verwijderen na het verwerken: Vink aan om de uit de geselecteerde map te verwijderen na het verwerken. 6. Begin de analyse: Klik om de analyse te starten. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 47

49 Het venster Bounces Tabblad Resultaten verschijnt 7. Klik op Verwerken. Opgelet: dit kan enige tijd in beslag nemen! Na uitvoeren van deze procedure zijn alle bounced-mails UIT het postvak verwijderd én zijn de adressen ongeldig of verwijderd in de mailinglijsten afhankelijk van wat u aangeduid hebt bij Kies een actie. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 48