Document Preview SE. User Guide

Transcriptie

1 Document Preview SE User Guide

2 2014, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nr Add-on Document Preview SE Artikel software BSE023 Behorende bij release vanaf 4 Datum Auteur Ute van Riel van Fessem Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 2 van 12

3 Inhoudsopgave 1 Gebruikersinstellingen Document Preview SE Verzoektypes - Gebruikersinstellingen Geavanceerde instellingen Documenttypes - Gebruikersinstellingen Geavanceerde instellingen Office-bijlagen openen Acties uitvoeren op documenten Splitsen van documentbijlagen Gesplitste documenten bekijken Documentbijlagen opslaan als PDF Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 3 van 12

4 Inleiding De Document Preview SE is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Met deze add-on wordt de inhoud van aan verzoeken gekoppelde documenten direct zichtbaar gemaakt in het verzoekscherm. Hierdoor kunnen verzoeken snel afgehandeld worden vanuit één scherm, zonder extra muisklikken. Zowel de documentbody als de inhoud van de documentbijlage kunnen worden getoond. Daarnaast kunnen de aan Synergy-documenten gekoppelde bijlagedocumenten direct in het documentscherm als preview getoond worden. Het is hiermee niet nodig om de bijlage eerst te downloaden om de inhoud te kunnen bekijken. Wanneer er meerdere documentbijlagen gekoppeld zijn, worden deze onder elkaar weergegeven. De add-on kan documentenbijlagen tonen van de meest gangbare bestandsformaten, zoals PDF, JPEG en Office-bestandsformaten. Het is per verzoektype en/of documenttype in te stellen of de documentinhoud weergegeven moet worden. Een voorbeeld van de Document Preview SE: Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 4 van 12

5 1 Gebruikersinstellingen Document Preview SE Standaard is door de Document Preview Administrator bedrijfsbreed bepaald bij welke verzoektypes en/of documenttypes de inhoud en/of bijlagen van gekoppelde documenten getoond moeten worden, maar u kunt hier zelf wijzigingen in aanbrengen. 1.1 Verzoektypes - Gebruikersinstellingen Ga in Synergy naar Add-on Inrichting Document Preview: Verzoektypes - Gebruikersinstellingen. De bestaande instellingen worden getoond: Klik op het vinkje of kruisje om aan te geven welke bestandsformaten er getoond mogen worden of niet. U heeft de keuze uit de meest gangbare bestandsformaten voor afbeeldingen en documenten en u kunt alleen die opties aan- of uitvinken die volgens de bedrijfsinstellingen zijn vastgelegd. Om de overige instellingen van de koppelingen te wijzigen, klikt u op de omschrijving in de kolom Verzoektype : Wilt u dat de documentbijlage getoond wordt, dan kiest u bij Bijlage voor Ja. Anders kiest u voor Nee. Als naast de bijlage ook de inhoud van het Synergy-document getoond moet worden, dan kiest u bij Body voor Ja. De optie Ja, indien geen bijlage zorgt ervoor dat de inhoud van het Synergydocument alleen getoond wordt als er geen bijlage aan het document is gekoppeld. Wanneer er wel een documentbijlage is gekoppeld, zal de body niet worden getoond. U kunt ook kiezen voor Nee, waarmee de body nooit zal worden getoond in het verzoek. Vink bij Tonen extensie bijlage aan welke bestandsformaten er getoond mogen worden. Klik op Bewaren om de instellingen op te slaan. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 5 van 12

6 1.1.1 Geavanceerde instellingen Wanneer u in het scherm Add-on Inrichting Document Preview: Verzoektypes - Gebruikersinstellingen klikt op Instellingen, kunt u extra instellingen opgeven voor de previews. Deze instellingen gelden voor alle bestaande koppelingen. U geeft bij Breedte en Hoogte de afmetingen op waarin de documentpreviews getoond moeten worden. Dit kunt u opgeven in aantal Pixels, maar dit kan ook in een bepaald percentage ( % ) van het scherm. Bepaal tevens het Maximum aantal getoonde bijlagen. Wanneer u aan documenten meerdere bijlagen heeft gekoppeld, kunt u met deze instelling dus opgeven dat er altijd slechts één bijlage wordt getoond in de documentpreview. Wanneer u Converteer Microsoft Office bestanden naar PDF aanvinkt, worden Office-bestanden altijd automatisch geconverteerd en zullen als PDF worden weergegeven. Deze instelling geldt voor Word, Excel en PowerPoint. LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview in PDF-formaat. Er wordt GEEN PDF-bestand als bijlage van het gekoppelde document opgeslagen. 1.2 Documenttypes - Gebruikersinstellingen Ga in Synergy naar Add-on Inrichting Document Preview: Documenttypes - Gebruikersinstellingen. De bestaande instellingen worden getoond: Klik op het vinkje of kruisje om aan te geven welke bestandsformaten er getoond mogen worden of niet. U heeft de keuze uit de meest gangbare bestandsformaten voor afbeeldingen en documenten en u kunt alleen die opties aan- of uitvinken die volgens de bedrijfsinstellingen zijn vastgelegd. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 6 van 12

7 Om de overige instellingen van de koppelingen te wijzigen, klikt u op de omschrijving in de kolom Document type : Vink bij Tonen extensie bijlage aan welke bestandsformaten er getoond mogen worden. Klik op Bewaren om de instellingen op te slaan Geavanceerde instellingen Wanneer u in het scherm Add-on Inrichting Document Preview: Documenttypes - Gebruikersinstellingen klikt op Instellingen, kunt u extra instellingen opgeven voor de previews. Deze instellingen gelden voor alle bestaande koppelingen. U geeft bij Breedte en Hoogte de afmetingen op waarin de documentpreviews getoond moeten worden. Dit kunt u opgeven in aantal Pixels, maar dit kan ook in een bepaald percentage ( % ) van het scherm. Bepaal tevens het Maximum aantal getoonde bijlagen. Wanneer u aan documenten meerdere bijlagen heeft gekoppeld, kunt u met deze instelling dus opgeven dat er altijd slechts één bijlage wordt getoond in de documentpreview. Wanneer u Converteer Microsoft Office bestanden naar PDF aanvinkt, worden Office-bestanden altijd automatisch geconverteerd en zullen als PDF worden weergegeven. Deze instelling geldt voor Word, Excel en PowerPoint. LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview in PDF-formaat. Er wordt GEEN PDF-bestand als bijlage van het gekoppelde document opgeslagen. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 7 van 12

8 1.3 Office-bijlagen openen Laat u de optie Converteer Microsoft Office bestanden naar PDF uitgevinkt, dan worden Word-, Excel- of PowerPoint-bijlagen in de betreffende Office-applicatie geopend. LET OP: Dit is wel afhankelijk van een aantal instellingen, die u kunt nalezen in de handleiding Installation & Configuration Guide Document Preview SE. U krijgt de volgende pop-up, waarin u op Openen dient te klikken: Vink de optie Altijd waarschuwen voordat bestanden van dit type worden geopend uit om het Office-bestand de volgende keer zonder pop-up direct te openen in de Office-applicatie. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 8 van 12

9 2 Acties uitvoeren op documenten Wanneer een Synergy-document meerdere bijlagen heeft, worden deze met de Document Preview onder elkaar getoond: In sommige gevallen wilt u echter dat deze bijlagen over meerdere Synergy-documenten worden opgesplitst. Met de Document Preview is het ook mogelijk om bijvoorbeeld DOCX-bijlagen om te zetten naar PDF-bestanden. Open een document met een of meerdere bijlagen en klik op de knop Actie bovenaan het scherm: Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 9 van 12

10 U komt in het volgende scherm: Met het -icoon kunt u een preview bekijken van het betreffende bestand. Deze preview verschijnt in een pop-up scherm: 2.1 Splitsen van documentbijlagen Vink de checkbox in kolom Splitsen aan voor de gewenste bijlagen die u wilt afsplitsen in aparte documenten. Geef desgewenst ook een Omschrijving mee (doet u dat niet, dan wordt de omschrijving van het hoofddocument overgenomen). Klik op Bewaren. De aangevinkte bijlage verdwijnt uit het overzicht en er zal automatisch een nieuw document zijn aangemaakt, waarin de betreffende bijlage is gekoppeld. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 10 van 12

11 2.1.1 Gesplitste documenten bekijken De afgesplitste documenten worden als reactiedocumenten gekoppeld aan het hoofddocument. Er verschijnt daarom in het hoofddocument een knop Reacties : Wanneer u hierop klikt, verschijnen onderaan het document alle afgesplitste reactiedocumenten: Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 11 van 12

12 Wanneer u een dergelijk afgesplitst document opent, heeft u de knop Hoofd tot uw beschikking: Klikt u daarop, dan opent u het hoofddocument en verschijnt hetzelfde scherm als hierboven, waarbij dus alle reactiedocumenten getoond worden onderin het scherm. 2.2 Documentbijlagen opslaan als PDF Ook is het mogelijk om met de Document Preview Actie bijvoorbeeld een DOCX-bijlage om te zetten naar een PDF-bestand. Vink daarvoor de checkbox in de kolom PDF aan en klik op Bewaren. U blijft in hetzelfde scherm en u ziet dat het bestand.pdf als extensie heeft gekregen. LET OP: Het is alleen mogelijk om DOC(X)- en XLS(X)-bestanden om te zetten naar PDF. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 12 van 12