Quick Reference Generic Scan Interface SE

Transcriptie

1 Eddon Software BV Rietveldenweg AS s-hertogenbosch The Netherlands T +31 (0) F +31 (0) E info@eddon.nl W Quick Reference Generic Scan Interface SE Block: Generic Scan Interface SE Artikel software: ISE002 Datum: Behorende bij release vanaf: 3

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Functionele beschrijving Generic Scan Interface SE... 4 Copyright Eddon 2011 Pagina 2 van 7

3 1 Inleiding De Generic Scan Interface SE is een bouwsteen gemaakt voor Synergy Enterprise. Deze bouwsteen maakt het mogelijk om gescande documenten op een eenvoudige manier op de juiste plaats terecht te laten komen in Synergy en daar een proces te laten doorlopen. Ook mails die u heeft ontvangen kunnen in Synergy worden opgeslagen en een proces doorlopen. Documenten kunnen via een scanner, multifunctional of zelfs een website worden opgeslagen in een of meerdere mappen op de server. Mails worden ontvangen in verschillende mappen op een mailserver. De Generic Scan Interface zal via een achtergrondproces de mappen constant in de gaten houden. Zodra er een scan in de map geplaatst wordt of een mail wordt ontvangen, pakt het achtergrondproces deze op en importeert het volledig automatisch als preview -document in Synergy. De preview wordt aan een verzoek gekoppeld, waarmee het document gecontroleerd en aangevuld kan worden met entiteiten als relatie- en medewerkergegevens. Nadat het verzoek is afgehandeld, wordt het document definitief in Synergy aangemaakt. Er kan eventueel een tweede verzoek automatisch worden aangemaakt voor verdere afhandeling van het gescande document. Copyright Eddon 2011 Pagina 3 van 7

4 2 Functionele beschrijving Generic Scan Interface SE Het proces dat een gescand document of een ontvangen mailbericht in Synergy doorloopt nadat het door de Generic Scan Interface is opgepakt, ziet er schematisch als volgt uit: Copyright Eddon 2011 Pagina 4 van 7

5 De input is een gescand document of een ontvangen mailbericht. Op de server staan een of meerdere mappen gedefinieerd, die door de Generic Scan Interface constant in de gaten gehouden worden. Ook op de mailserver zijn mailmappen ingesteld die door de Generic Scan Interface bijgehouden worden. Zodra er een scan of mailbericht in een van de (mail)mappen terechtkomt, wordt deze door een achtergrondproces opgepakt en automatisch in Synergy geïmporteerd. Afhankelijk van de inrichting zal het document een proces doorlopen door middel van verzoeken in de werkstromen van verschillende medewerkers. Wanneer er in de inrichting een toewijzen -verzoektype is gedefinieerd, zal een medewerker een verzoek van dit type in zijn werkstroom krijgen. Door middel van dit toewijzen -verzoek kan bepaald worden welke flow (dus welk proces) het document moet doorlopen. Is het gescande document of de ontvangen mail bijvoorbeeld een factuur of een klachtenbrief, dan kunt u dat in het toewijzen - verzoek aangeven. Open het verzoek en u krijgt een preview van het gescande document of de ontvangen mail. LET OP: Het document is nog niet definitief aangemaakt als Synergy-document en is dus nu alleen via het toewijzen -verzoek te bekijken. U krijgt tevens een uitklapmenu Toewijzen aan flow, waarin u de juiste keuze kunt maken. Afhankelijk van de inrichting kunnen er nog andere gegevens meegegeven worden, zoals documenttype en bedrijfstags. Realiseer vervolgens het verzoek, waarna vervolgverzoeken zullen worden aangemaakt op basis van de gekozen flow. Is er aan een flow geen toewijzen -verzoektype gekoppeld of is een toewijzen - verzoek gerealiseerd, zal er afhankelijk van de inrichting automatisch een verrijken -verzoek worden aangemaakt. Via dit verzoek kunt u, alvorens het Synergy-document definitief wordt aangemaakt, entiteiten zoals een relatie of medewerker koppelen. Het verzoek kan een proces doorlopen via verschillende betrokkenen, die het verzoek kunnen aanvullen met de juiste gegevens. Tevens ziet u een preview van het gescande document of de ontvangen mail. Zoals u in het schermafdruk kunt zien, is het Synergy-document nog niet definitief aangemaakt en het veld Document is daarom ook leeg. LET OP: Het preview -document is nu alleen via het verrijken -verzoek te bekijken. Copyright Eddon 2011 Pagina 5 van 7

6 Voorbeeld van een preview van een gescand document: Voorbeeld van een preview van een ontvangen mailbericht. De bijlagen worden onderaan het verzoek ook getoond als preview: U heeft in het verrijken -verzoek, afhankelijk van de instellingen, de mogelijkheid om het Document onderwerp of Document type aan te passen of Bedrijfstags toe te voegen. Ook kunt u een Versie -nummer invullen wanneer er met versiebeheer wordt gewerkt. Deze gegevens zullen worden overgenomen in het aan te maken document. Handel de werkstroom hierna verder af. Copyright Eddon 2011 Pagina 6 van 7

7 Zodra het verzoek de in de flow-inrichting ingestelde status heeft bereikt, zal het definitieve Synergy-document worden aangemaakt. De in het verzoek gekoppelde entiteiten zullen dan aan het nieuw aangemaakte document worden gekoppeld, de scan is als bijlage toegevoegd. In het verrijken -verzoek verdwijnt nu de preview en het Document -veld wordt gevuld met het definitieve Synergydocument. Afhankelijk van de inrichting kan er tegelijk met het aanmaken van het document automatisch een afhandelen -verzoek aangemaakt kunnen worden. Ook hierin zullen de entiteiten uit het verrijken -verzoek gekoppeld worden, evenals het definitieve Synergy-document. Op deze manier kan het document een nieuw proces doorlopen. Copyright Eddon 2011 Pagina 7 van 7