Stappenplan Scannen. Hoe te scannen: Start het programma ABBYY Finereader op

Transcriptie

1 Stappenplan scannen Hoe te scannen: Start het programma ABBYY Finereader op Het programma ABBYY Finereader is een programma waarmee makkelijk gescand kan worden. Het zorgt voor de OCR omzetting. Dit wil zeggen dat de tekst van een afbeelding wordt omgezet naar bewerkbare tekst. ABBYY Finereader kan erg goed de opmaak van een pagina behouden. De instellingen die gemaakt moeten worden in ABBYY voordat u gaat scannen Selecteer de juiste scanner. Dit doet u bij: o Instellingen o Opties o Tabblad scannen o Selecteer hier de juiste scanner. Selecteer altijd een TWAIN interface (bij de scannernaam staat TWAIN) Stel ABBYY in zodat hij de pagina s opslaat als PDF 1 2 Zorg nu dat ook achtergrond kleur en tekstkleur behouden blijft. o Ga naar het sleuteltje 1

2 o Ga naar het tabblad PDF o Vink de mogelijkheid tekst en achtergrondkleur behouden aan o Selecteer hier: tekst onder het paginabeeld!! Selecteer ook: PDF met tags inschakelen!! U bent nu klaar met de eenmalige instellingen 2

3 Bij Scannen met een kopieerapparaat. Met een kopieerapparaat is het mogelijk om direct een geheel boek te scannen. Hiervoor moet het boek wel losbladig gemaakt worden. 1. Leg de losse blaadjes in de bovenlader van het kopieerapparaat. 2. Stel het kopieerapparaat in op kleur (indien mogelijk). 3. Stel het kopieerapparaat in op dubbelzijdig. 4. Stel het kopieerapparaat in op 300 DPI. 5. Stel het apparaat in dat hij scant naar PDF (foto-pdf) 6. Druk op start (vaak de groene knop) om het scannen te starten. 7. De scan zal verplaatst worden naar een bestand op het netwerk. Let op! Een scan van een boek kan niet verplaatst worden naar een mailadres. Het bestand wordt te groot. 8. Maak nadat de scan van het boek gereed is ook een scan van de kaft en de achterkant. Deze kunnen niet door de bovenlader, dit moet gebeuren op de glasplaat van het kopieerapparaat. 9. Ga naar de map scannen op het netwerk. Hier staan nu drie nieuwe bestanden. Vaak hebben deze bestanden een naam waaruit de datum van de scan af te lezen is. Bijvoorbeeld (15 uur 34, 6 april 2011). Je kan voordat de scan 3

4 gemaakt wordt ook zelf een naam toewijzen aan het document. In de map scannen kan naam van de PDF uiteraard ook gewijzigd worden. 10. Open nu ABBYY Finereader. 11. Ga naar het onderstaande overzicht en druk op openen. 12. Ga naar het bestand van de kaft en dubbelklik daarop. Laat ABBYY zijn werk doen. Als ABBYY klaar is ga dan opnieuw naar openen en klik op het bestand met het gehele boek, dubbelklik op dit bestand. Dit is een groot bestand hier zal ABBYY zijn tijd voor nodig hebben. Bij het omzetten van dit bestand hoef je uiteraard niet achter de computer te zitten. Het is afhankelijk van hoe snel de computer is hoe lang deze omzetting duurt. Als dit proces klaar is ga dan naar de achterkant van het boek en voeg ook dat bestand toe aan de Batch (verzameling van scans). 13. Als dit gedaan is kun je alle afzonderlijke pagina s inzien aan de linkerklant van ABBYY. 14. Ga nu verder op pagina 7 batchscannen LET OP! Vaak moet de functie dubbele pagina s splitsen bij het scannen met een kopieerapparaat uitgevinkt worden. Dit moet gedaan worden bij: Het sleuteltje Daarna het tabblad: Scannen en Openenen Vink dubbele pagina s spliten uit 4

5 Bij Scannen met een Scanner gekoppeld aan de Computer Leg de pagina onder de scanner 1. Klik nu in ABBYY op de knop scannen Er verschijnt een nieuw venster. Er moeten nu een aantal zaken ingesteld worden. Stel hier in dat u een scan in kleur wilt maken. Stel de DPI in op 300 5

6 Klik nu eerst op de knop voorbeeld. Er wordt nu een testscan gemaakt. Deze komt in beeld te staan. De bedoeling van het voorbeeld is om het juiste scanformaat te selecteren zodat de bladspiegel en bladgrootte precies overeenkomt met het origineel. U stelt de juiste grootte in door de blauwe omkadering zo in te stellen dat deze precies om de pagina die u als voorbeeld gescand heeft heen past. 6

7 U kunt nu ook bepalen of dat u 1 scan of meerdere scans wilt maken. Dit doet u door op meerdere pagina s scannen (pijl 1) te klikken. U kunt hier ook de tijd (pijl 2) instellen (pijl 3) die tussen iedere scan zit. Dit doet u in seconden U bent nu klaar om te gaan scannen 3. Klik op de knop scannen (pijl 4) Batchscannen 1. ABBYY is een batchscan programma. Dit betekent dat u meerdere pagina s kunt scannen en deze in 1 bestand kunt opslaan. Helemaal links staat de batch met scans. Batch (verzameling) van scans 7

8 2. Door te klikken op een scan in de batch kunt u de pagina s afzonderlijk bewerken voordat deze worden opgeslagen. U kunt ook pagina s in de batch verwijderen of pagina s van plaats veranderen. Dit doet u door rechts op een pagina in de batch te klikken. 8

9 Pagina s afzonderlijk bewerken Nadat de scan gemaakt is, is het mogelijk om vanuit de batch iedere pagina afzonderlijk te bewerken. U ziet rechts naaste de batch twee schermen. Het eerste scherm toont de originele scan. Dit is een foto en zal dus altijd de gescande pagina zonder fouten tonen. In het scherm ernaast ziet u de teksteditor. Het enige dat u hier moet doen is alle tekst die u wilt laten lezen omkaderen met de groene tekstknop (pijl 1). ABBYY zal de meeste tekst automatisch al groen omkaderd hebben. Een groene omkadering betekent tekst (pijl 2). ClaroRead of Sprint Plus zal dit dus voorlezen. Als er groene kaders staan om tekst of afbeeldingen moeten deze verwijderd worden. Dit doet men door links te klikken op een groen kader (als een groen kader geselecteerd is verschijnen er 4 puntjes op de hoeken) en te duwen op delete (toets op het toetsenbord). Als een tekst blauw omlijnd is hoeft er geen groen kader omheen. Blauw betekent een tabel en ABBYY zal deze al vertaald hebben naar tekst. Als een tekst die gelezen moet worden met Rood omkaderd is dan kan deze tekst nooit voorgelezen worden. Het is dan nodig om deze tekst met groen te omkaderen (nadat het rode kader is weggehaald). Nu staat er in de teksteditor nog geen tekst. Dit moet uiteraard wel. De tekst verschijnt door op de zojuist aangemaakte groene kader met rechts te klikken en vervolgens te klikken op gebied lezen. ABBYY is ijzersterk in OCR. Dat betekent dat er zeer weinig tekstfouten worden gemaakt. Als een pagina gescand is zullen er kleurige vakken om de tekst en afbeeldingen staan. Zie de afbeelding hieronder. In de afbeelding is ook de batchscan te zien (2 pagina s) de origineel gescande pagina (met de gekleurde vakken) en de tekst uitvoer. 1 Groen vlak = Tekst Rood vlak = Afbeelding Blauw vlak = Tabel Met de knoppen bovenaan de pagina (zie afbeelding) kun je opnieuw blokken aanmaken. Vergeten afbeeldingen of tekens zijn zo makkelijk te corrigeren. 2 De blokken in de pagina zijn ook aan te passen. Je kan er op klikken en de lijnen vervolgens verslepen. Gebruik bij tekstcorrectie altijd het originele boek of blad. Dit helpt bij het corrigeren. 9

10 Strips zijn erg moeilijk te scannen evenals handgeschreven brieven. Ook volledig schuin geplaatste tekst zal moeilijk herkent kunnen worden. Als er tekstuele foutjes zijn gemaakt door ABBYY dan kan dit in het rechterscherm worden aangepast. Simpelweg door in de tekst te klikken en te wijzigen. Dit werkt een beetje zoals tekst aanpassen in Microsoft Word. Let wel dat de opmaak bewaard blijft en dat het tekstblok (ook al type je er erg veel tekst in) niet automatisch aangepast wordt. Let er ook op dat je na tekstuele wijzigingen niet op de knop lezen klikt. ABBYY zal dan opnieuw de OCR (tekstherkenning) uitvoeren en de wijzigingen ongedaan maken. Corrigeer nu alle pagina s. Na de aanpassingen bent u klaar om uw gescande documenten op te slaan. 10

11 Opslaan PDF opslaan Bij ABBYY moet je gescande documenten 2 x opslaan. 1 x als PDF file dit doe je door te klikken op de knop PDF opslaan Sla als er boeken gescand zijn de digitale boeken goed gedocumenteerd op. Maak bijvoorbeeld een map gescande boeken aan. Maak onder deze map de niveaus en of groepen in uw school aan en zet onder deze mappen de vakken. Zo is alles duidelijk gedocumenteerd. Geef de PDF dezelfde naam als die van het boek eventueel met ISBN code. 11

12 ABBYY Finereader bestand opslaan Nadat de PDF opgeslagen is moet het originele en bewerkte ABBYY bestand nog opgeslagen worden. Dit bestand is erg belangrijk. Vanuit dit bestand kunt u namelijk de PDF boeken aanmaken. In dit bestand zit ook de tijd die nodig is geweest om het boek goed te bewerken. Handig is om een map met bijvoorbeeld de naam moederscans aan te maken. Hierin maakt dezelfde mappenstructuur als onder de map gescande boeken maar dan met de ABBYY bestanden. Als er foutjes staan in het PDF bestand dan moeten deze gewijzigd worden in het ABBYY bestand om er vervolgens weer een PDF van te maken. Om een ABBYY bestand op te slaan gaat u naar: Bestand Finereader document opslaan Selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan, geeft het bestand een naam en klik op opslaan (zie afbeelding hieronder). U bent nu klaar met opslaan. Als u werkt met ClaroRead bent u nu klaar. 12