Documenten scannen Documenten scannen en opvragen in CASHWin

Transcriptie

1 Inleiding In CASH is het mogelijk een digitaal archief aan te leggen. Dit heeft als voordeel, dat u het document op elk willekeurig tijdstip op uw beeldscherm kunt oproepen. Het originele document blijft veilig opgeborgen in uw archief. Om dit te realiseren, dient u, naast de instellingen in CASH, ook over de benodigde hard- en software te beschikken. Zie de volgende benodigdheden: Hardware Labelprinter Voor het printen van barcodes. Bij voorkeur een Dymo-printer Printer Bij voorkeur een HP laserjet printer. Scan-software Deze software zorgt ervoor dat de gescande documenten worden herkend en op de ingestelde plaatsen worden opgeslagen. Nadere informatie vind u op de website van SmartOfficeScan en NewViews. Software CASH CRM Voor het scannen en oproepen van uw correspondentie. (zie voor meer informatie.) Als u alleen uw inkoopfacturen wilt scannen kunt u dat doen via de functie 'Onderhoud dagboeken' welke standaard aanwezig is in CASH (Compact) Financieel. Instellen parameters Instellingen voor de locatie, waar de gescande documenten moeten worden geplaatst. In de DEMO-administratie is dit bijvoorbeeld DEMO\%y%m. Uitleg: %y staat voor jaar en %m staat voor maand. Zo wordt automatisch de juiste map bepaald. Een op 04/12/2008 gescand document wordt geplaatst in de map: DEMO\200812\bestandsnaam.pdf Formuliercode Maak in CASH een specifieke formuliercode aan voor een barcode-etiket, zodat hiermee een barcode (en bestandsnaam) kan worden afgedrukt voor de te scannen documenten. Als alles is ingesteld, kunt u voortaan elke dag formulieren scannen.

2 1. De barcode sticker wordt afgedrukt voor het document dat moet worden opgeslagen vanuit het dagboek via Menu: Menu: Favorieten > Dagboeken > F4 Barcode 2. Als het document is voorzien van een sticker, kan het worden gescand. Een gescand document kan, vanuit het dagboek worden opgevraagd via Shft+F8 vanuit Menu: Favorieten > Dagboeken of met behulp van het Adobe icoon in de bovenbalk van CASH. U kunt tevens documenten (post) scannen in de optionele module CRM. De software van SmartOfficeScan draait alleen in combinatie met een Windows-server. Werkwijze Aanmaken formuliercodes Parameters instellen Het afdrukken van een barcode sticker Het afdrukken van een barcode etiket vanuit Onderhoud documenten CRM Het inscannen van het document Het opvragen van een ingescand document Het opvragen van een document in Overzicht notities in CRM

3 Aanmaken formuliercodes Bij het scannen worden twee informatiestromen onderscheiden. Dat zijn de inkoopfacturen en de post, ofwel de overige ingekomen documenten. Als eerste maakt u de formuliercode voor de barcode aan. Om het u makkelijk te maken, adviseren wij u om de formuliercode uit de DEMO-administratie over te nemen in uw eigen administratie. Dit doet u als volgt. 1. Start CASH en open de DEMO-administratie. 2. Ga naar Menu: Financieel > Import/Export/Conversies > Export van gegevens > ASCII (Cash formaat)]. 3. Vul het bestandsnaam in, bijvoorbeeld 'c:\tmp\barcode' of alleen barcode als het CashWeb betreft. Let op! Als u geen pad aangeeft, wordt het bestand geplaatst in de map C:\CASH. Als u CashWeb gebruikt wordt deze geplaatst in Beheer > Bestanden overzicht Vervolgens geeft u aan, welke soort gegevens u uit de DEMO administratie wilt exporteren. U kiest in dit geval voor 9 (Zie F1(Help) voor het overzicht Soort gegevens ). 3. Daarna geeft u bij 'Bestandsformaat' aan, dat u CASH-formaat wilt exporteren. 4. Geef in welke formuliercodes u wilt exporteren. Kies voor BAR. 5. Als het scherm correct is ingevuld, klikt u op of kies Enter. Het bestand wordt nu aangemaakt. 6. Sluit de DEMO-administratie af en open uw eigen administratie. 7. Ga naar: Menu: Financieel > Import/Export/Consolidaties > Import van gegevens > ASCII (Cash formaat). 8. U vult het pad en bestandsnaam in. ( Eventueel kunt u het pad cq bestandsnaam opzoeken via de functietoets F2(Zoek) 9. Als het scherm correct is ingevuld, klikt u op of kies Enter waarna het bestand wordt ingelezen. Hierna beschikt u in uw eigen administratie over de formuliercode BAR.

4 Voorbeeld: Parameters instellen Voor beide informatiestromen dient u vervolgens apart de parameters in te stellen voor de te gebruiken formuliercode en locatie. De formuliercode is al beschikbaar (zie hierboven). Instellen parameters voor de inkomende facturen: 1. Ga naar: Menu: Financieel > Instellingen > Specifieke functies > Documentbeheer. 2. Voer bij 'Documentsoort' een Inkomende facturen in. 3. Voer bij 'Formuliercode' de door u aangemaakte formuliercode aan. 4. Voer bij 'Map' de directory in waarin de gescande documenten dienen te worden opgeslagen. o o Bijvoorbeeld: FACT\%y%m. Hierbij is FACT een submap van CASH. U dient deze map nog wel zelf aan te maken. De code %y staat voor het jaar en %m voor de maand waarin de documenten worden ingescand. Op deze manier wordt er voor het relevante jaar en maand een directory aangemaakt en de documenten worden in de relevante map geplaatst. U kunt de documenten in de hier opgegeven directory terugvinden en ook eventueel benaderen, naast de hierna beschreven mogelijkheden die u hiertoe heeft in CASH. NB. Als u CashWeb gebruikt maakt u de map aan onder Beheer > Bestanden overzicht en plaatst u daar de gescande bestanden in. 5. Bij het veld 'Soort document' voert u PDF in zodat het type document herkend wordt. 6. Klik op of Enter om het scherm te verlaten.

5 Voorbeeld: Instellen parameters voor overige documenten/post Voor het instellen van de parameters van de overige documenten, herhaalt u de stappen 1 t/m 6, van het vorige hoofdstuk met uitzondering van stap: en 2. Bij het 'Documentsoort' geeft u aan dat het om P Post gaat. 4. De map, waarin de bestandjes van de post wordt geplaatst, wordt nu 'POST\%y%m' Het afdrukken van een barcode sticker U doet dit vanuit de functie via de functietoets F4(Barcd). 1. Ga naar: Menu: Favorieten > Dagboeken en kies voor 'Inkomende facturen' 2. Nadat u de inkoopfactuur volledig hebt ingevoerd, klikt u op de functietoets F4(Barcd) om een sticker af te drukken voor de ingevoerde factuur. Op deze manier weet CASH tevens dat er een document aanwezig is voor deze factuur. 3. De sticker met de barcode plakt u op het te scannen document. Let op dat u het etiket niet over logo's of tekst heen plakt, want dan wordt de BARcode onleesbaar. 4. Nadat alle inkoopfacturen op bovenstaande wijze zijn ingevoerd en zijn voorzien van de etiketten, klikt u op [Klaar] om de functie te verlaten en legt u de facturen op het scan-apparaat. Scan de facturen in.

6 Het afdrukken van een barcode etiket vanuit CRM Vanuit de module CRM is er ook een mogelijkheid om bij het onderhoud van de documenten een sticker met barcode af te drukken door middel van de functietoets F4(Barcd). Deze sticker wordt eveneens op het document geplakt dat moet worden ingescand. Als bestandsnaam wordt de tekst op het label gebruikt. Op deze manier is de koppeling tussen gescande documenten en CASH gerealiseerd. 1. Ga naar: Menu: CRM > Inboeken documenten. 2. Voer hier het document in dat u wilt vastleggen of roep het reeds ingevoerde document op. 3. Druk daarna op de functietoets F4(Barcd) om een sticker af te drukken voor de inkomende post of andere documenten. 4. De sticker met de barcode plakt u op het te scannen document. o Let op dat u het etiket niet over logo's of tekst heen plakt want dan wordt de BARcode onleesbaar. 5. Klik op of bevestig met Enter om de functie te verlaten en leg de documenten op het scan-apparaat. Scan de documenten in. Het inscannen van het document CASH heeft zich met name gericht op de software van HP Smart Office Scan. In de software voor de Smart Office Scan kunt u namelijk aangeven waar het bestand van het gescande formulier terecht moet komen. Hoe u dit precies moet instellen, wordt hier niet beschreven, maar dit dient u zelf te doen, eventueel in samenspraak met uw leverancier of met behulp van de documentatie van de leverancier. Het opvragen van een gescand document Het opvragen van de ingescande documenten voor een inkoopfactuur kan vanuit het betreffende boekstuk. 1. Ga naar: Menu: Favorieten > Dagboeken > Inkomende facturen

7 2. Roep een inkoopfactuur op waarvoor u een document heeft ingescand. Klik hiervoor op het PDF-icoontje of druk op knoppen Shift + F8. (In de DEMO-administratie is dit boekjaar 2012, stuknummer 1.) 3. Adobe Reader wordt gestart om de inkoopfactuur op uw scherm te tonen. Voorbeeld

8 Het opvragen van een document in Overzicht notities in CRM Het is ook mogelijk om de ingescande documenten op te vragen in CASH zoals bijvoorbeeld de inkomende post, de uitgaande post, de bestelformulieren e.d. 1. Ga naar Menu: Favorieten > Relaties, selecteer de relatie. 2. Druk op F4(OvzNotit) om naar het overzicht Notities te gaan. 3. Zoek de notitie op die verwijst naar het ingelezen document. In de kolom 'Document' staan de gescande formulieren. 4. Klik op het gewenste formulier om deze in PDF-bestand in te zien. Deze werkwijze is gelijk aan het inzoomen op eventuele ingelezen berichten.