Release notes September 2017

Transcriptie

1 Release notes September 2017 ibabs

2 Inhoud VOORWOORD 3 WIJZIGINGEN VOOR DE FUNCTIONEEL BEHEERDER 4 PRULLENBAK VOOR GEBRUIKERS 4 NOTIFICATIE BIJ WIJZIGEN MAILADRES 4 WIJZIGING IN WACHTWOORDBEHEER 5 VERWIJDEREN VAN EEN GEBRUIKER MET GEDEELDE PERSOONLIJKE DOCUMENTEN 5 TAALKEUZE WEB-OMGEVING 6 WIJZIGINGEN VOOR DE AGENDABEHEERDER 7 OPMERKINGEN HAMER/BESPREEK STUKKEN 7 AGENDA SUBTITEL 8 BEHEER HAMER EN BESPREEKSTUKKEN 9 AGENDAPUNTEN KOPIËREN ZONDER DOCUMENTEN 9 AGENDAVERGRENDELING 10 AGENDA MAKEN VANUIT DOCUMENTEN 11 NOTIFICATIETEKST STANDAARD GEVULD 12 VERTROUWELIJKHEID VASTE AGENDAPUNTEN 13 DEFINITIEF VERWIJDEREN VERWIJDERDE AGENDA'S 13 WIJZIGINGEN VOOR DE EINDGEBRUIKER 14 "MIJN ACTIELIJST" 14 EXTERNE GEBRUIKERS TOEVOEGEN AAN EEN OVERLEG 14 WEERGAVE INACTIEVE AGENDATYPES 15 DATUM AGENDA EN OVERLEG EXPORTEREN NAAR DE EIGEN AGENDA 15 NOTIFICATIES KUNNEN TOEVOEGEN AAN OVERLEGGEN 16 NOTIFICATIE BIJ DELEN PERSOONLIJKE BIJLAGE 16 Release notes ibabs web-omgeving pagina 2 van 16

3 Voorwoord Beste ibabs gebruiker, Zoals u inmiddels van ons gewend bent ontvangt u onze release notes zodat u op de hoogte blijft van belangrijke wijzigingen en toevoegingen in de ibabs web omgeving. Deze wijzigingen en toevoegingen zijn het resultaat van feedback die we van onze gebruikers hebben ontvangen en die ons in staat stelt om het gebruik van ibabs verder te optimaliseren. Mocht u naar aanleiding van deze release notes nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met support@ibabs.eu. Met vriendelijke groet, Het ibabs team Release notes ibabs web-omgeving pagina 3 van 16

4 Wijzigingen voor de functioneel beheerder Prullenbak voor gebruikers Wanneer een gebruiker abusievelijk is verwijderd kan deze tot 90 dagen na verwijdering nog worden teruggezet. Onder config/gebruikers ziet u wanneer de gebruikers zijn verwijderd en door wie. Via Herstellen kunt u de gebruiker weer terugzetten in het systeem. Notificatie bij wijzigen mailadres Wanneer u het mailadres van een gebruiker wijzigt wordt naar het oude mailadres automatisch een mail verstuurd. Daarin staat wie het mailadres heeft gewijzigd en wat het nieuwe mailadres om in ibabs in te loggen is. Deze melding ziet er als volgt uit: Release notes ibabs web-omgeving pagina 4 van 16

5 Wijziging in wachtwoordbeheer Na het aanmaken van een nieuwe gebruiker kunt u zelf de wachtwoord vergeten mail versturen, hiervoor is in het gebruikersbeheer scherm een knop toegevoegd. De nieuwe gebruiker krijgt dan een mail met daarin een link om het wachtwoord in te stellen. U kunt nog wel zelf een wachtwoord invoeren, maar wij adviseren dat niet te doen en de gebruiker zelf het wachtwoord te laten bepalen. Daarnaast kunt u indien gewenst zelf ook in het veld Wachtwoord een nieuw wachtwoord toekennen aan het account. Verwijderen van een gebruiker met gedeelde persoonlijke documenten Wanneer u een gebruiker wilt verwijderen die nog gedeelde persoonlijke documenten mappen heeft komt onderstaande melding in beeld. Hier selecteert u de gebruiker die de nieuwe eigenaar van de map moet worden. Release notes ibabs web-omgeving pagina 5 van 16

6 Taalkeuze web-omgeving Als beheerder kunt u de taal waarin de web-omgeving wordt weergegeven instellen via config/instellingen. Het is nu ook mogelijk om de taal die de gebruiker ziet te laten bepalen door de taal instelling van de browser. Release notes ibabs web-omgeving pagina 6 van 16

7 Wijzigingen voor de agendabeheerder Opmerkingen hamer/bespreek stukken Voorheen waren na de definitieve publicatie van een agenda de opmerkingen gemaakt in de hamer/bespreekstukken ronde niet meer zichtbaar. Deze worden nu bij het betreffende agendapunt in de gepubliceerde agenda getoond. Release notes ibabs web-omgeving pagina 7 van 16

8 Agenda subtitel Om het aantal agendatypes te beperken kunt u agenda s een subtitel meegeven. Dit dient eerst in config/agendatype te worden geactiveerd: Na activering wordt in het agenda-beheer scherm het titel veld zichtbaar: De ingevoerde titel wordt vervolgens weergegeven onder de vergaderdatum: Release notes ibabs web-omgeving pagina 8 van 16

9 Beheer hamer en bespreekstukken Na een hamer/bespreekstukken publicatie kan de agendabeheerder nu zien hoeveel gebruikers hebben gereageerd. Wanneer de gebruiker op Opslaan heeft geklikt bij het aangeven welke punten die besproken wil zien wordt dit zichtbaar voor de agendabeheerder. Agendapunten kopiëren zonder documenten Wanneer u een agendapunt kopieert is het nu ook mogelijk om de bijbehorende documenten niet mee te nemen. Release notes ibabs web-omgeving pagina 9 van 16

10 Agendavergrendeling Het tegelijktijdig bewerken van een specifieke agenda kon voor ongewenste situaties zorgen. Om dit te voorkomen wordt nu aan de persoon die als tweede het agenda bewerkscherm van een agenda probeert te openen onderstaand scherm getoond. Hiermee wordt voorkomen dat de bewerkingsacties van de agendabeheerders elkaar overlappen en er dus geen wijzigingen verloren kunnen gaan. Release notes ibabs web-omgeving pagina 10 van 16

11 Agenda maken vanuit documenten Wanneer u op basis van een aantal documenten een agenda wilt maken is het nu mogelijk dit in via een eenvoudige handeling te doen. U klikt in een nieuwe lege agenda op bijlage toevoegen onder het Agenda bijlagen veld: Hierna voegt u de bijlagen toe en klikt u op het pijltje naast de Opslaan knop Na klik op opslaan als agendapunten wordt er per document een agendapunt aangemaakt: Release notes ibabs web-omgeving pagina 11 van 16

12 Notificatietekst standaard gevuld De notificaties die worden verstuurd na publicatie van een agenda bevatten nu standaard de naam van het agendatype en de vergaderdatum, deze hoeft u niet meer zelf in te voeren. In bovenstaand voorbeeld is door de agendabeheerder alleen Agendapunt 5 toegevoegd in het notificatie veld voor de publicatie. Release notes ibabs web-omgeving pagina 12 van 16

13 Vertrouwelijkheid vaste agendapunten In config/agendatype kan nu aan een vast agendapunt de vertrouwelijkheid standaard aangezet worden. Daarnaast kunt u ook de duur van het agendapunt alvast instellen. Definitief verwijderen verwijderde agenda's Het is al weer enige tijd mogelijk een verwijderde agenda terug te halen. Indien deze agenda definitief verwijderd moet worden is hiervoor nu via config/agendatype de mogelijkheid dit te doen. Release notes ibabs web-omgeving pagina 13 van 16

14 Wijzigingen voor de eindgebruiker "Mijn actielijst" Via de knop mijn actielijst ziet u direct alle nog openstaande actiepunten die op uw naam zijn gezet. Externe gebruikers toevoegen aan een overleg Het is nu ook mogelijk om gebruikers van andere ibabs omgevingen toe te voegen aan een overleg. Via de knop extern onder Genodigden kunt u via het mailadres de gebruiker toevoegen. Release notes ibabs web-omgeving pagina 14 van 16

15 Weergave inactieve agendatypes Inactieve agendatypes zijn nu samengevoegd in een uitklap menu, hiermee wordt weer de nodige ruimte in de lijst met agendatypes bespaard. Datum agenda en overleg exporteren naar de eigen agenda Iedere ibabs agenda en Overleg kunt u downloaden als ical bestand. Hiermee exporteert u de vergadering en kunt u deze opslaan in de eigen Outlook agenda. Release notes ibabs web-omgeving pagina 15 van 16

16 Notificaties kunnen toevoegen aan overleggen Het is nu ook mogelijk om bij een overleg notificaties te versturen. Wanneer u een vinkje zet bij Verstuur notificatie aan genodigden bij opslaan kunt u de notificatie invoeren, na klik op opslaan wordt de notificatie verstuurd. Notificatie bij delen persoonlijke bijlage Na het delen van een persoonlijke bijlage die u heeft toegevoegd aan een agendapunt wordt hier automatisch een notificatie van verstuurd. Deze ziet er als volgt uit: Release notes ibabs web-omgeving pagina 16 van 16