Installation & Configuration Generic Scan Interface SE

Transcriptie

1 Eddon Software BV Rietveldenweg AS s Hertogenbosch The Netherlands T +31 (0) F +31 (0) E info@eddon.nl W Installation & Configuration Generic Scan Interface SE Block: Generic Scan Interface SE Artikel software: ISE002 Datum: Behorende bij release vanaf: 4

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Uitgangspunten en randvoorwaarden Systeemeisen server Systeemeisen client Benodigde rechten Afhankelijkheden andere applicaties Technische uitgangspunten Benodigde licenties Functionele uitgangspunten Installatie Generic Scan Interface SE Add-on Maatwerkmenu SE Installatie software Bijwerken database Configuratie Generic Scan Interface SE Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch Benodigde functierechten Onderhoud Add-on Maatwerkmenu Onderhoud Instellingen Installatie licentiesleutel Onderhoud Templates Algemeen File-systeem Mailbox Flow Omschrijving Mailboxinfo naar verzoek Standaard Documentvelden in verzoek Onderhoud Velden Onderhoud Flows Onderhoud Mailboxen Werken met versiebeheer Afhandelen gescande documenten Instellen achtergrondproces Import SQL Job Geplande Taak Afhandelen gescande documenten tot Synergy batch Achtergrondproces CSNobDim.Scheduler.exe Windows Service CSNobDim.Service.exe Copyright Eddon 2012 Pagina 2 van 33

3 6 Foutenafhandeling Bekende meldingen Geen PDF-preview van de scans Versie verplicht bij afhandelen verrijken -verzoek DLL-bestanden geblokkeerd Technische eigenschappen Databasetabellen Bijlage I I.1 Formaat metadatabestanden I.1.1 XML-bestand I.1.2 INI-bestand I.2 Beschikbare entiteiten I.2.1 Verzoeken I.2.2 Documenten Copyright Eddon 2012 Pagina 3 van 33

4 1 Inleiding De Generic Scan Interface SE is een bouwsteen gemaakt voor Synergy Enterprise. Deze bouwsteen maakt het mogelijk om gescande documenten op een eenvoudige manier op de juiste plaats terecht te laten komen in Synergy en daar een proces te laten doorlopen. Documenten kunnen via een scanner, multifunctional of zelfs een website worden opgeslagen in een of meerdere mappen op de server. De Generic Scan Interface zal via een achtergrondproces de mappen constant in de gaten houden. Zodra er een scan in de map geplaatst wordt, pakt het achtergrondproces deze op en importeert het volledig automatisch als preview -document in Synergy. De preview wordt aan een verzoek gekoppeld, waarmee het document gecontroleerd en aangevuld kan worden met entiteiten als relatie- en medewerkergegevens. Nadat het verzoek is afgehandeld, wordt het document definitief in Synergy aangemaakt. Er kan eventueel een tweede verzoek automatisch worden aangemaakt voor verdere afhandeling van het gescande document. Voor een schematische weergave van het proces verwijzen wij u naar de handleiding Quick Reference Generic Scan Interface SE. Copyright Eddon 2012 Pagina 4 van 33

5 2 Uitgangspunten en randvoorwaarden 2.1 Systeemeisen server Voor de server(s) zijn de standaard systeemeisen voor Synergy Enterprise van toepassing. Deze zijn te vinden op de Exact portal. 2.2 Systeemeisen client Voor de clients zijn de standaard systeemeisen voor Synergy Enterprise clients van toepassing. Deze zijn te vinden op de Exact portal. 2.3 Benodigde rechten Voor de installatie zijn de volgende rechten van belang: System administrator (om de database te kunnen updaten en initialiseren) Synergy administrator (om rechten/rollen aan te maken) 2.4 Afhankelijkheden andere applicaties Om een of meerdere bouwstenen te kunnen gebruiken moet men ook de bouwsteen Add-on Maatwerkmenu SE hebben geïnstalleerd. Voor een correcte werking van de Generic Scan Interface SE dient op de clients Adobe Reader geïnstalleerd te zijn. 2.5 Technische uitgangspunten Er is bij de ontwikkeling gebruik gemaakt van de Software Development Kit (SDK) voor Synergy Enterprise. Deze werkwijze zorgt ervoor dat de bouwsteen zoveel mogelijk onafhankelijk van de standaard software kan functioneren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om een update van de standaard software uit te voeren. Ondanks dat dient u toch contact met uw partner op te nemen wanneer u een update wilt uitvoeren naar een nieuwere versie van Synergy Enterprise. 2.6 Benodigde licenties Tot en met batch 243 is de module YA SDK Synergy Enterprise Client vereist in de Synergy Enterprise licentie. Vanaf batch 244 is de module YA Enabling add-on solutions role vereist in de Synergy Enterprise licentie. Voor de Generic Scan Interface SE is een licentiesleutel van Eddon Software vereist. 2.7 Functionele uitgangspunten Er wordt gebruik gemaakt van de standaard oplossing van Exact Synergy Enterprise. Eventueel kan dit uitgebreid worden met andere bouwstenen. Copyright Eddon 2012 Pagina 5 van 33

6 3 Installatie Generic Scan Interface SE 3.1 Add-on Maatwerkmenu SE Voor een correcte werking van de bouwstenen dient het Add-on Maatwerkmenu SE geïnstalleerd te worden. Het Add-on Maatwerkmenu is een aparte installatieset en voegt het Add-on menu toe aan Synergy. Hiervandaan kunnen meerdere maatwerkonderdelen worden aangeroepen. 3.2 Installatie software Het maatwerk dient op de server geïnstalleerd te worden waar ook Synergy Enterprise staat. Door middel van het bestand CSSetup_NL.exe kan de set-up van de bouwsteen opgestart worden. LET OP: Voor het installeren dienen alle gebruikers Synergy te verlaten. Bij Installatie soort wordt gekozen voor CD installatie Bij Lokale installatiedirectory moet worden gekozen voor de directory waar Synergy Enterprise in geïnstalleerd staat. Door te kiezen voor OK wordt de installatie gestart. Het volgende scherm verschijnt. Copyright Eddon 2012 Pagina 6 van 33

7 Door te kiezen voor Yes wordt de installatie verder uitgevoerd. Wanneer de installatie voltooid is, wordt het onderstaande scherm getoond. 3.3 Bijwerken database Na het installeren van de bouwsteen moet de database opnieuw geïnitialiseerd worden. Hierom zal automatisch worden gevraagd bij het opstarten van Synergy. Door te kiezen voor Bijwerken wordt het initialiseren van de database uitgevoerd. * De instellingen bij het onderdeel Login zijn afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van de Synergy database. ** Iedere database dient apart bijgewerkt te worden. Copyright Eddon 2012 Pagina 7 van 33

8 4 Configuratie Generic Scan Interface SE 4.1 Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch 244 Vanaf batch 244 dienen alle medewerkers die gebruik moeten kunnen maken van de Generic Scan Interface, gekoppeld te zijn aan de licentierol Enabling add-on solutions. Koppel hiervoor allereerst een willekeurige licentierol aan de medewerkers, waarmee bepaald wordt op welke Synergy-portal (ESS, CRM, etc.) ze kunnen inloggen. Hierna kunt u de rol Enabling add-on solutions koppelen aan de gebruikers. U kunt de Generic Scan Interface NIET gebruiken op de dealer- en/of klantenportal, omdat dealers en klanten niet de juiste rechten toegewezen kunnen krijgen. Voor meer informatie over de rollenstructuur binnen Synergy Enterprise verwijzen wij u naar documenten en op de Exact Customer Portal Benodigde functierechten Bij de installatie van de Generic Scan Interface is automatisch een nieuw functierecht aangemaakt. Deze is te vinden via het menupad Systeem Inrichting Beveiliging: Functierechten. Bovenstaand functierecht moet gekoppeld worden aan een rol. Automatisch zorgt Synergy ervoor dat standaard de rol Administrator de Generic Scan Interface mag onderhouden. Door functierecht te koppelen aan bepaalde rollen en die rollen vervolgens te koppelen aan medewerkers, kunt u zelf bepalen wie er verantwoordelijk is voor de inrichting van de bouwsteen. Na opnieuw inloggen kan de medewerker de bouwsteen verder onderhouden. 4.2 Onderhoud Add-on Maatwerkmenu Klik in het topmenu op Add-on. De eerste keer dat een administrator dit doet, zal er gevraagd worden om de inloggegevens. Vul uw gegevens in en klik op Bewaren. Dit is een eenmalige handeling en het wordt aangeraden dit onder het administrator account uit te voeren. Hiermee wordt het maatwerkmenu aangepast wanneer er een wijziging (update of toevoeging) heeft plaatsgevonden in het maatwerk. Wanneer u hierna opnieuw op Add-on klikt, verschijnt het volgende scherm: Copyright Eddon 2012 Pagina 8 van 33

9 U heeft hier de mogelijkheid om het gedrag van de Generic Scan Interface te bepalen door middel van flows en voor die flows templates in te stellen, waarin ook de veldenkoppelingen onderhouden kunnen worden. Tevens stelt u een of meerdere mailboxen in. 4.3 Onderhoud Instellingen Nadat de bouwsteen voor Synergy is geïnstalleerd moeten er een aantal instellingen ingevuld worden. De instellingen zijn te onderhouden via het menupad Add-on Inrichting Generic Scan Interface: Instellingen Installatie licentiesleutel Voor een correcte werking van deze bouwsteen is het noodzakelijk een licentiesleutel in te voeren. De licentiesleutel wordt via een tekstbestand verstrekt door uw leverancier. LET OP: De code dient te worden aangeleverd in een tekstbestand. Direct kopiëren en plakken in een leidt tot een verminkte code. Het tekstbestand heeft de volgende naamgeving: Licence_1702_Generic Scan Interface SE_[Naam klant in Exact licentie]_[einddatum]_[aantal gebruikers].txt Als u dit bestand opent met Kladblok, ziet u bijvoorbeeld onderstaande (fictieve) licentiesleutel: De licentiesleutel is te onderhouden via het menupad Add-on Inrichting Generic Scan Interface: Instellingen. U kopieert de licentiesleutel vanuit het tekstbestand en in de instelling Algemeen: Licentiesleutel. Zonder deze licentiesleutel zal de Generic Scan Interface SE niet functioneren. Wanneer u het achtergrondproces voor afhandelen van de scans draait, zal een foutmelding verschijnen en worden er geen preview -verzoeken aangemaakt. Copyright Eddon 2012 Pagina 9 van 33

10 U kunt de bouwsteen alleen gebruiken in uw eigen Synergy Enterprise omgeving: de licentiesleutel wordt namelijk uitgegeven op naam zoals die in uw Exact Synergy Enterprise licentie is vastgelegd. In de volgende gevallen wordt een foutmelding getoond: 1. Verlopen van de einddatum. Dit geldt voornamelijk voor proeflicenties. 2. Foutieve / verminkte licentiesleutel. Indien de licentiesleutel ontbreekt of niet overeenstemt met de gegevens uit uw Exact licentie, wordt hier melding van gemaakt. 4.4 Onderhoud Templates U begint met het aanmaken van een template, op basis waarvan u nieuwe flows kunt definiëren (zie paragraaf 4.5). Zeker wanneer u meerdere flows met vrijwel identieke configuraties aanmaakt, kunt u door middel van templates veel tijd besparen bij de inrichting. Een template is een voordefinitie, die u in de nieuwe flows dient over te nemen. In een flow staat de definitie van het proces dat een gescand document of opgehaalde mail doorloopt. Hierin wordt bijvoorbeeld aangegeven vanuit welke directory een document moet worden opgepakt en via welke verzoeken het document uiteindelijk in Synergy wordt opgeslagen. Een template maakt u aan via Add-on Inrichting Generic Scan Interface: Templates. Standaard worden de templates Common linked fields en Common linked fields (mailbox) meegeleverd bij de installatie. Hierin zijn de meest gebruikte veldenkoppelingen toegevoegd en kan voorinrichting gedaan worden. Om een nieuwe template aan te maken, klikt u op Nieuw Algemeen Vul verplicht een willekeurige en herkenbare Omschrijving in voor de template. Kies daarnaast voor een Type. U heeft hierbij de keuze uit: Directory Mailbox U gebruikt Directory wanneer u een template wilt instellen voor het scannen van documenten. U gebruikt Mailbox wanneer u een template wilt instellen voor het ophalen van File-systeem Deze sectie verschijnt wanneer u bij Algemeen: Type heeft gekozen voor de optie Directory. Documenten worden gescand en worden opgeslagen in een map die meestal op een server staat. Bij onderdeel File-systeem stelt u in hoe de Generic Scan Interface met deze gescande bestanden om moet gaan. Copyright Eddon 2012 Pagina 10 van 33

11 Bij Directory vult u de map in waarin de gescande documenten zijn opgeslagen. Het account waaronder het achtergrondproces draait dat de gescande documenten afhandelt (zie hoofdstuk 5 voor meer informatie), dient volledige lees- en schrijfrechten te hebben op deze directory. Bij Subdirectory heeft u via het uitklapmenu de keuze uit het volgende: Include subdirectories SubDirectory=EmployeeID Ook documenten uit alle onderliggende mappen van de ingestelde Directory zullen geïmporteerd worden. Documenten uit alle onderliggende mappen van de ingestelde Directory zullen geïmporteerd worden, waarbij op basis van de naam van de map, die u gelijkstelt aan het medewerkernummer, de betreffende medewerker automatisch wordt gevuld in het verzoek en/of document. Bijvoorbeeld: SubDirectory=AssociateCode SubDirectory=Projectnumber SubDirectory=Itemcode Factuur.pdf wordt gekoppeld aan medewerker met nummer 2. Idem als bovenstaand, maar dan op basis van relatiecode. Idem als bovenstaand, maar dan op basis van projectnummer. Idem als bovenstaand, maar dan op basis van artikelcode. Bijlage extensie vult u met de bestandsextensie van de te importeren gescande documenten. Alleen bestanden in de Directory die deze bestandsextensie hebben, zullen worden geïmporteerd, bijvoorbeeld PDF -bestanden. Wanneer u de instelling * (sterretje) gebruikt, zullen alle bestanden uit de ingestelde map worden geïmporteerd. Het gebruik van metadata- of bodybestanden is dan niet mogelijk. Via een XML- of INI-bestand kunnen entiteiten automatisch worden voorgevuld in een verzoek en/of document. Geef in de instelling MetaData extensie aan welke extensie het metadatabestand heeft. Zie bijlage I voor meer informatie. Copyright Eddon 2012 Pagina 11 van 33

12 Naast het koppelen van een bijlage kan in een Synergy-document ook tekst worden ingevoerd. Door naast het te importeren gescande document een tekstbestand mee te leveren, zal de inhoud van het tekstbestand worden ingevoerd in het Synergy-document. Zo kunt u bijvoorbeeld een samenvatting van het gescande document meeleveren. Bijvoorbeeld: Naast het document Factuur.pdf maakt u een extra bestand Factuur.txt aan. De inhoud van dit tekstbestand wordt dan in de body van het Synergy-document geïmporteerd. Standaard wordt het gescande document na de import verwijderd uit de ingestelde map. Wilt u dit voorkomen, dan kunt u de optie Aanmaken backup aanvinken. Het bestand wordt dan verplaatst naar de map die u heeft ingevoerd bij BackupDirectory. Zorg ervoor dat het account waaronder het achtergrondproces voor afhandelen van documenten (zie hoofdstuk 5) draait volledige lees- en schrijfrechten op deze map heeft. LET OP: Heeft u bij Subdirectory gekozen voor Include subdirectories, zorg er dan voor dat de BackupDirectory GEEN submap is van de ingestelde Directory. Dit om te voorkomen dat het achtergrondproces in een loop komt en vastloopt. Tevens kunt u voorkomen dat de ene back-up een andere overschrijft, door de optie Backup unieke bestandsnaam aan te vinken. De backupbestanden zullen dan een unieke bestandsnaam krijgen. Wanneer een document niet door de validatie van Synergy heen komt, zal het bestand naar de map worden verplaatst die u instelt bij Directory voor foutbestanden. In het proceslog van Synergy wordt de foutmelding weggeschreven. Meer informatie over de foutenafhandeling kunt u nalezen in hoofdstuk Mailbox Deze sectie verschijnt wanneer u bij Algemeen: Type heeft gekozen voor de optie Mailbox. U bepaalt zelf vanaf welk mailaccount de mail opgehaald dient te worden. Dit stelt u in via het uitklapmenu bij Mailbox. Zie paragraaf 4.6 voor informatie over het instellen van de mailboxen. Bij Mailbox directory stelt u de mailmap in waaruit de mail opgehaald dient te worden. U heeft twee keuzemogelijkheden: Inbox Aangepast De mail wordt opgehaald uit de standaard Inbox map. Er verschijnt een extra veld, waarin u een zelfgedefinieerde mailmap kunt invullen, waaruit de mail opgehaald dient te worden. Copyright Eddon 2012 Pagina 12 van 33

13 Standaard wordt de opgehaalde mail na de import verwijderd uit de ingestelde mailmap. Wilt u dit voorkomen, dan kunt u een Backup directory invullen. Hier vult u een mailmap in, waar de opgehaalde mails naar verplaatst zullen worden. Zorg ervoor dat het account waaronder het achtergrondproces voor afhandelen van mails (zie hoofdstuk 5) draait volledige schrijfrechten op deze map heeft. Wanneer een mail niet door de validatie van Synergy heen komt, zal deze naar de mailmap worden verplaatst die u instelt bij Error directory. In het proceslog van Synergy wordt de foutmelding weggeschreven. Meer informatie over de foutenafhandeling kunt u nalezen in hoofdstuk 6. NB: Wanneer de ingevulde Backup directory en Error directory niet bestaan, dan worden deze automatisch aangemaakt Flow Wanneer de gescande documenten of de mails in Synergy zijn geïmporteerd, worden ze als preview gekoppeld aan verzoeken. Nadat de verzoeken bijvoorbeeld zijn goedgekeurd, wordt het document definitief aangemaakt en kunnen er nieuwe verzoeken worden aangemaakt. Dit alles stelt u in bij onderdeel Flow. Een gescand document of mailbericht dat is geïmporteerd in Synergy, is nog niet definitief aangemaakt als Synergy-document. Het document wordt eerst als preview in een verzoek getoond. Het type van dit verzoek vult u in bij Verzoektype verrijken. In zo n verzoek koppelt u bijvoorbeeld een relatie en project, welke zullen worden overgenomen naar het aan te maken document. Zodra het verzoek het proces heeft doorlopen, wordt het Synergy-document definitief aangemaakt. In welke stap het Synergy-document definitief wordt aangemaakt vanuit het verrijken -verzoek, bepaalt u bij Document aanmaken bij status. Eventueel wordt bij deze stap tevens het afhandelen -verzoek aangemaakt. Via het loepicoon kiest u het Document type waaronder het document opgeslagen dient te worden. LET OP: Wanneer u geen verrijken -verzoek instelt, wordt de geïmporteerde scan of het mailbericht altijd direct definitief als Synergydocument aangemaakt. Verzoeken van het type dat u instelt bij Verzoektype afhandelen worden automatisch tegelijkertijd met het document aangemaakt. Vanuit het verrijken - verzoek kunnen entiteiten worden meegenomen en het document zal gekoppeld zijn. Dit verzoek dient ter afhandeling van het definitieve Synergy-document. Copyright Eddon 2012 Pagina 13 van 33

14 Het kan voorkomen dat op de server slechts één map voor scans kan worden gebruikt, bijvoorbeeld omdat vanuit de scanner geen verdeling in mappen gedaan kan worden. U kunt dan een algemene flow aanmaken die u bijvoorbeeld Scans noemt, waarin u die ene Directory instelt. In Synergy kunt u dan vervolgens bepalen welke flow doorlopen moet worden, bijvoorbeeld Facturen of Orders. In dit geval stelt u bij flow Scans een verzoektype in bij Verzoektype toewijzen en laat u eventueel de overige instellingen leeg. De preview van het gescande document wordt dan aan het toewijzen -verzoek gekoppeld en u krijgt hier de mogelijkheid om de definitieve flow te kiezen. De preview wordt vervolgens gekoppeld aan het verrijken -verzoek van de gekozen flow en doorloopt vanaf daar het verdere proces. Eenzelfde proces kunt u bijvoorbeeld instellen voor mailberichten die via een Inbox worden ontvangen. LET OP: De verzoekdefinitie van het toewijzen -verzoek dient alleen de stap Realiseren te hebben voor een specifieke Rol op Niveau/Divisie Bedrijf/Aanmaken en moet minimaal 1 veld bevatten. De stap Realiseren bepaalt bij wie de preview in de werkstroom komt. Na het toewijzen wordt het verzoek automatisch gerealiseerd. Het veld dat (in ieder geval vanaf batch 246) minimaal aanwezig moet zijn in de verzoekdefinitie kan bijvoorbeeld het omschrijvingveld zijn, welke u desgewenst op niet-zichtbaar zet Omschrijving De vaste omschrijving voor het toewijzen -verzoek geeft u op bij Omschrijving verzoektype toewijzen. Hetzelfde doet u bij Omschrijving verzoektype verrijken voor het verrijken -verzoek en Omschrijving verzoektype afhandelen voor het afhandelen -verzoek. Tevens geeft u een vaste omschrijving voor het Document onderwerp van het definitieve Synergy-document op. U kunt in deze velden een willekeurige tekst invullen, maar u kunt ook gebruik maken van tags. Door middel van het loepicoon achter de velden kunt u een keuze maken uit de beschikbare tags voor verzoektype of document. De waardes uit de tags worden overgenomen in de betreffende omschrijvingen. LET OP: Tags voor verzoeken zijn andere dan tags voor documenten. Bijvoorbeeld: U wilt dat het onderwerp van het document altijd Factuur gevolgd door de naam van de gekoppelde relatie wordt. Bij Document onderwerp vult u dan in Factuur {AssociateName}. Bij het afhandelen - verzoek zal Factuur Bedrijf B.V. gerealiseerd kunnen worden door middel van Factuur {CustomerName}. Copyright Eddon 2012 Pagina 14 van 33

15 Een aantal tags kunt u extra gebruiken naast de standaard beschikbare tags: {Filename} {FilenameWithExtension} {MailMessageSubject} {MailMessageFrom} {MailMessageTo} {MailMessageDate} Bestandsnaam van het geïmporteerde document. Bestandsnaam van het geïmporteerde document inclusief de bestandsextensie. Onderwerpregel van de geïmporteerde mail. Afzender van de geïmporteerde mail. Geadresseerde van de geïmporteerde mail. Ontvangstdatum van de geïmporteerde mail Mailboxinfo naar verzoek Deze sectie verschijnt wanneer u bij Algemeen: Type heeft gekozen voor de optie Mailbox. Binnen deze sectie stelt u in dat er een aantal standaard gegevens vanuit de mail doorgegeven worden aan het verrijken -verzoek. Via de loepiconen krijgt u de mogelijkheid om de betreffende verzoekvelden te selecteren waarin u de gegevens wilt laten overnemen Standaard U heeft de mogelijkheid om standaard gegevens van tevoren te koppelen aan de documenten. Als alle facturen bijvoorbeeld altijd aan hetzelfde project gekoppeld worden, hoeft u dit project niet steeds te kiezen in het verrijken -verzoek, maar zal het project automatisch gekoppeld worden aan het document. Hetzelfde kunt u doen voor relatie, medewerker en artikel. Afhankelijk van de Synergy-configuratie heeft u de mogelijkheid om Standaard bedrijfstags te koppelen. Klik op het loepicoon en vink de gewenste tags aan. Documenten die aangemaakt worden binnen deze flow krijgen automatisch de hier gekozen tags. Aan de hand van tags kunnen documenten sneller worden opgezocht. Copyright Eddon 2012 Pagina 15 van 33

16 4.4.8 Documentvelden in verzoek In bovenstaande instellingen heeft u al bepaalde gegevens vastgelegd voor het aan te maken document. In dit onderdeel geeft u aan of en welke gegevens van het document u eventueel nog kunt wijzigen vanuit het verrijken -verzoek, alvorens het document definitief wordt aangemaakt door het verzoek af te handelen. Vink de opties Onderwerp of Document type aan om ervoor te zorgen dat het onderwerp en documenttype van het document gewijzigd kunnen worden. Afhankelijk van de Synergy-configuratie zijn ook de opties Categorie of Bedrijfstags beschikbaar. Wanneer Categorie is aangevinkt, kunt u de categorie-indeling van het document vanuit het verrijken -verzoek wijzigen. Vinkt u Bedrijfstags aan, dan kunt u de bedrijfstags van het document wijzigen Onderhoud Velden Bij een template kunt u veldkoppelingen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een veldkoppeling kan bijvoorbeeld de relatie die gekoppeld is in het verrijken - verzoek overnemen naar het document of het verzoek afhandelen. In een template ga naar tabblad Velden. U krijgt een overzicht van alle beschikbare veldenkoppelingen voor deze template. U kunt bestaande velden wijzigen, verwijderen of nieuwe aanmaken middels de knop Toevoegen. Copyright Eddon 2012 Pagina 16 van 33

17 Eigenschap verrijken dient verplicht gevuld te worden. Selecteer via het loepicoon het gewenste veld uit het verrijken -verzoek, waarvan u wilt dat de gegevens moeten worden doorgegeven. Bij Eigenschap document kiest u het overeenkomende veld van het aan te maken document, waarin de gegevens moeten worden doorgegeven. Het overeenkomende veld van het afhandelen - verzoek vult u bij Eigenschap afhandelen. Sla het nieuwe veld op met de knop Bewaren. Gebruikt u de knop Bewaren + Activeren in flows dan wordt de veldenkoppeling direct geactiveerd in de flows die gekoppeld zijn aan de betreffende template. 4.5 Onderhoud Flows Het onderhouden van flows doet u via Add-on Inrichting Generic Scan Interface: Flows. De inrichting komt overeen met de definitie van een nieuwe template, zie paragraaf 4.4. Het veld Template is toegevoegd in de definitie. Hier koppelt u via het loepicoon een template die u vooraf heeft gedefinieerd. De definitie wordt overgenomen in betreffende velden. U kunt deze desgewenst nog aanpassen waar nodig. LET OP: Anders dan bij een templatedefinitie dienen de velden Directory en Document type bij flows verplicht gevuld te worden. Ook de veldenkoppelingen op tabblad Velden zijn vanuit de template overgenomen. U kunt nu nog zelf bepalen welke velden voor deze flow geactiveerd dienen te worden of welke velden u niet wilt gebruiken. Vink in het overzicht de gewenste velden aan of uit. Copyright Eddon 2012 Pagina 17 van 33

18 4.6 Onderhoud Mailboxen Wanneer u gaat naar Add-on Inrichting Generic Scan Interface: Mailboxen verschijnt een overzicht van alle ingestelde mailboxen waaruit de mail via de Generic Scan Interface geïmporteerd moet worden. Via de knop Nieuw kunt u voor verschillende mailservers nieuwe mailboxen instellen. Geef de mailbox een logische Omschrijving. Vul de betreffende mail- Server in en de bijbehorende Gebruikersnaam en Wachtwoord om in te loggen op de ingestelde mailserver. Vul de IMAP- Poort in van de mailserver. Generic Scan Interface biedt ondersteuning voor het IMAP-protocol. Standaard zal daarom poort 143 zijn ingesteld, welke de standaard is voor het IMAP-protocol. U kunt de poort uiteraard aanpassen naar de instellingen voor IMAP die binnen uw organisatie gelden. Vink tot slot aan of SSL van toepassing is. Wanneer u dit doet, heeft u de mogelijkheid om bij het uitklapmenu Beveiligingsmodus te kiezen uit: Impliciet Expliciet Gaat ervan uit dat de client direct SSL-encrypted een verbinding opzet. Meestal bij poort 993. Gaat ervan uit dat de client in eerste instantie een verbinding opzet zonder SSL. Vervolgens verzoekt de client om te schakelen naar SSL. Meestal bij standaard poort 143. Het is afhankelijk van de configuratie van uw IMAP-server welke beveligingsmodus-instelling u moet kiezen. Copyright Eddon 2012 Pagina 18 van 33

19 4.7 Werken met versiebeheer Wanneer een document gescand wordt of een mail wordt geïmporteerd, krijgen deze niet automatisch een versienummer mee, ondanks dat het altijd de eerste versie is. Toch is het mogelijk om met versiebeheer voor documenten te werken. U gaat dan als volgt te werk: In de definitie van een documenttype zorgt u ervoor dat op tabblad Meer eigenschappen de optie Versies: Versies is aangevinkt. Het Formaat stelt u in op Zelfgedefinieerd. In de verzoekdefinitie van het verrijken -verzoek koppelt u een Vrij: Nummer - veld. Tijdens het verrijken vult u hier het versienummer in dat het definitieve document moet krijgen. Maak het betreffende veld verplicht om in te vullen. Bij de veldenkoppelingen van de template (zie paragraaf 4.4.9) dient u vier nieuwe velden aan te maken voor de eigenschappen VersionToDealWith, VersionStatus, VersionSubject en Version. Deze koppelt u bij Eigenschap document. Bij Eigenschap verrijken kiest u het betreffende veld uit de verzoekdefinitie van het verrijken -verzoek, waarin u het versienummer invult tijdens het verrijken. U dient voor elke veldenkoppeling het beste steeds hetzelfde verzoekveld te gebruiken, zodat u in elke eigenschap dezelfde waarde krijgt. Zorg er tot slot voor dat de betreffende veldenkoppelingen geactiveerd zijn bij de gewenste flow door ze aan te vinken (zie paragraaf 4.5). Copyright Eddon 2012 Pagina 19 van 33

20 5 Afhandelen gescande documenten De gescande en te importeren documenten en de ontvangen mailberichten worden door middel van het achtergrondproces Import afgehandeld. Het proces pakt de documenten of de mails op en plaatst ze in een verzoek in Synergy. Tot Exact Synergy Enterprise batch 249 kunt u ook nog gebruik maken van achtergrondproces CSNobDim.Scheduler.exe. In plaats van een achtergrondproces kunt u tot Synergy batch 249 ook de Windows Service CSNobDim.Service.exe draaien om de gescande documenten of mailberichten af te handelen en in Synergy te importeren. 5.1 Instellen achtergrondproces Import De Import kan op een aantal manieren worden ingesteld. De standaard en meest stabiele methode is via een SQL Job in de SQL Server Agent. Deze methode wordt daarom ook aangeraden. In specifieke gevallen kan ervoor gekozen worden om hiervan af te wijken. De Import wordt uitgevoerd door de standaard executable Exact.Process.exe. Deze executable bevindt zich in de Bin-map in de Synergy programmatuurmap en voert alle achtergrondprocessen uit. De verschillende achtergrondprocessen zijn DLL-bestanden die door de executable worden aangeroepen via parameters. U dient de volgende parameters mee te geven: /DBCONFIG /ASSEMBLY /CLASS De naam van de Synergy virtual directory. Refereert naar de DLL die de betreffende functie bevat. Refereert naar de specifieke functie in de DLL. LET OP: De parameters zijn hoofdlettergevoelig. U stelt het achtergrondproces als volgt in: <Synergy directory>\bin\exact.process.exe /DBCONFIG:<naam van de Synergy virtual directory> /ASSEMBLY:CSNobDim.Jobs /CLASS:Import LET OP: Bij het gebruik van spaties in de <Synergy directory> dient u het gehele menupad te omsluiten met dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: C:\Program files\exact Synergy\bin\Exact.Process.exe /DBCONFIG:SynGSI /ASSEMBLY:CSNobDim.Jobs /CLASS:Import Let op het gebruik van hoofdletters! SQL Job Zoals gezegd is het aan te raden de background job in te stellen als SQL Job. Start de SQL Server Management Studio en klik met de rechter muisknop op <SQL Server> SQL Server Agent Jobs. Kies New Job. Vul een logische Name in. Bij Owner is het meest gebruikelijk om sa in te vullen. LET OP: Het account (de owner) waaronder de job draait, moet dezelfde zijn als waaronder de SQL Server Agent draait. Daarnaast moet het account toegang hebben tot de Synergy database. Copyright Eddon 2012 Pagina 20 van 33

21 Ga naar Steps en kies New. Geef een Step name op en kies bij Type voor Operating system (CmdExec). Vul bij Command het commando zoals hierboven beschreven: <Synergy directory>\bin\exact.process.exe /DBCONFIG:<naam van de Synergy virtual directory> /ASSEMBLY:CSNobDim.Jobs /CLASS:Import. Bij Run as kiest u bij gebruik van SQL 2005 voor SQL Server Agent Service Account. Bij gebruik van SQL 2008 dient u eerst nog een proxy in te stellen en deze vervolgens te selecteren bij Run as. Meer informatie over het instellen van een proxy kunt u nalezen in paragraaf Klik op OK en vul bij Scheduled New nog een schedule in waarop de job moet draaien. Controleer tot slot bij General of Enabled is aangevinkt en klik op OK om de job te activeren. LET OP: Zorg ervoor dat de SQL Server Agent altijd draait Proxy instellen in SQL 2008 Zoals eerder vermeld, dient u bij gebruik van SQL 2008 een proxy in te stellen om SQL jobs te kunnen laten draaien. Allereerst maakt u hiervoor een nieuwe credential aan. Klik met de rechter muisknop op Security Credentials en kies voor New Credential. Copyright Eddon 2012 Pagina 21 van 33

22 Het account dat u hier instelt, dient voldoende rechten te hebben binnen Synergy en is daarom ook het account waaronder de SQL Server Agent en de job zal draaien. Klik vervolgens met de rechter muisknop op SQL Server Agent Proxies en kies voor New Proxy. Geef een Proxy name op en kies bij Credential name de credential die u zojuist heeft ingesteld. Bij Active to the following subsystems vinkt u de optie Operating system (CmdExec) aan. Klik tot slot op OK Geplande Taak Een soortgelijke methode als de SQL Job is een Geplande Taak. Deze is toe te voegen via het Windows Configuratiescherm. In de Wizard Taak plannen klikt u Volgende. Klik in het volgende scherm op Bladeren en navigeer naar de Exact.Process.exe. Kies hoe vaak u de job wilt draaien, bijvoorbeeld Dagelijks. Klik Volgende en vul in op welke tijden u de job wilt draaien. Klik Volgende. U vult hier de gebruikersnaam in waaronder de job moet draaien. LET OP: De gebruikersnaam dat u hier invult moet toegang hebben tot de Synergy database. Klik Volgende en vink de optie Geavanceerde eigenschappen voor deze taak openen wanneer ik op Voltooien klik aan en klik Voltooien. Vul het veld Uitvoeren aan met de parameters zoals hierboven vermeld en zorg ervoor dat Ingeschakeld (de geplande taak wordt op de ingestelde tijd gestart) is aangevinkt. Klik op OK om de geplande taak te activeren. Copyright Eddon 2012 Pagina 22 van 33

23 5.2 Afhandelen gescande documenten tot Synergy batch Achtergrondproces CSNobDim.Scheduler.exe Tot Synergy batch 249 kunt u nog gebruik van de background job CSNobDim.Scheduler.exe. Ook dit achtergrondproces kan zoals hiervoor beschreven ingesteld worden als SQL Job in de SQL Server Agent of als Geplande Taak. De background job CSNobDim.Scheduler.exe bevindt zich in de Bin-map in de Synergy installatiemap. U dient de volgende parameters mee te geven: /S: /D: De naam van de SQL server. De naam van de Synergy database. LET OP: De parameters zijn hoofdlettergevoelig. U stelt de job als volgt in: <Synergy directory>\bin\csnobdim.scheduler.exe /S:<SQL servernaam> /D:<Synergy databasenaam> LET OP: Bij het gebruik van spaties in de <Synergy directory> dient u het gehele menupad te omsluiten met dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: C:\Program files\exact Synergy\bin\CSNobDim.Scheduler.exe /S:VM-CSNobDim /D:CSNobDim Copyright Eddon 2012 Pagina 23 van 33

24 5.2.2 Windows Service CSNobDim.Service.exe Tot Synergy batch 249 heeft u ook de mogelijkheid om de service CSNobDim.Service.exe te gebruiken. Deze bevindt zich in de Bin-map van de Synergy installatiemap en dient eerst geïnstalleerd te worden. Open de Opdrachtprompt door bij Start Uitvoeren cmd in te typen en op [Enter] te klikken. Via de tool InstallUtil.exe kan de service CSNobDim.Service geïnstalleerd worden. Typ in de Opdrachtprompt het commando cd c:\windows\microsoft.net\framework\v om naar de tool InstallUtil.exe te navigeren. Om de installatie van de service te starten, voert u het volgende commando in: installutil <Synergy-installatiemap>\bin\CSNobDim.Service.exe Ga via Configuratiescherm Systeembeheer Services naar de geïnstalleerde Windows services. De CSNobDim.Service is nu ook aanwezig. Klik er met de rechter muisknop op en kies voor Eigenschappen. Copyright Eddon 2012 Pagina 24 van 33

25 Controleer op tabblad Aanmelden of de service is geconfigureerd onder een account dat toegang heeft tot de Synergy-database. Ga naar de Bin-map in de Synergy programmamap en hernoem het bestand Rename.To.CSNobDim.Settings.config naar CSNobDim.Settings.config. Open het bestand in Kladblok. Voer de juiste Synergy-database en de naam SQL-server in. Bij <Interval> geeft u in milliseconden aan hoe vaak de service naar documenten zal zoeken. Dit staat standaard op 5000, wat staat voor 5 seconden. U kunt dit desgewenst aanpassen. Het bestand zal er bijvoorbeeld als volgt uit zien: Sla het bestand op en ga opnieuw naar de geïnstalleerde services. Klik met de rechter muisknop op de CSNobDim.Service en kies Start om de service te starten. NB: De service kunt u eventueel verwijderen door in de Opdrachtprompt het commando installutil /u <Synergyprogrammamap>\bin\CSNobDim.Service.exe uit te voeren. Copyright Eddon 2012 Pagina 25 van 33

26 6 Foutenafhandeling Foutmeldingen die door het achtergrondproces (zie hoofdstuk 5) veroorzaakt worden bij het importeren van gescande documenten of ontvangen mailberichten in Synergy, worden standaard in de Synergy proceslog weergegeven. Om de meldingen te bekijken, gaat u in Synergy naar Systeem Overzichten Log: Processen en zoek bij Proces op CSNobDim.Jobs.Import om alleen de relevante meldingen te zien. Bij iedere run van het achtergrondproces zullen Begin - en Einde -meldingen worden geregistreerd. Wanneer dit bij het draaien van het achtergrondproces niet gebeurt, zal het proces waarschijnlijk gefaald hebben bij het verbinden met de database. Controleer allereerst of het achtergrondproces goed gestart is. Tevens kunt u controleren op foutmeldingen via Configuratiescherm Systeembeheer Logboeken Toepassing. Om een nog uitgebreidere log te verkrijgen van het achtergrondproces, kunt u op de C:\-schijf het bestand CSNobDim.Debug.txt aanmaken. Het proces zal nu van elke stap die wordt uitgevoerd uitgebreide informatie naar het tekstbestand schrijven. LET OP: Verwijder na de analyse het tekstbestand, omdat dit bestand aanzienlijk kan groeien. Copyright Eddon 2012 Pagina 26 van 33

27 7 Bekende meldingen 7.1 Geen PDF-preview van de scans Om PDF-bestanden te bekijken in Internet Explorer dient de Adobe PDF Reader geïnstalleerd te zijn op de werkstations. Het kan voorkomen dat het nog steeds niet mogelijk is de PDF-previews van de scans te bekijken. Via Adobe Reader kunt u namelijk aangeven of u gebruik wilt maken van de optie om PDFbestanden in Internet Explorer te bekijken. Open Adobe Reader en kies voor Bewerken Voorkeuren. Onderstaand scherm wordt zichtbaar: Kies voor het item Internet (1) en vink de optie PDF in browser tonen (2) aan. Is de optie al aangevinkt, vink deze dan uit en sluit het scherm af. Ga opnieuw naar Bewerken Voorkeuren Internet en vink de optie opnieuw aan. Klik OK. In een nieuwe Internet Explorer browser kunt u nu de PDF-preview van de scans bekijken. Copyright Eddon 2012 Pagina 27 van 33

28 7.2 Versie verplicht bij afhandelen verrijken -verzoek Wanneer met versiebeheer wordt gewerkt, dient in het verrijken -verzoek een versienummer te zijn ingevuld voordat u de werkstroom afhandelt. Zie paragraaf 4.7 voor meer informatie over het gebruik van versies. 7.3 DLL-bestanden geblokkeerd Bij het gebruik van de Generis Scan Interface op een Windows 2008 R2 Server kan de volgende foutmelding verschijnen: Request for the permission of type 'System.Web.AspNetHostingPermission, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089' failed., Application = WflSearch.aspx, Source = CSNOBWord.Extension, Function = Void AfterInit(), Stack = CSNOBWord.Extension.WflSearchWordMerge.AfterInit() Deze melding heeft ermee te maken dat Windows de DLL-bestanden van de Generic Scan Interface heeft geblokkeerd. De DLL-bestanden van de Generic Scan Interface vindt u in de Bin-map van de Synergy installatiemap: CSNobDim.Core.dll CSNobDim.Extension.dll CSNobDim.Repository.dll Wanneer u in de eigenschappen van de DLL-bestanden (klik met de rechter muisknop op de bestanden en kies Eigenschappen ) de volgende melding ziet, dient u op Unblock te klikken om de DLL-bestanden te deblokkeren: Copyright Eddon 2012 Pagina 28 van 33