Handleiding voor het installeren van VBA scripts in Outlook

Transcriptie

1 Handleiding voor het installeren van VBA scripts in Outlook Brondocument E:\OutLook\InstallerenVBAScriptOutlook.odt Versiebeheer Versie Datum Uitleg 1.0v e versie na draaien prototype klant 1.1v Aanpassingen voor 6 en 7 omdat deze stappen bij testinstallaties niet vlekkeloos is verlopen. Tabel 1: Versiebeheer Algemeen Bij de meeste klanten van Wilhelm Tell vindt de meeste correspondentie plaats door middel van . In de meeste gevallen wordt als cliënt Microsoft Outlook gebruikt. Een groot probleem met de correspondentie met is het archiveren van de correspondentie met betrekking tot orders, offertes en calculaties. Er is dikwijls geen rechtstreekse koppeling met het ERP-pakket of de correspondentie is verdeeld over verschillende gebruikers. Dit is de reden waarom er een VBAscript door Wilhelm Tell is ontwikkeld om de correspondentie eenvoudig te archiveren, zodat deze eenvoudig is terug te vinden. Inleiding Deze handleiding is voor systeembeheerders en/of samenwerkingspartners van Wilhelm Tell geschreven en beschrijft op welke wijze de VBA-scripts in Outlook dienen te worden geïnstalleerd om deze correct te laten werken. Het installeren van VBA-scripts van Wilhelm Tell in Outlook bestaan uit de volgende stappen: 1. Maak een certificaat aan voor VBA. 2. Configureer de ODBC-verbinding. 3. Maak de ontwikkelaar optie zichtbaar binnen Outlook 4. Installeer de scripts 5. Definieer alle verwijzingen binnen het VBA-script. 6. Voorzie het VBA-script van een digitale handtekening. 7. Maak het VBA-script als menu optie voor de gebruiker beschikbaar. Indien u meerdere scripts gebruikt, dan hoeft u voor de extra scripts alleen stappen 5,6 en 7 te doorlopen. 1 Van 31

2 1. Maak een certificaat aan voor VBA. Het maken van een certificaat is noodzakelijk vanwege de beveiliging van Microsoft Outlook. De beveiliging laat alleen VBA-scripts draaien met een certificaat waarvan de gebruiker wordt vertrouwd. Het maken van een eigen certificaat is vrij eenvoudig, namelijk dit kan met het bestand SelfCert.exe. Dit bestand is te vinden in de Office-installatie op de computer. Deze is bijvoorbeeld te vinden in de directory C:\Program Files\Microsoft Office\Office14. Het kan in uw concrete geval in een andere directory zijn te vinden. Dit is afhankelijk van de Office versie en de locatie waarop Office op uw computer is geïnstalleerd. Als u het bestand niet meteen kunt vinden dan is het uitvoeren van een zoekopdracht binnen de Microsoft Office map een uitstekende mogelijkheid om SelfCert.exe te vinden. Afbeelding 1: Locatie van SELFCERT.exe Klik vervolgens op het bestand SELFCERT.exe en dan zal het volgende scherm verschijnen. Afbeelding 2: Het scherm van SELFCERT.exe waarin naam van het certificaat 2 Van 31

3 In het voorbeeld wordt er een certificaat voor Wilhelm Tell aangemaakt. Uitstekend u heeft nu een certificaat waarmee u de macro's kunt ondertekenen. 3 Van 31

4 2. Configureer de ODBC-verbinding. De ODBC-verbinding is nodig om te communiceren met de database van de ERP-leverancier of naar wens een eigen database. Afhankelijk de wijze waarop u vanuit Outlook wilt communiceren, dient u de volgende ODBC-gegevensbronnen aan te maken. Configuratie Naam ODBC-bron Communicatie soort ISAH Sybase Voor communicatie met de Sybase omgeving Navision MSSSQL Voor communicatie met MS SQL Eigen Mysql Voor communicatie met MySql Tabel 2: ODBC-gegevensbronnen In het voorbeeld wordt even uitgegaan van een configuratie met ISAH, omdat deze momenteel het meeste voorkomt. Start het ODBC-beheer op. 4 Van 31

5 Afbeelding 3: ODBC-gegevensbronnen opstarten Dit kan het beste door te drukken op de Start-toets en dan te zoeken naar ODBC. Dan zal verschijnen de Gegevensbronnen (ODBC). Dubbelklik nu op Gegevensbronnen (ODBC) Dan zal het volgende scherm verschijnen, namelijk: 5 Van 31

6 Afbeelding 4: ODBC-gegevensbronbeheer In het voorbeeld is de ODBC-bron Sybase nog niet aangemaakt en druk dan op Toevoegen Afbeelding 5: Stuurprogramma selectiescherm voor een gegevensbron 6 Van 31

7 Kies in dit geval voor een Sybase gegevensbron, omdat we met een Sybase database gaan communiceren. Afbeelding 6: Stuurprogramma selectiescherm gekozen voor de Sybase ASE ODBC Driver Druk vervolgens op de knop voltooien en dan zal het volgende scherm verschijnen. 7 Van 31

8 Afbeelding 7: ODBC Sybase Wire Protocal Driver Setup scherm WAAR Inhoud Data Source Name Sybase of een andere name zoals in tabel 2 Network Address Het IP-adres van de database server, waarbij met een komma gescheiden de poort. Database Name De naam van de database waarmee moet worden gecommuniceerd, Tabel 3: In te vullen waarden ODBC Sybase Protocal Driver Setup scherm In het voorbeeld zijn enkele testgegevens ingevuld. Deze zullen niet van toepassing zijn in uw geval. 8 Van 31

9 Afbeelding 8: ODBC Sybase Wire Protocal Driver Setup met ingevulde waarden Om te testen of alles correct is ingevuld, kunt u drukken op de Test Connect knop en dan zal het volgende scherm verschijnen. 9 Van 31

10 Afbeelding 9: Het ODBC-gegevensbron testscherm Vul bij Login ID: Een geldige gebruikersnaam in en bij password een geldige wachtwoord. Indien u alles correct heeft ingevuld, dan zal de volgende melding verschijnen, namelijk: Afbeelding 10: Succesvolle verbinding met de database met een ODBC-gegevensbron Uitstekend u heeft nu een goede ODBC-database verbinding aangemaakt. 10 Van 31

11 3. Maak de ontwikkelaar optie zichtbaar binnen Outlook Om het VBA-script te installeren is het noodzakelijk om de ontwikkelaar optie zichtbaar te maken binnen Outlook. Deze zal standaard uitgeschakeld zijn. Uiteraard kan na de installatie deze optie worden verborgen, Indien Outlook wordt opgestart zonder de ontwikkelaar optie aangevinkt dat zal het menu er als volgt uitzien: Afbeelding 11: Outlook zonder Ontwikkelaar optie zichtbaar Dit zal na een standaard installatie van Outlook in de meeste gevallen aan de hand zijn. In dit geval dient deze optie zichtbaar te worden gemaakt. Kies voor de menu optie Bestand en dan zal het volgende scherm verschijnen Afbeelding 12: Optie Bestand binnen Outlook 11 Van 31

12 Kies hierbinnen voor de menu-optie Opties en dan zal het volgende scherm verschijnen. Afbeelding 13: Lint aanpassen binnen de opties voor Outlook Kies binnen dit scherm voor Lint aanpassen en dan verschijnen de mogelijkheden om de weergave mogelijkheden binnen Outlook aan te passen. In dit scherm zal bij de optie Ontwikkelaars geen vinkje te zien zijn. Afbeelding 14: Geen Vink bij Optie Ontwikkelaars binnen het Lint aanpassen van Outlook 12 Van 31

13 Zet voor de optie Ontwikkelaars een vinkje om dit zichtbaar te maken binnen Outlook. Dit is in de onderliggende afbeelding uitgevoerd. Afbeelding 15: Vinkje geplaatst voor de optie Ontwikkelaars binnen het Lint aanpassen van Outlook Druk vervolgens op de OK-knop. Als alles goed is gegaan, zal nu achter beeld de menu-optie ontwikkelaars verschijnen. Afbeelding 16: Optie Ontwikkelaars zichtbaar gemaakt binnen Outlook Prima we kunnen nu eindelijk de VBA-scripts gaan installeren. 13 Van 31

14 5. Installeer de scripts. De VBA bronbestanden zullen te vinden zijn in de Outlook script map op de centrale server. In de meeste gevallen zal deze te vinden zijn in de Wilhelm Tell maatwerk directory van uw bedrijf. De bedoeling is dat u alle bestanden welke u daar vindt importeert in Outlook. Dit kan qua hoeveelheid en naam andere bestanden zijn dan in het gegeven voorbeeld, maar in principe dient u dezelfde handelingen per bestand uit te voeren. Ga naar de Microsoft Visual Basic Module en doe dit door op de knop Visual Basic te drukken. Afbeelding 17: Optie Ontwikkelaars binnen Outlook Als op de knop Visual Basic is gedrukt, dan zal het volgende scherm verschijnen: Afbeelding 18: Microsoft Visual Basic For applications scherm Druk vervolgens op de rechter muisknop en kies dan voor de optie Bestand importeren 14 Van 31

15 Afbeelding 19: Optie Bestand Importeren binnen Microsoft Visual Basic for Applications scherm Dan verschijnt het volgende scherm Afbeelding 20: Bestand selectiescherm om een bestand te importeren Ga naar de Wilhelm Tell maatwerk directory binnen uw bedrijf en kies hierbinnen voor de map Outlook. De inhoud van het scherm kan als volgt uit komen te zien. Let op: Dit kan in uw concrete geval afwijken. 15 Van 31

16 Afbeelding 21: Voorbeeld inhoud van de Outlook map binnen het Wilhelm Tell maatwerk directory Al deze bestanden dient u voor een correcte werking van de VBA-scripts in Outlook te importeren. Het handigst is wanneer u van boven naar onderen werkt. In dit geval kiezen we dus voor BasisFuncties.bas Afbeelding 22: Geselecteerd VBA-bestand om de importeren in Outlook 16 Van 31

17 Druk vervolgens op de knop Openen en dan zal de Microsoft Visual Basic Module er als volgt uitzien. Afbeelding 23: Microsoft Visual Basic Module na import BasisFuncties.bas Voer nu de import handelingen uit voor alle bestanden binnen de Outlook map van de Wilhelm Tell Maatwerk directory. In het geval van het voorbeeld van de handleiding zal het bestand er dan als volgt uit komen te zien: Afbeelding 24: Microsoft Visual Basic for Applications scherm nadat alle VBA-bestanden zijn geimporteerd. Prima het project is nu goed geïmporteerd. 17 Van 31

18 5. Definieer alle verwijzingen binnen het VBA-script. Om het VBA-script goed te laten functioneren is het noodzakelijk dat alle verwijzingen op orde zijn. Indien deze niet goed zijn ingesteld, dan kunt u fouten zoals Afbeelding 25: Foutmelding onbekend gegevenstype bij incorrecte verwijzingen verwachten. Om deze foutmeldingen te voorkomen dienen de verwijzingen correct te worden ingesteld. VBA-scripts van Wilhelm Tell maken namelijk gebruik van extra verwijzingen, dan standaard in Outlook is ingesteld. Afbeelding 26: Verwijzingen welke VBA-scripts van Wilhelm Tell in Outlook gebruiken 18 Van 31

19 Afbeelding 27: Verwijzingen welke standaard in Outlook zijn afgevinkt Er dienen dus de volgende extra verwijzingen te worden gemaakt: Verwijzing Uitleg Microsoft DAO 3.6 library Een library om met de database te kunnen praten Microsoft ActiveX Data Objects Library Een generieke manier om data over ODBCdrivers op te halen Tabel 4: Uitleg van Extra libraries bij de verwijzingen Het kan zijn dat deze lijst in de toekomst groter wordt. Als uw VBA-script correct draait met minder verwijzingen dat hoeft u niks te doen. In het andere geval kunt u de extra verwijzingen toevoegen. Een verwijzing toevoegen is vrij eenvoudig. U gaat gewoon naar de naam van de library binnen de beschikbare libraries welke alfabetisch gesorteerd zijn weergegeven. Bij het vinden van de gewenste library zet u vervolgens een vinkje voor de library om aan te geven dat u deze wilt gaan gebruiken. 19 Van 31

20 Afbeelding 28: Microsoft DAO 3.6. Object Library als niet actieve verwijzing Indien u een vinkje zet voor de Microsoft DAO 3.6. Object Library dan is deze ook een actieve verwijzing geworden. Afbeelding 29: Microsoft DAO 3.6. Object Library actief gemaakt U dient deze stappen voor alle benodigde libraries te herhalen en dan heeft u de verwijzingen goed geïnstalleerd. 20 Van 31

21 6. Voorzie het VBA-script van een digitale handtekening. Om het VBA-script in Outlook de laten draaien, dient dit script nog te worden verzien van een digitale handtekening. Deze is als het goed is al in stap 1 aangemaakt. Ga naar de Menu-optie Extra binnen de Microsoft Visual Basic Module en kies binnen dit menu voor Digitale handtekening. Afbeelding 30: Menu Extra in het Microsoft Visual Basic Module scherm Indien voor de optie Digitale handtekening is gekozen, dan zal het volgende scherm verschijnen, namelijk: Afbeelding 31: Het Digitale Handtekening scherm In het voorbeeld is er al een digitale handtekening toegekend. Als dit niet het geval is of deze is onjuist, druk dan op de knop Kiezen en dan zullen de beschikbare handtekeningen verschijnen. 21 Van 31

22 Afbeelding 32: Beschikbare certificaten voor een digitale handtekening Let op: Als het certificaat voor de 1e keer wordt gebruikt dan is het belangrijk om deze te installeren. Deze extra stap hoeft dus alleen maar genomen te worden als u voor het eerst de bij stap 1 gemaakte certificaat gaat gebruiken. Klik dan op Certificaateigenschappen weergeven. U zult dan het volgende scherm zien verschijnen: 22 Van 31

23 Afbeelding 33: Scherm Certificate Details van Outlook Druk vervolgens binnen dit scherm op de knop Certificaat installeren en dan zal het volgende scherm verschijnen. Afbeelding 34: Wizard Certificaat Importeren van Outlook 23 Van 31

24 Druk in dit scherm op de knop Volgende Afbeelding 35: Wizard Certificaat Importeren Systeemgebied keuze Kies binnen het Systeemgebied keuze explicit voor de optie Alle certificaten in het onderstaande archief opslaan. Druk vervolgens op de knop Bladeren. Het volgende scherm wordt dan zichtbaar. 24 Van 31

25 Afbeelding 36: Certificaatarchief selectiescherm Kies binnen binnen het Certificaatarchief selectiescherm voor de optie Persoonlijk en druk dan op de OK-knop. Het scherm zal sluiten en het Afbeelding 37: Wizard Certificaat importeren met een gekozen Certificaatarchief Nu zal als het goed is het certificaatarchief op Persoonlijk staan en druk dan op de Knop 25 Van 31

26 Volgende. Het aflsluitende scherm voor het importeren van een certificaat zal dan verschijnen. Afbeelding 38: Afsluitend scherm Wizard Certificaat importeren Druk dan op de Knop Voltooien en het certificaat wordt geïmporteerd. Mocht dit succesvol zijn uitgevoerd dan zal het volgende scherm verschijnen. Afbeelding 39: Melding dat certificaat succesvol is geïmporteerd. Druk op de OK-Knop en dan bent u weer terug op het certificaatselectiescherm 26 Van 31

27 Afbeelding 40: Scherm Certificaat selecteren Kies voor het Certificaat Wilhelm Tell en kies vervolgens op OK. Dan dient Outlook voor de zekerheid opnieuw te worden opgestart en zal bij het opstarten van het VBA-script de volgende melding verschijnen. Afbeelding 41: Waarschuwing Beveiligingsprobleem onbekende uitgever certificaat 27 Van 31

28 Kies hierbinnen voor de optie Alle documenten van deze uitgever vertrouwen en dan zal het VBAscript prima binnen Outlook kunnen draaien. 7. Maak het VBA-script als menu optie voor de gebruiker beschikbaar. Om het voor de gebruiker eenvoudig te maken om het VBA-script te gebruiken is het handig deze als menu-optie ter beschikking te stellen. Let op: Dit zal in de meeste gevallen zijn in de Inbox van Outlook. Open hier een mailtje als het VBA-script rechtstreeks gegevens vanuit het mailtje moet gaan lezen. Afbeelding 42: Aanpassen Werkbalk snelle toegang bij een in de Inbox van Outlook Ga naar de plek waar de gebruiker het VBA-script wilt gebruiken en druk dan op de rechter muisknop en dan zal het volgende menu verschijnen: Afbeelding 43: Werkbalk Snelle toegang aanpassen Dan zal het volgende scherm verschijnen: 28 Van 31

29 Afbeelding 44: Werkbalk Snelle toegang binnen de Opties voor Outlook Kies hierbinnen voor de Optie Macro's uit Kies opdrachten uit: Afbeelding 45: Optie macro's binnen kies opdrachten uit 29 Van 31

30 Dan zullen de beschikbare opdrachten vanuit de Macro's verschijnen. In uw geval zal dit er meestal slechts 1 zijn. Het is dus meteen duidelijk welke te selecteren. Selecteer de macro en druk vervolgens op de knop Toevoegen. Indien u dit correct heeft uitgevoerd, dan zal het volgende scherm verschijnen Afbeelding 46: Document.Start toegevoegd aan werkbalk snelle toegang Dan zal de werkbalk Snelle toegang er als volgt uitzien: 30 Van 31

31 Afbeelding 47: Aangepaste Werkbalk snelle start waarin het VBA-script voor de gebruiker eenvoudig is op te starten Prima het is u gelukt om het VBA-script eenvoudig voor de gebruiker te laten opstarten. 31 Van 31