Exporteren naar excel

Transcriptie

1 Exporteren naar excel 9 maart 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Exporteren naar excel Exporteren van schermgegevens Export opvragen Exporteren Sjabloon gebruiken Exporteren vanuit een afdrukvoorbeeld Export opvragen Exporteren

3 1 Exporteren naar excel Inleiding Export naar excel is een mogelijkheid in Wisa om gegevens uit de databank te exporteren naar een excel document. Dit document kan daarna gebruikt worden om de geëxporteerde gegevens verder te bewerken voor eigen gebruik. Bijvoorbeeld een klassenlijst exporteren om daarnaast een tabel aan te maken bij de voorbereidingen van een schoolreis. Ook kan dit document dienen als een importbestand voor een andere toepassing waarvoor de gegevens uit de databank nodig zijn bijvoorbeeld Smartschool,... Het document kan ook dienen om een digitaal leerlingen bestand te kunnen doormailen naar de leerkrachten die de nodige gegevens kunnen aanpassen en terug doormailen. Een export naar excel kan gedaan worden van schermgegevens of vanuit een afdrukvoorbeeld. Beide mogelijkheden worden hieronder verder uitgelegd. 2

4 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren van schermgegevens Export opvragen Er kan vanuit bepaalde schermen een export gedaan worden naar excel. Dit zijn schermen waarin een lijst staat. Bijvoorbeeld Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling - klas - vakkenpakket. In het scherm waar u de export gaat uitvoeren, kunt u ook nog extra velden toevoegen aan het overzicht om mee te exporteren. Als de velden definitief zijn, kunt u de export opvragen door : Rechtsklik met de muis op de lijst Via Hulpschermen - Export naar MS excel Via de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [E] Figuur 1.1: Rechtermuisklik in lijst Figuur 1.2: Hulpschermen - Export naar MS excel

5 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren Wanneer u gekozen heeft voor een van bovenstaande mogelijkheden, krijgt u het volgende scherm : Figuur 1.3: Keuze maken van gegevens In dit scherm staan de volgende onderdelen : Sjabloon : Dit veld kunt u invullen door via het map-icoon achteraan het veld aan te klikken. Hier kiest u voor het sjabloon dat u in excel hebt aangemaakt. Het gebruik van een sjabloon kan in het volgend gedeelte bekijken. Opslaan als : Hier kunt u ook via het map-icoon, achteraan het veld, de locatie kiezen en de naam opgeven waar u het excel bestand wil opslaan. Kolommen : In deze tabel kunt u de keuze maken welke kolommen u graag wilt exporteren. U kunt diegene die u wenst te exporteren aan te vinken en omgekeerd. De volgorde van de kolommen kunnen ook aangepast worden door de pijl-toetsen naar de tabblad. Maar dit kunt daarna in excel ook nog aanpassen. Start in cel : Hier kunt u aanduiden vanaf welke kolom en rij u deze gegevens wil exporteren. Bijvoorbeeld in een reeds bestaand excel bestand staan al enkele titels ingegeven in de eerste 2 rijen titels en in de eerste kolom datums. Hier kunt u dan bijvoorbeeld B3 ingeven om de gegevens te exporteren juist in de linkerbovenhoek van de tabel. Als u dit veld leeg laat, dan wordt er standaard A1 gekozen. Veldnamen in eerste rij : Als u dit zou aanvinken gaat hij automatisch boven de eerste lijn van de exportgegevens de kolomtitels plaatsen uit het scherm. Deze naam kunt u ook aanpassen in de tabel.

6 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR EXCEL 5 Excel starten : Wanneer dit aangevinkt is, zal wisa eerst de gegevens exporteren naar het opgegeven bestand en daarna automatisch het bestand ook openen. Zo krijgt u ook direct het resultaat te zien. Tabblad Exportgegevens : In dit tabblad heeft u de mogelijkheid om de gegevens die gaan geëxporteerd worden te bekijken en indien nodig manueel aangepast worden. Figuur 1.4: Exportgegevens opvragen Aanmaken : Hiermee geeft u het commando aan wisa om de gegevens te exporteren met de ingestelde parameters uit dit scherm. Wisa zal op de opgegeven locatie een excel bestand hebben aangemaakt en hiervan nog een melding geven. U moet wel voldoende rechten hebben op de map waarin u het bestand gaat wegschrijven. Als het bestand al eens geëxporteerd en geopend is, moet u het bestand eerst sluiten vooraleer u dit opnieuw gaat uitvoeren.

7 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR EXCEL Sjabloon gebruiken In dit gedeelte wordt er kort uitgelegd hoe je kan werken met een sjabloon. Een sjabloon is een voorop aangemaakt document dat kan gebruikt worden om externe gegevens in te vullen. De plaats waar deze gegevens moeten komen, kan later bepaald worden door Start in cel in te vullen. Hieronder een voorbeeld van een sjabloon : Figuur 1.5: Voorbeeld van een sjabloon Bij het exporteren van de gegevens, moet je het sjabloon bovenaan opgeven. Daarna geef je nog de gewenste bestandsnaam op en selecteer je de kolommen en volgorde hoe je de gegevens gaat exporteren. Bij Start in cel vul je dan de cel in waarin hij moet starten met de gegevens te exporteren. Na de export zal je het volgend resultaat krijgen : Figuur 1.6: Voorbeeld van de export in een sjabloon

8 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren vanuit een afdrukvoorbeeld Export opvragen Wanneer een formulier wordt opgevraagd als afdrukvoorbeeld, kan dit afdrukvoorbeeld ook geëxporteerd worden naar een excel bestand. Alle afdrukvoorbeelden zijn mogelijk te exporteren naar excel, maar formulieren met lijsten exporteren beter dan met fiches Om via een afdrukvoorbeeld van een formulier een export op te vragen, zijn er ook twee mogelijkheden. Bij beide mogelijkheden kiest u voor de export naar Excel bestand (XML). Rechtsklik met de muis in het formulier Via het export-icoon in de knoppenbalk (rechts van het diskette-icoon) Figuur 1.7: Rechtermuisklik in formulier Figuur 1.8: Exporteren via export-icoon

9 HOOFDSTUK 1. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren Na het kiezen van exporteren naar een excel bestand (XML), krijgt u het volgende scherm : Figuur 1.9: Exportinstellingen Dit scherm zijn de volgende onderdelen belangrijk: Paginabereik : Bij dit onderdeel wordt er gekozen welke pagina s er moeten geëxporteerd worden. Alles voor alle pagina s, Huidige pagina voor de pagina waar u op staat, Pagina s om een bereik in te geven bijvoorbeeld 1,3 of 1-3. Exporteer instellingen : Hier zijn Doorlopend en Page breaks de twee belangrijkste mogelijkheden. Doorlopend zal in de export geen rekening houden met een pagina-einde (alles onder elkaar plaatsen). Page breaks gaat de pagina-eindes wel respecteren, dus de volledige pagina s exporteren naar excel. Na het exporteren Excel starten Als dit aanvinkt is, zal wisa eerst het bestand exporteren en daarna automatisch het bestand openen als het aangemaakt is. Na het ingeven van de gewenste instellingen, kunt u op Ok klikken en kiest u eerst nog voor de gewenste naam en locatie voor het bestand. U klikt daarna op Opslaan en het bestand wordt aangemaakt op de gekozen locatie. Hier komt echter geen melding na de export.