Afdrukbeheer. 9 maart WISA helpdesk

Transcriptie

1 Afdrukbeheer 9 maart 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Afdrukbeheer Een afdruk maken Afdrukken vanuit een scherm Gebruik maken van de formulierenbibliotheek Afdruk formulieren Wisa-formulieren Gebruikersformulieren Formuliernaam opzoeken Prioriteitenschema voor formulieren Formulieren Aanpassen/creëren van formulieren Bijwerken formulieren Distributie van formulieren Distributie van de Wisa-formulieren Distributie van eigen formulieren Formulierkast Eigen versie van bestaand formulier Werken in schermen/formulierenbibliotheek Prioriteitenschema voor formulieren Formulieren koppelen aan een scherm Nieuwe formulieren toevoegen Formulieren toevoegen aan de formulierenbibliotheek Nieuwe fiche Parameter invullen Organiseren van uw formulieren Exporteren naar PDF Formulieren in afdrukvoorbeeld exporteren naar PDF Formulieren rechtstreeks exporteren naar PDF Formulieren als PDF bijlage mailen instellingen Als PDF mailen

3 2 4 Exporteren naar Word Seriebrief Aanmaak startdocument Export opvragen Export naar meerdere, aparte documenten Naam sjabloon Nieuwe tabel Aanmaak startdocument Export opvragen Exporteren van gegevens Tabel opvullen Aanmaak startdocument Export opvragen Exporteren van gegevens Exporteren naar excel Exporteren van schermgegevens Export opvragen Exporteren Sjabloon gebruiken Exporteren vanuit een afdrukvoorbeeld Export opvragen Exporteren

4 1 Afdrukbeheer Inleiding Als gebruiker in kunt u gegevens op verschillende wijzen opvragen. Enerzijds kunt u gegevens op het scherm raadplegen. Hiervoor kunt u onder andere de functionaliteit de verrekijker gebruiken. U kunt hier ook een afdruk van de gewenste gegevens maken. In de standaard wisa map wordt er ook een PDF bestand meegeleverd met de bestaande formulieren in wisa samen met de locatie waar deze kunnen afgedrukt worden. Bij het afdrukken ( naar de printer - kopieerapparaat) van lijsten, etiketten,... worden gegevens uit de databank in een formulier (sjabloon) geplaatst. Dit formulier staat op de harde schijf en wordt ingevuld met de gegevens uit de databank. De formulieren bevinden zich niet in de databank. Bij het afdrukken van een klaslijst - gesorteerd op klasnummer - wordt het formulier ollkl.arf opgevuld met de gegevens van de instelling - klas. Figuur 1.1: Voorbeeld van een afdruk van een formulier 3

5 HOOFDSTUK 1. AFDRUKBEHEER 4 In de opleiding formuliergenerator wordt aangeleerd hoe u deze formulieren zowel qua inhoud (gegevensbeheer) als qua lay out kunt aanpassen of zelf opbouwen. 1.1 Een afdruk maken Om een afdruk van uw gegevens te maken, kunt u op twee manieren te werk gaan namelijk: Afdrukken vanuit een scherm Gebruik maken van de formulierenbibliotheek Afdrukken vanuit een scherm De afdruk maakt gebruik van de gegevens uit het scherm om het gekozen formulier mee op te vullen. Hier wordt geen rekening gehouden met de sorteervolgorde, toegevoegde kolommen,.... De velden op het formulier bepalen de samenstelling en lay out van de uiteindelijke afdruk. Om een formulier af te drukken, volgt u de volgende stappen : Openen van het scherm : U gaat naar het scherm waaruit u een afdruk wilt ophalen. Afdruk formulier kiezen : U heeft hier verschillende mogelijkheden: Via Printericoon : U kunt het zwart pijltje naast het printericoon aanklikken om een afdruk te selecteren en af te drukken. Via Afdrukvoorbeeld : U kunt ook naast het afdrukvoorbeeld het zwart pijltje aanklikken om een afdruk te selecteren en een voorbeeld op te roepen. Figuur 1.2: Afdrukmogelijkheden U kunt een formulier als standaard formulier toekennen aan een scherm via Voorkeuren - Formulieren. Als dit toegekend is, zal dit formulier standaard genomen worden bij het klikken op het printericoon of het afdrukvoorbeeld. Wanneer er geen standaard formulier is toegekend aan een scherm krijgt u een kader met de mogelijke formulieren als u klikt op één van de iconen. Scherm Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per klas Hier kunt u een klaslijst afdrukken Scherm Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling Hier kunt u een steekkaart/fiche van een personeelslid afdrukken Scherm Facturatie - Facturen/creditnota s - Per factuur - Periode - Documenten - Fiche Hier kunt u een factuur afdrukken

6 HOOFDSTUK 1. AFDRUKBEHEER Gebruik maken van de formulierenbibliotheek De formulierenbibliotheek bevat een groot aantal formulieren, georganiseerd in categorieën. Deze formulieren zijn toegankelijk voor alle gebruikers met toegang tot de databank. Aangezien de formulierenbibliotheek losstaat van de scherminhoud, dient u een aantal parameters in te voeren om het formulier in te vullen. Om via de formulierenbiliotheek een formulier te gaan ophalen, doet u het volgende: Bibliotheek openen : Om de bibliotheek te openen, klikt u op het icoon Bibliotheek dat u op het tabblad Start kunt terugvinden. Figuur 1.3: Start - Bibliotheek openen Afdruk selecteren : U kiest voor de categorie die het formulier, dat u wenst af te drukken, bevat. Daarna kiest u voor het formulier (of eerst nog de subcategorie(ën)). U kunt ook onderaan rechts een deel van de omschrijving invullen om het formulier op te zoeken. Afdruk parameters : Als je het formulier geselecteerd hebt, kunt u kiezen voor het tabblad Afdruk parameters of gewoon dubbelklikken op het gewenste formulieren. In dit tabblad voert u de gewenste gegevens in. Deze gegevens worden gebruikt om het formulier op te vullen. Afdruk : U kunt hierna kiezen voor het printericoon om het formulier af te drukken of het afdrukvoorbeeld om een voorbeeld van het formulier op te roepen op het scherm. Figuur 1.4: Invoeren van parameters in de bibliotheek

7 HOOFDSTUK 1. AFDRUKBEHEER Afdruk formulieren Bij het bewaren van formulieren op uw harde schijf maakt u het onderscheid tussen twee locaties : Wisa-formulieren Gebruikersformulieren U kunt de locatie van deze formulieren wijzigen via Voorkeuren - Client instellingen Wisa-formulieren Standaard worden de Wisa-formulieren bij de installatie in de map C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms\Wisa. In deze map mag u geen eigen formulieren bewaren of Wisa-formulieren overschrijven. Deze worden immers overschreven bij het uitvoeren van een update of via bijwerken van de formulieren Gebruikersformulieren De formulieren die u zelf heeft ontworpen, aangepast,... kunt u terugvinden in de map C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms\Lokaal. Dit kan natuurlijk ook op een andere plaats in het netwerk geplaatst worden. In de toepassing zijn dit de gebruikersformulieren. Hier worden geen Wisa-formulieren bewaard. Deze map wordt niet gewijzigd na het uitvoeren van een update en worden niet overschreven via bijwerken van formulieren Formuliernaam opzoeken Indien u wil weten welk formulier u gebruikt bij het afdrukken van gegevens, kunt u de volgende werkwijze hanteren: Pad formulieren wijzigen : Via de Windows-verkenner kunt u de map Wisa onder de structuur C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms aanpassen door hier een extra karakter aan toe te voegen. Bijvoorbeeld : Wisa1 Afdruk maken : Open het scherm van waaruit u een afdruk wenst te maken. Hierna kiest u voor het afdrukvoorbeeld icoon. Foutmelding : Na het oproepen van het afdrukvoorbeeld, gaat u een foutmelding krijgen waarin de naam van het formulier vermeld wordt omdat dit niet in de opgegeven locatie gevonden kan worden.

8 HOOFDSTUK 1. AFDRUKBEHEER 7 Pad formulieren herstellen : Als u weet welke naam het formulier heeft, kunt u de foutmelding weg klikken. Daarna kunt u best terug via de verkenner de map terug aanpassen naar zijn oorspronkelijke naam (in dit voorbeeld de 1 weglaten). Figuur 1.5: Foutboodschap formulierpad Deze werkwijze kan handig zijn wanneer bijvoorbeeld u wenst de lay out van een bepaald formulier aan te passen waarvan u de naam niet kent. Bij het afdrukvoorbeeld of het printericoon staat hier ook meestal de naam van het formulier aan de rechterkant. Dit is niet altijd het formulier dat werkelijk wordt afgedrukt. Bijvoorbeeld bij Facturatie - Facturen/Creditnota s - Per factuur staat er rekiban.arf maar eigenlijk wordt het formulier afgedrukt dat gedefinieerd staat bij het detailboek onder formulier document Prioriteitenschema voor formulieren Wis@d volgt een bepaalde volgorde bij het afdrukken van gegevens. Hieronder kunt u het stappenplan vinden : 1. Eerst kijkt het programma in de map...\forms \lokaal of er een gebruikersformulier (een aangepast formulier) bestaat. Indien dit zo is, zal dit formulier gebruikt worden voor de afdruk. 2. Als het programma in de lokale map het formulier niet gaat terugvinden, zal het programma verder zoeken in de map...\forms \wisa. Wanneer het programma dit formulier hier kan terugvinden, zal dit formulier gebruikt worden voor de afdruk. 3. Indien het programma het formulier in beide mappen niet gaat terugvinden wordt er gewoon een foutmelding gegeven met de vermelding van het ontbrekende formulier.

9 2 Formulieren Inleiding Als u gaat werken met formulieren kunt u : een bestaand formulier aanpassen naar een eigen versie ofwel een nieuwe formulier aanmaken Via beide werkwijzen moet u het aangemaakt/aangepast formulier toevoegen aan de gebruikersmap. De formulieren die hierna worden gekoppeld worden aan een bepaald scherm, zijn enkel toegankelijk voor de gebruikers die het formulier hebben toegevoegd aan dit scherm. Als de formulieren toegevoegd worden aan de formulierenbibliotheek, zijn deze ook beschikbaar voor alle gebruikers in de databank. 8

10 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN Aanpassen/creëren van formulieren Indien u formulieren wenst aan te passen, maakt u hiervoor gebruik van de formuliergenerator. Dit programma laat toe bestaande formulieren aan te passen naar uw eigen wensen of nieuw formulieren (vanaf nul) op te bouwen. Meer informatie in verband met het gebruik van de formuliergenerator krijg je tijdens de opleidingen formuliergenerator voor beginners en formuliergenerator voor gevorderden. 2.2 Bijwerken formulieren In de nieuwe versie van Wis@d kunnen de laatste nieuwe wijzigingen aan de de formulieren opgehaald worden via Hulpschermen - Bijwerken formulieren. Indien u merkt dat er formulieren niet juist zijn of waarvan de officiële lay out aangepast is, kunt u via Bijwerken formulieren de laatste versies van de formulieren ophalen. 2.3 Distributie van formulieren Wis@d maakt gebruik van formulierbestanden bij het afdrukken van gegevens. Dit gebeurt zowel bij het afdrukken vanuit een scherm als het afdrukken door gebruik te maken van de formulierenbibliotheek. Deze formulierenbestanden worden gekopieerd naar de client-computer/netwerklocatie (afhankelijk van de parameters die gebruikt worden bij de installatie). De formulieren mogen niet in submappen geplaatst worden onder deze formuliermappen. Het toevoegen van nieuwe formulieren aan een scherm of aan de formulierenbibliotheek is niet voldoende om de afdrukken effectief te kunnen maken. Hiervoor dienen de nieuwe bestanden ook fysiek naar de clientcomputer/netwerklocatie gekopieerd te worden Distributie van de Wisa-formulieren Standaardformulieren die Wisa voorziet in het programma worden verspreid bij het uitvoeren van versie-updates. Het is belangrijk dat u met de laatste versie van het programma werkt zodat u beschikt over de recenste formulierbestanden of recent bijwerken van de formulieren heeft uitgevoerd.

11 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN Distributie van eigen formulieren Indien u formulieren zelf aanpast, kunt u deze organiseren door deze op een gedeelde netwerklocatie te plaatsen. Om dit uit te voeren, kunt u via volgende werkwijze te werk gaan : Kopiëren : Kopieer de formulieren naar een gedeelde netwerklocatie of plaats de aangepaste formulieren op elke client-computer Map selectie : Onderstaande schermvoorbeeld maakt gebruik van de map F:\Netwerkmap\Forms\Lokaal Controle locatie : Zorg ervoor dat alle client-computers gebruik maken van dezelfde instellingen voor formulieren. Figuur 2.1: Formulier mappen Formulierkast Let op : Het is belangrijk dat alle gebruikers de juiste map aanpassen omdat als de map Wisa-formulieren verwijst naar de netwerkmap, zal er na een update de standaard-wisa formulieren hier ook bijkomen/overschreven worden. Er bestaat ook een mogelijkheid om uw formulieren in een kast te plaatsen. Hierdoor zal u een kast moeten definiëren in de databank die naar een bepaalde locatie verwijst bijvoorbeeld een FTP locatie. Als u een aangepast formulier in de kast gaat plaatsen, kunnen de gebruikers het formulier op hun computer uit de kast halen. U kunt hierover meer lezen in de handleiding Formulierenkasten.

12 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN Eigen versie van bestaand formulier Werken in schermen/formulierenbibliotheek Indien u de bestaande afdruk niet wenst te gebruiken, kunt u hiervoor uw eigen versie maken. Deze drukt u dan af door gebruik te maken van dezelfde afdrukopdracht. Bij het maken van een eigen versie van formulieren, zijn de acties die u dient te ondernemen minimaal. U kunt wel een aantal instellingen controleren om er zeker van te zijn dat u een correcte afdruk krijgt : Bestandsnaam : Zorg er voor dat de bestandsnaam van uw eigen versie van het formulier identiek is aan de originele naam van het Wisa-formulier. Formulierlocatie : Plaats de eigen versie van het bestaande formulier in de map met gebruikersformulieren. Figuur 2.2: Naam formulier Prioriteitenschema voor formulieren Wis@d volgt een bepaalde volgorde bij het afdrukken van gegevens. Hieronder kunt u het stappenplan vinden : 1. Eerst kijkt het programma in de map...\forms \lokaal of er een gebruikersformulier (een aangepast formulier) bestaat. Indien dit zo is, zal dit formulier gebruikt worden voor de afdruk. 2. Als het programma in de lokale map het formulier niet gaat terugvinden, zal het programma verderzoeken in de map...\forms \wisa. Wanneer het programma dit formulier hier kan terugvinden, zal dit formulier gebruikt worden voor de afdruk. 3. Indien het programma het formulier in beide mappen niet gaat terugvinden wordt er gewoon een foutmelding gegeven met de vermelding van het ontbrekende formulier.

13 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN Formulieren koppelen aan een scherm Nieuwe formulieren kunnen aan één of meerdere schermen gekoppeld worden. Afhankelijk van de wijzigingen in een bestaand schermformulier gaat u op een andere wijze te werk. Bij het toevoegen van formulieren aan een bepaald scherm kan enkel de actieve gebruiker die het formulier toevoegt, gebruik maken van het toegevoegde formulier. Andere gebruikers krijgen het formulier niet te zien Nieuwe formulieren toevoegen U heeft een nieuwe lay out gemaakt. Dit is een nieuwe formulier met een eigen gekozen naam in de lokale map. U voegt dit formulier toe aan het gekozen scherm. Figuur 2.3: Afdrukvoorbeeld zonder toegevoegd formulier De toegevoegde afdruk is enkel zichtbaar voor de gebruiker die het formulier aan het scherm heeft gekoppeld. Om het formulier te koppelen aan een scherm, doet u het volgende : Openen van venster : Zoek het venster waaraan u een formulier wilt toevoegen en open het venster Open vensterinstellingen : Als u in het gewenste scherm bent, kiest u voor Voorkeuren - Formulieren. Figuur 2.4: Voorkeuren - Formulieren

14 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN 13 Formulieren toevoegen : In dit scherm kunt u kiezen voor het invoeg-icoon. Hier krijgt u een scherm waar u de naam en bestand moet invullen. De naam mag een zelfgekozen naam zijn. Het pad naar het bestand kan manueel ingetypt worden of gekozen worden via map icoon achteraan het veld. Figuur 2.5: Toevoegen van een formulier Na het toevoegen van het formulier kiest u hierna 2x voor Gereed. Nu kunt u het formulier oproepen via het afdrukvoorbeeld en via afdrukken. Elk toegevoegd formulier kunt u terugvinden onderaan in de lijst. Er is ook een onderscheid gemaakt tussen de standaard en de toegevoegde formulieren. Figuur 2.6: Afdrukvoorbeeld met toegevoegd formulier

15 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN Formulieren toevoegen aan de formulierenbibliotheek Wanneer u formulieren beschikbaar wilt stellen voor meerdere gebruikers, of deze wenst te centraliseren in een Formulierenarchief, voegt u deze toe aan de formulierenbibliotheek. Deze bibliotheek kunt u best laten beheren door één of meerdere bibliothecarissen. Hiervoor dient u volgende stappen te zetten: Maak een fiche aan voor het formulier Voer de benodigde parameters in Plaats het formulier in de juiste categorie In volgende werkwijze wordt er verwacht dat het formulier reeds gekopieerd werd naar de map met gebruikersformulieren Nieuwe fiche Om een nieuwe fiche aan de formulierenbibliotheek toe te voegen, doet u het volgende: Openen : U gaat via Start - Modules - Extra - Systeemgegevens - Formulieren - Fiche om een nieuwe fiche te gaan toevoegen. Code toevoegen : U voegt de code toe voor het formulier. U mag bijvoorbeeld de bestandsnaam hiervoor gebruiken (zonder de extentie.arf). Let op : deze code moet wel uniek zijn. Naam toevoegen : De naam van het formulier mag een naam zijn die eventueel meer informatie geeft over de aard van het formulier. Bestandsnaam kiezen : Hier geeft u het pad op naar het formulier. U kunt dit manueel ingeven of kiezen via het map-icoon achteraan het veld. Categorie (gebr.) : Hier kiest u voor de eigen gedefinieerde categorie waar u het formulier onder wilt plaatsen. Categorie (WISA) : U laat hier de categorie op Alle formulieren staan. Dit kunt u als gebruiker ook niet aanpassen. Omschrijving : U geeft hier een duidelijke omschrijving in over het formulier. Zo kunnen andere gebruikers nalezen of dit formulier nuttig is voor een bepaalde afdruk. Dit veld is niet verplicht om in te vullen. Versienummer : U kunt hier het versienummer ingeven van het formulier. Zo kunnen gebruikers nakijken of het formulier aangepast is. Dit veld is ook niet verplicht om in te vullen.

16 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN 15 Figuur 2.7: Fiche van een formulier Parameter invullen Elk formulier maakt gebruik van bepaalde parameters die het formulier meekrijgt vanuit het scherm. Deze parameters vraagt u na bij de persoon die het formulier heeft ontworpen/aangepast. De volgorde van het toevoegen van parameters is zeer belangrijk. Bijvoorbeeld : parameters voor een klaslijst: Eerst komt de parameter werkdatum Daarna de parameter voor de keuzelijst van de klassen U voegt de parameters toe via het tabblad Parameters. Om een parameter toe te voegen, kiest u bovenaan bij Start voor de knop invoegen. U vult hierna de volgende gegevens verder aan : Naam : Hier vult u de naam van de parameter aan. parameter uit het formulier. Deze moet overeenstemmen met de Omschrijving : In dit veld kunt u omschrijving geven aan de parameter. Deze omschrijving zal ook getoond worden bij het invullen van de parameters via de formulieren bibliotheek. Bijvoorbeeld Vanafdatum - omschrijving: Vul startdatum in van de periode : Type : Dit is het type van de parameters. Er zijn verschillende types en met elk hun eigen formaat : Tekst : enkel tekst bijvoorbeeld klascode, titularis,... Getal : enkel getallen bijvoorbeeld aantal, ID, bedrag,... Datum : datumveld bijvoorbeeld werkdatum, vanafdatum Verwijziging : dit gebruikt het veld Lijst onder dit veld. Deze zorgt ervoor dat wanneer u bijvoorbeeld een klaslijst neemt, wisa de achterliggende ID s van de klassen zal doorgeven aan het formulier in plaats van de klascode/klasomschrijving.

17 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN 16 Lijst : Dit wordt gebruikt als er Verwijzing bij het veld Type staat. Dit geeft verschillende mogelijke lijsten om te gebruiken bij het ingeven van de parameters. Figuur 2.8: Parameters van een formulier Als u de parameters hebt ingegeven, kunt u ook deze testen in het tabblad Afdruk parameters. Op dit tabblad krijgt u de parameters zoals deze zouden voorkomen in de formulierenbibliotheek. Figuur 2.9: Afdruk parameters van een formulier Parameters van standaard Wisa-formulieren kunt/mag u niet aanpassen.

18 HOOFDSTUK 2. FORMULIEREN 17 U kunt de parameters opzoeken in een formulier via Hulpmiddelen - Formuliergenerator - Openen (van formulier) - Rapport - Gegevens - (tabblad) Programma parameters. Figuur 2.10: Parameters in een formulier Bij het toevoegen van een parameter dient u een logische volgorde te hanteren. Afdruk van een leerlingfiche Eerst de parameter KL ID Daarna de parameter LL ID De volgorde voor de parameters komt overeen met de volgorde van invoer Organiseren van uw formulieren U kunt een formulier in een categorie plaatsen door dit aan te duiden via de fiche van een formulier (zoals hiervoor staat beschreven) of u kunt deze in groep toekennen aan een categorie. Via Start - Modules - Extra - Systeemgegevens - Formulieren - In Categorie plaatsen, krijgt u in de linkerkolom de categorieën en in de rechterkolom de formulieren die onder deze categorie zitten. U kunt door in de rechter kolom formulieren te selecteren deze verslepen naar de gewenste categorie in de linkerkolom. In de linkerkolom kunt u met de rechtermuisknop op een categorie klikken om de volgende acties uitvoeren : Nieuwe categorie : Een categorie toevoegen. onder de categorie waar rechts opgeklikt is. Hier gaat hij de categorie toevoegen Hernoemen : Verander de naam van de selecteerde categorie Verwijderen : Verwijder de geselecteerde categorie

19 3 Exporteren naar PDF Inleiding In wisa bestaat er een mogelijkheid om formulieren te gaan exporteren naar PDF. U kunt deze functie gebruiken om gemakkelijk documenten van leerlingen digitaal op te slaan op een netwerkmap of deze documenten door te sturen via mail. In deze handleiding wordt uitgelegd : Formulieren in afdrukvoorbeeld exporteren naar PDF Formulieren rechtstreeks exporteren naar PDF Formulieren als PDF bijlage mailen Formulieren als PDF mailen, zal enkel gaan over mailen naar leerling/vader/moeder/voorkeur leerling 18

20 HOOFDSTUK 3. EXPORTEREN NAAR PDF Formulieren in afdrukvoorbeeld exporteren naar PDF Na het oproepen van het afdrukvoorbeeld van een formulier, kunt u gebruiken maken van de knop Export naar PDF of met de rechtermuisknop klikken in het afdrukvoorbeeld. Figuur 3.1: Exporticoon in afdrukvoorbeeld Figuur 3.2: Rechtsklik in afdrukvoorbeeld Hierna gaat het programma nog een bijkomend scherm tonen waar u nog extra mogelijkheden krijgt voor de export: Figuur 3.3: Vier tabblad van extra scherm De belangrijkste parameter staat op het eerste tabblad Exporteren, met nadruk op Pagina bereik waar u kunt zeggen welke pagina u allemaal wilt exporteren. De overige opties kunt u best laten staan of kunt u aanpassen om eventueel te experimenteren.

21 HOOFDSTUK 3. EXPORTEREN NAAR PDF Formulieren rechtstreeks exporteren naar PDF Onder het tabblad Start staat er een knop Opslaan als PDF. Hier krijgt u dezelfde mogelijke formulieren zoals u zou kiezen voor afdrukken of afdrukvoorbeeld. Figuur 3.4: Opslaan als PDF Hierna gaat het programma nog een bijkomend scherm tonen waar u nog extra mogelijkheden krijgt voor de export: Figuur 3.5: Vier tabblad van extra scherm De belangrijkste parameter staat op het eerste tabblad Exporteren, met nadruk op Pagina bereik waar u kunt zeggen welke pagina u allemaal wilt exporteren. De overige opties kunt u best laten staan of kunt u aanpassen om eventueel te experimenteren.

22 HOOFDSTUK 3. EXPORTEREN NAAR PDF Formulieren als PDF bijlage mailen U kunt ook in plaats van de formulieren bijhouden als PDF-documenten op de computer, deze ook doorsturen in PDF formaat instellingen Voor u de PDF-documenten wilt versturen via , moet u eerst de mail-instellingen instellen/aanpassen in wisa : U kiest via Voorkeuren - Bericht versturen - (Tabblad) U selecteert bij Mails sturen via voor Directe SMTP mailing Bij configuratie vult u de volgende gegevens in : SMTP relay server : hier vult u de uitgaande server in van uw internet provider of mailbox. U kunt dit best navragen bij uw ICT-coördinator. Afzender mail adres : in dit veld vult u het adres in waaruit u de wilt sturen. In het veld Afsluiter kunt u een standaard afsluiting van uw mail toevoegen. Als u wenst om de adressen te versturen via BCC, moet u het veld CC naar invullen met een adres en een naam. Dit mag hetzelfde adres zijn als de afzender. Indien u dit veld leeg laat, zullen dan alle adressen in To verstuurd worden. Figuur 3.6: instellingen

23 HOOFDSTUK 3. EXPORTEREN NAAR PDF Als PDF mailen Na het instellen van de instellingen, kunt u via Start de keuze maken voor Als PDF mailen. Als u hierop geklikt hebt, krijgt u een extra venster. Hier kunt u in de linkerkolom het gewenste formulier selecteren en in de rechterkolom naar de gewenste persoon/personen. Figuur 3.7: Als PDF mailen Wanneer u op Ok klikt, krijgt u daarna nog een ander venster om nog een onderwerp en bericht te typen. Voor eventuele details in te stellen, kunt u klikken op details. Hier kunt u dan : Test adressen : Als dit aangevinkt wordt, zal het programma eerste de adressen testen. De knop Zenden zal veranderen naar Testen. Stop bij eerste fout : Wanneer dit aangevinkt staat, zal het programma stoppen met zenden als het programma een fout tegenkomt. Selecteer adressen : Als u dit uitvinkt, wordt er geen adressen geselecteerd. U kunt dan de adressen selectief selecteren. Als u dit terug aanvinkt, worden de adressen terug allemaal geselecteerd. Om daarna het bericht te verzenden, kiest u voor de knop Zenden. Figuur 3.8: Verzenden opties

24 4 Exporteren naar Word Inleiding De exportfunctie laat toe gegevens uit een overzichtscherm te exporteren naar een tekstdocument voor MS Word of OpenOffice. U kunt deze export doen voor het huidige record of voor alle records in de lijst. De samenstelling van uw overzicht kunt u hierbij overnemen zodat u dit niet in uw tekstverwerker dient aan te passen. Bij het maken van een export naar MS Word heeft u drie mogelijkheden : Seriebrief Nieuwe tabel Tabel opvullen In elk exporttype vertrekt u vanuit een opgemaakt document. 23

25 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Seriebrief De optie seriebrief laat toe gegevens uit een overzichtsscherm te exporteren naar velden in een bestaand document. Dit document wordt als sjabloon gebruikt. Op basis van dit document wordt een nieuw document(en) aangemaakt. Voor elk record, dat geëxporteerd wordt, zal een nieuw document aangemaakt worden Aanmaak startdocument Het startdocument gebruikt u als sjabloon om uw gegevens uit de databank in weg te schrijven. Hieronder vindt u de stappen terug om het startdocument aan te maken: Tekst toevoegen U opent een tekstdocument en vul hier basistekst voor het document in. Velden invoegen Op de plaats waar de gegevens dienen ingevoerd te worden, voegt u velden toe. De veldnamen zijn dezelfde als de veldnamen uit de databank en plaatst u tussen accolades in drukletters. Bijvoorbeeld {PS NAAM}, {LL GEBOORTEDATUM} Veldnamen opzoeken De mogelijke veldnamen kunt u terugvinden onder : Bij het toevoegen van velden aan een overzicht Na het klikken bij Nieuwe tabel in de exportfunctie Hieronder een voorbeeld van een startdocument : Figuur 4.1: Voorbeeld van een startdocument

26 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Export opvragen Na het opslaan van uw startdocument kunt u de gegevens uit het overzicht exporteren naar dit document. Vooraleer u de export gaat starten, zorgt u dat alle gewenste velden zijn toegevoegd aan het overzicht waaruit u de gegevens gaat exporteren. Daarna kunt u het exportscherm openen via de volgende mogelijkheden : Rechtsklik met de muis op de lijst Via Hulpschermen - Export naar MS word Via de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [W] Figuur 4.2: Rechtermuisklik in lijst Figuur 4.3: Hulpschermen - Export naar MS word

27 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Export naar meerdere, aparte documenten Wanneer het exportscherm geopend is en kiest u voor de optie Seriebrief : Figuur 4.4: Exportscherm : Export naar MS Word In dit scherm geeft u het pad op naar het startdocument via het map-icoon achteraan het veld. Bij het type seriebrief kunt u de volgende zaken nog verder specifiëren : Acties : Afdrukken : Wisa zal de documenten rechtstreeks afdrukken Opslaan : De documenten worden aangemaakt en zullen opgeslagen worden in de opgegeven map. Deze map kan opgegeven worden in het veld Opslaan in map. Word open laten : Tijdens het exporteren, zal word openblijven zodat u een snelle controle kan doen. Documenten open laten : Dit kan enkel aangevinkt worden in combinatie van word open laten. Word gaat elk document, dat aangemaakt werd, open laten staan. Alleen huidig record : Als dit aangevinkt is, gaat wisa enkel het actieve record (uit de lijst) exporteren. Opslaan in map : Dit is de map die zal gebruikt worden om de aangemaakte documenten op te slaan, indien Opslaan aangevinkt is bij de acties. Naam sjabloon : Hier kunt u de naam van het Seriedocument definiëren. De verschillende mogelijkheden worden later besproken. Naam document : Dit moet u invullen als u het vinkje samenvoegdocument aanmaken hebt aangevinkt. Dit document is een verzameling van alle documenten die zijn aangemaakt.

28 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD 27 Ontbrekende ophalen : Door hierop te klikken, komen de velden op het scherm die in het startdocument staat maar niet ingevuld worden door de exportgegevens. In het scherm onderaan kunt u de waarde nog bij aanvullen. Enkele voorbeelden : {LL NAA} komt op het scherm en is duidelijk een typfout. Dit kan dan nog aangepast worden in het startdocument. {DATUM} wordt getoond op het scherm, hier kan de huidige datum (of speciale datum) opgegeven worden bij de waarde. Klik op de knop Aanmaken om de export naar word te starten met de ingestelde parameters Naam sjabloon Voor de naam van document dat x aantal keer zal aangemaakt worden, is er een mogelijkheid om dit document een unieke naam toe te kennen. De mogelijkheden zijn: %N% Door dit te gebruiken in een naam wordt er een automatische nummering toegekend. Bijvoorbeeld Doc%N% geeft als uitvoer : Doc1.doc, Doc2.doc,... %D% Als u dit meegeeft in de naam, komt bij uitvoer de datum bij in de naam van de documenten. Bijvoorbeeld %D% Doc %N% geeft als uitvoer Doc 1, Doc 2,... %VELDNAAM% Deze mogelijkheid zet in de naam van het document de waarde van de veld naam. Bijvoorbeeld %LL NAAM% %LL VOORNAAM%-fiche geeft als uitvoer De Key Mounfiche.doc, De Meyer Vic-fiche.doc,... Om een duidelijke en unieke benaming te bekomen van een document, kunt u best combinaties gebruiken van bovenstaande mogelijkheden. LET OP: Indien bij een seriebrief geen unieke benamingen zijn, kunnen documenten overschreven worden. Hiervan komt er geen melding.

29 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Nieuwe tabel U kan in een bestaand document een nieuwe tabel invoege. Bij het aanmaken van een tekstdocument plaatst u een veld (dat niet geëxporteerd wordt - unieke veldnaam) op de plaats waarde tabel dient te komen Aanmaak startdocument Het startdocument gebruikt u als sjabloon om uw gegevens uit de databank in weg te schrijven. Hieronder vindt u de stappen terug om het startdocument aan te maken: Tekst toevoegen U opent een tekstdocument en vul hier basistekst voor het document in. Tabellocatie invoegen Op de plaats waar de tabel zou ingevoegd moeten worden, voegt u een nieuwe veldnaam aan toe. Deze veldnaam moet verschillend zijn met de veldnamen uit de databank. Bijvoorbeeld {TABEL LL} of {PS ADRES} Hieronder een voorbeeld van een startdocument : Figuur 4.5: Voorbeeld van een startdocument

30 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Export opvragen Na het opslaan van uw startdocument kunt u de gegevens uit het overzicht exporteren naar dit document. Vooraleer u de export gaat starten, zorgt u dat alle gewenste velden zijn toegevoegd aan het overzicht waaruit u de gegevens gaat exporteren. Daarna kunt u het exportscherm openen via de volgende mogelijkheden : Rechtsklik met de muis op de lijst Via Hulpschermen - Export naar MS word Via de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [W] Figuur 4.6: Rechtermuisklik in lijst Figuur 4.7: Hulpschermen - Export naar MS word

31 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Exporteren van gegevens Wanneer het exportscherm geopend is en kiest u voor de optie Nieuwe tabel Figuur 4.8: Exportscherm : Export naar MS Word In dit scherm geeft u het pad op naar het startdocument via het map-icoon achteraan het veld. Bij dit type kunt u de volgende zaken nog verder specifiëren : Acties : Afdrukken : Wisa zal het document rechtstreeks afdrukken Opslaan : Het document wordt aangemaakt en zal opgeslagen worden in de opgegeven map. Deze map kan opgegeven worden in het veld Bestandsnaam. Word open laten : Tijdens het exporteren, zal word openblijven zodat u een snelle controle kan doen. Documenten open laten : Dit kan enkel aangevinkt worden in combinatie van word open laten. Word gaat elk document, dat aangemaakt werd, open laten staan. Bestandsnaam : In dit veld geeft u de bestandsnaam en locatie op van het bestand waarnaar de gegevens geëxporteerd worden.. Enkel bij het aanvinken van Opslaan onder acties, zal dit opgeslagen worden. Veld locatie : Hier plaatst u het zelfgekozen veldnaam die u gedefinieerd hebt in uw startdocument. In het voorbeeld : {TABEL LL} Kolommen : document. Hier vinkt u de kolommen aan die u wenst te exporteren naar word Klik op de knop Aanmaken om de export naar word te starten met de ingestelde parameters.

32 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Tabel opvullen Met deze functie kunt u een tabel laten opvullen die u op voorhand gedefinieerd hebt in een tekstdocument Aanmaak startdocument Het startdocument gebruikt u als sjabloon om uw gegevens uit de databank in weg te schrijven. Hieronder vindt u de stappen terug om het startdocument aan te maken: Tekst toevoegen U opent een tekstdocument en vul hier basistekst voor het document in. Tabel invoegen Voeg een lege tabel toe. Tabelstructuur : 2rijen waarvan : 1ste rij : de kolomhoofding (waarden zelf te kiezen) Eventueel extra rijen met informatie Onderste rij : veldnamen uit de databank Hieronder een voorbeeld van een startdocument : Figuur 4.9: Voorbeeld van een startdocument Let op : Als je een tabel maakt met meer dan één rij, moeten veldnamen in de laatste rij ingebracht worden. Er mag geen lege rij onder de rij komen met de veldnamen. Ook mag er maar één veldnaam per kolom.

33 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Export opvragen Na het opslaan van uw startdocument kunt u de gegevens uit het overzicht exporteren naar dit document. Vooraleer u de export gaat starten, zorgt u dat alle gewenste velden zijn toegevoegd aan het overzicht waaruit u de gegevens gaat exporteren. Daarna kunt u het exportscherm openen via de volgende mogelijkheden : Rechtsklik met de muis op de lijst Via Hulpschermen - Export naar MS word Via de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [W] Figuur 4.10: Rechtermuisklik in lijst Figuur 4.11: Hulpschermen - Export naar MS word

34 HOOFDSTUK 4. EXPORTEREN NAAR WORD Exporteren van gegevens Wanneer het exportscherm geopend is en kiest u voor de optie Tabel opvullen Figuur 4.12: Exportscherm : Export naar MS Word In dit scherm geeft u het pad op naar het startdocument via het map-icoon achteraan het veld. Bij dit type kunt u de volgende zaken nog verder specifiëren : Acties : Afdrukken : Wisa zal het document rechtstreeks afdrukken Opslaan : Het document wordt aangemaakt en zal opgeslagen worden in de opgegeven map. Deze map kan opgegeven worden in het veld Bestandsnaam. Word open laten : Tijdens het exporteren, zal word openblijven zodat u een snelle controle kan doen. Documenten open laten : Dit kan enkel aangevinkt worden in combinatie van word open laten. Word gaat elk document, dat aangemaakt werd, open laten staan. Bestandsnaam : In dit veld geeft u de bestandsnaam en locatie op van het bestand waarnaar de gegevens geëxporteerd worden.. Enkel bij het aanvinken van Opslaan onder acties, zal dit opgeslagen worden. Klik op de knop Aanmaken om de export naar word te starten met de ingestelde parameters.

35 5 Exporteren naar excel Inleiding Export naar excel is een mogelijkheid in Wisa om gegevens uit de databank te exporteren naar een excel document. Dit document kan daarna gebruikt worden om de geëxporteerde gegevens verder te bewerken voor eigen gebruik. Bijvoorbeeld een klassenlijst exporteren om daarnaast een tabel aan te maken bij de voorbereidingen van een schoolreis. Ook kan dit document dienen als een importbestand voor een andere toepassing waarvoor de gegevens uit de databank nodig zijn bijvoorbeeld Smartschool,... Het document kan ook dienen om een digitaal leerlingen bestand te kunnen doormailen naar de leerkrachten die de nodige gegevens kunnen aanpassen en terug doormailen. Een export naar excel kan gedaan worden van schermgegevens of vanuit een afdrukvoorbeeld. Beide mogelijkheden worden hieronder verder uitgelegd. 34

36 HOOFDSTUK 5. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren van schermgegevens Export opvragen Er kan vanuit bepaalde schermen een export gedaan worden naar excel. Dit zijn schermen waarin een lijst staat. Bijvoorbeeld Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling - klas - vakkenpakket. In het scherm waar u de export gaat uitvoeren, kunt u ook nog extra velden toevoegen aan het overzicht om mee te exporteren. Als de velden definitief zijn, kunt u de export opvragen door : Rechtsklik met de muis op de lijst Via Hulpschermen - Export naar MS excel Via de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [E] Figuur 5.1: Rechtermuisklik in lijst Figuur 5.2: Hulpschermen - Export naar MS excel

37 HOOFDSTUK 5. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren Wanneer u gekozen heeft voor een van bovenstaande mogelijkheden, krijgt u het volgende scherm : Figuur 5.3: Keuze maken van gegevens In dit scherm staan de volgende onderdelen : Sjabloon : Dit veld kunt u invullen door via het map-icoon achteraan het veld aan te klikken. Hier kiest u voor het sjabloon dat u in excel hebt aangemaakt. Het gebruik van een sjabloon kan in het volgend gedeelte bekijken. Opslaan als : Hier kunt u ook via het map-icoon, achteraan het veld, de locatie kiezen en de naam opgeven waar u het excel bestand wil opslaan. Kolommen : In deze tabel kunt u de keuze maken welke kolommen u graag wilt exporteren. U kunt diegene die u wenst te exporteren aan te vinken en omgekeerd. De volgorde van de kolommen kunnen ook aangepast worden door de pijl-toetsen naar de tabblad. Maar dit kunt daarna in excel ook nog aanpassen. Start in cel : Hier kunt u aanduiden vanaf welke kolom en rij u deze gegevens wil exporteren. Bijvoorbeeld in een reeds bestaand excel bestand staan al enkele titels ingegeven in de eerste 2 rijen titels en in de eerste kolom datums. Hier kunt u dan bijvoorbeeld B3 ingeven om de gegevens te exporteren juist in de linkerbovenhoek van de tabel. Als u dit veld leeg laat, dan wordt er standaard A1 gekozen. Veldnamen in eerste rij : Als u dit zou aanvinken gaat hij automatisch boven de eerste lijn van de exportgegevens de kolomtitels plaatsen uit het scherm. Deze naam kunt u ook aanpassen in de tabel.

38 HOOFDSTUK 5. EXPORTEREN NAAR EXCEL 37 Excel starten : Wanneer dit aangevinkt is, zal wisa eerst de gegevens exporteren naar het opgegeven bestand en daarna automatisch het bestand ook openen. Zo krijgt u ook direct het resultaat te zien. Tabblad Exportgegevens : In dit tabblad heeft u de mogelijkheid om de gegevens die gaan geëxporteerd worden te bekijken en indien nodig manueel aangepast worden. Figuur 5.4: Exportgegevens opvragen Aanmaken : Hiermee geeft u het commando aan wisa om de gegevens te exporteren met de ingestelde parameters uit dit scherm. Wisa zal op de opgegeven locatie een excel bestand hebben aangemaakt en hiervan nog een melding geven. U moet wel voldoende rechten hebben op de map waarin u het bestand gaat wegschrijven. Als het bestand al eens geëxporteerd en geopend is, moet u het bestand eerst sluiten vooraleer u dit opnieuw gaat uitvoeren.

39 HOOFDSTUK 5. EXPORTEREN NAAR EXCEL Sjabloon gebruiken In dit gedeelte wordt er kort uitgelegd hoe je kan werken met een sjabloon. Een sjabloon is een voorop aangemaakt document dat kan gebruikt worden om externe gegevens in te vullen. De plaats waar deze gegevens moeten komen, kan later bepaald worden door Start in cel in te vullen. Hieronder een voorbeeld van een sjabloon : Figuur 5.5: Voorbeeld van een sjabloon Bij het exporteren van de gegevens, moet je het sjabloon bovenaan opgeven. Daarna geef je nog de gewenste bestandsnaam op en selecteer je de kolommen en volgorde hoe je de gegevens gaat exporteren. Bij Start in cel vul je dan de cel in waarin hij moet starten met de gegevens te exporteren. Na de export zal je het volgend resultaat krijgen : Figuur 5.6: Voorbeeld van de export in een sjabloon

40 HOOFDSTUK 5. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren vanuit een afdrukvoorbeeld Export opvragen Wanneer een formulier wordt opgevraagd als afdrukvoorbeeld, kan dit afdrukvoorbeeld ook geëxporteerd worden naar een excel bestand. Alle afdrukvoorbeelden zijn mogelijk te exporteren naar excel, maar formulieren met lijsten exporteren beter dan met fiches Om via een afdrukvoorbeeld van een formulier een export op te vragen, zijn er ook twee mogelijkheden. Bij beide mogelijkheden kiest u voor de export naar Excel bestand (XML). Rechtsklik met de muis in het formulier Via het export-icoon in de knoppenbalk (rechts van het diskette-icoon) Figuur 5.7: Rechtermuisklik in formulier Figuur 5.8: Exporteren via export-icoon

41 HOOFDSTUK 5. EXPORTEREN NAAR EXCEL Exporteren Na het kiezen van exporteren naar een excel bestand (XML), krijgt u het volgende scherm : Figuur 5.9: Exportinstellingen Dit scherm zijn de volgende onderdelen belangrijk: Paginabereik : Bij dit onderdeel wordt er gekozen welke pagina s er moeten geëxporteerd worden. Alles voor alle pagina s, Huidige pagina voor de pagina waar u op staat, Pagina s om een bereik in te geven bijvoorbeeld 1,3 of 1-3. Exporteer instellingen : Hier zijn Doorlopend en Page breaks de twee belangrijkste mogelijkheden. Doorlopend zal in de export geen rekening houden met een pagina-einde (alles onder elkaar plaatsen). Page breaks gaat de pagina-eindes wel respecteren, dus de volledige pagina s exporteren naar excel. Na het exporteren Excel starten Als dit aanvinkt is, zal wisa eerst het bestand exporteren en daarna automatisch het bestand openen als het aangemaakt is. Na het ingeven van de gewenste instellingen, kunt u op Ok klikken en kiest u eerst nog voor de gewenste naam en locatie voor het bestand. U klikt daarna op Opslaan en het bestand wordt aangemaakt op de gekozen locatie. Hier komt echter geen melding na de export.