AFWEZIGHEDEN SCHOOLWARE

Transcriptie

1 AFWEZIGHEDEN SCHOOLWARE Inleiding In dit gedeelte van de handleiding wordt uitgelegd hoe leerkrachten afwezigheden kunnen registreren via de schoolware website. Al het voorbereidend werk (gebruikersnamen, wachtwoorden, instellingen) moet gebeurd zijn door uw beheerder. Neem contact op met uw beheerder als dat nog niet gebeurd is. ICT PROBLEMEN ICT MELDPUNT : 1

2 1.1 Algemene termen en iconen Hieronder vindt u een overzicht van de algemene icoontjes terug. Scherm specifieke icoontjes zullen per scherm verduidelijkt worden. De velden die in het vet staan gedrukt zijn verplichte velden. 2

3 1.2 Inloggen Wanneer de beheerder alles heeft klaargemaakt, zal hij u een websiteadres (kortweg webadres), gebruikersnaam en wachtwoord doorgeven. Om in te loggen, surft u naar dit webadres. U komt uit op een pagina waar u uw ge-de knop of op de enter-toets om in te loggen. Om uw wachtwoord aan te passen, kunt u op uw gebruikersnaam klikken aan de rechterkant na het inloggen op de website.daar kiest u voor Wachtwoord wijzigen. U geeft eerst het huidig wachtwoord op. Daarna het nieuw wachtwoord en opnieuw ter bevestiging. GELIEVE HET WACHTWOORD ZO SNEL MOGELIJK AAN TE PASSEN! 3

4 1.3 Afwezigheden Als u aangemeld bent, komt u terecht in het algemeen startscherm. Vanuit dit scherm kunt u gemakkelijk navigeren naar het onderdeel wat u wilt gebruiken. In deze handleiding wordt het onderdeel afwezigheden besproken. Daarom kiest u bovenaan of in het midden voor Afwezigheden. In het startscherm van de afwezigheden kunt u kiezen voor : Ingave per leerling per klas : dit is voor de leerkrachten van een basisschool. De afwezigheden worden rechtstreeks in het register geplaatst. Consultatie registers : in dit scherm kunt u de aanwezigheidsregisters bekijken voor uw klas(sen) Ingave per lesuur : dit is voor de leerkrachten van een secundaire school. De afwezigheden worden niet rechtstreeks in het register geplaatst maar worden nog uitgelezen door het secretariaat Ingave per leerling per klas Ingave per leerling of per klas, wordt gebruikt door leerkrachten die zelf het aanwezigheidsregister van een klas beheren. Meestal gebeurt dat zo in het basisonderwijs. De leerkrachten hebben de mogelijkheid in dit scherm afwezigheden aan te duiden over verschillende dagen, commentaar toe te voegen aan de afwezigheden, afwezigheidscodes aan te passen,... Dit kan allemaal ingegeven/aangepast worden per leerling of per klas. De taak van de leerkracht bestaat er in : De afwezigheden vaststellen : Dagelijks moet de leerkracht de afwezigheden opnemen in de klas. Om gemakkelijk via een overzicht van de klas afwezigheden in te vullen, kunt u best het scherm Ingave afwezigheden per klas gebruiken. Opvolgen van de afwezigheden : Wanneer een document wordt afgegeven (of niet) voor een afwezigheid, moet de leerkracht bij deze leerling de juiste code toekennen aan de afwezigheid. Via het scherm Ingave afwezigheden per leerling kunt u dit het gemakkelijkst aanpassen. 4

5 Omdat u de gegevens rechtstreeks in de registers gaat toevoegen/aanpassen, worden deze gegevens automatisch doorgestuurd naar discimus. Daarom kunt u best goed nakijken wat u gaat invullen/aanpassen. In de schermen Ingave afwezigheden per klas en per leerling, zijn de leerlingen standaard aanwezig Ingave afwezigheden per klas Dit scherm biedt de leerkracht de mogelijkheid om per leerling van één klas voor één dagdeel de afwezigheid in te geven. U selecteert eerst met de linkermuisknop het gewenste dagdeel. Indien alle leerlingen aanwezig zijn, klikt u op de knop Iedereen aanwezig. Dit dagdeel wordt dan ingekleurd als controle en geheugensteun dat dit dagdeel ok is. Als er toch iemand afwezig is, dubbelklikt u op het dagdeel of klikt u op de knop Ingave afwezigheden (of dubbelklik). Daarna krijgt u een lijst van alle leerlingen uit de klas. 5

6 In dit overzicht kunt u per leerling aanduiden dat deze leerling afwezig of te laat is. Bij te laat vult het programma automatisch de code L in. Als u afwezig aanduidt, wordt de code - ingevuld. Dit staat voor afwezig reden onbekend. Later, wanneer een geldig document is bezorgd, kunt u deze code aanpassen naar bijvoorbeeld D (dokter) of alsnog naar B (problematisch afwezig). Bij niet-leerplichtige kleuters wordt hier automatisch de code A ingevuld. 6

7 Tijdens het ingeven van de afwezigheden per klas, kunt u gemakkelijk overschakelen naar de afwezigheden per leerling via de groene pijl voor de leerlingen. Hierdoor komt u uit op het scherm Ingave afwezigheden per leerling. Deze snelkoppeling kan handig zijn als u tijdens het ingeven van de afwezigheden, een voorafgaande afwezigheid moet aanpassen van een leerling. U kunt daarna gemakkelijk teruggaan naar het klasoverzicht via het tabblad naast Per klas met de vermelding van de datum en dagdeel waarin u aan het werken was. Om de wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop. U kunt daarna klikken op de knop Andere dag linksonderaan om een ander dagdeel of datum te kiezen. Als u terug in het kalenderoverzicht komt van de kalender, wordt het dagdeel dat u hebt ingevuld automatisch ingekleurd. Dit wil zeggen dat er een wijziging is gebeurd door u op deze dag. Indien u eventueel de wijziging zou teniet doen, blijft dit vlak ook groen gekleurd omdat dit ook een wijziging is. Het geeft ook aan derden (bijvoorbeeld de directeur) de mogelijkheid om te zien of uw ingave voor een dagdeel gedaan is of niet. 7

8 Ingave afwezigheden per leerling Bij de afwezigheden ingave per leerling heeft u aan de linkerkant de kalender met de reeds ingegeven afwezigheden, vakantiedagen en weekenddagen. Aan de rechterkant de leerlingen uit de klas. Indien u meerdere klassen beheert, kunt u bovenaan bij klas kiezen voor de andere klassen. U selecteert een leerling (rechts) en aan de linkerkant wordt het volgende getoond : De naam van de leerling : zo ziet u duidelijk welke leerling u geselecteerd hebt. Het aantal Z codes van de leerling. De afwezigheden van de leerling in een kalenderweergave. De afwezigheden van de leerling in een detailweergave. 8

9 Rechtsonder de selectie van de klas wordt het aantal Z-periodes weergegeven. Dit is niet het aantal Z-codes maar het aantal Z-records (periodes). Juist boven de kalender staan er nog navigatieknoppen om gemakkelijk naar de vorige of volgende maanden te gaan. Ingave en wijzigingen van afwezigheden kunnen in beide weergaves gebeuren: Kalenderweergave Ingave : U kunt in de kalender het gewenste dagdeel aanklikken met de linkermuisknop om te selecteren. Als u daarna met de rechtermuisknop op dit dagdeel klikt, krijgt u de mogelijke afwezigheidscodes die u kunt gebruiken voor de leerling. Indien u meerdere dagen wilt selecteren om een periode op te geven, selecteert u eerst het eerste dagdeel van de periode. Daarna houdt u de Shift-toets ingedrukt en klikt u met de linkermuisknop op het laatste dagdeel van de periode op voorwaarde dat de periode binnen dezelfde week (maandag tot zondag en niet bijvoorbeeld van dinsdag tot dinsdag) valt. Voor een periode die niet in een week valt of een langere periode, kunt u best via het tabblad details toevoegen. Na het selecteren van de afwezigheidscode, krijgt u een bevestiging van wat er uitgevoerd gaat worden en kunt u eventueel een opmerking toevoegen. 9

10 Onder de kalender hebt u ook een mogelijkheid om de afwezigheid in te geven door de velden in te vullen. U selecteert eerst een dagdeel met de linkermuisknop. Daar worden deze velden aanpasbaar. U kunt hierna de velden aanpassen de knop om de afwezigheid op te slaan. Wijziging : U klikt het gewenste dagdeel aan en u kunt met de rechtermuisknop een nieuwe afwezigheidscode selecteren. U kunt ook via de velden onder de kalender de afwezigheidscode, periode, opmerking aanpassen. In het scherm heeft u ook de mogelijkheid om te kiezen voor het tabblad details. In dit tabblad krijgt u al de ingegeven afwezigheden, getoond in een lijst vorm. De lijst van afwezigheden kunt u ook in dit tabblad gemakkelijk laten groeperen per afwezigheidscode door te klikken op de knop Groeperen op code. 10

11 DDetailweergave Ingave : Nieuwe afwezigheden kunt u ingeven via de knop rechtsbovenaan de lijst. Als u kiest om een nieuwe afwezigheid toe te voegen, krijgt u een klein pop-up scherm waar u de benodigde velden moet invullen. Wijzigen : De afwezigheden kunt u aanpassen via het potlood voor elke afwezigheid. Om de afwezigheid te verwijderen klikt u op voor de afwezigheid. 11

12 1.3.2 Consultatie registers In dit scherm kunt u als leerkracht een aanwezigheidsregister opvragen voor de leerlingen van uw klas. Als u het scherm opent, staan er enkele invulvelden : Maand : Daar wordt eerst de huidige datum ingeplaatst. We tonen het register tot en met de gekozen dag. U moet dus de laatste dag van de maand kiezen om een aanwezigheidsregister aan te maken voor een hele maand. Aanmaken van : Hier kunt u de keuze maken of u een register aanmaakt op basis van de eigen codes of van de officiële codes. Selectie alles : U kunt deze knop gebruiken om gemakkelijk alle klassen te selecteren. Selectie niets : Met deze knop kunt u gemakkelijk de huidige selectie teniet doen. Eigen selectie : U kunt ook in de kolom selectie, uiterst rechts, uw eigen gewenste klassen aan-of uitvinken. Wanneer u de gewenste selectie hebt gemaakt, kunt u de registers laten genereren door te klikken op de knop. Daarna kunt u bij Te tonen klas de gewenste klas selecteren om het register te bekijken. 12

13 1.3.3 Ingave per lesuur Zoals eerder gezegd wordt Ingave per lesuur vooral gebruikt door de leerkrachten van het secundair onderwijs. Hiermee kunnen de leerkrachten per lesuur aan-en afwezigheden ingeven voor de klas waar zij les aan geven. De administratieve medewerker kan deze afwezigheden importeren in de registers voor de voor-of namiddag. Als u het scherm opent, krijgt u een overzicht van alle klassen die gekoppeld zijn aan uw gebruiker. Indien u werkt in verschillende instellingen, kunt u de lijst inkorten door bovenaan de gewenste school te kiezen. 13

14 Wanneer u dubbelklikt op de klas, krijgt u een overzicht van de leerlingen met de reeds ingegeven afwezigheden (door andere leerkrachten) per lesuur van deze klas. Dit zijn de afwezigheden op de huidige dag. Afwezigheden voor andere dagen kunnen niet ingegeven/ bekeken worden via dit scherm. De sortering van de leerlingen kunt u aanpassen door op de kolomhoofding te klikken of via kolomhoofding te klikken op het pijltje en te kiezen voor oplopend/aflopend sorteren. Om de aan-en afwezigheden in te geven via dit scherm, kunt u klikken op het potlood bij het gewenste lesuur of dubbelklikken in de kolom van het gewenste lesuur. 14

15 U krijgt dan een overzicht van de leerlingen met aanvink velden om de aan-of afwezigheden aan te duiden van de leerlingen. Bovenaan staan de knoppen Iedereen aanwezig en Iedereen afwezig om snel een selectie te maken voor alle leerlingen. Bijvoorbeeld : er is een leerling afwezig, dan klikt u op de knop Iedereen aanwezig en bij de afwezige leerling vinkt u Afwezig aan. U moet de aanwezige leerlingen ook effectief als aanwezig aanduiden. Alleen de afwezige leerlingen aanduiden is niet voldoende. Na het ingeven van de aan-en afwezigheden, klikt u op de knop om de wijzigingen op te slaan. Daarna komt u terug in het overzichtscherm van de leerlingen. Hier ziet u een verschil tussen de leerlingen die aanwezig, afwezig en te laat zijn. 15

16 Bij eventuele fouten, kunt u op dezelfde manier als voor het ingeven, het scherm oproepen om wijzigingen aan te brengen. 16