Nieuwigheden i.v.m. facturen in DC-Account

Transcriptie

1 Nieuwigheden i.v.m. facturen in DC-Account 1 Algemeen Update Handleiding Instellingen voor facturen Gegevens op facturen Dossierbeheer Instellingen Facturen... 2 Aanmaak facturen... 3 Om te zetten tekstwaarden... 4 Folder met facturen openen... 5 Alle nog niet aangemaakte facturen aanmaken... 5 Standaardprinter Vermelden van partners... 5 Facturen op basis van kostenbladen... 5 Facturen op basis van uitgaande facturen of kostendagboeken... 6 Na het aanmaken van de factuur nog veranderen Aanmaken van facturen Facturen van voor deze update Facturen van na deze update Opnieuw aanmaken van reeds aangemaakte facturen Achteraf afdrukken van facturen Vanuit DC-Account Vanuit Super Medewerker Lay-out van uw facturen aanpassen Zelf de lay-out van uw facturen aanpassen Lay-out van uw facturen door Data Consult laten aanpassen

2 1 Algemeen 1.1 Update Om de nieuwe versie met facturen te bekomen volstaat het een update van de Super Medewerker uit te voeren. De installatie van deze update zal veel langer duren dan normaal. Het is niet abnormaal dat de update meerdere uren in beslag neemt. 1.2 Handleiding Gezien de verschillende mogelijkheden in configuratie voor het aanmaken en oproepen van facturen, raden wij u aan om deze handleiding volledig te lezen alvorens u begint met het aanmaken van de eerste facturen. 2 Instellingen voor facturen 2.1 Gegevens op facturen Alle wettelijk verplichte vermeldingen worden automatisch op de facturen vermeld. Voor de gegevens van uw kantoor, worden de gegevens uit uw notarisfiche in de Super Medewerker gebruikt. Voor de persoon of notaris aan wie u de factuur opmaakt, wordt respectievelijk zijn cliënten- of notarisfiche gebruikt. Gelieve ons te verwittigen indien er gegevens onvolledig of onjuist zijn in uw of andere notarisfiches. Wij zullen deze dan corrigeren en in de update beschikbaar zetten voor alle klanten. 2.2 Dossierbeheer Instellingen Facturen Bovenaan in de menu bij Dossierbeheer Instellingen en dan in het tabblad facturen, kan u de opties voor uw facturen instellen. 2

3 Aanmaak facturen 1) Voor akten de rekeningen groeperen en de omschrijivng van de rekening gebruiken. Indien aangevinkt, zullen bij een boeking van bvb onderstaand kostenblad de laatste 4 lijnen bij elkaar worden opgeteld en als Gerecupereerde aktekosten worden vermeld op de factuur. Indien uitgevinkt, zullen de 4 lijnen individueel op de factuur vermeld worden met hun respectievelijke omschrijving. 2) Voorschotten weergeven op factuur Zoals in de toelichting van de KFBN gemeld, maken de voorschotten geen deel uit van de factuur, maar mogen deze informatief wel vermeld worden onderaan de factuur. Met deze optie kan u aanduiden of u de voorschotten al dan niet op de factuur wenst te vermelden. 3) Vorig stuknummer weergeven Indien er voor een akte reeds een vorige factuur werd opgemaakt, is het wettelijk verplicht om het vorig stuknummer op de factuur te vermelden. Dit houdt in dat, indien u een foutieve boeking van een kostenblad corrigeert door het kostenblad op nul te zetten, door te boeken, te juist in te vulen en opnieuw door te boeken, op de laatste factuur het stuknummer van de creditnota zal vermeld staan. U heb hier daarom de mogelijkheid om het vorig stuknummer nooit te vermelden of enkel het factuurnummer te vermelden bij het aanmaken van een creditnota. 3

4 4) Factuur ook afdrukken Voor alle boekingen van kostenbladen, van uitgaande facturen en van kostendagboeken, zullen automatisch facturen in pdf worden aangemaakt. Dit volstaat voor de BTW controle als kopie van de factuur. Het is dus niet verplicht om van alle facturen een papieren kopie af te drukken om fysiek op papier bij te houden. Met deze optie hebt u de keuze of u de papieren facturen altijd, nooit of enkel indien de klant BTW-plichtig is wenst af te drukken. 5) Factuur afdrukken indien er enkel voorschotten zijn Deze bijkomende optie bij het afdrukken van facturen, geeft u de mogelijkheid om facturen waar enkel voorschotten op vermeld staan al dan niet af te drukken op papier. 6) Taal van de factuur Wettelijk moet u uw facturen opmaken in de taal van uw maatschappelijke zetel. Deze optie staat dan ook standaard ingesteld. Bij deze optie zullen enkel voor kantoren die in Brussel gelegen zijn, de facturen in de taal van de klant opgemaakt worden. Indien u dit wenst, kan u ervoor opteren om de facturen steeds op te maken in de taal van het kantoor of om de facturen steeds op te maken in de taal van de klant. Om te zetten tekstwaarden 1) Data Consult Om de facturen duidelijk te maken voor uw klanten, worden sommige omschrijvingen van de boekingen automatisch aangepast. Zo zal een boeking SubT ereloon op de factuur vermeld worden als Ereloon (de Sub T wordt dus verwijderd uit de omschrijving voor de factuur). 4

5 2) Kantoor U kan zelf ook de omschrijvingen die op de facturen vermeld worden wijzigen. In de 1 ste kolom vermeldt u de tekst zoals die in de boeking staat en in de 2 de kolom nieuwe waarde vermeldt u de tekst zoals u wenst dat deze op de factuur komt te staan. De aanpassingen die u voor het kantoor doet hebben steeds voorrang op de algemene instellingen van Data Consult. Nieuwe omschrijvingen kunnen toegevoegd worden met Insert. U kan bestaande omschrijvingen aanpassen met F2. De aangepaste omschrijvingen kunnen verwijderd worden met Delete. Folder met facturen openen Hiermee kan u de folder in de verkenner openen waar alle facturen in pdf staan bewaard. De facturen worden in een aparte map bewaard op jaartal, en nogmaals onderverdeeld per dagboek. Het pdf bestand krijgt als benaming de code van het dagboek en het documentnummer (bvb AKT pdf). Alle nog niet aangemaakte facturen aanmaken Hier kan u automatisch alle facturen aanmaken voor de boekingen die u tot nu toe reeds gedaan hebt. Standaardprinter Met deze optie kan u voor uw computer aanduiden op welke printer u standaard de facturen wenst af te drukken. 2.3 Vermelden van partners Facturen op basis van kostenbladen Om te bepalen of de factuur aan 1 persoon wordt opgemaakt, of aan een koppel, is er naast de naam van de cliënt in het kostenblad een vinkje beschikbaar. Bij het selecteren van de cliënt voor het kostenblad, zal de partner automatisch aangevinkt staan indien de persoon met partner in het dossier is opgenomen. De partner zal automatisch uitgevinkt staan indien de persoon zonder partner in het dossier vermeld staat. Desgewenst kan u dit manueel wijzigen. 5

6 Facturen op basis van uitgaande facturen of kostendagboeken Naast het invoerveld voor de klant, kan u aanduiden of de partner ook moet vermeld worden op de factuur. Na het aanmaken van de factuur nog veranderen Indien u na het aanmaken van de factuur de partner nog wil toevoegen of verwijderen, kan u dit via het dagboek. U gaat naar de desbetreffende boeking en selecteert de klant. Daarna drukt u op F2 of selecteert u in het rechtermuisklikmenu Wijzig extra informatie van de boeking. Daar kan u alsnog uw keuze wijzigen en de partner al dan niet vermelden. Nadien kan u dan de factuur opnieuw aanmaken zoals hieronder uitgelegd bij Opnieuw aanmaken van reeds aangemaakte facturen. 3 Aanmaken van facturen 3.1 Facturen van voor deze update Deze facturen kunnen vanaf nu automatisch allemaal aangemaakt worden, door gebruikt te maken van de optie alle nog niet aangemaakte facturen aanmaken. 3.2 Facturen van na deze update Deze worden automatisch aangemaakt bij elke definitieve boeking van een kostenblad, een uitgaande factuur of een boeking in een kostendagboek. De factuur wordt pas aangemaakt indien de boeking definitief gecentraliseerd is. Voor niet-gecentraliseerde boekingen mag en zal de factuur pas aangemaakt worden wanneer u centraliseert. 3.3 Opnieuw aanmaken van reeds aangemaakte facturen Indien u na het aanmaken van de factuur nog aanpassingen gedaan hebt aan de instellingen of de lay-out van de facturen, zijn er 2 mogelijkheden om deze factuur opnieuw aan te maken: 1) Via de boekingslijn per factuur Een boekingslijn selecteren en in het rechtermuisklikmenu facturen heraanmaken kiezen. 2) Via de folder met pdf bestanden voor meerdere facturen 6

7 U kan via Dossierbeheer Instellingen facturen de folder met alle facturen openen. Daar de pdf bestanden wissen en nadien opnieuw aanmaken via alle nog niet aangemaakte facturen aanmaken. 4 Achteraf afdrukken van facturen Zoals reeds gemeld worden alle facturen vanaf heden automatisch aangemaakt in pdf. Uiteraard kan u deze pdf bestanden achteraf nog openen om eventueel nog af te drukken. 4.1 Vanuit DC-Account Bovenaan in de werkbalk is een icoontje beschikbaar om de factuur van de geselecteerde boeking te openen in pdf. De factuur kan vanuit elke boekingslijn geopend worden, o.a. vanuit de algemene rekeningen, de dagboeken, de klanten- of notarisrekeningen, 4.2 Vanuit Super Medewerker Personen die vanuit de Super Medewerker de klanten- en notarisrekeningen kunnen consulteren, kunnen op de boeking, vanuit het rechtermuisklikmenu via geselecteerde factuur oproepen de factuur openen in pdf. 5 Lay-out van uw facturen aanpassen U kan de lay-out van uw facturen zelf aanpassen met behulp van de toelichting hieronder of u kan de lay-out van uw facturen door Data Consult laten aanpassen. Er kan geen support worden verleend bij het zelf aanpassen van de lay-out van uw facturen. 5.1 Zelf de lay-out van uw facturen aanpassen Het is voor gevorderde gebruikers mogelijk om zelf aanpassingen te doen aan de manier waarop de lay-out van de uitgaande facturen wordt opgesteld. De lay-out voor de facturen wordt bijgehouden in het bestand \DcSoft\Reports\BHInvoice DC.rtm. Zoals bij akten en brieven wordt dit bestand bij elke update overschreven, u dient dus het bestand te kopiëren en te hernoemen naar \DcSoft\Reports\BHInvoice.rtm. U kan dan het bestand aanpassen via het programma \DcSoft\Utils\ReportEditor.exe. Hier kiest u dan het rapport Factuur (Kantoor), selecteert een gebruiker en een boekhouddossier. Via Rapport aanpassen kan u dan de nodige aanpassingen doen aan het rapport. Het rapport bestaat uit 3 subrapporten voor de hoofding, de factuur en de voorschotten. We raden u aan enkel aanpassingen te doen in het deel van de hoofding, want de andere delen kunnen de integriteit van uw facturen aantasten. Om terug te keren naar het originele rapport volstaat het om het Kantoor bestand te wissen. 7

8 Een gedetailleerde handleiding van het gebruik van de Report Builder kan u vinden op Lay-out van uw facturen door Data Consult laten aanpassen Uiteraard kan u voor de lay-out aanpassing van uw facturen een interventie aanvragen. Dit kan u door het formulier op ondertekend door de notaris te mailen naar support@dataconsult.be of te faxen naar 02/