Trimestriële afsluiting

Transcriptie

1 Trimestriële afsluiting Woord vooraf. Deze handleiding is gericht aan de afdelingen van de VPW s die onderhevig zijn aan BTW kwartaalaangiften die zelf instaan voor het voeren ven de boekhouding van hun afdeling Ieder kwartaal dient een BTW aangifte voor het geheel van de VPW ingediend te worden ten laatste op de 20 ste van de maand die volgt ieder kwartaal. (20 januari, 20 april, 20 juli en 20 oktober). Deze aangifte is de geconsolideerde versie van de aangifte van elk van de afdelingen afzonderlijk. Het is dus essentieel, dat alle afdelingen klaar zijn alvorens ze kunnen opgenomen worden in de geconsolideerde versie voor de BTW kwartaal aangifte van de ganse VPW. Alvorens te kunnen consolideren, moeten er een reeks controles uitgevoerd worden. Een BTW aangifte wordt door de administratie geweigerd indien ze anomalieën bevat. Dus, het is van belang dat eventuele fouten kunnen gedetecteerd worden alvorens de boekhouding vrij te geven voor afsluiting. Checklist Overloop onderstaande checklist en plaats een vinkje achteraan als het betrokken punt uitgevoerd is. Je vindt voor elk van de punten verderop een meer gedetailleerde uitleg. # Omschrijving Check 1 Zijn alle inkomende en uitgaande facturen van het kwartaal geboekt? 2 Werden alle bankuittreksels geboekt 3 Ingeval er een kas is, werden alle verrichtingen geboekt? 4 Is het saldo van de rekening 5800xx op nul? 5 Is het saldo van de wachtrekening 49900xx op nul 6 Check openstaande posten klanten en leveranciers 7 Druk zelf het BTW aangifte formulier af zodat u zelf kan zien hoeveel er verschuldigd of terugbetaalbaar is. 8 Check op de 2 de bladzijde of een BTW code GD6, GE12 of GD21 voorkomt Indien ja, verbeter dan de betrokken inkomende factuur (of creditnota) 9 Controleer of de aangegeven omzet in de BTW aangifte overeenstemt met de geboekte omzet (rekeningen beginnend met '70...'). 10 Ingeval je de (transit) vergoedingen aan vrijwilligers registreert volgens de analytische methode, controleer dan of er voor alle vrijwilligers een analytische code toegekend werd. 11 Wil je een algemene controle op alle ontvangsten en uitgaven, druk dan een historiek van de algemene rekeningen af. Onderaan vind je een saldo. Debetsaldo = Verlies, Creditsaldo = Winst

2 Gedetailleerde uitleg #4 Is het saldo van de rekening 5800xx op nul? Ga naar menu Bestand > Algemene rekeningen en kies de rekening 5800xx Kies Alle in het vakje Selectie rechts bovenaan. Je kan de bedragen die in Debet en in Credit overeenstemmen aanvinken. Winbooks zal u vragen of je deze boekingen wil matchen. Bevestig indien je akkoord bent. Indien je nu rechtsboven het vinkje bij Met gematchte boekingen wegneemt, dan zie je onderaan het saldo dat nog moet geregulariseerd worden. #5 Is het saldo van de rekening 4900xx op nul? Volg dezelfde werkwijze als hierboven maar dan met de referentie 4900xx Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 2

3 #6 Check openstaande posten klanten en leveranciers Menu 'Dossier > Afdrukken' Kies in de flap 'Beheer' o ofwel Historiek klanten o ofwel Historiek Leveranciers Selecteer eveneens Enkel de openstaande posten Klik vervolgens op Afdrukken of Bekijken op scherm Ingeval er betalingen voor facturen zijn die niet afgepunt werden, dan kan je op dezelfde manier te werk gaan als voor de rekeningen 5800xx oen 4900xx, maar dan via de klantenfiche of leveranciersfiche. Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 3

4 #7 Afdruk BTW aangifte formulier Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap BTW/Admin. en daarin Btw-aangifte Kies de gewenste periode van tot Plaats een vinkje in Met detail van de vakken Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Ingeval Winbooks volgend scherm weergeeft, kies dan steeds No En kies Yes op volgende vraag: Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 4

5 In de bekomen afdruk vind je in het vak VI SALDO (rechts onder) Ingeval het vak 71 ingevuld is: De verschuldigde BTW voor het kwartaal Ingeval het vak 72 ingevuld is: het BTW tegoed van het kwartaal Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 5

6 #8 Controleer of de BTW code GD6, of GD12 of GD21 voorkomt Ga naar pagina 2 vo de lijst die je in het vorige punt #7 bekomen hebt. De gebruikte codes vind je in het bovenste gedeelte in de laatste kolom. Ingeval één van bovenstaande codes voorkomt, dan kan je het detail per factuur terugvinden in de volgende bladzijden bij het BTW VAK nr dat overeenstemt met het vak dat vermeld staat op onderstaand rapport. Bijkomende controles: Ook de BTW administratie doet een aantal controles alvorens de aangifte te aanvaarden. Deze controles worden op voorhand ook door Winbooks uitgevoerd. Zie onderste deel van de lijst. Indien alles OK is, dan wordt OK aangegeven bij de betrokken controle. Ingeval de controle niet klopt, dan wordt een melding gemaakt bij het overeenstemmende controle nummer. Voer de nodige correcties uit bij de betrokken boekingen en druk de BTW aangifte opnieuw af om zeker te zijn dat geen fouten meer overblijven. Ingeval er dan toch nog fouten overblijven, dan zal het boekhoudkantoor de correcties moeten uitvoeren. Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 6

7 #9 Controleer of de aangegeven omzet overeenstemt met de geboekte omzet Eén van de belangrijkste punten die de BTW administratie nauwgezet in het oog houdt, is het nazicht of alle uitgaande facturen opgenomen zijn in de BTW aangifte. Indien dit niet het geval is, dan is dit een aanwijzing dat er ontduiking van belasting is en dan is het risico groot dan een diepgaande controle uitgevoerd wordt. Deze controle kan pas uitgevoerd worden nadat het vorige punt geen anomalieën meer weergeeft. Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap BTW/Admin. en daarin Lijst overeenstemming OMZET BTW Kies de gewenste periode van tot Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Deze lijst moet in de achterste kolom steeds nul geven. Indien dit niet het geval is, dan wordt de reden van het verschil in detail weergegeven op de volgende bladzijden. Verbeter indien nodig Voer opnieuw punt #7 uit om zeker te zijn dat Winbooks vergelijkt met de laatste versie van de BTW aangifte Druk opnieuw de lijst overeenstemming OMZET BTW af en controleer de laatste kolom Ingeval er dan toch nog fouten overblijven, dan zal het boekhoudkantoor de correcties moeten uitvoeren. Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 7

8 #10 Nazicht (transit) vergoedingen voor vrijwilligers. Enkel voor de afdelingen die de vergoedingen aan vrijwilligers via analytische codes toewijzen: Het totaal van de analytische opsplitsing van de vergoeding aan vrijwilligers moet overeenstemmen met de balans. Dit kan soms verschillend geven indien vergeten wordt om de analytische toewijzing aan te brengen of wanneer het bedrag van de betaling in de financiële rekening aangepast wordt. Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap Analytisch en daarin Analytische controlelijst Kies Selectie Oblaties (soms Vrijwilligers ) Kies de gewenste periode van tot Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 8

9 Het resultaat is een lijst met anomalieën indien die er zijn. Het detail wordt opgesplitst per dagboek en daarin vind je commentaar per boekingsnummer. Corrigeer indien nodig, en bekijk opnieuw het rapport om zeker te zijn dat niets over hoofd gezien is. Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 9

10 #11 Algemene controle op alle ontvangsten en uitgaven. Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap Boekhouding en daarin Historieken algemene rekeningen per periode Kies Selectie van 60 tot Kies de gewenste periode van tot Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Deze lijst laat toe om te controleren of alle boekingen op de juiste rekening aangebracht zijn. Op de laatste bladzijde vind je totalen. Rechtsonder vindt je het totaal van de inkomsten, min de uitgaven. Is het totaal = credit ( C ), dan is er een winst; is het totaal = debet ( D ), dan is er verlies. Trimestriële afsluiting - 10/12/2017 pagina 10