WinBooks Versie 4 What s New?

Transcriptie

1 WinBooks Versie 4 What s New? 1. Goedkeuring van de facturen vóór betaling Afpunten van de openstaande posten Prints : BTW Formulieren Prints : Dagboeken : overzicht van de BTW vakjes Prints : Nieuwe omzetlijsten in de boekhouding Prints : Klanten/leveranciers rekeningafschrift Prints : Lijst van de abonnementen Prints : Interne balans VZW schema Prints : Instelbare en gepersonaliseerde printouts Automatisch DP voor de buitenlandse betalingen in EUR Overschrijvingen : selectie van aankoopboeken Buitenlandse bet. : in valuta via belgische rekening gehouden in valuta FAC : Toegelaten alg. rekeningen voor de facturatie FAC : Bedrag in letters op de factuur Allerlei a.invoer van de dagboeken...27 b.ristorno van diverse posten...28 c.identificatiegegevens via Internet...28 d.bewaren van de BTW aangifte...29 Pagina 1/29

2 1. Goedkeuring van de facturen vóór betaling Deze functie laat toe om een status toe te kennen aan de inkomende facturen en zo de goedkeuring tot betaling van deze facturen te beheren. Deze status wordt ingevuld bij het inbrengen van de factuur of in de historiek. Hoe gaat het in zijn werk? Eerst : de functie activeren in : Dossier/Parameters/Bestanden Via parameters v.h. leveranciersbestand Het instelbare veld «Beheer goedkeuring» aanvinken Pagina 2/29

3 Na het bewaren van deze wijziging in de identificatiefiches van de leveranciers, vraagt WinBooks om deze status voor alle bestaande leveranciers aan te passen. Tweede etappe : kiezen voor een algemene status of liever selectiever m.a.w. leverancier per leverancier Algemene parameter Men kan een algemene status op niveau van het dossier toekennen. Van zodra dit veldje aangevinkt staat, zullen alle facturen als zijnde in afwachting van goedkeuring gekenmerkt worden bij het invoeren. Pagina 3/29

4 Leveranciersbestand Om selectiever te werken kan men per leverancier de status al dan niet aanvinken. Deze parameter heeft voorrang op de algemene parameter. Als het vak aangevinkt is, zal er een goedkeuring gevraagd worden voor de facturen van deze leverancier. Goedkeuring van de factuur - Tijdens het invoeren/ raadplegen van de facturen Naargelang de algemene parameter of deze bepaald op niveau van de leverancier staat er in de hoofding een rode of een groene knop. Een rode knop betekent dat de factuur de status afwachting van goedkeuring heeft Pagina 4/29

5 Om deze factuur goed te keuren, is een klik op deze knop voldoende. De knop wordt groen. Op gelijkaardige wijze als de knop groen is en indien u erop klikt, blokkeert u de betaling van deze factuur en wordt de knop rood. Pagina 5/29

6 - Via de historiek van de leveranciers Lijst van de facturen die nog moeten goedgekeurd worden Het tabblad «Beheer» van het printmenu bevat een nieuwe lijst. Deze lijst herneemt alle facturen die nog niet goedgekeurd werden. Deze lijst kan gesorteerd worden op documentnummer of op leverancier. De spildatum laat toe om deze lijst te beperken tot de betrokken facturen die op die Pagina 6/29

7 datum vervallen zijn. Eveneens kunnen enkel sommige dagboeken geselecteerd worden. Rechten per gebruiker WinBooks laat toe om eventueel de rechten van een gebruiker te beperken zodat hij de facturen niet kan goedkeuren Pagina 7/29

8 2. Afpunten van de openstaande posten Het menu operaties bevat een nieuwe optie. Deze laat toe om de openstaande posten klanten/leveranciers automatisch af te punten. Een eerste scherm biedt de mogelijkheid om de te matchen rekeningen te selecteren. Tevens kunt u het type matching aanduiden: 1 per groep van 2 verrichtingen met tegengestelde bedragen 2 alle verrichtingen van een rekening mits het saldo van die rekening nul is Pagina 8/29

9 Een tweede scherm laat toe om iedere rekening al dan niet te selecteren. Twee knopen bieden de mogelijkheid om alles of niets te selecteren. Als de selectie klaar is, hoeft u nog enkel te klikken op «uitvoeren». Eens de verwerking teneinde is, verschijnt er een boodschap als bevestiging van het goede verloop van de operatie. Pagina 9/29

10 3. Prints : BTW Formulieren 2007 Vanaf 12 februari 2007 zal de BTW administratie nog enkel de nieuwe lay-outs voor de formulieren 625, 725 en 723 (BTW aangifte, kwartaalopgave, en jaarlijkse listing) aanvaarden. Doch laten wij nog altijd de mogelijkheid om een oudere lay-out te kiezen. Pagina 10/29

11 4. Prints : Dagboeken : overzicht van de BTW vakjes. Voortaan kunt u bij het uitprinten van de aankoop- en verkoopdagboeken gebruik maken van een nieuwe optie. Deze laat toe om een mini-btwaangifte te verkrijgen onderaan uw dagboek. Zonder detail : Enkel de vakjes en de bijhorende bedragen worden uitgeprint naast de btwcode. Met detail : Een «Mini» aangifte wordt afgedrukt. Deze optie vergemakkelijkt het vergelijken van de aangifte met de dagboeken. Pagina 11/29

12 5. Prints : Nieuwe omzetlijsten in de boekhouding Per periode. Deze lijst toont de totale omzet van iedere klant/leverancier over een gekozen periode. Een uitsplitsing per boekhoudperiode kan gevraagd worden. Referentie, naam en omzet vormen de drie mogelijke sorteersleutels. De gebruiker kan tevens verkiezen om de decimalen weg te laten. Een selectie van dagboeken kan het resultaat verfijnen. Dit document kan NIET aangevraagd worden voor dossiers waarin de BTW niet beheerd wordt. Pagina 12/29

13 Per rekening. Deze lijst gaat nog iets verder dan de vorige en laat toe om ook nog een uitsplitsing te bekomen per algemene rekening. In het hieronder getoonde voorbeeld, kan men zo de verkopen per klant beter analyseren. De selecties zijn uiteraard identiek aan de in het vorige punt vermelde selecties. De gebruiker kan eventueel nog de selectie verkleinen of vergroten door enkel bepaalde algemene rekeningen te kiezen. Dit document kan aangevraagd worden voor dossiers waarin de BTW niet beheerd wordt. Pagina 13/29

14 6. Prints : Klanten/leveranciers rekeningafschrift Deze nieuwe optie laat toe om een brief met de historiek van de leverancier/klant aan te maken. Eerst moet er een lay-out getekend worden. Instellingen De instellingen van dit afschrift bevinden zich in Dossier/Parameters/Layout/Rekeninguittreksel De werkwijze is gelijkaardig aan die voor de aanmaningen en de facturen. Pagina 14/29

15 Uitprinten Het tabblad «Beheer» bevat nog twee nieuwe documenten. De selectiecriteria zijn gelijk aan die voor de historiek van klanten/leveranciers Pagina 15/29

16 Voorbeeld Pagina 16/29

17 7. Prints : Lijst van de abonnementen In het tabblad «Facturatie» van het printmenu, vindt u een nieuwe lijst, namelijk de lijst van de abonnementen. U kunt kiezen om de afgesloten abonnementen mee af te printen. Ook het uitprinten van de abonnementen van een specifiek dagboek is voorzien. Voorbeeld Pagina 17/29

18 8. Prints : Interne balans VZW schema Voortaan kunt u via de algemene parameters aanduiden of het om een «gewone» onderneming gaat of om een VZW. Indien deze status op VZW staat, zal de interne balans automatisch aangepast zijn aan de richtlijnen voor de VZW s. Die aanpassing is transparant voor de gebruiker. Hij hoeft geen enkele bijkomende selectie in te brengen. Pagina 18/29

19 9. Prints : Instelbare en gepersonaliseerde printouts Voorbereiding In Crystal Report : De gebruiker tekent eerst de nieuwe lay-outs van de WinBooks lijsten Het parametreren gebeurt op basis van de XML en DBF bestanden aangeleverd door WinBooks. Eens er een nieuwe lay-out afgewerkt is, wordt er een RPT bestand aangemaakt door Crystal Reports. In WinBooks : In de tabel met de gepersonaliseerde lijsten (Dossier/Parameters/Gepersonaliseerde lijsten) moet de koppeling tussen het RPT bestand en zijn verdere afhandeling in WinBooks gemaakt worden. Een eerste scherm toont alle reeds bestaande gepersonaliseerde lijsten. Daar duidt u de categorie en de naam van de standaard Winbooks lijst waarmee de RPT lay-out zal gekoppeld worden. Pagina 19/29

20 De gebruiker kan dan een naam geven aan deze lijst in de huidige 3 gehanteerde talen in WinBooks. Ook de directory waar het RPT bestand bewaard is, moet aangeduid worden. Uitprinten Een nieuw tabblad «Custom» werd toegevoegd aan het printmenu. Daar vindt de gebruiker alle gepersonaliseerde lijsten terug. Om een dergelijke lijst uit te printen gaat u bijna op dezelfde wijze te werk als bij een standaard lijst. Nadat u de nodige selectiecriteria hebt aangeduid, klikt u op «Export» Pagina 20/29

21 Voorbeeld : Beknopte algemene balans. Pagina 21/29

22 10. Automatisch DP voor de buitenlandse betalingen in EUR Bij het aanmaken van een bestand met buitenlandse betalingen in EUR is het voortaan mogelijk om automatisch een diverse post te boeken op de rekening «uitgeschreven overschrijvingen». U gaat op dezelfde manier te werk als voor de nationale overschrijvingen. Pagina 22/29

23 11. Overschrijvingen : selectie van aankoopboeken Een nieuwe selectiecriteria laat toe om bepaalde dagboeken te kiezen. Enkel de facturen die deel uitmaken van deze dagboeken worden in acht genomen bij de verdere verwerking. Dit laat toe om een fijnere selectie van de facturen die men wenst te betalen, te maken. Pagina 23/29

24 12. Buitenlandse bet. : in valuta via belgische rekening gehouden in valuta. Indien men over een Belgische bankrekening beschikt die gehouden is in vreemde valuta, zal het mogelijk zijn om vanuit die bankrekening betalingen in diezelfde valuta uit te voeren. Twee mogelijkheden : 1 De rekening van de opdrachtgever is in EUR. Het onderdeel «vreemde valuta» is toegankelijk. De gebruiker kan dan selecteren of hij al dan niet sommige in vreemde munten uit te voeren betalingen liever links laat liggen om die dan later via een andere bankrekening te betalen. Enkel de valuta s waarin er bankrekeningen worden gehouden in dit dossier worden getoond. Wenst u de facturen in een of andere valuta niet in acht te nemen, verwijdert u gewoon het vinkje naast het munt. In het voorbeeld hieronder, bestaat er een Belgische bankrekening in USD, doch verkiest de gebruiker om toch de facturen in USD met deze rekening in EUR te betalen Pagina 24/29

25 2 De bankrekening van de opdrachtgever is in valuta. Enkel de facturen uitgedrukt in dat munt worden in acht genomen bij de selectie. (in ons voorbeeld : de facturen in USD). Voorbeeld met voorstellen tot betaling van facturen in USD. In een dergelijk geval kan de bankrekening van de opdrachtgever niet meer gewijzigd worden. Pagina 25/29

26 13. FAC : Toegelaten alg. rekeningen voor de facturatie In het tabblad van de algemene parameters van het dossier, kan de gebruiker voortaan een lijst met toegestane algemene rekeningen vermelden. Bij het invoeren van facturen (via de facturatie module) zal Winbooks nagaan welke rekeningen aan bod komen en of die toegestaan zijn. De lijst met de toegelaten alg. rekeningen kan verschillende gegevens bevatten : 1 Blanco : geen enkele contrôle zal uitgevoerd worden. 2 Een lijst met rekeningen die door een komma zijn gescheiden. 3 Enkel de eerste cijfers van een klasse of rubriek, bv «70». Indien er toch geboekt wordt op een rekening die niet toegelaten is, geeft WinBooks een melding. Deze is enkel een waarschuwing, en de gebruiker kan dus wel verder werken. Pagina 26/29

27 14. FAC : Bedrag in letters op de factuur De nieuwe variabel «AmountInLetter» werd toegevoegd aan de lijst van de variabels die gebruikt kunnen worden bij het parametreren van een facturenlayout. Deze laat toe om het te betalen bedrag in letters te laten drukken. 15. Allerlei a. Invoer van de dagboeken Zodra u een documentnummer die reeds deel uitmaakt van een vorige periode inbrengt, zal WinBooks voorstellen om dit document uit die vorige periode op het scherm te laten zien. Dit is vooral nuttig wanneer enkel het documentnummer gekend is maar niet de periode. Pagina 27/29

28 b. Ristorno van diverse posten Mogelijkheid om meerdere opeenvolgende DP via één opdracht te ristorneren. De DP mogen behoren tot verschillende periodes doch moeten deel uitmaken van eenzelfde boekjaar. c. Identificatiegegevens via Internet Bij het vervolledigen van een nieuwe klanten/leveranciersfiche via Internet, zal de gebruiker zelf kunnen bepalen hoe de referentie aangemaakt moet worden. Pagina 28/29

29 d. Bewaren van de BTW aangifte Vanaf versie 4, zullen alle gegevens van de BTW aangifte bewaard worden. Tot nu toe werden de bedragen van alle vakjes steeds opnieuw berekend, rekening houdend met de manuele aanpassingen, welke wel werden bewaard. Wanneer een gebruiker een aangifte (die in versie 4 werd berekend) terug opvraagt, zal WinBooks voorstellen om de opgeslagen gegevens met betrekking tot deze aangifte te tonen. De boodschapmelding geeft het tijdstip waarop deze gegevens werden berekend alsook het status (al dan niet gesloten) voor iedere dagboek type voor de betrokken periode. Als de gebruiker nee antwoordt op het voorstel, kan hij nog altijd opteren om de vorige handmatige gewijzigde gegevens te recupereren. Deze gegevens worden bewaard in een XML bestand in de directory VAT. Dit bestand heeft niets te maken met het bestand voor de BTW administratie. Pagina 29/29