Financieel Management Systeem. Versie beschrijving 4.5. Bizon Software B.V., Augustus 2014, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

Transcriptie

1 Financieel Management Systeem Versie beschrijving 4.5 Bizon Software B.V., Augustus 2014, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

2 Inhoud 1. GROOTBOEK ONDERHOUD AFLETTERING FILTER KNOP OP ELK SCHERM VALUTA AFLETTERKENMERKEN V&W PER FILIAAL /AFDELING REKENINGSALDO IN (VREEMDE) VALUTA BEHANDEL/OPVRAGEN JOURNAALPOST NIEUWE FUNCTIONALITEIT GROOTBOEK OVERZICHTEN IN CONSOLIDATIE INDICATIE TEST DATABASE 3 2. SUB ADMINISTRATIE CREDITEUREN/DEBITEUREN ALGEMEEN GEBLOKKEERDE FACTUUR BETALEN/INCASSEREN GEBRUIK VAN OMSCHRIJVINGEN IN MAIL INCASSO MACHTIGING BIJ BETALING VAN DEBITEUREN KVK NUMMER BIJ RELATIES BELGIË: BETALINGEN MET VALUTA WAARSCHUWING TONEN BIJ BETAALADVIES OPVRAGEN OPEN POSTEN FACTUUR DETAIL SCHERM AANGEPAST SELECTIE OP STATUS VAN FACTUUR OP LIJSTEN DEBITEUREN FACTURATIE OMSCHRIJVINGEN OP FACTUUR FACTURATIE BETALINGSCONDITIE EXCLUSIEF BTW 5 3. TELEBANKING ONDERHOUD ING SWIFT STRUCTURED NIEUWE FUNCTIONALITEIT BANKREKENING OPSLAAN BIJ DEBITEUR 6 4. FACTFLOW ONDERHOUD FLOWCODE OPTIONEEL BIJ AANMAKEN/WIJZIGEN CREDITEUR FLOWCODE IN OVERZICHT NIEUWE FUNCTIONALITEIT FLOW PER BEDRIJF 7 5. IMPORT/EXPORT & WACHTRIJ ONDERHOUD MUTATIECODE IN PROFASHIONALL CONTROLE BOEKPERIODE IN INTERFACE NIEUWE FUNCTIONALITEIT BEHANDEL ALLEEN EIGEN JOURNAALPOSTEN (EXTRA BEVEILIGING) 8 Solutions you can count on! Pagina 2 van 8

3 1. Grootboek 1.1. Onderhoud Aflettering Het terugdraaien van de aflettering is aangepast zodat deze veel sneller zijn werk kan doen. Daarnaast is de selectie op structuur en dagboek verwijderd. In de functie uitvoeren aflettering is periode en jaar van boeking gewijzigd in 1 veld Jaar. Periode. Als hier wordt ingegeven wordt geboekt in de lopende periode volgens het bedrijf. Ook goed toepasbaar als de functie een wachtrij wordt gebruikt Filter knop op elk scherm Op alle schermen waar je met Ctrl-F kunt filteren, wordt nu ook een knop zichtbaar waarmee het filterscherm kan worden aangeroepen. De knoppen voor Cut/Paste/Copy zijn nu van het scherm afgehaald. Werden nauwelijks gebruikt Valuta afletterkenmerken Bij voorbereiden afletteren zijn nu de velden valutacode en valutabedrag toegevoegd. Dit om makkelijker valutabedragen bij elkaar te sorteren en af te letteren V&W per filiaal /afdeling Op de Balans, V&W en P&S rapporten zijn selecties toegevoegd: Categorie Grootboekrekening Subcode1 t/m 5 De selecties zijn in te geven door te kiezen voor alle selecties. Let op: opslaan van dit soort ingegeven waarden geldt voor alle gebruikers Rekeningsaldo in (Vreemde) Valuta De functie Opvragen GB-Rekening kan nu ook bedragen in VV tonen. Alleen indien de grootboekrekening afwijkende valutacode heeft Behandel/Opvragen journaalpost De functie 'Behandel Journaalpost' is uitgebreid en daardoor is de functie verwijderen journaalpost vervallen Nieuwe functionaliteit Grootboek overzichten in consolidatie In consolidatie beheer zijn de overzichten toegevoegd die ook al beschikbaar waren in grootboek: GB-rekening per subcode GB-rekening per relatie Subcode per GB-rekening Relatie per GB-rekening Indicatie Test Database In Finall is een indicatie toegevoegd waardoor het beter opvalt voor een gebruiker als er op test of acceptatieomgeving is ingelogd. Knoppenbalk boven in ieder scherm wijzigt nu van kleur: Productie blijft hetzelfde, Bij database acceptatie wordt deze lichtblauw, Bij overige wordt deze rood, meestal een Test Database, maar kan ook afwijkende productie databasenaam zijn. Solutions you can count on! Pagina 3 van 8

4 2. Sub administratie Crediteuren/Debiteuren 2.1. Algemeen Geblokkeerde factuur betalen/incasseren Bij toevoegen van een factuur toevoegen aan betaal of incassolijst kan het zijn dat deze nog geblokkeerd (HOLD) is. Daarom is de volgende aanpassing gemaakt bij het handmatig toevoegen van facturen aan de betaaladvieslijst: Indien een geblokkeerde factuur wordt geselecteerd, dan komt de vraag "Deze factuur is geblokkeerd, wilt u deze toch selecteren?". Je kunt met JA de factuur toevoegen, ondanks de status. Dit impliceert uiteraard ook het vrijgeven van de factuur. De factuurstatus HOLD (Geblokkeerd) wordt namelijk AUTO (Staat op betaaladvieslijst). Mocht iemand de factuur nu weer van de lijst afgooien, wordt de factuurstatus teruggezet naar ACTI (Actief). De vraag wordt alleen gesteld onder de volgende voorwaarden: Er wordt geen FactFlow gebruikt, Gebruiker is geautoriseerd voor de functie Beoordelen Facturen, Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, verschijnt de melding "Deze factuur is geblokkeerd" Gebruik van omschrijvingen in mail Bij debiteuren- en crediteuren facturen zijn er gereserveerde woorden bijgekomen in de MAIL(S) uitvoervariant: <ggcmp.rcomp> Bedrijfscode <ggcmp.naddr> Bedrijfsnaam <ggcmp.ttele> Tel.nr. bedrijf <ggcmp.tmail> Mail adres bedrijf Incasso machtiging bij betaling van debiteuren Bij het aanmaken van incassolijsten (SEPA) werd ook bij betalingen aan debiteuren gecontroleerd of er een machtiging bij de debiteur stamgegevens is vastgelegd. Deze controle is niet meer nodig als het een betaling betreft kvk nummer bij relaties Nieuw veld KvK-nummer op debiteur en crediteur; Ingeven bij 'Onderhoud Debiteur' of 'Onderhoud Crediteur', Knop om KvK-nummer te controleren, Mogelijkheid om bedrijfsnaam of handelsnaam te selecteren, Naam, Adres, Postcode, Plaats en Webadres worden overgenomen, Wanneer genoemde velden al gevuld waren, worden ze overschreven, KvK-nummer kan ook via de interface worden aangeleverd. Als het dan toch alleen cijfers zijn, wordt het nummer geformatteerd op 8 cijfers België: betalingen met valuta Aanpassing in betaalregels: altijd de valutacode meeleveren aangezien er anders automatisch een vreemde valutarekening geopend wordt bij de bank Waarschuwing tonen bij betaaladvies In Finall is het mogelijk om bij crediteuren en debiteuren een waarschuwing in te geven bij de stamgegevens. Deze wordt nu ook getoond als er facturen van de betreffende debiteur/ of crediteur op een betaaldvies staan: Waarschuwing in rood toegevoegd aan detailscherm, Wordt getoond bij elke selectie van regel, Wordt ook getoond als crediteurnummer of debiteurnummer wordt ingegeven in de regel, Naam van crediteur in regelscherm wordt rood indien de waarschuwing ingevuld is Solutions you can count on! Pagina 4 van 8

5 Opvragen open posten Gezien de goede ervaringen met klanten met de opvraagfuncties voor grootboek en Prof- &saldibalans hebben we deze ook gemaakt voor openstaande posten van debiteuren en crediteuren Niveau 1 is de crediteur/debiteur Niveau 2 is de factuur, met daaronder de functie die we hebben voor opvragen details, plaatje, logging etc Factuur Detail scherm aangepast Het scherm voor opvragen van factuurgegevenms is aangepast: Bedragen vreemde valuta en bedrijfsvaluta op één regel, Valutacode voor de bedragen, Flow en Taakhouder erbij, Poststuk en Sorteercode eraf, Andere indeling (zoals alle aanmaaninfo bij elkaar), Status omschrijving in plaats van code, Regelscherm nu over de volle breedte, Selectie op status van factuur op lijsten Op alle openstaande posten lijsten in menu is de selectie op status toegevoegd, standaard wordt alles geselecteerd, maar dit is nu via een blauwe parameter aan te passen Debiteuren facturatie Omschrijvingen op factuur Het was al mogelijk om bij facturen uit de facturatie de omschrijvingen van regels aan te passen voordat de factuur (opnieuw) afgedrukt wordt. Nu is het ook mogelijk om de omschrijving op de kopgegevens van een factuur aan te passen Facturatie betalingsconditie exclusief BTW In de facturatie module werd de betalingsconditie bij factureren toegepast zonder te controleren of er inclusief BTW gerekend werd. Is aangepast zodat deze niet meer handmatig aangepast hoeft te worden. Solutions you can count on! Pagina 5 van 8

6 3. Telebanking 3.1. Onderhoud ING SWIFT structured ING bank heeft een eigen SWIFT Structured formaat welke afwijkt van de standaard, zo wordt er anders omgegaan met omschrijving die niet gevuld zijn en regelovergangen in omschrijvingen. In standaard Finall software wordt er nu rekening gehouden met die manier van aanleveren Nieuwe functionaliteit Bankrekening opslaan bij debiteur Wanneer een tb-regel gekoppeld wordt aan een debiteurenfactuur, zal de bankrekening overgenomen worden op de stamgegevens van de debiteur. Voorwaarde: Debiteuren heeft nog geen bankrekening, Indien het een Nederlandse bankrekening betreft wordt nog wel even de BIC erbij bedacht. Solutions you can count on! Pagina 6 van 8

7 4. FactFlow 4.1. Onderhoud Flowcode optioneel bij aanmaken/wijzigen crediteur De flowcode is verplicht bij registratie van een gescande factuur. Bij onderhoud crediteur is dat nu niet meer het geval, reden is dat er dan altijd bij factuur registratie om gevraagd wordt Flowcode in overzicht Aan overzicht facturen per taakhouder is de flowcode toegevoegd Nieuwe functionaliteit Flow per bedrijf Flowcode kan nu per bedrijf afwijkend ingesteld worden. Uitgangspunten: Flowcode moet al aanwezig zijn voordat deze per bedrijf ingesteld kan worden, Bij aanmaken van een nieuwe flowcode staat het bedrijf standaard op alle, bij aanmaken van bestaande flowcode specifiek voor 1 bedrijf, dan kan gekozen worden uit een lijst van bedrijven, Bij kiezen van flowcode tijdens boeken/wijzigen worden alle flows (ook die per bedrijf) getoond. Bij boeken factuur: Zodra een flow op bedrijf aanwezig is krijgt deze voorrang. Solutions you can count on! Pagina 7 van 8

8 5. Import/Export & Wachtrij 5.1. Onderhoud Mutatiecode in ProFashionAll Indien ontvangsten worden aangeleverd vanuit ProFashionAll wordt de PFA mutatiecode en PFA mutatiesoort als subcode meegenomen in Finall. Deze kan op bepaalde gb-rekeningen dus getoond worden Controle boekperiode in interface Voor interface journaalposten is alleen de 'Bepaling Periode' zoals vastgelegd op het herkomstsysteem van belang. De applicatiebeheerder kan per herkomstsysteem aangeven hoe de boekperiode van de aangeleverde boekingen mag worden gewijzigd. Deze controles worden altijd uitgevoerd: Controle 'Boekjaar komt niet voor, Controle 'Periode valt buiten de boekingshorizon', De overige controles en correcties zijn uitsluitend afhankelijk van de 'Bepaling Periode' volgens het herkomstsysteem: Indien 'Bepaling Periode = Standaard': Controle 'Periode is afgesloten' Controle 'Periode valt buiten de boekingshorizon, Indien 'Bepaling Periode = Open Periode': Geen extra controles Indien nodig wordt de boekperiode verhoogd naar eerste open periode. Indien 'Bepaling Periode = Horizon': Geen extra controles Indien nodig wordt de boekperiode verhoogd naar eerste open periode, Daarna wordt waar nodig de periode verhoogd tot de eerste periode binnen de boekingshorizon Nieuwe functionaliteit Behandel alleen eigen journaalposten (extra beveiliging) Behandelen journaalpost in de interface heeft nu ook de mogelijkheid om alleen journaalposten te tonen van die gebruiker. Dit om te voorkomen dat journaalposten van andere gebruikers verwerkt kunnen worden. indien u deze extra beveiliging aan wenst te zetten kunt u contact opnemen met de helpdesk. Solutions you can count on! Pagina 8 van 8