AccountView Go Workflow documenten handleiding

Transcriptie

1 AccountView Go Workflow documenten handleiding Workflow AccountView Go Pagina 1 van 12

2 Inhoud 1 Business Case Maandelijkse rapporten BTW Aangifte Openstaande posten debiteuren Kwartaal rapporten Verslaglegging Winst & verlies Verslaglegging Budget vergelijking Business alerter Workflow AccountView Go Schematische weergave Inleiding Inrichting Workflow Aanmaken Gebruikersactiviteit Gebruikersactiviteit koppelen aan onderneming Gebruik Workflow Overdragen gegevens (AccountView Go ondernemer / cliënt ) Rapportages genereren (AccountView backoffice) Rapportages bekijken in AccountView (Backoffice) Gegenereerde documenten bekijken in AccountView Go Aandachtspunten Workflow AccountView Go Pagina 2 van 12

3 1 Business Case Dit hoofdstuk schetst een business case waarin de toegevoegde waarde naar voren komt van het samenwerken tussen de ondernemer en accountant. Daarin komt naar voren welke rapporten automatisch aangeboden kunnen worden vanuit AccountView om het werk en inzicht van de ondernemer te kunnen verbeteren. In het voorbeeld maken wij een onderscheid tussen rapporten die maandelijks gegenereerd worden zodra de cliënt / ondernemer klaar is met het opvoeren van zijn gegevens, en (bijvoorbeeld kwartaal-) rapportages die aangeboden kunnen worden wanneer de accountant zijn taken heeft afgerond aan het eind van een kwartaal. Het is natuurlijk mogelijk om elk denkbaar rapport uit AccountView op deze manier aan te bieden aan de ondernemer, laat dus uw gedachten de vrije loop en experimenteer met de mogelijkheden, waarmee u uw kennis en kunde als financieel partner van de ondernemer verder kunt uitbreiden. 1.1 Maandelijkse rapporten Rapporten kunnen gegenereerd worden op 2 momenten wanneer de ondernemer, en/of wanneer de accountant klaar is met het invoeren van boekingen. Daarnaast kunt u per rapport aangeven met welk interval deze rapporten aangeboden worden aan de ondernemer. In dit voorbeeld maken we onderscheid tussen rapporten die maandelijks aangeboden worden en per kwartaal. Hierbij geven de maandelijkse rapporten inzicht in de boekingen die zijn ingevoerd tot het moment dat de ondernemer het signaal afgeeft dat hij klaar is met de periode. Essentieel van deze rapporten is dat deze gekenmerkt worden doordat de accountant hier nog geen controleslag over heeft uitgevoerd maar dat deze rapporten wel een goed en direct inzicht geven in de financiële positie van de ondernemer BTW Aangifte De ondernemer wil (in deze case) maandelijks zijn BTW aangifte doen bij de belastingdienst. Wanneer de accountant dit elke maand zou moeten doen zou dit voor de (kleine) ondernemer veel te kostbaar zijn. Wanneer de ondernemer alle boekingen voor de maand heeft ingevoerd geeft hij in AccountView Go aan dat hij klaar is met die specifieke periode. Bij de volgende synchronisatie kan het rapport in de omgeving van de accountant automatisch worden gegenereerd en aangeboden. Op basis van het rapport Btw-aangifte kan de ondernemer zelf zijn aangifte doen op de website van de belastingdienst Openstaande posten debiteuren Een ondernemer wil altijd inzicht hebben in de openstaande posten, het liefst gespreid in hoe lang deze posten al open staan. Wanneer de ondernemer geen gebruik maakt van de module facturatie in AccountView Go heeft hij hier minder goed inzicht in. Dan biedt het rapport Openstaande posten uit het venster Debiteuren in AccountView een goede uitkomst. Op basis van de gegevens die de ondernemer heeft opgegeven kan een goed beeld worden geschetst van de openstaande posten van de debiteuren gesplitst naar 30, 60, 90 en langer dan 90 dagen. Op basis van grote, of openstaande posten kan de ondernemer dankzij dit rapport tijdig actie ondernemen en zijn liquiditeit vergroten. Workflow AccountView Go Pagina 3 van 12

4 1.2 Kwartaal rapporten In dit voorbeeld worden de kwartaalrapportages gekenmerkt door het feit dat deze pas worden gegenereerd en aangeboden op het moment dat de accountant de administratie heeft gecontroleerd en heeft aangegeven dat hij klaar is met de administratieve werkzaamheden voor die periode(s) Verslaglegging Winst & verlies Wanneer de ondernemer een balans of een verlies en winst overzicht krijgt is het uiteraard van belang dat alle benodigde gegevens die daaraan ten grondslag liggen verwerkt zijn. Dus om een goede indruk te krijgen van de positie van de onderneming moeten alle kosten en opbrengsten op een juiste manier verwerkt zijn. Denk hierbij aan het boeken van de vaste activa en de afschrijvingen hiervan. Dit zijn boekingen die van grote invloed zijn op de cijfers, over het algemeen voert de accountant deze boekingen in. In AccountView is het mogelijk om vanuit het venster Verslaglegging uitgebreide rapporten te genereren. Deze rapporten kunnen met behulp van de Workflow aangeboden worden aan de ondernemer om goed inzicht te bieden in de cijfers. Aangezien de parameters van het rapport instelbaar zijn, kunt u bijvoorbeeld de perioden naast elkaar laten zetten. Dit biedt een goede indruk van de kosten en opbrengsten krijgt per periode en zullen afwijkingen in een bepaalde periode meer opvallen. Denk ook aan het gebruik van de verslagmodellen in de verslaglegging. Door deze modellen in het verslag op te nemen krijgen bijvoorbeeld de rekeningen 4000 en 4010 of groep 40 een hele andere betekenis. Voor een accountant is het evident waar deze grootboekrekeningen voor staan. Door de verslagmodellen kan de bijvoorbeeld de groep 40, Loonkosten genoemd worden en groep 80 Omzet. Dit geeft de ondernemer een beter begrijpbare informatie en daarmee visie op zijn organisatie Verslaglegging Budget vergelijking Door de huidige cijfers te vergelijken met gestelde doelen / budgetten kan de accountant tijdens het lopende boekjaar inzicht bieden, en eventueel samen met de ondernemer tijdig ingrijpen op punten waar het dreigt te escaleren. Dit inzicht kan de accountant automatisch verschaffen door vanuit de verslaglegging een rapport te genereren van de gerealiseerde cijfers ten opzichte van het budget, ook kan hij een blik in de toekomst werpen met behulp van een prognose van de komende periodes. Met behulp van de workflow is het zo in te stellen dat dit rapport pas aangeboden wordt wanneer Workflow AccountView Go Pagina 4 van 12

5 de accountant alle gegevens heeft verwerkt. Dit betekent dus dat het rapport een reëel beeld geeft van de financiële positie van de organisatie, en dat er bij bepaalde afwijkingen actie vereist is. Om dit te kunnen realiseren moet de accountant een budget aanmaken in de administratie. Dit is eenvoudig (te realiseren) op de bedragen van huidig of vorige boekjaar wanneer de accountant Budgettering II in de licentie heeft. Daarnaast kunt u de budgetten automatisch met een bedrag of percentage laten aanpassen vanuit het venster Budgeten of vanuit Verslaglegging. Op basis van deze gegevens kan in de verslaglegging een krachtig rapport worden gemaakt dat rekeningen houdt met een verslagmodel voor begrijpbare groepering van grootboekrekeningen, horizontale groepering van periodes, om deze naast elkaar te kunnen vergelijken met het gewenste budget. Hier komt ook de kracht van de PDF rapporten naar boven. Er staat veel informatie op het rapport maar door het gebruik van vectoren in de PDF is het mogelijk om sterk in te zoomen op de rapporten zodat deze goed leesbaar zijn op de lettergrootte die u wenst. 1.3 Business alerter Met behulp van de Business alerter zijn de processen van het genereren van de rapporten voor de ondernemer volledig te automatiseren. U kunt met ieder gewenst interval de rapporten laten generen. Op basis van de het klaarmelden van de periode door de ondernemer of accountant, worden de gewenste rapporten bij de volgende synchronisatie aangeboden aan de AccountView Go website. Het inrichten van de Business alerter zorgt er dus voor dat de accountant er na het inrichten van een de specifieke rapporten geen omkijken meer naar heeft in het voorzien van accurate informatie over de financiële positie van de ondernemer. Workflow AccountView Go Pagina 5 van 12

6 2 Workflow AccountView Go 2.1 Inleiding In AccountView Business 9.2 is een systeem toegevoegd waarmee periodiek rapportages voor ondernemingen te genereren zijn. Aangezien hier gebruikersactiviteiten aan ten grondslag liggen, is dit alleen mogelijk met AccountView Business. In beginsel zal dit gebruikt worden voor btw- en vennotenrapportage. D.m.v. de business-alerter kan een volledige automatisering van het proces plaatsvinden. 2.2 Schematische weergave Start Invoer door cliënt Periode klaar? N J cliënt rapportages beschikbaar Kwartaal einde? J N Aanvulling door accoountant Gereed? J N Accountant rapportages beschikbaar Workflow AccountView Go Pagina 6 van 12

7 3 Inrichting Workflow Onderstaande 2 punten zijn van belang om de rapportages in GO te krijgen. Zorg voor een werkende Go omgeving en ingerichte Go onderneming in de backoffice Alleen met AccountView Business kunt u gebruikersactiviteiten aanmaken / opnemen 3.1 Aanmaken Gebruikersactiviteit Hier wordt beschreven hoe u gebruikersactiviteiten kunt aanmaken voor de te genereren rapportages. U kunt ook rapportages van Verslaglegging gebruiken, waarbij u ook alle verschillende instellingen in de gebruikersactiviteit kunt sturen. Kies Document\Stamgegevens systeem\gebruikersactiviteiten Voeg een gebruikersactiviteit toe: CTRL+N Neem voor bijvoorbeeld een BTW rapport de volgende instellingen over: Vinkje bij rapport direct tonen is noodzakelijk. (Gelijk aan SA-II, zie F1-help) Kies eerst parameters in venster wijzigen en voltooi de dialoog. (Printen of bewaren) Kies vervolgens parameters handmatig wijzigen Workflow AccountView Go Pagina 7 van 12

8 Gebruik de variabele $period of $quarter Vul bij rpt_per1 en rpt_per2 de variabele $period in. Deze variabele wordt tijdens het genereren van de rapportages gevuld met de periode t/m wanneer de administratie gereed is. Een ander beschikbare variabele is $quarter. Deze wordt gevuld met het kwartaal van de periode. 3.2 Gebruikersactiviteit koppelen aan onderneming Per onderneming moet u aangeven welke rapportages, met welk interval u wilt presenteren aan de ondernemer. Document\Stamgegevens systeem\ondernemingen Kies het tabblad Rapportages Kies Alt+T, Toevoegen om een nieuwe regel toe te voegen Selecteer de lege regel, en sta op het veld gebruikersactiviteit Geef de code van de gebruikersactiviteit, of kies hem uit de lijst middels F4. Voeg aan de onderneming een type rapportage toe: o Cliënt: Het rapport zal gegenereerd worden op het moment dat de cliënt heeft aangegeven dat zijn boekingen volledig zijn. Workflow AccountView Go Pagina 8 van 12

9 o Accountant: Het rapport zal gegenereerd worden op het moment dat de accountant heeft aangegeven dat zijn boekingen/correcties volledig zijn. Geef de periodiciteit op. Op basis van het aantal perioden dat opgegeven is in de administratie zal elke zoveelste periode het rapport aangemaakt worden. Voorbeeld: periodiciteit 1: elke periode (1, 2, 3, ) periodiciteit 3: elke 3 e periode(3, 6, 9, 12). 4 Gebruik Workflow Na het inrichten zijn er een aantal stappen die moeten plaatsvinden om de rapportages daadwerkelijk aan te bieden aan de cliënt/go gebruiker. Deze stappen zullen hier uiteen gezet worden om u inzicht in het proces te geven. Voordat de rapportages aangemaakt en gesynchroniseerd kunnen worden is wel van belang dat de ondernemer zijn gegevens heeft ingevoerd en aangeeft dat hij voor deze periode klaar is. 4.1 Overdragen gegevens (AccountView Go ondernemer / cliënt ) De ondernemer dient gegevens in te voeren (boekingen, facturen, bankafschriften) Kies Algemeen\Mutaties overdragen\ Overdragen Kies Algemeen\Rapportageperioden\ Ik ben klaar met periode xx De ondernemer moet nu op minimaal 2 synchronisaties wachten voordat hij de rapportage ziet. Bij de eerste synchronisatie, zal de backoffice de informatie binnenkrijgen dat de cliënt klaar is. Dan moeten de rapportages gegenereerd worden. Wanneer dit is gebeurd zullen met de eerst volgende synchronisatie de rapporten aangeboden worden aan de cliënt. 4.2 Rapportages genereren (AccountView backoffice) Open het venster administraties, kies Bestand\administraties Workflow AccountView Go Pagina 9 van 12

10 Kies Document\Stamgegevens systeem\ondernemingen Kies Document\Rapportages genereren. Stel het bereik in: o Geselecteerde: alleen de rapporten genereren voor de administratie die u geselecteerd had. o Alle: rapporten genereren voor alle beschikbaar administraties/ondernemingen Kies Genereren. Om de rapporten aan te maken. o Tijdens genereren wordt een voortgangsindicator getoond. o Het volgende scherm toont hoeveel rapporten er zijn gegenereerd. o Indien er fouten tijdens genereren optreden worden deze hier getoond. Het afdrukvoorbeeld toont de details! Kies voltooien om het menu af te sluiten. 4.3 Rapportages bekijken in AccountView (Backoffice) Hoe kunt u de gegenereerde rapportages als accountant bekijken in de AccountView backoffice. Staat beschreven in de volgende stappen: Open de gewenste Go administratie Kies: Opties/Ondernemingsrapporten (alleen beschikbaar indien de juiste Go administratie in de backoffice geopend is door de accountant). Het venster toont de gegenereerde rapportage(s): Workflow AccountView Go Pagina 10 van 12

11 4.4 Gegenereerde documenten bekijken in AccountView Go Documenten worden gesynchroniseerd naar AccountView Go en zijn daar op in het venster documenten beschikbaar om te bekijken. In het Overzicht venster, zal onder het kopje mededelingen een melding staan dat er nieuwe documenten beschikbaar zijn voor de Accountant. Kies Algemeen\Documenten\Periodieke rapportage Workflow AccountView Go Pagina 11 van 12

12 5 Aandachtspunten - De beschreven functionaliteit werk vanaf AccountView De beschreven functionaliteit werk alleen met AccountView Business (gezien het feit dat u gebruik maakt van gebruikersactiviteiten) - De rapportages worden binnen documentkoppelingen opgeslagen en de pdf bestanden worden in een submap Company Documents van de administratie bewaard, gelijk aan wanneer handmatig een document wordt toegevoegd via opties/documenten onderneming. - Bij het genereren worden eerder gegenereerde rapportages overschreven. De BTW rapportage van periode 4 overschrijft bijvoorbeeld de BTW rapportage van periode 3. - Er wordt niet tegengehouden dat een gebruikersactiviteit meer dan 1 keer aan een onderneming wordt gekoppeld. Doordat de bestandsnaam van het gekoppelde document wordt gebaseerd op de code van de gebruikersactiviteit zal er uiteindelijk maar 1 bestand zijn per uniek gekoppelde gebruikersactiviteit. - Een rapportage wordt alleen gegenereerd indien de periode(uitvoeren t/m) > periode(uitgevoerd t/m). In andere woorden, alleen als er een periode volledig is uitgevoerd. Indien de periodiciteit = kwartaal, dan wordt een rapportage alleen gegenereerd als kwartaal(uitvoeren t/m) > kwartaal(uitgevoerd t/m). - Een rapportage wordt gegenereerd binnen de aan de onderneming gekoppelde administratie waarin de datum uitvoeren t/m valt. Indien het uitvoeren t/m niet binnen een gekoppelde administratie valt, of de administratie is geblokkeerd gekoppeld, dan wordt de rapportage niet uitgevoerd. Workflow AccountView Go Pagina 12 van 12