U kunt ook tijdens het vastleggen van de inkoopfactuur het activum registreren en de koppeling direct tot stand brengen (zie hierna).

Transcriptie

1 1 / 8 Activa boeken Wat is Activa Activa is een term die gebruikt wordt in de bedrijfseconomische wereld om het geheel aan bezittingen van een onderneming aan te duiden. Binnen de term activa maakt men onderscheid tussen vaste activa en vlottende activa. Activa is vaak een groter bedrag dat betaald is voor aankopen ten behoeve van uw organisatie. Dit bedrag hoeft niet in een keer ten laste te komen van uw organisatie. U mag dit ook verdelen over een aantal jaren waarbij de kosten verdeeld worden over een aantal jaren. Activa registreren en afschrijven Met behulp van het programma bent u in staat een volledige activaregistratie te voeren. Diverse gegevens kunnen per activum worden vastgelegd, zoals aanschafwaarde, restwaarde en afschrijvingsduur. Bovendien kunt u periodieke journaalposten voor de afschrijvingen volledig automatisch in de financiële administratie laten verwerken. Daarnaast kunt u vanuit de activa een verzekeringsregister opmaken waarin de informatie komt te staan van het object dat u verzekerd. Zo heeft u en uw verzekeringspersoon altijd hetzelfde overzicht. Bij een verzekering kunt u ook kenmerken opgeven zoals: registratienummers serienummers kleuren kenmerken et cetera. Activum toevoegen U kunt het activum op de volgende wijze toevoegen: U registreert eerst het activum in de module boekhouding (via het menu Boekhouding). Vervolgens boekt u de inkoopfactuur van het activum en koppelt u de activaregistratie aan de factuur. U kunt ook tijdens het vastleggen van de inkoopfactuur het activum registreren en de koppeling direct tot stand brengen (zie hierna). Voeg de gegevens van de inkoopfactuur van het activum aan de boekhouding toe in het venster Boekstukken. Selecteer Activum bij de optie Soort boeking/grootboekrekening, Druk op de Tab-toets. Rechten om te werken met activa Indien u de benodigde rechten heeft kunt u onder boekhouding Activa kiezen. U kunt verschillende projecten aanmaken om bepaalde afschrijvingen bij elkaar te houden. U kunt dan op het rapport en op het scherm zien wat de totale afschrijving, boekwaarde et cetera. is voor dit project.

2 2 / 8 Activa project aanmaken Met deze keuze kunt u er voor zorgen dat niet alle activa op dezelfde datum op instelling worden behandeld. Daarnaast is het mogelijk om bv veel bonnen die bij elkaar horen bijvoorbeeld voor een verbouwing, samen te voegen naar een bedrag ten behoeve van afschrijven. U kunt tijdens het jaar projecten aanmaken waar bepaalde activa op wordt geboekt zodat u groepen met activa krijgt die bij elkaar horen Voorbeelden hiervan zijn onder andere : Investeringen in keukenmaterialen apparatuur Investeringen in gebouwen Investeringen in rijdend materieel Investeringen in digitale en electronische apparatuur Momenteel (2012) zegt de belastingdienst dat aanschaf van middelen waarvan het aanschafbedrag groter of gelijk is aan minimaal 450,00 in aanmerking komen voor een investeringsaftrek regeling. (kijk op de website van de belastingdienst en zoek op investeringsregelingen) Klik op het icoon rechtsboven in het scherm. Nu kunt u een nieuwe groep aanmaken. Straks koppelt u deze groep aan de producten die u plaatst in de activa. Dan kunt u daarna op groepsniveau snel terugvinden wat er allemaal in een groep thuis hoort waar straks de koppelingen naar alle onderdelen komen. Per project stelt u in over hoeveel maanden u de items gaat afschrijven. Na het invullen van de groepsnaam en de maanden waarover wordt afgeschreven klikt u op de knop Opslaan. Let op : in bovenstaand voorbeeld staat MAANDEN ingesteld. De keuzes zijn Maand, Kwartaal en Jaar Afschrijf methode Standaard wordt er afgeschreven per maand. In het Beheercentrum kunt u ook voor kwartaal of jaar kiezen. Er wordt dan respectievelijk een maal het periodebedrag afgeschreven van de instelling, te weten per maand, kwartaal of jaar. Met de activa module kunt u alleen linear (een vast bedrag) afschrijven. Dus elke maand of kwartaal hetzelfde bedrag!! (lineair) Klik in het hoofdmenu op Beheercentrum Kies voor het item Boekhouding Klik op Instellingen Activa koppelen

3 3 / 8 Nadat u een activa project heeft aangemaakt kunt de de inkoopregels waar u op mag afschrijven, ophalen uit het inkoopboek of uit het memoriaaldagboek. Klik op de regel van het activa project die u heeft aangemaakt, of al in de lijst projecten heeft staan. Onder de projectlijst komt een scherm te staan (scroll naar beneden indien de projectlijst erg lang is) In dit voorbeeld kiezen we voor: 260 terreininvestering 60 maanden / 5 jaar Door rechtsboven in dit scherm op het icoon te klikken kunt u een nieuw ingekocht artikel toevoegen aan de groep afschrijven in 5 jaar. Dit komt uit het inkoopboek of het memoriaaldagboek. Vervolgens klikt u op het icoon om activa te koppelen. e-captain toont nu alle nog niet gekoppelde regels in de boekhouding. U kunt selecteren op verschillende dagboeken. Nu is een directe koppeling gelegd tussen het activa item en de inkoop. U moet nu nog de restwaarde en de grootboek

4 4 / 8 rekeningen ingeven. De kosten rekening is de debet kant. De kosten afschrijving rekening is de credit kant. Indien u voor al hebt afgeschreven dan was de credit rekening niet instelbaar en is hier de oorspronkelijke grootboekrekening van de inkoop boeking ingevuld. U kunt de datum aanschaf die van de boeking is overgenomen nog aanpassen. Bijvoorbeeld als de factuur veel later is gekomen dan het artikel in gebruik is genomen. Indien een activa al eerder is afgeschreven of om andere reden een afwijkende looptijd heeft kunt u een afwijkende looptijd instellen. De afschrijving per periode blijft dan gelijk alleen stopt de afschrijving eerder. Aanmaken afschrijvingen Periodiek, maar dat hoeft niet maandelijks, kunt u de afschrijvingen aanmaken. Indien het een maand niet gedaan is wordt de boeking alsnog aangemaakt. Het systeem toont eventuele problemen bovenaan (zoals in dit voorbeeld). U vinkt de activa aan waarop u wilt afschrijven. Het systeem boekt de eerste afschrijving op de laatste dag van de maand volgend op de maand van aanschaf. Om te controleren welke boekingen er gedaan zijn kunt u vanuit het activa scherm op het item klikken, de boekingen worden dan daaronder getoond. In het dagboek ziet u deze boekingen niet want ze zijn al definitief gemaakt. Op de grootboekkaart kunt u de boekingen wel zien.

5 5 / 8 Stopzetten Indien u een activa item wilt stopzetten omdat het bijvoorbeeld verkocht of defect is dan kunt u op klikken. De huidige boekwaarde wordt dan direct afgeschreven. De eventuele opbrengst moet u zelf via een factuur of memoriaal boeking afhandelen. Indien een item is afgeschreven dan stopt uiteraard het maken van boekingen automatisch. Indien het artikel geen restwaarde heeft hoeft u verder niets meer te doen. Indien er wel restwaarde is blijft het item voor dat bedrag op de balans staan zolang u het gebruikt. Daarna gebruikt u bovengenoemde stop knop om het restant af te schrijven. De afschrijving van een boekjaar kunt u schematisch afdrukken via menu Rapportages. Correcties Indien de afschrijvingen in periodes gedaan zijn die nog niet afgesloten (alle openstaande boekjaren ) zijn kunt u deze met de rode pijl knop verwijderen. Als alle afschrijf regels zijn verwijderd, kunt u de restwaarde, aanschafdatum et cetera. wijzigen. Door nu opnieuw op Aanmaken afschrijvingen te klikken worden de afschrijving met terugwerkende kracht geboekt volgens de nieuwe gegevens. Indien u al enige tijd aan het afschrijven bent en er zijn al boekjaren afgesloten kan het nog steeds voorkomen dat u een fout constateert. Bijvoorbeeld een (tik) fout in de restwaarde. In dat geval mag u fiscaal gezien niet simpelweg de resterende termijnen verhogen/verlagen. U moet in de afgesloten boekjaren correcties aanbrengen. Ook de afschrijvingen die nog komen moet u (periodiek) corrigeren. Dit doet u in periode 13 memoriaal. Correcties maakt u handmatig! U zult ervoor moeten zorgen dat u uitrekent wat de correctie moet zijn (eventueel per jaar) Rekenvoorbeeld afschrijving Stel u heeft een 2 e hands auto gekocht voor uw organisatie. Kosten 7500 euro, geboekt op balans 1200, afschrijving gaat naar U schrijft deze af over 5 jaar met een restwaarde van 1500 De afschrijving per jaar is dan : = 6000 euro, 6000 euro gedeeld door 5 jaar = 1200 euro Per maand wordt (indien u in maanden werkt in uw boekhouding) 100 euro afgeschreven. Werkt u per kwartaal dan is het 300 euro. Correctie bij geopend boekjaar

6 6 / 8 U maakt een fout met de restwaarde, in de plaats van 1500 geeft u per ongeluk 2500 euro in. De e-captain berekening in de afschrijving klopt niet meer want in plaats van 100 per maand wordt er 83.3 geboekt. Als er nog geen boekjaren zijn afgesloten waarin de afschrijvingsregels voorkomen is alles direct te corrigeren door alle afschrijvingsregels te verwijderen en in de activa de aanpassing te doen. Correctie bij afgesloten boekjaar Als echter WEL is afgesloten dan moet er handmatig gecorrigeerd worden. Het verschil per jaar zal handmatig in periode 13 geboekt moeten worden van balans naar winst en verlies rekening. In dit voorbeeld : 16,67 X 12 maanden is 200 euro Dit zal jaarlijks moeten gebeuren zolang de activa regel nog meegaat. U kunt bij de eigenschappen van een activa item aangeven dat er gecorrigeerd moet worden. Bij het afsluiten van het jaar krijgt u dan een herinnering. Verzekeringen Met deze functie kunt u registreren welke verzekeringen u heeft lopen. U kunt dit koppelen aan een activa item. Vanuit de activa module kiest u Naar verzekeringen Het systeem toont de groepen die u heeft aangemaakt. Met deze groepen kunt u een logische groepering maken, op het rapport wordt ook het totaal per groep getoond. De verzekeringen in een groep worden eronder getoond. Met het plus icoon toets voegt u een item toe. Met koppel activa kunt u activa items in deze groep koppelen. Het voordeel hiervan is dat de omschrijving overgenomen wordt en op het rapport wordt de boekwaarde getoond.

7 7 / 8 Rapportage Via menu Rapportage kunt u een rapport maken met alle verzekeringen.indien een item niet meer verzekerd is klikt u op het verwijder icoon. Activa Voorbeelden Boeking in inkoop boek (aanschaf machine) Project heeft een afschrijving van 60 maanden Machine kost 7000 (btw buiten beschouwing) Restwaarde is 1000 Grootboekrekening Opmerkingen Debet Credit 0030 machines Crediteuren 7000 Elke afschrijving wordt in memoriaal geboekt: De afschrijving per maand is gedeeld door 60 = 100 Grootboekrekening Opmerkingen Debet Credit 5001 Afschrijving Instelling bij activa regel 100 machines Grootboek kosten 0040 Reservering nieuwe machine Instelling bij activa regel Grootboek kosten afschrijvingen (cumulatieve afschrijvingen) 100 Memoriaal Indien de activa uit het memoriaal komt (bijvoorbeeld omdat men via een ander boekhoudsysteem is begonnen en daar al 1000 heeft afgeschreven). Bij aantal maanden resterend wordt het juiste aantal ingevoerd. Het is belangrijk dat het oorspronkelijke bedrag (7000 euro in dit voorbeeld) geboekt wordt, anders kloppen de afschrijvingen niet. In dit voorbeeld is de afschrijving 60 maanden Er is 1000 afgeschreven (10 maanden) Aantal maanden resterend is 50 Restwaarde is 1000

8 Powered by TCPDF ( 8 Grootboekrekening Opmerking Debet Credit 0030 Machines Reservering 1000 nieuwe machine???? Beginbalans 6000 Elke afschrijving wordt in memoriaal geboekt: Grootboekrekening Opmerking Debet Credit 5001 Afschrijving Instelling bij activa regel 100 machines Grootboek kosten 0040 Reservering machines Instelling bij activa regel Grootboek kosten afschrijvingen (cumulatieve afschrijvingen) 100 / 8