Little Electronics - Handleiding King

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave 1.1 Verkoop(credit)facturen boeken in King Boekingsverslag King Boekingsverslag controleren Boekingen corrigeren Aanmaken nieuwe relatie: klant Inkoopfactuur boeken in King Boekingsverslag King Boekingsverslag controleren Boekingen corrigeren Aanmaken nieuwe relatie: crediteur Rabobankafschriften boeken in King Boekingsverslag King Boekingsverslag controleren De kasstukken boeken Boekingsverslag King Boekingsverslag controleren

3 1.1 Verkoop(credit)facturen boeken in King Zoals je intussen al gemerkt hebt, maakt Little Electronics gebruik van het financieel pakket (King) voor het bijhouden van de administratie. Dat is heel handig, vooral als je snel informatie wilt hebben. Maar om die informatie te kunnen verstrekken, is het wel nodig dat alle gegevens eerst in de computer worden geboekt. Dit boeken van gegevens wordt ook wel inbrengen of invoeren genoemd. Alle gegevens die in de computer moeten worden ingebracht, worden eerst keurig op een rijtje gezet. Daarbij wordt meestal het coderingsstempel gebruikt. Het boeken is dan niet zo moeilijk meer. Als je het een paar keer gedaan hebt, lijkt het op gewoon typen. Alleen gaat het dan nu om financiële gegevens en gebruik je geen tekstverwerker maar een boekhoudprogramma. Het is erg handig dat de verkoop(credit)facturen ingevoerd zijn, vooral als het hoofd van de afdeling Administratie een overzicht wil hebben van welke debiteuren er niet op tijd betaald hebben. Met een boekhoudprogramma is zo n overzicht heel snel te maken. Het invoeren en verwerken van de verkoopfacturen in de financiële administratie is natuurlijk werk voor de financieel-administratief medewerker. 1 Start King op. 2 Ga naar <Financieel> <Invoeren voorlopige journaalposten> en selecteer het dagboek Verkoopboek. 3 In de kop vul je de volgende gegevens in aan de hand van het coderingsstempel. Boekstukdatum: datum van de verkoopfactuur Stuknummer: verkoopfactuurnummer Omschrijving: naam Klant Rekeningnummer: de code van de debiteur Omschrijving: factuur nr (hier het nummer van de factuur nogmaals invullen) Factuurdatum: zie codering Bedrag: het eindbedrag van de factuur, zie de codering Bij een creditnota vul je het bedrag in voorafgegaan door een (minteken). Je ziet het volgende pop-upscherm komen: 2.4 melding bij het boeken van een creditnota Kies Ja 3

4 4 Voor het tweede gedeelte van de boeking vul je in: de grootboekrekening; bij omschrijving: korte omschrijving van de (eerste) factuurregel; controleer achter BTW-code of de code overeenkomt met de codering. Wijzig indien nodig. Vul het bedrag in en controleer het btw-bedrag dat berekend wordt. Bij een creditnota vul je ook hier het bedrag in voorafgegaan door een -. Als je nog een factuur wilt invoeren, dan klik je op Nieuw boekstuk anders op Sluiten. In sommige gevallen blijft een afronding over na berekening van het btw-bedrag. Je zult dan het laatste btw-bedrag moeten corrigeren om over te kunnen gaan naar een nieuw boekingsstuk. 5 Als je een factuur hebt geboekt, plaats je je paraaf in het vakje 'Par. invoer onder aan het coderingsstempel. Zo kan iedereen zien dat deze factuur door jou is geboekt. 1.2 Boekingsverslag King Om te controleren of er bij de boeking geen fouten zijn gemaakt, maak je na iedere boekingsgang een uitdraai van de boekingen. Op dit boekingsverslag kun je controleren of je inderdaad alle boekingsstukken hebt geboekt. Ook kun je zien of er misschien fouten zijn gemaakt. : 1 Ga naar <Financieel> <Afdrukken mutaties> <Afdrukken Boekingsgangen>. Je ziet nu het volgende overzicht S e l e c t i e s c h 4

5 2 Selecteer de volgende instellingen: - bij Afdrukinstelling: Laatst gebruikte - bij Layout-soort: Afdrukken op basis van: Voorlopige gegevens - Zorg dat Selectie is aangevinkt en kies dan bij Van nummer- T/m nummer het nummer van de boekingsgang die je wil printen. Als je klikt in het veld Van nummer zie je rechts het symbool het gewenste nummer van de boekingsgang selecteren. komen, daarmee kun je de 3 Om te controleren of je de goede selectie gemaakt hebt kun je klikken op de knop Voorbeeld 4 Print daarna het overzicht. 5

6 1.3 Boekingsverslag controleren Het boekingsverslag gebruik je o.a. om te kijken of er bij het boeken fouten zijn gemaakt. Er zijn verschillende soorten fouten mogelijk. Niet alle boekingsstukken zijn geboekt. De boekingen zijn niet in het juiste dagboek geboekt. Er zijn verkeerde rekeningnummers gebruikt. De bedragen zijn niet juist ingevuld. Niet alle gegevens van het stempel zijn goed overgenomen. Bij het controleren vergelijk je de gegevens op het boekingsverslag met die op de boekingsstukken. Deze controle moet goed gebeuren. Omdat iedereen altijd de neiging heeft over zijn eigen fouten heen te lezen, is het belangrijk dat je deze controle heel zorgvuldig uitvoert of laat uitvoeren door een collega. 1 Vergelijk het door jou gemaakte boekingsverslag met de gegevens op de bijbehorende verkoopfacturen. 2 Als je fouten ontdekt, omcirkel die dan op het boekingsverslag. 3 Verbeter de geconstateerde fouten in King. 4 Als het boekingsverslag geen fouten bevat, zet je tot slot je paraaf en datum op het boekingsverslag. 6

7 1.4 Boekingen corrigeren Wie werkt maakt fouten. Als je in het boekingsverslag fouten hebt ontdekt, herstel je deze gelijk. Zolang de boekingsgang nog niet is verwerkt, kun je de in het boekingsverslag geconstateerde fouten op een simpele manier verbeteren. 1 Start King op. 2 Ga naar <Financieel> <Voorlopige boekingsgangen>. 3 Je ziet een lijst met boekingsgangen, selecteer de gewenste en klik op de knop Wijzigen 4 In het bovenste gedeelte van het venster kun je de boeking aanwijzen die je wil wijzigen. In het onderste gedeelte kun je dan de boeking aanpassen. 5 Print het aangepaste boekingsverslag. 6 Controleer ook dit verslag weer zorgvuldig. 7 Ontdek je geen fouten meer, plaats dan je paraaf en de datum op het boekingsverslag. 1.5 Aanmaken nieuwe relatie: klant Tijdens het coderen van de verkoopfacturen kom je soms een factuur voor een nieuwe klant tegen. Deze klant is nog niet in het debiteurenbestand opgenomen. Je moet deze debiteur dan eerst in het bestand opnemen voor je verder kunt gaan met coderen. Het aanmaken van een stamkaart voor een nieuwe debiteur is ook werk voor de financieel-administratief medewerker. Dit gebeurt natuurlijk weer met behulp van King. 1 Ga naar <Debiteuren> <Debiteuren> <Toevoegen>. Zoek in de kolom Nummer het eerst vrije nummer en noteer dit nummer bij relatie in het coderingsstempel op de verkoopfactuur. 2 Kies dan Toevoegen en vul aan de hand van de verkoopfactuur de volgende stamgegevens in. Nummer het op het coderingsstempel bij relatie genoteerde vrije nummer Zoekcode: de zoekcode wordt gevormd door de eerste letters van de naam van de klant; de zoekcode bestaat uit minimaal vier tot maximaal zes letters en moet uniek zijn Naam: de naam van de debiteur 7

8 Adresgegevens Adres, postcode, woonplaats (in HOOFDLETTERS) Andere relevante gegevens 3 Maak een print van de stamkaart. Bewaar deze in je archief. Kies daarvoor het menu Debiteuren> <Afdrukken debiteuren> <afdrukken stamgegevens debiteuren>. 2.6 Selectiescherm afdrukken stamkaart debiteuren Selecteer de volgende instellingen: - bij Afdrukinstelling: Laatst gebruikte - bij Layout-soort: Zorg dat Selectie is aangevinkt en kies dan bij Van nummer- T/m nummer het nummer van de debiteur waarvan je de kaart wil printen. Als je klikt in het veld Van nummer zie je rechts het symbool gewenste nummer van de stamkaart selecteren. komen, daarmee kun je het 4 Om te controleren of je de goede selectie gemaakt hebt kun je klikken op de knop Voorbeeld 5 Print daarna de stamkaart. 8

9 2.1 Inkoopfactuur boeken in King Nu boek je de facturen in King. 1 Start King op. 2 Ga naar <Financieel> <Invoeren voorlopige journaalposten> en selecteer het dagboek Inkoopboek. 3 In de kop vul je de volgende gegevens in aan de hand van het coderingsstempel. Boekstukdatum: datum van de inkoopfactuur Stuknummer: dit nummer stelt King automatisch voor Omschrijving: naam leverancier Rekeningnummer: de code van de crediteur Fact./ref.nr: zie codering Omschrijving: factuur nnn (hier het nummer van de factuur invullen) Factuurdatum: zie codering Bedrag: het eindbedrag van de factuur, zie de codering Bij een creditnota vul je het bedrag is voorafgegaan door een Je ziet een pop-upscherm komen met de vraag: Dit is een creditnota! De factuurdatum als vervaldatum gebruiken? Antwoord dan met Ja en klik dan op de knop Akkoord 4 Voor het tweede gedeelte van de boeking vul je in: de grootboekrekening; bij omschrijving: korte omschrijving van de (eerste) factuurregel; controleer achter BTW-code of de code overeenkomt met de codering. Wijzig indien nodig. Vul het bedrag in en controleer het btw-bedrag dat berekend wordt. Bij een creditnota vul je ook hier het bedrag in voorafgegaan door een -. Als je nog een factuur wilt invoeren, dan klik je op Nieuw boekstuk anders op Sluiten. In sommige gevallen blijft een afronding over na berekening van het btw-bedrag. Je zult dan het laatste btw-bedrag moeten corrigeren om over te kunnen gaan naar een nieuw boekingsstuk. 5 Als je een factuur hebt geboekt, zet je een paraaf op de factuur. Zo kan iedereen zien dat deze factuur door jou is geboekt. Vul daarna in het coderingsstempel het stuknummer uit King in bij het vakje Bkst.nr. 9

10 2.2 Boekingsverslag King Nadat je alle inkoopfacturen in King hebt geboekt, print je het boekingsverslag. : 1 Ga naar <Financieel> <Afdrukken mutaties> <Afdrukken Boekingsgangen>. Je ziet nu het volgende overzicht. 3.5 Selectiescherm afdrukken boekingsgang 2 Selecteer de volgende instellingen: - bij Afdrukinstelling: Laatst gebruikte - bij Layout-soort: Afdrukken op basis van: Voorlopige gegevens - Zorg dat Selectie is aangevinkt en kies dan bij Van nummer- T/m nummer het nummer van de boekingsgang die je wil printen. Als je klikt in het veld Van nummer zie je rechts het symbool het gewenste nummer van de boekingsgang te selecteren. komen, daarmee kun je de 3 Om te controleren of je de goede selectie gemaakt hebt kun je klikken op de knop Voorbeeld 4 Print daarna het overzicht. 5 Archiveer de geboekte facturen en boekingsverslag. 10

11 2.3 Boekingsverslag controleren Het boekingsverslag gebruik je om te kijken of er bij het boeken fouten zijn gemaakt. Er zijn verschillende soorten fouten mogelijk. Niet alle boekingsstukken zijn geboekt. De boekingen zijn niet in het juiste dagboek geboekt. Er zijn verkeerde rekeningnummers gebruikt. De bedragen zijn niet juist ingevuld. Niet alle gegevens van het stempel zijn goed overgenomen. Bij het controleren vergelijk je de gegevens op het boekingsverslag met die op de boekingsstukken. Deze controle moet goed gebeuren. Omdat iedereen altijd de neiging heeft over zijn eigen fouten heen te lezen, is het belangrijk dat je deze controle heel zorgvuldig uitvoert of laat uitvoeren door een collega. 1 Vergelijk het door jou gemaakte boekingsverslag met de gegevens op de bijbehorende inkoopfacturen. 2 Als je fouten ontdekt, omcirkel die dan op het boekingsverslag. 3 Verbeter de geconstateerde fouten in King. 4 Als het boekingsverslag geen fouten bevat, zet je tot slot je paraaf en datum op het boekingsverslag. 2.4 Boekingen corrigeren Wie werkt maakt fouten. Als je in het boekingsverslag fouten hebt ontdekt, herstel je deze gelijk. Zolang de boekingsgang nog niet is verwerkt, kun je de in het boekingsverslag geconstateerde fouten op een simpele manier verbeteren. 1 Start King op. 2 Ga naar <Financieel> <Voorlopige boekingsgangen>. 3 Je ziet een lijst met boekingsgangen, selecteer de gewenste en klik op de knop Wijzigen 4 In het bovenste gedeelte van het venster kun je de boeking aanwijzen die je wil wijzigen. In het onderste gedeelte kun je dan de boeking aanpassen. 11

12 5 Print het aangepaste boekingsverslag. 6 Controleer ook dit verslag weer zorgvuldig. 7 Ontdek je geen fouten meer, plaats dan je paraaf en de datum op het boekingsverslag. 2.5 Aanmaken nieuwe relatie: crediteur Tijdens het coderen van de inkoopfacturen kom je soms een factuur voor een nieuwe leverancier tegen. Deze is nog niet in het crediteurenbestand opgenomen. Je moet deze crediteur dan eerst in het bestand opnemen voor je verder kunt gaan met coderen. Het aanmaken van een stamkaart voor een nieuwe crediteur is ook werk voor de financieel-administratief medewerker. Dit gebeurt natuurlijk weer met behulp van King. 1 Ga naar <Crediteuren> <Crediteuren> <Toevoegen>. Zoek in de kolom Nummer het eerst vrije nummer en noteer dit nummer bij relatie in het coderingsstempel op de inkoopfactuur. 2 Kies dan Toevoegen en vul aan de hand van de inkoopfactuur de volgende stamgegevens in. Nummer het op het coderingsstempel bij relatie genoteerde vrije nummer Zoekcode: de zoekcode wordt gevormd door de eerste letters van de naam van de leverancier; de zoekcode bestaat uit minimaal vier letters en moet uniek zijn Naam: de naam van de crediteur Opmerking. Bedenk vooraf welke zoekcode je invult. Dit bepaalt namelijk of je snel de gevonden stamkaart kunt vinden. Als je bijvoorbeeld Accountantskantoor Van der Smiezen wil zoeken zou de zoekcode account of smiezen kunnen zijn. Adresgegevens Adres, postcode, woonplaats (in HOOFDLETTERS) Andere relevante gegevens 12

13 3 Via het tabblad Financiële geg. vul je de volgende gegevens in. Je vindt deze op de factuur. - Betalingsconditie - btw-nummer - Kvk-nummer 4 Vul tenslotte via het tabblad Bankrekeningen nummer en naam van de bankrelatie in. Ook die gegevens vindt je op de factuur. 5 Maak een print van de stamkaart. Bewaar deze in je archief. Kies daarvoor het menu Crediteuren> <Afdrukken crediteuren> <afdrukken stamgegevens crediteuren>. 3.6 Selectiescherm afdrukken stamkaart crediteuren Selecteer de volgende instellingen: - bij Afdrukinstelling: Laatst gebruikte - bij Layout-soort: Zorg dat Selectie is aangevinkt en kies dan bij Van nummer- T/m nummer het nummer van de crediteur waarvan je de kaart wil printen. Als je klikt in het veld Van nummer zie je rechts het symbool gewenste stamkaart selecteren. komen, daaarmee kun je de 6 Om te controleren of je de goede selectie gemaakt hebt kun je klikken op de knop Voorbeeld 7 Print daarna de stamkaart. 13

14 3.1 Rabobankafschriften boeken in King Nu boek je de facturen in King. 1 Ga naar <Financieel> <Invoeren voorlopige journaalposten> en selecteer het dagboek Rabobank. Het invulscherm van dit bankboek komt in beeld. 4.2 Invulscherm bankboek 2 Ter controle van het banksaldo begint de invoer bij het eindsaldo. Door dit in te vullen ontstaat er een controle op de juiste invoer van de bedragen. - Controleer het beginsaldo op je scherm met dat van het dagafschrift. - Vul het eindsaldo van het dagafschrift in. Als je meerdere afschriften boekt vul je het laatste eindsaldo in. 3 In de kop vul je de volgende gegevens in. Boekstukdatum: Stuknummer: Omschrijving: de datum van het dagafschrift. vult King automatisch in Afschrift gevolgd door het volgnummer van het dagafschrift 4 Voor het tweede gedeelte van de boeking vul je het volgende in. Boekdatum: De rentedatum van het dagafschrift Rekeningnummer Voer hier het gecodeerde rekeningnummer debiteuren, crediteuren of grootboek in. 14

15 Na het invullen van een debiteuren- of crediteurennummer komt een scherm met openstaande posten in beeld. 4.3 Voorbeeld openstaande posten crediteur In dit voorbeeld voor crediteur Lankhorst Taselaar zie je drie openstaande posten staan, waarvan een creditnota. Vink de post aan die op het bankafschrift voorkomt. Als de factuur niet volledig wordt betaald, vul je in de kolom Te boeken dat bedrag in dat wel wordt betaald. Vervolgens klik je in de kolom Boeken alle facturen aan die worden betaald (incl. deelbetaling). Bij deelbetaling komt de volgende melding te voorschijn: 4.4 Melding betalingsverschil Kies <Nee> bij grote betalingsverschillen en <Ja> bij kleine betalingsverschillen. Kies <Boeken> en de gehele regel is geboekt. Midden op het venster komt dan de regel die geboekt is. Controleer of de regels goed is ingevoerd. Eventueel kun je ze nog wijzigen. In dat geval moet je de foute regel aanklikken, vervolgens met de knop <Verwijderen> weghalen en opnieuw invoeren met <Toevoegen> volgens bovenstaande instructie. 15

16 5 Is de codering een grootboekrekening vul dan de volgende velden als volgt in: Boekdatum: De rentedatum van het dagafschrift Rekeningnummer: Zie codering Omschrijving: een korte omschrijving van de mutatie Bedrag: Bij Kruisposten of Privé moet je tevens aangeven of het bedrag D of C moet komen. Bedenk daarbij dat je op een tegenrekening boekt en niet op de rekening Bank Btw-code: Controleer of de juiste BTW-code is ingevuld Als dat niet het geval is, selecteer dan met de juiste code. 6 Druk op <Akkoord> en het dagboeksaldo wordt gewijzigd. 7 Controleer nu of de regel goed is ingevuld. Indien de regel niet klopt, haal de regel dan weg met de knop <Verwijderen> en voeg een nieuwe toe met de knop <Toevoegen> en voer weer in volgens de bovenstaande instructie. Als de regel klopt boek je de volgende posten van het dagafschrift. 8 Sluit daarna het dagboek af. Het programma controleert of het eindsaldo klopt met de geboekte mutaties. Is dit niet het geval, kun je het dagboek niet sluiten. Controleer in dat geval je boekingen. 3.2 Boekingsverslag King Nadat je alle bankafschriften in King hebt geboekt, print je het boekingsverslag. : 1 Ga naar <Financieel> <Afdrukken mutaties> <Afdrukken Boekingsgangen>. Je ziet nu het volgende overzicht. 16

17 4. 5 S e l e c t i e s c h 2 Selecteer de volgende instellingen: - bij Afdrukinstelling: Laatst gebruikte - bij Layout-soort: Afdrukken op basis van: Voorlopige gegevens - Zorg dat Selectie is aangevinkt en kies dan bij Van nummer- T/m nummer het nummer van de boekingsgang die je wil printen. Als je klikt in het veld Van nummer zie je rechts het symbool gewenste nummer van de boekingsgang selecteren. komen, daarmee kun je het 3 Om te controleren of je de goede selectie gemaakt hebt kun je klikken op de knop Voorbeeld 4 Print daarna het overzicht. 5 Archiveer de geboekte facturen en boekingsverslag. 3.3 Boekingsverslag controleren Het boekingsverslag gebruik je o.a. om te kijken of er bij het boeken fouten zijn gemaakt. Er zijn verschillende soorten fouten mogelijk. Niet alle boekingsstukken zijn geboekt. De boekingen zijn niet in het juiste dagboek geboekt. Er zijn verkeerde rekeningnummers gebruikt. De bedragen zijn niet juist ingevuld. Niet alle gegevens van het stempel zijn goed overgenomen. 17

18 Bij het controleren vergelijk je de gegevens op het boekingsverslag met die op de dagafschriften. Deze controle moet goed gebeuren. Omdat iedereen altijd de neiging heeft over zijn eigen fouten heen te lezen, is het belangrijk dat je deze controle heel zorgvuldig uitvoert of laat uitvoeren door een collega. 1 Vergelijk het door jou gemaakte boekingsverslag met de gegevens op het bijbehorende dagafschrift. 2 Als je fouten ontdekt, omcirkel die dan op het boekingsverslag. 3 Verbeter de geconstateerde fouten in King. 4 Als het boekingsverslag geen fouten bevat, zet je tot slot je paraaf en datum op het boekingsverslag. 18

19 4.1 De kasstukken boeken Natuurlijk moet je ook de kasstukken, net zoals alle andere boekingsstukken, in King invoeren. 1 Ga naar <Financieel> <Invoeren voorlopige journaalposten> en selecteer het dagboek Kasboek. Het invulscherm van dit kasboek komt in beeld. 5.2 Invulscherm kasboek 2 In de kop vul je de volgende gegevens in. Boekstukdatum: de datum van het dagdeel. Stuknummer: vult King automatisch in Omschrijving: kasstukken dd. gevolgd door het de datum van het dagdeel 3 Voor het tweede gedeelte van de boeking vul je het volgende in. Boekdatum: De datum van het eerste kasstuk. Neem dit over van de codering. Rekeningnummer Voer hier het gecodeerde rekeningnummer in Omschrijving: Een korte omschrijving van de mutatie Btw-code: Controleer of de juiste BTW-code is ingevuld. Als dat niet het geval is, selecteer dan met i de juiste code 19

20 Bedrag: Vul het bedrag in van de codering. Bij Kruisposten of Privé moet je tevens aangeven of het bedrag D of C moet komen. Bedenk daarbij dat je op een tegenrekening boekt en niet op de rekening Kas 4 Druk op Tab of Enter en controleer het btw-bedrag. 5 Controleer nu of de regel goed is ingevuld. Indien de regel niet klopt, corrigeer dan de invoer of haal de regel dan weg met de knop <Verwijderen> en voeg een nieuwe regel toe. 6 Als de regel klopt noteer je op het coderingsstempel bij Par. inv. je paraaf. Vul daarna in het coderingsstempel het stuknummer uit King in bij het vakje Bkst.nr 7 Klik op <Toevoegen> en boek het volgende kasstuk. 8 Sluit als je klaar bent het dagboek af. 3.2 Boekingsverslag King Om te controleren of er bij de boeking geen fouten zijn gemaakt, maak je na iedere boekingsgang een uitdraai van de boekingen. Op dit boekingsverslag kun je controleren of je inderdaad alle boekingsstukken hebt geboekt. En ook of er misschien fouten zijn gemaakt. 1 Print het boekingsverslag van het kasboek. 2 Selecteer de laatste boekingsgang en maak een afdruk van dit kasboek. 3.3 Boekingsverslag controleren Het boekingsverslag gebruik je om te kijken of er bij het boeken fouten zijn gemaakt. Er zijn verschillende soorten fouten mogelijk. Niet alle boekingsstukken zijn geboekt. De boekingen zijn niet in het juiste dagboek geboekt. Er zijn verkeerde rekeningnummers gebruikt. De bedragen zijn niet juist ingevuld. Niet alle gegevens van het stempel zijn goed overgenomen. Bij het controleren vergelijk je de gegevens op het boekingsverslag met die op de boekingsstukken. 20

21 Deze controle moet goed gebeuren. Omdat iedereen altijd de neiging heeft over zijn eigen fouten heen te lezen, is het belangrijk dat je deze controle heel zorgvuldig uitvoert of laat uitvoeren door een collega. 1 Vergelijk het door jou gemaakte boekingsverslag met de gegevens op de bijbehorende kasstukken. 2 Als je fouten ontdekt, omcirkel die dan op het boekingsverslag. 3 Verbeter de geconstateerde fouten in King. 4 Als het boekingsverslag geen fouten bevat, zet je tot slot je paraaf en de datum op het boekingsverslag. 21