Menuoptie: Verkoop Debiteuren Menuoptie: Inkoop Crediteuren

Transcriptie

1 Pag 1 van 5 Met deze nieuwe release zijn weer de nodige verbeteringen, uitbreidingen en aanpassingen gedaan om het werken met Asperion nog prettiger en efficienter te maken. Samenvatting 1. Zoekfunctie in debiteuren/crediteurenbestand verder uitgebreid 2. Geboekte Inkoop- en Verkoopfacturen sneller terugvinden 3. Gebruik van kostenplaatsen activeren of de-activeren 4. Zoeken op Factuurnummer of naam bij afletteren electronische bankmutaties 5. Meerdere facturen tegelijk afboeken bij afletteren electronische bankmutaties 6. Blokkeren van debiteuren of crediteuren. 1. Zoekfunctie in debiteuren/crediteuren bestand verder uitgebreid Tot op heden konden relaties alleen op naam gezocht worden. De zoekmogelijkheden zijn nu verder uitgebreid. Menuoptie: Verkoop Debiteuren Menuoptie: Inkoop Crediteuren Er kan naast op Naam nu ook gezocht worden op : (relatie-) nummer Bankrekeningnummer Plaats Adres Postcode.

2 Pag 2 van 5 Typ de gezochte tekst in en klik vervolgens op de knop Zoeken en alle relaties worden getoond die aan de combinatie van zoekcriteria voldoen. Ook kan een overzicht opgevraagd worden van relaties die behoren tot een bepaalde debiteur- of crediteursoort. Standaard opent het overzicht met alle niet geblokkeerde debiteuren of crediteuren. Uiteraard kan er ook een lijst opgevraagd worden van Alle relaties of alleen de geblokkeerde relaties. 2. Geboekte Inkoop- en Verkoopfacturen sneller terugvinden Het kan voorkomen dat een inkoop- of verkoopfactuur niet in de juiste periode is geboekt. Het uitzoeken in welke periode de boeking dan wel geregistreerd was, vergde de nodige tijd. Dit is nu verbeterd, want het factuuroverzicht is nu uitgebreid met een kolom waarin boekjaar en boekperiode van elke factuur te zien zijn. Zo kan dus snel vastgesteld worden in welke periode elke factuur geboekt is. Menuoptie: Verkoop Rapportage Factuuroverzicht Menuoptie: Inkoop Rapportage Factuuroverzicht Op elke regel is ook een nieuw icoon toegevoegd in de laatste kolom. Door hier op te klikken wordt het scherm Details Geboekte perioden geopend in de periode waarin de betreffende factuur zich bevindt. De factuur kan nu direct geselecteerd worden, de journaalpost kan bekeken worden of een wijziging kan worden doorgevoerd. 3. Gebruik van kostenplaatsen activeren of de-activeren Er kon al gewerkt worden met kostenplaatsen. Niet elke gebruiker maakt hier echter gebruik van. Daarom is er nu de mogelijkheid om het gebruik van kostenplaatsen uit te zetten (te de-activeren) Menuoptie: Algemeen Setup Wizard Parameters Administratie, tabblad GB-Instellingen Op dit tabblad staat de optie Kostenplaats standaard aangevinkt zodat er met kostenplaatsen gewerkt kan worden bij het invoeren van boekingen. Wilt u echter niet met kostenplaatsen werken dan kunt u dit bereiken door hier het vinkje weg te halen door er op te klikken. Mogelijke situaties : Wordt er geen gebruik gemaakt van Kostenplaatsen en zijn deze ook niet aangemaakt, dan kan het vinkje uitgezet worden, zodat u er tijdens het boeken ook geen last van zult hebben. Zijn er wel kostenplaatsen aangemaakt, maar worden deze niet ( meer ) gebruikt, dan kan het vinkje worden uitgezet. Dan verschijnt de keuze niet meer tijdens het boeken. Zijn er Kostenplaatsen aangemaakt om op te kunnen boeken, zorg er dan voor dat het hokje aangevinkt is, anders kunnen de kostenplaatsen niet geselecteerd worden tijdens het invoeren van boekingen.

3 Pag 3 van 5 4. Zoeken op Factuurnummer of naam bij afletteren electronische bankmutaties Het komt wel eens voor dat de omschrijving op een bankafschrift een factuurnummer bevat dat niet door het programma gevonden wordt. Dit kan gebeuren doordat het factuurnummer niet geheel correct is meegegeven met de betaling of ontvangst. Bij het afletteren van bankmutaties kan daarom op factuurnummer of relatienaam gezocht worden om deze vervolgens direct te kunnen selecteren. Ook kan op (relatie-)naam gezocht worden naar een openstaande factuur. Menuoptie: Bankzaken Electronisch bankieren Afletteren Klik op de button Mutaties bij het nog af te letteren bankafschrift. Klik bij een nog af te letteren regel op het wijzig icoon. Voer rechtsonderaan in het zoekveld het factuurnummer of een deel van het factuurnummer in en klik op Zoek. De gevonden facturen worden getoond. De tweede kolom onder D/C geeft aan of het een factuur voor een debiteur betreft ( D ) of voor een crediteur ( C ). De facturen die voldoen aan de zoekopdracht worden getoond : eerst de verkoopfacturen en dan de inkoopfacturen. Kies de gewenste factuur en klik op de blauwe pijl achter de factuur. De factuur wordt nu in het invoerveld gezet inclusief de grootboek- en de debiteur- of crediteurgegevens. Klik op de button Opslaan als de invoer correct is. De boeking verschijnt in het veld rechtsboven. Reeds afgeletterde factuur wordt zichtbaar gemaakt Een V voor een openstaande factuur geeft aan dat deze al eerder geselecteerd is om af te boeken, maar nog niet is doorgeboekt. Het zou kunnen zijn dat zo n factuur al in een ander bankafschrift staat dat ook nog doorgeboekt moet worden. Met de V -indicatie is er dus zicht op facturen die al afgeletterd zijn en klaar staan om doorgeboekt te worden.

4 Pag 4 van 5 5. Meerdere facturen tegelijk afboeken bij afletteren electronische bankmutaties Tot op heden was het, bij het afletteren van een electronisch bankafschrift, alleen maar mogelijk om per debiteur/crediteur maar 1 openstaande post tegelijkertijd te selecteren. Voor een volgende openstaande post moest er opnieuw een selectie gemaakt worden. Dit kan nu sneller. Menuoptie: Bankzaken Electronisch bankieren Afletteren Wanneer bij het afletteren de debiteur of crediteur geselecteerd is, verschijnen de openstaande facturen. Hieruit kunnen nu meerdere facturen tegelijkertijd geselecteerd worden. Het maken van meervoudige selecties Staan deze facturen netjes onder elkaar, selecteer deze dan door er met de aanwijzer overheen te slepen (wijs de eerste factuur aan, druk de linkermuisknop in en houdt deze ingedrukt tot aan de laatste te selecteren factuur). Klik vervolgens op Opslaan. Staan de facturen niet onder elkaar, dan moeten ze afzonderlijk geselecteerd worden. Houd dan de Ctrl ( Control) toets ingedrukt en klik achtereenvolgens op elke af te boeken factuur. Klik vervolgens op Opslaan. NB Het bedragveld hoeft bij meerdere facturen tegelijkertijd selecteren niet ingevuld te worden! Het programma rekent het totaal uit van de geselecteerde facturen en indien dit totaal afwijkt van het betaalde of ontvangen bedrag op het afschrift, dan wordt het verschil getoond om nog verder afgeboekt te worden. 6. Blokkeren van debiteuren of crediteuren Het kan voorkomen dat u op bepaalde debiteuren of crediteuren nooit meer of tijdelijk niet meer wilt boeken. Hun gegevens moeten echter nog wel bewaard blijven op hun kaarten. Voorbeelden : Debiteuren die slechts 1x gebruikt worden of debiteuren aan wie niet (meer) geleverd mag of hoeft te worden. Hiervoor dient de blokkeer functie. Door debiteuren of crediteuren te blokkeren kunnen er voor die relaties geen in-of verkoopboekingen meer plaatsvinden. Geblokkeerde relaties komen daarom niet meer voor op keuze- of selectieschermen bij het invoeren van deze boekingen.

5 Pag 5 van 5 Menuoptie: Verkoop Debiteuren selecteer de gewenste debiteur Menuoptie: Inkoop Crediteuren selecteer de gewenste crediteur De relatiekaart wordt geopend. Klik op het tweede tabblad Financieel/ fiscaal. Zet in het desbetreffende hokje een vinkje om een debiteur of crediteur te blokkeren. Nadat een debiteur of crediteur is geblokkeerd wordt deze niet meer getoond bij het invoeren van een verkooporder of verkoopfactuur of een inkooporder of inkoopfactuur. Ontvangsten of betalingen kunnen via de dagboeken Kas, Bank, Giro nog steeds worden geregistreerd, omdat ze daar nog wel worden getoond, evenals bij Memoriaalboekingen. Uiteraard kan het vinkje ook weer worden weggehaald en is de betreffende debiteur of crediteur weer beschikbaar om er inkopen- of verkopen op te registreren Copyright Asperion. All rights reserved.