Finsys 5. Het openen en afsluiten van een boekjaar. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.2

Transcriptie

1 Finsys 5 Het openen en afsluiten van een boekjaar versie 5.2 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Het openen en afsluiten van een boekjaar 2 Stap 1 1: Stap 2 2: Stap 3 3: Stap 4 4: Toekennen grootboekrekeningen Openen nieuw boekjaar Wisselen tussen boekjaren Een boekjaar afsluiten

3 2 1 Het openen en afsluiten van een boekjaar Om uw financiële transacties binnen uw administratie onder te kunnen brengen in verschillende boekjaren dient u een aantal handelingen te verrichten om deze boekjaren te onderhouden. Tevens is het rond de overgang naar een nieuw boekjaar van belang om te weten hoe er wordt omgegaan met de gesaldeerde balans- en resultaatgegevens. U wilt bijvoorbeeld nog correcties in het voorgaande boekjaar kunnen invoeren, maar ook al in het nieuwe boekjaar financiële feiten vastleggen. In dit stappenplan wordt u begeleid in de uit te voeren handelingen en geïnformeerd over de manier van het verwerken van de transacties. Bij het gebruik van meerdere boekjaren kunnen we drie zogenaamde fasen onderscheiden, namelijk: Fase 1 [Boeken in het huidige boekjaar] Het moment waarop u een nieuw boekjaar opent is natuurlijk door u zelf te bepalen. Waarschijnlijk zal dit aan het begin of aan het eind van het jaar zijn. Na het openen van een nieuw boekjaar bevindt u zich in fase 2. Fase 2 [Boeken in een vorig en in een nieuw boekjaar] Deze situatie wordt aangeduid als de zogenaamde "tussenfase". Er kan nu in beide boekjaren geboekt, geraadpleegd of afgedrukt worden. Het vorige boekjaar kunt u afsluiten. Hiermee wordt de zogenaamde " tussenfase" beëindigd. Het moment waarop dit gebeurt is natuurlijk door u zelf te bepalen. Na het afsluiten van het vorige boekjaar bevindt u zich in fase 3 (en dit is feitelijk gelijk aan fase 1: u kunt in één boekjaar boeken). Fase 3 [Boeken in een nieuw boekjaar] Er kan nu nog uitsluitend worden geboekt in het nieuwe boekjaar. De vorige boekjaren kunnen alleen nog geraadpleegd of afgedrukt worden. We gaan uit van een situatie waarbij gewerkt wordt vanuit een "lege startsituatie". Sommige velden of bestanden dienen slechts eenmalig bij aanvang te worden gevuld. In het stappenplan wordt dit aangegeven als Initieel. Onder de verschillende stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool:

4 3 1.1 Stap 1: Toekennen grootboekrekeningen [Overige functies] [Instellingen] [Toekennen grootboekrekeningen] Initieel Voordat het nieuwe boekjaar door u geopend kan gaan worden, dienen de grootboeknummers [Beginbalans] en [Resultaat vorig boekjaar] te worden aangemaakt en toegekend. Zie ook het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 12-.

5 4 1.2 Stap 2: Openen nieuw boekjaar [Overige functies] [Onderhoud] [Boekjaar] [Openen] Wanneer er een [Nieuw boekjaar] is geopend, kan er gedurende een bepaalde periode zowel in het oude als in het nieuwe boekjaar worden geboekt. Bij het openen van het nieuwe boekjaar worden de saldi van alle balansboeken overgenomen in het nieuwe boekjaar. Alle resultaatrekeningen worden op nul gesteld. De saldi van de balansrekeningen worden gekopieerd naar periode 0 van het nieuwe boekjaar. Deze saldi worden automatisch tegengeboekt op het onder -Stap 1- aangemaakte en toegekende grootboeknummer [Beginbalans]. Deze (tussen)rekening zal per saldo op 0 uitkomen, omdat de volledige balans uit het vorige boekjaar naar het nieuwe boekjaar wordt gekopieerd. De mutaties op de grootboekrekeningen [Debiteuren] en [Crediteuren] worden gesaldeerd en de openstaande posten worden gekopieerd naar het nieuwe boekjaar. Het saldo van de Verlies- en Winstrekening (alle resultaatboeken tezamen) wordt gekopieerd naar het grootboeknummer [Resultaat vorig boekjaar] in het nieuwe boekjaar. Het saldo van de Verlies- en Winstrekening van het nieuwe boekjaar begint (uiteraard) op 0. Het openen van een nieuw boekjaar gaat als volgt: Afbeelding 1

6 5 het saldo op het grootboek nummer [Resultaat vorig boekjaar] moet eerst op 0 staan alvorens het nieuwe boekjaar kan worden geopend. Wanneer er dus nog een resultaat van een voorgaand boekjaar op is geboekt, dient dit resultaat van het voorgaande boek jaar eerst te worden overgeboek t naar een balansrek ening. U kunt dus in maximaal 2 boekjaren boeken. Het raadplegen van grootboek informatie in voorliggende boek jaren is vanzelfsprek end wel mogelijk. - Controleer het huidige en nieuwe boekjaar. - Klik vervolgens op de knop [Volgende]. - Daarna kunt u de juiste printer selecteren en op [OK] klikken. - Er wordt nog een bevestiging gevraagd. Weet u zeker dat u het nieuwe boekjaar wilt openen? Klik op [Ja] als u verder wilt gaan. (Wanneer u [Nee] kiest en vervolgens bij de printerkeuze kiest voor [Annuleren] wordt deze menukeuze geannuleerd en wordt het boekjaar niet geopend.) - Er verschijnt een melding dat het nieuwe boekjaar is geopend. Klik op [Sluiten] om verder te gaan. Na het openen van het nieuwe boekjaar wordt er een doorboekverslag Nieuw Boekjaar afgedrukt. Dit verslag vormt in feite de voorlopige beginbalans. - Controleer eventueel uw doorboekverslag. Dit verslag heeft een uniek runnummer 1 dat bovenaan het overzicht wordt afgedrukt. Werken in twee boekjaren Wanneer u een nieuw boekjaar heeft geopend en het vorige nog niet heeft afgesloten, bevindt u zich in de zogenaamde "tussenfase". Er staan op dit moment twee boekjaren open waarin mutaties kunnen worden ingevoerd en doorgeboekt. Default staat het laatst geopende boekjaar open. Wanneer u wilt terugschakelen naar een voorgaand boekjaar volgt u de aanwijzingen in -Stap 3-. Wanneer u twee boekjaren heeft geopend, worden de boekingen ten laste of ten gunste van het vorige boekjaar simultaan doorgeboekt. Dat wil zeggen de originele journaalpost wordt geboekt in het vorige boekjaar, maar ook meteen verwerkt in de betreffende beginsaldi van het nieuwe boekjaar in periode 0. Op het doorboekverslag worden het runnummer én de journaalnummers van het vorige boekjaar vermeld. Bovendien worden de eventueel aangemaakte journaalposten in het nieuwe boekjaar vermeld. Deze nieuwe (saldo-) journaalposten worden toegevoegd aan periode 0 met het kenmerk Dagboek NB (Nieuw Boekjaar).

7 6 1.3 Stap 3: Wisselen tussen boekjaren In het scherm rechtsboven en onder de vensterknoppen staat een keuzelijst waarmee u, door op het pijltje rechts naast het jaartal te klikken, eenvoudig kunt wisselen tussen boekjaren. Afbeelding 2 Na het opstarten van het programma FINSYS bevindt u zich automatisch in het laatst door u geopende boekjaar. Dit boekjaar wordt in de keuzelijst rechtsboven in het scherm getoond. Het terugschakelen naar een voorgaand boekjaar gaat als volgt: - Selecteer het gewenste boekjaar via de keuzelijst. - Na het selecteren van het door u gewenste boekjaar wordt automatisch het boekjaar dat boven in de titelbalk van uw scherm staat, aangepast. Bijvoorbeeld: Finsys 5 Senior boekjaar Wanneer u één boekjaar open heeft staan, wordt dit in de combobox getoond door middel van de tekst "open" achter het betreffende boekjaar. Werkt u in de zogenaamde "tussenfase", zie -Stap 2-, dan wordt achter de twee boekjaren die open staan de tekst "Open" geplaatst. U heeft dan al een nieuw boekjaar geopend, maar het vorige is nog niet afgesloten, zodat het tijdelijk mogelijk is om in twee boekjaren te boeken. Wanneer u terugschakelt naar een reeds afgesloten boekjaar zijn bepaalde menukeuzes (zoals [Mutaties]) geblokkeerd.

8 7 1.4 Stap 4: Een boekjaar afsluiten [Overige functies] [Onderhoud] [Boekjaar] [Afsluiten] Het afsluiten van een boekjaar is een vrij eenvoudige handeling. Na de jaarafsluiting kan in het vorige boekjaar niet meer worden geboekt, maar hierin kan natuurlijk nog wel te allen tijde geraadpleegd of afgedrukt worden. Een boekjaar kan niet worden afgesloten wanneer u mutaties in het betreffende jaar heeft ingevoerd welke nog niet zijn doorgeboekt. Deze controle wordt ook door het programma uitgevoerd. Het afsluiten van een boekjaar gaat als volgt: - Klik op de knop [Sluit boekjaar]. - Er wordt nog een bevestiging gevraagd. Weet u zeker dat u het oude boekjaar wilt afsluiten? Klik op [Ja] als u verder wilt gaan. (Wanneer u [Nee] kiest en vervolgens op [Sluit venster] klikt wordt deze menukeuze geannuleerd en wordt het boekjaar niet afgesloten.) - Er verschijnt een melding dat het oude boekjaar is afgesloten. Klik op [OK] om verder te gaan. - Hierna wordt op het scherm een eindbalans afgedrukt van het jaar dat u net heeft afgesloten. Het is natuurlijk ook mogelijk om dit verslag op de printer af te drukken.