Eindejaarsessie uitvoeren

Transcriptie

1 Afsluiten administratie/boekjaar Eindejaarsessie uitvoeren Met het onderdeel Eindejaarsessie kunt u het huidige boekjaar afsluiten en een nieuw boekjaar openen. In deze instructie staat beschreven hoe u de eindejaarsessie kunt uitvoeren. Andere handleidingen die interessant kunnen zijn wanneer u een boekjaar afsluit of opent: Nieuwe administratie: Invoeren balans 1. De eindejaarsessie starten Open het boekjaar dat u wilt afsluiten. Selecteer het menuonderdeel Hulpprogramma s en kies vervolgens voor Eindejaarsessie. Er opent een nieuw scherm. Hier heeft u de keuze uit 3 opties: Optie 01: Optie 02: Optie 03: Een nieuw boekjaar aanmaken met geschoonde gegevens Een nieuw boekjaar aanmaken inclusief eindbalans vanuit het huidige boekjaar Aangepaste balansgegevens overzetten naar het reeds geopende boekjaar De eerste twee opties zijn beschikbaar wanneer er nog geen nieuw boekjaar is aangemaakt. De derde optie is alleen beschikbaar wanneer u al een nieuw boekjaar heeft aangemaakt. Door te kiezen voor optie 01 of optie 02 wordt er automatisch een nieuw boekjaar geopend. Hierna kunt u vanuit het huidige boekjaar deze optie niet opnieuw selecteren. Wanneer u met dagboeken werkt, kunt u de startwaarde van de boekstuknummers terugzetten zodat u in het nieuwe boekjaar weer met een logisch nummer begint. Bij

2 het terugzetten van de startwaarde adviseren wij om de eerste twee posities van het boekstuknummer te laten beginnen met het dagboeknummer dat daarbij hoort. Voorbeeld: Dagboek 10 start met Boekstuknummer WAARSCHUWING! Maak altijd eerst een back-up van zowel het oude als het nieuwe boekjaar (indien geopend) voordat u de eindejaarsessie uitvoert. 2. De juiste optie selecteren Een nieuw boekjaar met geschoonde gegevens (optie 01) Deze optie is geschikt wanneer u alvast wilt starten in het nieuwe boekjaar en daarvoor handmatig een tijdelijke beginbalans wilt invoeren. Alle gegevens zoals rekeningschema, orders, openstaande facturen en relaties worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar maar de factuurmutaties, grootboekmutaties en journaalgegevens worden geschoond. Deze kunt u handmatig invoeren of in een later stadium aanvullen door optie 03 te gebruiken. Voordelen U kunt zelf een (tijdelijke) beginbalans ingeven. Daardoor kunt u handmatig het juiste saldo van bijvoorbeeld uw bankboek invoeren, ook wanneer deze in het vorige boekjaar nog niet geactualiseerd is. Nadelen U moet handmatig enkele, tijdelijke, gegevens invoeren in het nieuwe boekjaar. Met optie 02 worden deze automatisch overgenomen uit het vorige boekjaar. De gegevens die u invoert kunt u later overschrijven door optie 03 uit te voeren. Een nieuw boekjaar inclusief eindbalans (optie 02) Met deze optie worden vrijwel alle gegevens uit het huidige boekjaar overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Het nieuwe boekjaar wordt automatisch geopend en bevat een (voorlopige) beginbalans die is gebaseerd op de eindbalans van het vorige boekjaar. Deze balansgegevens kunt u in een later stadium overschrijven door de eindejaarsessie nogmaals uit te voeren en te kiezen voor optie 03. Ook relevante gegevens met betrekking tot de subadministratie van debiteuren en crediteuren worden overgenomen.

3 Voordelen Alle relevante gegevens worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Tevens wordt er een beginbalans aangemaakt die aansluit bij de eindbalans van het huidige boekjaar. Nadelen Wanneer u nog veel mutaties in het vorige boekjaar moet doorvoeren kan de beginbalans sterk afwijken van de werkelijke situatie. (Dit kunt u later herstellen door optie 03 uit te voeren) Om optie 02 te kunnen gebruiken moet er een resultatenrekening zijn aangemaakt. Controleer dit via Beheer Bedrijfsgegevens/Instellingen op het tabblad Grootboeknummers. Indien er nog geen resultatenrekening is gedefinieerd moet u deze eerst aanmaken. Aangepaste balansgegevens overzetten (optie 03) Deze optie gebruikt u alleen wanneer er al een nieuw boekjaar is geopend. Dit kan het geval zijn als u de eindejaarsessie al eerder heeft uitgevoerd en daarbij heeft gekozen voor optie 01 of 02. Wanneer u in de tussentijd wijzigingen heeft doorgevoerd in het vorige boekjaar dan kan daardoor de beginbalans van het nieuwe boekjaar zijn veranderd. Met deze optie 03 zorgt u ervoor dat de eindbalans van het vorige boekjaar en de beginbalans van het nieuwe boekjaar weer op elkaar aansluiten. Wijzigingen die invloed hebben op de eind-/beginbalans kunnen o.a zijn: Memoriaalboekingen i.v.m. de jaarafsluiting Nagekomen (credit)facturen die nog geboekt moeten worden Om optie 03 te kunnen gebruiken moet er een resultatenrekening zijn aangemaakt. Controleer dit via Beheer Bedrijfsgegevens/Instellingen op het tabblad Grootboeknummers. Indien er nog geen resultatenrekening is gedefinieerd moet u deze eerst aanmaken. Nieuwe relaties toevoegen in afgesloten boekjaar Het is mogelijk om nog nieuwe relaties is het huidige (afgesloten) boekjaar in te voeren. Deze worden, net als de balansgegevens, alsnog overgenomen naar het nieuwe boekjaar wanneer u optie 03 uitvoert. Het relatienummer dat u gebruikt voor het toevoegen van een nieuwe relatie in het afgesloten boekjaar mag niet al voorkomen in het nieuwe boekjaar. Gebeurt dit wel, dan kan dit problemen veroorzaken. U krijgt hiervan geen melding.

4 Invoeren orders en facturen in afgesloten boekjaar Het is alleen mogelijk om nagekomen crediteurfacturen te boeken in het afgesloten boekjaar. De wijzigingen die hierdoor plaatsvinden worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar wanneer optie 03 wordt uitgevoerd. U kunt geen nieuwe orders en facturen aanmaken als het boekjaar al is afgesloten. Doet u dit wel, dan ontstaat er een verschil in de eindbalans van het afgesloten boekjaar en de beginbalans van het nieuwe boekjaar. 3. De eindejaarsessie uitvoeren WAARSCHUWING! Maak altijd eerst een back-up van zowel het oude als het nieuwe boekjaar (indien geopend) voordat u de eindejaarsessie uitvoert. Kies op basis van bovenstaande informatie de optie die het beste past bij uw situatie. Vervolgens kunt u de eindejaarsessie uitvoeren. Selecteer de gekozen optie door deze aan te vinken. Er verschijnt een zwart rondje voor de gekozen optie (1). Om de eindejaarsessie uit te voeren klikt u op de knop Uitvoeren (2).

5 Nadat u op Uitvoeren heeft geklikt wordt de eindejaarsessie gestart. Onderin het scherm kunt u de voortgang zien bij Progressie (3). Wanneer de eindejaarsessie gereed is, opent automatisch het nieuwe boekjaar. U kunt direct verder werken. Optie 01 of optie 02 van de eindejaarsessie kunt u slechts één keer uitvoeren. Optie 03 kunt u zo vaak uitvoeren als u wilt. Dat maakt het mogelijk om wijzigingen door te voeren in het afgesloten boekjaar terwijl u al in het nieuwe boekjaar aan het werk bent.