Boekhouding. Mamut Kennisreeks, nr Eenvoudige Jaarafsluiting met Mamut Business Software

Transcriptie

1 Boekhouding Mamut Kennisreeks, nr Eenvoudige Jaarafsluiting met Mamut Business Software

2 INHOUD INHOUD EENVOUDIGE JAARAFSLUITING MET MAMUT BUSINESS SOFTWARE 1 EENVOUDIGE JAARAFSLUITING JAARAFSLUITING IN MAMUT Twee open boekjaren Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" Boekingsperioden Order/Factuur module Inkoopmodule Inboeken Boekstuknummering Overige nummerreeksen Periode 13 en de jaarafsluiting Start de Jaarafsluiting in Mamut Opsporen van fouten Volgende perioden/btw perioden moeten worden afgesloten De inboeking bevat gegevens Factuurjournaal moet worden afgedrukt Journaal automatische transactie moet worden afgedrukt Winst/verlies moet worden verdeeld BTW-rekening BTW boekingen in periode Voltooien van de jaarafsluiting Reservekopie

3 EENVOUDIGE JAARAFSLUITING 1 EENVOUDIGE JAARAFSLUITING Bij de overgang van het oude naar het nieuwe boekjaar maakt u gebruik van procedures welke erop gericht zijn om een juist en getrouw beeld te geven van het afgelopen boekjaar en tevens om een juiste start te maken met het nieuwe boekjaar. De jaarafsluiting brengt vaak een enorme tijdsdruk met zich mee. Een groot aantal ondernemingen zal de komende maanden bezig zijn met het afsluiten van het boekjaar. Een planmatige en systematische aanpak van de jaarafsluiting kan de tijdsdruk aanzienlijk verminderen. De jaarafsluiting-procedure is in principe voor elk boekjaar gelijk en een aantal taken kunnen in de periode voor de afsluiting worden uitgevoerd. Hierbij kan het documenteren, bijvoorbeeld door het opstellen van een takenlijst of stappenplan van de procedure in uw onderneming een eenvoudig maar zeer effectief hulpmiddel zijn. In Mamut Business Software wordt u middels een wizard door de jaarafsluiting heen geholpen. Ondanks deze gebruikersvriendelijke aanpak zal de jaarafsluiting met behulp van Mamut Business Software ongetwijfeld een aantal vragen oproepen. Wij hopen door middel van deze handleiding een aantal van deze vragen te kunnen beantwoorden en zodoende de jaarafsluiting-procedure te vereenvoudigen. 2

4 2 JAARAFSLUITING IN MAMUT 2.1 Twee open boekjaren In de praktijk is het gebruikelijk om na de jaarwisseling nog in het oude boekjaar te kunnen inboeken. De reden hiervoor is dat er altijd een nasleep zal zijn van administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld orders die in december worden uitgeleverd die echter in januari moeten worden gefactureerd. Ook is het gebruikelijk dat de jaarafsluiting pas enige tijd na de jaarwisseling wordt uitgevoerd. Dit alles mag geen hindernis vormen voor de financiële administratie in het nieuwe jaar. Het risico van het uitstellen van het voeren van een financiële administratie voor 2008 omwille van het feit dat 2007 nog niet afgesloten is, is te groot. In Mamut kunt u het actieve boekjaar in de administratieve instellingen en in de inboekmodule aanpassen. Om deze manier heeft u de noodzakelijke speelruimte om, terwijl u nog bezig bent met het afsluiten van 2007, de administratie voor het nieuwe jaar te voeren. Het boekjaar wordt afgesloten als alle posten zijn geboekt en op de balans staan opgevoerd. De eindbalans voor 2007 wordt als openingsbalans voor 2008 opgevoerd. Na de jaarafsluiting is het niet langer mogelijk om de financiële administratie van 2007 aan te passen. Indien u er toch later achterkomt dat er een post in het oude boekjaar ontbreekt, dan zal deze als een correctie in het nieuwe boekjaar moeten worden opgevoerd. 2.2 Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" wordt gebruikt in de periode nadat men een nieuw boekjaar heeft geopend (bijvoorbeeld 2008) maar voordat men het voorgaande boekjaar (bijvoorbeeld 2007) heeft kunnen afsluiten en het openingssaldo heeft kunnen overboeken. Door het tussentijdse openingssaldo over te boeken krijgt u een betere basis om de balans voor 2008 op te maken en te beoordelen. Bij het definitief afsluiten van het voorgaande boekjaar (2007) zal het tussentijdse openingssaldo worden overschreven, zodat de saldobalans dan de correcte getallen weergeeft. 3

5 ZO BOEKT U EEN TUSSENTIJDSE OVERBOEKING: 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Boekjaar gedeeltelijk afsluiten. 2. Kies van en naar welk boekjaar het saldo tussentijds moet worden overgeboekt. Maak een selectie als u een openingsbalans voor een rekening, project of afdeling wilt generen. Zonder selectie hiervan zullen de saldi per rekening gegenereerd worden. 3. Klik OK. Er wordt nu een boekstuk als openingsbalans aangemaakt in het nieuwe boekjaar. Het boekstuk bevat alle balansrekeningen bevat. 4. Druk eventueel een saldobalans van het nieuwe boekjaar af om te controleren dat de saldi zijn bijgewerkt. Herhaal de procedure telkens wanneer u een transactie uit het vorige boekjaar wijzigt. Hetzelfde boekstuk zal dan met de bijgewerkte saldi worden overschreven. 2.3 Boekingsperioden De financiële administratie in Mamut wordt standaard met 13 periodes aangemaakt. De periodes 1 tot en met 12 komen overeen met de 12 maanden in het boekjaar. Periode 13 wordt gebruikt voor het maken van boekingen in het kader van de jaarafsluiting. De financieel administratieve module is dusdanig opgezet dat u als gebruiker bij de overgang naar een nieuw jaar over de grootst mogelijke flexibiliteit beschikt. Dit betekent dat er behalve het aanmaken van een nieuw boekjaar - voorzover dit al dan niet al is gebeurd - er geen andere voorwaarden zijn voor het in het gebruik nemen van het nieuwe boekjaar ORDER/FACTUUR MODULE In Mamut kunt u aangeven in welke periode (datum) een factuur geboekt zal worden. Bij het aanmaken van een order zal bij facturatie de systeemdatum als standaard factuurdatum worden gebruikt. U kunt echter de factuurdatum ook zelf aangeven, door in de order het veld Factuurdatum aan te passen; bij facturatie zal dan deze datum als factuurdatum worden gebruikt. Wanneer u dus in 2008 toch nog een verkooporder wilt boeken in boekjaar 2007, let dan op dat u bij Factuurdatum een datum uit 2007 aangeeft, zodat de boeking in de juiste periode wordt geboekt. 4

6 2.3.2 INKOOPMODULE De inkoopmodule gebruikt ook de systeemdatum voor het bepalen van de boekingsperiode en het boekjaar. De systeemdatum kan via het menu Bestand en de optie Systeemdatum ingesteld worden. Wanneer u dus in 2008 toch nog een inkooporder wilt boeken in boekjaar 2007, let dan op dat u bij Factuurdatum een datum in 2007 aangeeft, zodat de boeking in de juiste periode wordt geboekt. 5

7 2.3.3 INBOEKEN In de module Inboeken kunt u zelf het boekjaar en de periode selecteren. U kunt nog steeds boekstukken invoeren voor die perioden in 2007 welke nog niet afgesloten zijn. Indien de perioden 1 tot en met 12 in 2007 afgesloten zijn, kunt u gebruik maken van periode 13 in BOEKSTUKNUMMERING Standaard wordt in Mamut voor elk dagboek een eigen nummerreeks ten behoeve van de boekstukken gehanteerd. Deze nummering begint elk jaar weer bij 1. Indien u deze nummering wenst aan te passen, dient u dit te doen voordat u boekingen in het nieuwe jaar aanmaakt. De instellingen hiervoor vindt u door via het menu Beeld, Instellingen de optie Administratie te selecteren, en vervolgens in het tabblad Administratieve Instellingen de optie Instellingen Dagboeken te kiezen. In het venster dat verschijnt, vindt u het tabblad Nummerreeks. 6

8 BELANGRIJK: Deze instellingen moeten worden gedaan voordat u een eventuele tijdelijke openingsbalans aanmaakt via Boekjaar gedeeltelijk afsluiten, de Order/Factuur en de Inkoopmodule in gebruik neemt of boekingen invoert in het nieuwe boekjaar. Dit geldt ook als u kiest voor Doorlopende nummerreeksen OVERIGE NUMMERREEKSEN De nummerreeksen, welke worden gebruikt in bijvoorbeeld offertenummer, ordernummer en relatienummer, zullen aan het einde van het jaar gewoon blijven doorlopen. Dit betekent dat hier de nummers, vergeleken met de boekstuknummering, niet worden teruggezet. De reden hiervoor is het feit dat deze reeksen niet van invloed zijn op de financiële administratie PERIODE 13 EN DE JAARAFSLUITING Na afsluiting van periode 12 in 2007 heeft u alleen nog de mogelijkheid om in periode 13 te boeken. Deze periode wordt automatisch bij het voltooien van de jaarafsluiting-procedure afgesloten. De voornaamste reden waarom een financieel administratief systeem over 13 perioden beschikt is het feit dat bij meeste klanten de jaarafsluiting niet vóór 7

9 april/mei 2008 definitief is en dat boekingen in periode 13 het operationele resultaat van periode 12 niet verstoren. De belangrijkste boekingen die nog in periode 13 kunnen worden gedaan, betreffen zaken zoals afschrijvingen, voorraadwaarde boekingen en het verdelen van het resultaat. Hierbij worden de klanten meestal bijgestaan door hun boekhouder. Klik OK als u het bericht krijgt dat de Periode van deze datum is afgesloten. Klik OK als u bericht krijgt dat de Boekingsdatum buiten de periode ligt dat voor het boekstuk gekozen is en voer de boeking op de gebruikelijke manier in. 8

10 2.4 Start de Jaarafsluiting in Mamut Om de wizard voor de jaarafsluiting te starten, selecteert u via het menu Beeld, Administratie de optie Jaarafsluiting. In de afrollijst selecteert u vervolgens het boekjaar dat u wenst af te sluiten. Klik hierna op Volgende. Klik op Volgende. 9

11 Het volgende venster geeft aan dat er eerst een controle van de financiële administratie zal plaatsvinden. Lees de informatie door en klik hierna op Volgende. Na het uitvoeren van de controle krijgt u in het volgende venster een lijst te zien met zaken die noodzakelijk zijn voor het kunnen afsluiten van het jaar. Neem de lijst door, klik op Annuleren en voer de nog uitstaande taken uit. Hierna kunt u de wizard weer opnieuw opstarten. 10

12 2.5 Opsporen van fouten Deze paragraaf behandeld een aantal redenen waardoor de jaarafsluiting niet uitgevoerd zou kunnen worden, evenals een beschrijving van wat u moet doen om alsnog de jaarafsluiting uit te voeren VOLGENDE PERIODEN/BTW PERIODEN MOETEN WORDEN AFGESLOTEN Indien niet alle perioden afgesloten zijn, dient u de jaarafsluiting te annuleren. Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de jaarafsluiting is dat alle onderliggende boekingsperioden en BTW perioden afgesloten zijn. Dit geldt ook voor perioden waarin geen boekingen zijn gedaan en perioden die niet zijn gebruikt. Een verplicht onderdeel bij het afsluiten van een periode is dan ook de BTW aangifte. Als er nog geen BTW aangifte is gedaan voor een periode, zal dit automatisch worden gedaan bij het sluiten van de periode. U sluit de perioden af door via het menu Beeld, Administratie de optie Periode Afsluiten te selecteren DE INBOEKING BEVAT GEGEVENS Deze melding geeft aan dat er nog niet verwerkte boekstukken in de module Inboeken aanwezig zijn. Deze boekstukken dienen of naar het grootboek te worden verwerkt of ze moeten worden verwijderd. U kunt deze boekingen bekijken in het rapport Inboekingen, te vinden via het menu Beeld, Administratie, Rapport. 11

13 Indien u bij het openen van het venster Inboeken geen boekstukken ziet, kunt u via de Gebruikersinstellingen (Ctrl+I) de optie Toon boekingen voor alle gebruikers selecteren. U krijgt dan de boekstukken te zien die door andere gebruikers zijn ingevoerd, maar nog niet verwerkt zijn. Door de boekstukken te selecteren, kunt u deze verder bewerken, verwerken naar het grootboek of verwijderen FACTUURJOURNAAL MOET WORDEN AFGEDRUKT Voor het afdrukken van het factuurjournaal, selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Administratie het rapport Factuurjournaal. Dit rapport moet tevens naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. 12

14 LET OP!: Bij het afdrukken naar het afdrukvoorbeeld en ook bij het afdrukken naar de printer vanuit het afdrukvoorbeeld wordt het rapport als niet afgedrukt beschouwd. Dit is de melding die u krijgt als u ervoor gekozen heeft het rapport af te drukken als Afdrukvoorbeeld JOURNAAL AUTOMATISCHE TRANSACTIE MOET WORDEN AFGEDRUKT Voor het afdrukken van het transactiejournaal selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Administratie het rapport Transactiejournaal (automatische overboeking). Dit rapport moet naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. Denk eraan het juiste boekjaar te selecteren. LET OP!: Bij het afdrukken naar het afdrukvoorbeeld en ook bij het afdrukken naar de printer vanuit het afdrukvoorbeeld wordt het rapport als niet afgedrukt beschouwd. 13

15 2.5.5 WINST/VERLIES MOET WORDEN VERDEELD Bij het uitvoeren van de jaarafsluiting worden de eindsaldi van de balansrekeningen als beginsaldi in de openingbalans voor het volgende jaar opgevoerd. Voor een juiste weergave van het resultaat zal er op de balans en de resultatenrekening nog een extra boeking gedaan moeten worden. Gedurende het jaar is de balans "niet in evenwicht" dat wil zeggen dat het saldo winst niet op een grootboekrekening staat. Het winstsaldo lopend boekjaar is een sluitpost. Om het winstsaldo ook op de grootboekrekening te kunnen weergeven op de Balans en de Resultaten rekening zult u een extra boeking moeten maken die we "de winstverdeling" noemen. De volgende rapporten geven aan of het resultaat naar de balans is overgeboekt: Balans gedetailleerd Winst en verlies 1 werkelijk, vorig boekjaar Bij het afdrukken van deze rapporten is het belangrijk dat in de filter het boekjaar 2007 en de perioden 1 tot en met 13 gekozen worden. Voorwaarde om een boekjaar af te kunnen sluiten, is dat activa gelijk is aan passiva. 14

16 VOORBEELD VOOR HET VERDELEN VAN HET VERLIES U gaat als volgt te werk: 1. Start de inboekmodule via het menu Beeld, Administratie, Inboeken. 2. Selecteer bovenin het venster, bij Selecteer boekjaar, het af te sluiten boekjaar. 3. Klik op Nieuw en selecteer bij Dagboek het dagboek Memoriaal en bij Periode periode 13 om een nieuw boekstuk aan te maken, in het dagboek Memoriaal, in periode In het veld Rekening vult u in 9925 Verdeling verlies. Indien deze niet bestaat, dient u deze aan te maken. 5. In het veld Credit voert u het verliesbedrag ,67 in. 6. Toets Enter. 7. In het veld Rekening vult u in 0620 Verdeling verlies. Indien deze niet bestaat, dient u deze aan te maken. LET OP: De balansrekening waarnaar u het verlies boekt is afhankelijk van uw ondernemingsvorm. 8. In het veld Debet voert u ,67 in en hierna drukt u op Enter. 9. Selecteer de optie Verwerken naar Grootboek. Nu is op de balans de som van de activa gelijk aan de som van de passiva. 15

17 VOORBEELD VOOR HET VERDELEN VAN DE WINST U gaat als volgt te werk: 1. Start de inboekmodule via het menu Beeld, Administratie, Inboeken. 2. Selecteer het af te sluiten boekjaar. 3. Maak een nieuw boekstuk aan in het dagboek Memoriaal, in periode In het veld Rekening vult u in 9935 Verdeling winst. Indien deze niet bestaat dient u deze aan te maken. 5. In het veld Debet voert u het winstbedrag in , Toets Enter. 7. In het veld Rekening vult u in 0630 Verdeling winst. Indien deze niet bestaat dient u deze aan te maken. LET OP: De balansrekening waarnaar u de winst boekt is afhankelijk van uw ondernemingsvorm. 8. In het veld Credit voert u in ,67 en toets Enter. 9. Selecteer de optie Verwerken naar Grootboek. Nu is op de balans de som van de activa gelijk aan de som van de passiva BTW-REKENING De enige BTW-rekening welke bij het afsluiten van een boekjaar een saldo mag bevatten, is rekening 1820 BTW te betalen. Op deze manier wordt het nog met de fiscus af te rekenen bedrag in de openingsbalans voor 2008 meegenomen. Alle overige BTW rekeningen dienen voor 2007 een nulsaldo te bevatten. Indien de BTW rekeningen geen nulsaldo hebben kan dit de volgende oorzaken hebben: De laatste BTW periode (12) is niet afgesloten. Eerdere BTW periodes zijn niet juist afgesloten. Er is een boekstuk ingevoerd in periode 13 voor 2007 welke een boeking op een BTW rekening bevat. In de eerste 2 gevallen dient u via het menu Beeld, Administratie de optie Periode afsluiten te selecteren. Een omschrijving van wat u dient te doen in het derde geval vindt u in paragraaf BTW Boekingen in periode

18 2.5.7 BTW BOEKINGEN IN PERIODE 13 Indien u een boekstuk heeft ingevoerd in periode 13 van 2007 en deze naar het grootboek heeft verwerkt, dient u deze boekingen handmatig voor de BTW te verwerken. Deze boekingen zullen niet als onderdeel van de door het systeem gegenereerde BTW aangifte en de jaarafsluiting worden meegenomen. U zult deze post in de eerste BTW aangifte voor 2008 moeten meenemen. Om de BTW bedragen mee te kunnen nemen in de eerst volgende BTW aangifte zult u de saldi moeten overboeken naar U kunt het beste alle bedragen op de BTW rekeningen overboeken naar rekening 1820, en deze boeking vervolgens weer tegenboeken in periode 1 middels de procedure in het volgende artikel: : Hoe kan ik een incorrect boekstuk in het grootboek terug draaien? Welke u kunt vinden op onze website via: Om inzicht te krijgen in welke bedragen er nog weg geboekt moeten worden kunt u via het menu Beeld, Administratie, Rapport het rapport (Saldi-)balans uitdraaien voor het boekjaar In het onderstaande voorbeeld gaan wij er vanuit uit dat er nog een saldo van 387,10 openstaat op rekening U DIENT TEN BEHOEVE VAN DE JAARAFSLUITING DE VOLGENDE BOEKING TE MAKEN: Boekjaar: 2007 Periode: 13 Datum: Dagboek: Memoriaal Rekening Naam Debet Credit 1500 Af te dragen BTW 19 % 387, BTW te betalen 387,10 Door middel van dit boekstuk wordt het saldo van rekening 1500 weer op nul gezet. Vergeet niet om dit boekstuk naar het grootboek te verwerken. 17

19 2.6 Voltooien van de jaarafsluiting Indien alle fouten verholpen zijn kunt u nu via het menu Beeld, Administratie en de optie Jaarafsluiting, de wizard weer opnieuw opstarten. De wizard zal nu na de controle overgaan tot het maken van een reservekopie RESERVEKOPIE Wanneer u op Volgende klikt, zal er een reservekopie van uw bedrijfsdatabase worden gemaakt. Deze reservekopie zal worden opgeslagen in de standaardmap voor reservekopieën, bijvoorbeeld C:\Program Files\Mamut\Backup\ U kunt de standaardlocatie veranderen via Beeld Instellingen Beveiliging Instellingen. Na het voltooien van de reservekopie verschijnt het volgende venster. 18

20 Klik op Voltooien om het boekjaar 2007 af te sluiten en de openingsbalans voor 2008 aan te maken. Hierna zal een venster verschijning met de melding dat het boekjaar is afgesloten. Klik op OK. TIPS! Voor het afstemmen van het grootboek en debiteuren/crediteuren kunt u per de rapporten (Saldi-)balans, Crediteuren, openstaande posten voor het grootboek en Debiteuren, openstaande posten voor het grootboek afdrukken. Stel het selectiefilter voor beide rapporten in op periode Deze rapporten vindt u in de rapportmodule in het tabblad Administratie en Debiteuren/Crediteuren. TIPS! Wij adviseren u om op 31 december een rapport af te drukken van de voorraad op 31 december. U kunt dit rapport eventueel naar Excel of PDF afdrukken als u dit niet op papier wilt hebben. 19